تحتاج الشركات الكبيرة والمتوسطة إلى تسجيل أصولها وإعداد حسابات الإهلاك الخاصة بها، ويوفر برنامج دفترة لعملائه إمكانية إدارة أصولهم وحساب الإهلاك الخاص بتلك الأصول بعدة طرق مختلفة بحسب طبيعة الأصل، كما يقدم تقارير عن قيمة الأصل الحالية ورصيد مجمع الإهلاك، وأساليب متنوعة للتعامل مع الأصل في نهاية خدمته كالتكهين أو إعادة البيع
وسنوضح في السطور التالية كيفية التعامل مع الأصول الثابتة وطريقة تسجيلها بالحساب على دفترة وأيضاً طرق ضبط معادلات الإهلاك الخاصة بها
في البدية يجب التأكد من أن الحساب الخاص بك مفعل به أدوات وتطبيقات إدارة الأصول، وذلك من خلال الضغط على قائمة الإعدادات ثم إختيار “إدارة التطبيقات” وتفعيل التطبيق الخاص بالحسابات العامة وقيود اليومية، والذي سيتيح معه الصفحة الخاصة بإدارة الأصول والإهلاكات
بعد تفعيل تطبيق الحسابات العامة ستلاحظ وجود اختيار الأصول ضمن قائمة المالية
من على اليسار نقوم بالضغط على زر “أضف أصل”
داخل صفحة الأصول ستجد الخانات الخاصة بإدراج بيانات الأصل، كالاسم و تاريخ وقيمة الشراء
ونجد قائمة لتحديد الحساب الرئيسي التابع له، بمعنى هل ينتمي الأصل لحساب الأثاث أم وسائل النقل أم العقارات..إلخ، وهي مستمدة بالطبع من الحسابات الرئيسية للأصول من داخل دليل الحسابات
ستجد كذلك خانة لتحديد الحساب الذي يقابل عملية الشراء، ويقصد بذلك الحساب الدائن الذي تم من خلاله إمتلاك وإحازة الاصل، ففي حال تم الشراء نقداً سيكون حساب الخزينة، وفي حال تم الشراء من خلال حساب بنكي سيتم إختيار حساب أحد البنوك، وفي حال لم يتم الدفع على الإطلاق يتم إدخال حساب المورد..إلخ من الأمثلة التي يمكن تلخيصها في أن هذا الحساب ضروري لإتمام قيد إثبات الأصل بالحساب وهو يمثل الطرف الدائن في هذه العميلة.
ننتقل الأن إلى الجز الخاص بحساب الإهلاكات للأصول.. وتتبع طرق عديدة في حساب الإهلاكات ومنها “طريقة القسط الثابت”، “طريقة القسط المتناقص”، “طريقة معدل النفاذ”، “طريقة إعادة التقييم”، “طريقة مدل الإهلاك”.. وغير ذلك من الأساليب التي قد تختلف بحسب طبيعة الأصل وطبيعة نشاط الشركة
وسنوضح هنا طريقة العمل على الطريقتين الأشهر فقط وهما “طريقة القسط الثابت” و“طريقة القسط المتغير” علماً بان البرنامج يدعم كذلك طرق “معدل النفاذ” و“إعادة التقييم”
لضبط إهلاك الأصل بشكل عام فأنت بحاجة أولاً إلى تحديد “تاريخ بداية تشغيل الأصل” وهو التاريخ الذي سيبدأً منه حساب الإهلاك، وتوجد خانة كذلك لتحديد “تاريخ إنتهاء الإهلاك” ومع حلول هذا التاريخ ستتوقف معادلة الإهلاك تلقائياً ويتحول الأصل إلى خردة يمكن تكهينها أو بيعها كما سنرى بعد في الخطوات التالية
بعد تحديد تاريخ البداية والنهاية يتبقى الأن تحديد طريقة الإهلاك، وسنجد ثلاث خيارات مختلفة وهي“مبلغ ثابت” وهو الإختيار في حال أردت حساب الإهلاك بطريقة القسط الثابت، أما الخيار الثاني “النسبة” وهو ما يعني حساب الإهلاك بطريقة “القسط المتناقص”، وأخيرا خيار “وحدات ثابتة” وهو يعني حساب الإهلاك بطريقة “الوحدات”
عند اختيار أياً من الطرق الثلاثة ستلاحظ ختلاف الحقول بالأسفل بما يتناسب مع طريقة الإهلاك المختارة
مثلاً عند تحديد طريقة الإهلاك لتكون “مبلغ ثابت”، ستكون الحقول بالأسفل مخصصة لتحديد مدة حساب الإهلاك من خلال إدخال “الفترة” ثم تحديد نوع هذه الفترة هل هي “شهر” أم “أسبوع” “أم “يوم”، فمثلاً عند إدخال رقم 1 وتحديد نوع الفترة شهر، سيتم حساب الإهلاك الخاص بالأصل وإعداد القيد آلياً كل شهر وحتى نهاية فترة الإهلاك
الخانة التي تليها هي الخاصة بإدخال قيمة الإهلاك، وفي حال تحديد طريقة القسط الثابت أو“المبلغ الثابت” لحساب الإهلاك، فالقيمة التي سيتم إدخالها هنا هي ما ستخصم من قيمة الأصل شهرياً وفي الصورة التالية نوضح كيف تم حساب الإهلاك لأحد الأصول بقيمة 100000 ريال، مع إدخال قيمة الإهلاك 10000 ريال تخصم من الأصل كل شهر
بفرض الأن إنتقالنا إلى طريقة القسط المتناقص، وذلك من خلال تحديد إختيار “النسبة” من القالئمة الخاصة بطريقة الإهلاك
سنلاحظ أن الحقول بالأسفل لم تتغير كثيراً وفقط الحقل الخاص بإضافة قيمة الإهلاك تغير من مجرد قيمة ثابتة إلى معدل أو نسبة مئوية هي ما سيحسب على أساسها قيمة الإهلاك الخاص بالشهر بشكل دوري
وفي الصورة التالية نرى الأصل كيف تم معالجة إهلاكات أحد الأصول بطريقة النسبة أو القسط المتناقص، وذلك يتحديد قيمة الأصل عند 100000 ريال وتحديد نسبة الإهلاك بقيمة 10%
بذلك تم توضيح كيفية إدارة الأصول الخاصة بكل وحساب إهلاكاتها سواء بطريقة القسط الثابت أو بطريقة القسط المتناقص. ولكن ماذ بعد إنقضاء فترة الإهلاك؟
يتيح لك برنامج دفترة الأدوات التي تمكنك من التعامل مع الأصل خلال وبعد إنتهاء فترة الإهلاك الخاصة به، وذلك لمتابعة حركات وقيود الإهلاك التي تنشىء آلياً وأيضاً إتاحة التصرف في الأصل مع نهاية فترة التشغيل الخاصة به سواء ببيعه أو تكهينه (التخلص منه كخردة).
فمن داخل صفحة الأصل نفسه والتي تعرض تقرير يوضح تفاصيل القيمة الدفترية والقيمة الحالية للأصل بالإضافة إلى الإهلاكات المخصومة على مدار فترة التشغيل، سنجد قوائم فرعية تتيح لك طباعة القرير أو تحميله بصيغة PDF، كما يمكن إجراء بعض العمليات الأخرى مثل إضافة إهلاك للأصل بشكل كما يمكن تكهين الأصل أو بيعه أو إعادة تقييمه.
كما ستجد قوائم أخرى تعرض بيانات كل عملية إهلاك تمت بشكل آلي بناءاً على طريقة ومدة الإهلاك التي تم ضبطها أثناء إضافة الأصل كما وضحنا في الشرح السابق، وستتمكن كذلك من عرض سجلات النشاط لكل ما هو متعلق بالأصل منذ إضافته وحتى التخلص منه نهائياً
في حال الضغط على تكهين ستظهر صفحة لتأكيد العملية وإذا وافقت عليها سيتم تكهين الأصل وإعداد القيود اليومية الازمة بشكل آلي
وفي حال قمت بالضغط على “بيع” ستظهر صفحة مخصصة لإدخال القيمة التي تم بيع الأصل بها وكذلك تحديد لحساب المشتري وتاريخ عملية البيع، وسيقوم النظام كذلك بإعداد كافة القيود ومعالجة عملية البيع بعد مقارنة قيمة الأصل الحالية بقيمة البيع و وتحويل الفارق بينهما إلى حساب الأرباح والخسائر
