ما هي برامج المحاسبة وأنواعها وأهميتها
محتويات المقال:
- نقاط سريعة (المختصر المفيد)
- ما هي برامج المحاسبة؟
- مهام برامج المحاسبة
- ما هي أهمية برامج المحاسبة؟
- ما هي أنواع برامج المحاسبة؟
- أيهما أفضل برامج المحاسبة الخاصة بسطح المكتب أو المبنية علي السحابة؟
- مستقبل البرامج المحاسبية
- ما هي مميزات وعيوب برامج المحاسبة؟
- ما الفرق بين برامج المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP ؟
- لماذا تختار دفترة كبرنامج محاسبي؟
- الأسئلة الشائعة
عند احتياج الشركة لطريقة أكثر تطورًا لتقييد وإدارة عملياتها المحاسبية، وتحليل نتائج هذه العمليات تكون برامج المحاسبة هي أفضل حل لذلك، وفي هذا الصدد تكثر أسئلة مثل ما هو أفضل برنامج محاسبي يلبي احتياجات الشركة دون إهدار لموارد مالية أو مجهود ناتجين عن اتخاذ قرار خاطئ؟ هذا ما نُجيب عنه من خلال سطور المقال لمساعدتك على اتخاذ قرار شراء برنامج المحاسبة المناسب لطبيعة وحاجة عملك.
نقاط سريعة (المختصر المفيد) |
|
ما هي برامج المحاسبة؟
برامج المحاسبة Accounting Software system تعد تحويل تكنولوجي للدفاتر المحاسبية الاعتيادية والمهام اليومية للمحاسب في صورة رقمية، تعطي نفس النتائج وتدير نفس العمليات ولكن في شكل أكثر مواكبة للعصر الحالي وأدواته التقنية.
مهام برامج المحاسبة
تتعامل برامج المحاسبة مع جميع الحسابات الخاصة بالشركة، سواء كانت مدينة أم دائنة، وفيما يلي أبرز مهام برامج المحاسبة:
1- الاحتفاظ بالمعاملات وحماية البيانات
الاحتفاظ بكل معاملة مثل المبيعات والمشتريات بشكل متكامل، وبجميع وثائقها المالية الخاصة سواء كانت فواتير أم سند قبض أم غيرها، وتحديد الأرصدة الخاصة بكل حساب تابع لشجرة الحسابات ومدى تأثير كلٍ منها على العمل، كما تضمن برامج المحاسبة حماية المعلومات المالية من خلال أنظمة أمان متقدمة.
2- دمج المهام المحاسبية في نظام واحد
دمج جميع المهام الدفترية والمراجعة والتدقيق والتحليل صارت كلها متاحة على نظام واحد، بدلًا من اللجوء إلى جداول إكسل أو الدفاتر الورقية الثقيلة والتي أسلوب قديم للتعامل مع ماليات الشركة.
3- إعداد التقارير المالية
توفر برامج المحاسبة تقارير وقوائم مالية مثل الميزانية العمومية، حساب الأرباح والخسائر، وتقارير التدفقات النقدية، لتضع أمامك الأداء المالي لتحديد نقاط الضعف والقوة لتستنتج أفضل الاستراتيجيات والإتجاهات لتحسين الوضع العام للشركة.
4- إعداد الفواتير وتسوية الحسابات
إنشاء وإرسال الفواتير بأنواعها للعملاء، وتتبع المدفوعات المستحقة، إضافة إلى ذلك تؤدي برامج المحاسبة المهام المتعلقة بتسوية الحسابات البنكية والحسابات الأخرى بشكل ذكي ودقيق.
5- إنجاز الأغراض الضريبية
تسهل برامج المحاسبة عملية حساب الضرائب المستحقة وتسهيل إعداد الإقرارات الضريبية.
يتضح دور برامج المحاسبة في إدارة الشؤون المالية للشركات، إذ تُسهّل عملية تسجيل المعاملات، وتحفظ البيانات بأمان، وتُوحِّد المهام المحاسبية في نظام واحد شامل. كما تُمكّن من إعداد التقارير المالية الدقيقة، وإنشاء الفواتير وتسوية الحسابات بكفاءة، وتساعد في الامتثال للمتطلبات الضريبية. وبذلك، تُسهم هذه البرامج في تعزيز دقة العمل المالي، وتسريع الأداء المحاسبي، واتخاذ قرارات استراتيجية مدروسة تعزز نمو واستقرار الشركة.
اقرأ ايضا:
أفضل برنامج محاسبة في السعودية - مقارنة لمعرفة الأفضل
ما هو أفضل برنامج محاسبة في مصر
دليل أسعار البرامج المحاسبية العربية والعالمية
ما هي أهمية برامج المحاسبة؟
استخدام برامج المحاسبة يصل إلى الفرض في بعض الأوقات، مما لا يجعل هناك مناص من استخدامه، لإصدار الفواتير الإلكترونية مثلًا أو لاستيفاء أي شروط تتعلق بالضرائب والجوانب المحاسبية في بلدك، ولكن في أحيان أخرى تكون برامج المحاسبة اختيار وقبل الشراء يتساءل أصحاب الشركة ما أهمية برامج المحاسبة؟ وهل النتيجة تستحق المجهود والتكلفة؟ وهو ما سنستعرضه سويًا:
1- توفير الوقت والجهد عن طريق الأتمتة
وذلك عن طريق إلقاء المهام الروتينية شديدة التكرار على الآلة وانتقاء المهام الأكثر حاجة للتركيز والإبداع للمحاسب، وهو ما يزيد الإنتاجية ويختصر الوقت، ويقلل عبء زيادة عدد الموظفين بلا حاجة.
2- معالجة أسرع للحسابات
بدلًا من إضافة جميع المبالغ إلخاصة بكل حساب، وتحديد إجمالي الأرصدة في كل حساب بسهولة يوفرها نظام المحاسبة. تعالج البرامج المحاسبية المبالغ بغض النظر عن حجمها، حيث أن الأكواد المطورة تتفاعل مع الأرقام بشكل أسرع من العقل البشري المتوسط.
3- رأس مال مستدام للشركة
البرامج المحاسبية لا تعد مصروف أو هالك، ولكن استثمار ورأس مال، ومع الوقت يكون العائد على الاستثمار في شراء برنامج محاسبي مجزي، ويزيد عن التكاليف بتوفير أرباح، وتكون الأرباح في صورة مباشرة أو غير مباشرة مثل تقليل الوقت وزيادة الإنتاجية مثلًا.
4- رفع كفاءة العاملين
التدريب على البرامج المحاسبية يضع موظفيك في مستوى مهني أكثر سعة، وهو ما يفتح أبواب للإبداع وحسن الإدارة واستغلال أمثل للموارد المتاحة، فالبرنامج المحاسبي يعينك على تحليل بياناتك بخير طريقة للوصول إلى تقارير ومعلومات تفيد عمليتك الإنتاجية والتسويقية بصورة مذهلة، بالاعتماد على العامل البشري ذاته.
5- سهولة مراجعة الأخطاء
وجود كل الملفات في مكان واحد والوصول السريع لها يسمح لك ليس فقط بمراجعة الأخطاء ولكن تلافيها من البداية أو تصحيحها إن حدثت، دون المجهود الكبير المطلوب لمراجعة الملفات الورقية.
6- دقة العمليات الحسابية وسهولة مراجعة الأخطاء
وجود كل الملفات في مكان واحد والوصول السريع لها يسمح لك ليس فقط بمراجعة الأخطاء ولكن تلافيها من البداية أو تصحيحها إن حدثت، دون المجهود الكبير المطلوب لمراجعة الملفات الورقية، كما أن النظام يجمع المبالغ والأرصدة تلقائيًا دون الحاجة إلى إدخال أية أرقام بشكل خاطئ دون قصد، ورغم ذلك لن تحمي البرامج المحاسبية من إدخال رقم خاطئ أو تكرار تسجيل محدد.
7- عدم فقدان البيانات القديمة
نتيجة لتراكم الدفاتر، ونقل نظام العمل من طريقة إلى أخرى أو حتى من برنامج إلى آخر؛ تُفقد كمية هائلة من البيانات شديدة الأهمية، وتفقد القدرة على الرجوع إلى بيانات السنوات السابقة لتحليلها والخروج بموازانات وتقارير تفصيلية بصيرة، وهو ما يوفره نظام ERP السحابي الذي يضمن لك نسخ احتياطية تحفظ عليك عملك.
8- خلق ترابط بين كل العمليات المحاسبية
بحيث يؤثر القيد الذي تسجله في شجرة حساباتك تلقائيًا، وتنتقل فواتير المشتريات إلى المصروفات، وهكذا من التناغم الجميل الذي يجعل حساباتك أكثر قيمة وسلاسة.
9- جعل مهمة الرقابة المحاسبية أبسط
المراقبة على المحاسبين تعد وظيفة مستقلة يقوم بها المحاسبين ذوي الخبرة تحت مسمى المراجعة، وتسهيلها يضمن أن تتم بدقة وباستمرار للتأكد أن العمليات المحاسبية صحيحة، ولا تلاعب فيها.
10- الربط مع نقاط البيع
قد تكون أنظمة نقاط البيع منفصلة وتتكامل مع برامج المحاسبة أو أن تكون جزء من النظام، وتفيد نقاط البيع أو الكاشير في تجارة التجزئة السوبرماركت، وترتبط نقاط البيع POS بجهاز قارئ الباركود وتصدر إيصالات الدفع بصورة لحظية.
11- التجارة الإلكترونية
ربط برامج المحاسبة مع مواقع التجارة الإلكترونية أمر شائع الطلب، ويوفر الكثير من العناء على التجار، بل وييسر لهم إجراء حساباتهم بنفسهم على البرنامج دون ضرورة اللجوء لمحاسب.
تتجلى أهمية برامج المحاسبة في عدة جوانب، تبدأ بتوفير الوقت والجهد من خلال أتمتة المهام الروتينية، مرورًا بمعالجة الحسابات بشكل أسرع وأكثر دقة من الأساليب التقليدية، واعتبارها استثمارًا طويل الأجل يحقق عائدًا ملموسًا على المدى البعيد.
كما تسهم هذه البرامج في رفع كفاءة العاملين، وتسهيل مراجعة الأخطاء واكتشافها مبكرًا، وضمان الحفاظ على البيانات القديمة وعدم فقدانها.
إلى جانب ذلك، تخلق ترابطًا سلسًا بين مختلف العمليات المحاسبية، وتُبسّط مهام الرقابة والمراجعة، وتتيح الربط المباشر مع أنظمة نقاط البيع، وتكاملها مع منصات التجارة الإلكترونية. كل هذه النقاط مجتمعة تجعل من برنامج المحاسبة أداة لا غنى عنها لأي نشاط تجاري يسعى للفعالية والدقة والنمو المستدام.
ما هي أنواع برامج المحاسبة؟
تتنوع برامج المحاسبة بشكل كبير لتلائم احتياجات مختلف الشركات والأنشطة التجارية، ويعتمد اختيار البرنامج المناسب على عدة عوامل رئيسية مثل حجم النشاط، وطبيعة التشغيل، والمهام المطلوبة، والتكلفة.
تتعدد أنواع برامج المحاسبة وفقًا للعديد من العوامل ومنها:
1- حجم النشاط
تنقسم برامج المحاسبة هنا إلى برنامج محاسبة للشركات الصغيرة، وبرامج محاسبة للشركات المتوسطة والكبيرة، فمع نمو الأعمال والأنشطة تتطور الاحتياجات إلى إدارة المخزون، وإدارة علاقات العملاء، وإدارة وتخطيط موارد المؤسسة ككل وهو ما يقوم به نظام ERP متكامل لإدارة كافة الأعمال.
2- طبيعة التشغيل
يُمكن تصنيف برامج المحاسبة إلى برامج محاسبة سطح مكتب Desktop، وبرامج تعتمد على السحابة وتحتاج الانترنت Cloud Based، ومع تزايد مشكلات التخزين وارتفاع تكلفة برامج سطح المكتب، وعدم قدرتها على الاتصال بأي جهاز في أي مكان خارج الأجهزة التي تم تثبيت النظام عليها، تزايد الإقبال على برامج المحاسبة السحابية.
وتتميز هذه البرامج بفكرة الاشتراك الشهري الذي يعد في متناول الشركات الصغيرة والمتوسطة كما الشركات الكبيرة، وسهلة التحديث، سريعة التوافق مع المتطلبات الخارجية كالربط مع الجهات الحكومية أو التكامل مع غيرها من البرامج من خلال واجهة المستخدم API ونظرًا لهذه المميزات ستكون برامج المحاسبة السحابية محور حديثنا خلال هذا المقال.
3- المهام المطلوب إنجازها
تختلف أنواع برامج المحاسبة وفقًا للمهام المطلوب تنفيذها بناءً على أنواع المحاسبة، وتكون مهام المحاسبة المالية هي الأكثر طلبَا لأنها تقوم بجميع مهام المحاسبة العامة مثل إدارة المبيعات والمشتريات و تسجيل المعاملات المالية وإعداد التقارير المالية، فضلاً عن ذلك فهي توفر المعلومات والنتائج والبيانات الدقيقة لدعم اتخاذ القرارات الصائبة، وكذلك تتبع المدفوعات و إعداد الفواتير الضريبية والإلكترونية بشكل معتمد مع الجهات المعنية مثل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وتتبع الأصول والالتزامات، وحساب الرواتب للموظفين.
4- التكلفة
تنقسم برامج المحاسبة وفقًا لعامل التكلفة إلى:-
- برامج المحاسبة المجانية: وتوفر ميزات أساسية، وتكون مناسبة للشركات الصغيرة أو الأفراد.
- برامج المحاسبة منخفضة التكلفة: تُنجز مهام محدودة بأسعار مناسبة وتوافق الشركات المبتدئة.
- برامج محاسبة متوسطة التكلفة: وتوفر ميزات ووظائف أكثر تقدمًا، وتناسب احتياجات الشركات المتوسطة.
- برامج المحاسبة التي تتطلب اشتراك شهري: وعادة يوفر هذا النوع من برامج المحاسبة ميزات شاملة ومرنة يُمكن تخصيصها، ودعم فني متاح على مدار الساعة، موجهة للشركات الكبيرة أو المؤسسات.
تختلف أنواع برامج المحاسبة حسب مجموعة من العوامل، أبرزها حجم النشاط، حيث تتوفر برامج مخصصة للشركات الصغيرة، وأخرى متقدمة للشركات المتوسطة والكبيرة التي تستخدم غالبًا أنظمة ERP شاملة.
ومن حيث طبيعة التشغيل، تنقسم إلى برامج سطح مكتب تقليدية، وأخرى سحابية أكثر مرونة وانتشارًا، تُستخدم عبر الإنترنت وتدعم التكامل وسهولة الوصول من أي مكان.
كما تتنوع البرامج حسب المهام المطلوبة، فتشمل برامج تركز على المحاسبة المالية والضرائب، وإدارة المبيعات والمشتريات، وتتبع الأصول والرواتب.
وأخيرًا، تختلف أيضًا من حيث التكلفة، فهناك برامج مجانية بمهام محدودة، وأخرى منخفضة أو متوسطة التكلفة، بالإضافة إلى أنظمة اشتراك شهري توفر خصائص متقدمة ودعمًا فنيًا مستمرًا. هذا التنوع يتيح للشركات اختيار البرنامج الأنسب لاحتياجاتها التشغيلية والمالية.
اقرأ أيضُا: مميزات وعيوب نظام تخطيط الموارد المؤسسية ERP System
أيهما أفضل برامج المحاسبة الخاصة بسطح المكتب أو المبنية علي السحابة؟
لكل برنامج محاسبي عيوبه ومميزاته، وقد تتحول المميزات في نظر البعض إلى عيوب والعكس. في هذا القسم، سنتناول أهم الخصائص للبرنامج المحاسبة في حالة سطح المكتب Desktop والمبنية على سحابة Cloud based.
1- التكلفة
أغلب البرامج السحابية تعتمد على اشتراك يسدد دوريًا دون النظر إلى التحديثات، حيث أنها تُطبق تلقائيًا دون أية تكاليف إضافية. بينما برامج سطح المكتب يحتاج إلى مبلغ يسدد مرة واحدة، مع تواجد مصاريف إضافية تظهر مع كل تحديث للبرنامج، وبناءً عن تجربة المستخدمين، البرنامج السحابي أقل في التكلفة، حيث أن الاشتراك السنوي يصبح أقل بالمقارنة مع أية حلول خاصة بسطح المكتب.
2- المرونة
مع ظهور أية نظام أحدث به خصائص متطورة عن النظام المستخدم، يمكن بسهولة تبديل البرنامج السحابي واستخدام البرنامج الجديد. بينما برنامج سطح المكتب، يصعب تبديله حيث يتم سداد مبلغ الشراء مرة واحدة، مما يجعل هذا البرنامج جزء من الشركة غير قابل للتبديل طول سنوات عمل الشركة.
3- ضبط إعدادات البرنامج
برنامج المحاسبة السحابي لا يحتاج إلى إعادة ضبط مع كل تحديث. في حالة البرنامج على سطح المكتب، فكل تحديث أو صيانة تحتاج إلى قدوم فريق الدعم التقني من الشركة المطورة. أما البرنامج السحابي فتحديثاته تظهر تلقائيًا دون أي مجهود أو وقت مستهلك.
4- الأمن والخصوصية
البرامج السحابية تكون على سحابة آمنة موفرة من إحدى الشركات العالمية، يصبح الأمن والخصوصية مسؤولية المطور وجهة توفير السحابة، أما في حالة برامج سطح المكتب، ينبغي أن تكون الشركة المستلمة للنظام لديها بنية تحتية قوية من تكنولوجيا المعلومات لتحافظ على خصوصيتها وسرية البيانات بنفسها من خلال برامج مكافحة الفيروسات وعناصر الأمن السيبراني وغيرها. وفي هذه الحالة، تجد أن الأمان من مسؤوليتها.
5- الأتمتة
غالبًا ما تكون الأتمتة والعناصر التلقائية متوفرة في البرامج السحابية بكثرة لتوفير الوقت واستهلاك المستخدم لمجهود أقل. بينما في حالة برامج سطح المكتب، لا تتواجد الأتمتة ويصبح من النادر وجودها وذلك ينبع من الأسلوب المتبع في التطوير.
في ضوء المقارنة بين برامج المحاسبة الخاصة بسطح المكتب والمبنية على السحابة، يتضح أن برامج المحاسبة المبنية على السحابة تتفوق في عدة جوانب مهمة، مثل انخفاض التكلفة الإجمالية، وسهولة التحديث دون تدخل يدوي، ومرونة التبديل عند الحاجة، بالإضافة إلى توفير مستويات متقدمة من الأمان والأتمتة.
أما برامج سطح المكتب، فرغم أنها تُدفع مرة واحدة، إلا أنها تتطلب بنية تحتية قوية داخل الشركة لتحمل مسؤولية الأمان والدعم الفني، وتفتقر غالبًا إلى خاصية الأتمتة وسرعة التحديث. لذلك، تميل الكفة في أغلب الحالات لصالح البرامج السحابية، خاصة للشركات التي تبحث عن مرونة التشغيل، وكفاءة أكبر، وتكلفة أقل على المدى الطويل.
مستقبل البرامج المحاسبية
البرامج المحاسبية في تطور مستمر. كل إضافة تفيد العمليات المحاسبية تجدها متوفرة في أحدث الأنظمة. أهم الخصائص التي يمكن أن تجدها في كل البرامج المحاسبية المستقبلية والحديثة هي كالتالي:
1- الربط مع برامج وتطبيقات الأعمال
توجد العديد من الخصائص التي صارت تتواجد بشكل أساسي في كل برنامج محاسبي، وذلك لأن كل برنامج محاسبي تتوافر به حسابات للعملاء، صار من الممكن ربط البرنامج بنظام لإدارة علاقات العملاء CRM، فيبدأ الرحلة مع العميل من البداية، من حالته كعميل محتمل إلى أن يصبح عميل دائم له حساب خاص، كما أن المتاجر الإلكترونية صارت أساسية لكل عمل تخصصه البيع بالتجزئة، فكل حساب مسجل على المنصة، يتحول إلى حساب يقع تحت بند حسابات العملاء، وتوجد آلاف التطبيقات الهامة والتي يحتاج البرنامج المحاسبي إلى وظائفها.
ويُعد برنامج دفترة لإدارة الأعمال من الأمثلة البارزة على الأنظمة المحاسبية التي توفر تكاملًا سلسًا مع تطبيقات الأعمال مثل أنظمة CRM، ونقاط البيع POS، والمتاجر الإلكترونية، مما يجعله خيارًا مثاليًا للأعمال التي تبحث عن إدارة مالية متكاملة في منظومة واحدة.
2- دعم العمل بالتحليلات والتوقعات
الذكاء الاصطناعي سريع التعلم، ويظهر تدريجيًا في البرامج المحاسبية، وأحد أهم العناصر التي يمكن أن تتطور نتيجة تفوق الذكاء الاصطناعي هي التوقعات المالية، فمن خلال التحليل، يمكن للبرنامج المحاسبي توقع أية مخاطر أو تحديات يواجهها العمل في المستقبل والنتيجة تكون أفضل، حيث يعتبر البرنامج مدير للسجلات السابقة ودليل نحو مستقبل مالي أفضل.
3- مراعاة أكبر لأنظمة العمل المتنوعة
مع تزايد نماذج العمل عن بعد، تسعى البرامج المحاسبية إلى مراعاة هذا العنصر ليصبح جزء من وظائفها، وقد أصبحت حاليًا الكثير من وظائف المحاسبة والمالية يمكن إدارة مسؤولياتها عن بعد، حيث تعتمد البرامج على منهجية إدارة المشاريع المرنة Agile، لتضم ذكاء الأعمال وإعداد التقارير لنمو السوق والتحليلات وغيرها.
تتجه البرامج المحاسبية المستقبلية نحو مزيد من الذكاء والمرونة والتكامل في العمل، لذلك ظهرت خصائص متطورة للبرامج المحاسبية المستقبلية، حيث يُصبح الربط مع تطبيقات الأعمال مثل أنظمة إدارة علاقات العملاء والمتاجر الإلكترونية أمرًا أساسيًا لتعزيز تجربة المستخدم وكفاءة العمل.
كما تعتمد هذه البرامج بشكل متزايد على التحليلات والتوقعات المالية المدعومة بالذكاء الاصطناعي، مما يساعد في استباق التحديات واتخاذ قرارات مالية أدق.
إضافة إلى ذلك، تواكب البرامج الحديثة تطور أنماط العمل، مثل العمل عن بُعد، وتعتمد على منهجيات مرنة مثل Agile، لتوفر أدوات متكاملة لإدارة المشاريع، والتقارير، وتحليلات السوق. هذا التطور يعكس مستقبلًا أكثر كفاءة وذكاءً لإدارة العمليات المحاسبية.
ما هي مميزات وعيوب برامج المحاسبة؟
تستخدم البرامج المحاسبية في إدارة الأنشطة المالية والمحاسبية داخل الشركات، ومع تنوع هذه البرامج وتطورها المستمر، من المهم أن نتعرف على ما توفره من مزايا تسهّل العمليات المحاسبية، إلى جانب بعض التحديات أو العيوب التي قد تواجه المستخدمين أثناء استخدامها.
مميزات برامج المحاسبة
المميزات التي تتمتع بها البرامج المحاسبية تختلف حسب خصائص وقدرات كل برنامج، وبحسب الباقة التي تشترك فيها وما تقدمه من خدمات، ولكن هناك بعض المميزات الأساسية التي ستعود عليك عند الاشتراك في نظام محاسبي سحابي، ومنها:
1- التحكم في صيغة البيانات
تستطيع اختيار صيغة عرض وتخزين البيانات سواء في صورة ملفات إكسيل Excel أو كجهات اتصال أو طباعتهم بصورة ورقية، كما يمكنك الاحتفاظ بنسخ احتياطية لبياناتك، ومشاركتهم لحظيًا مع من يريدها، وكل هذا بغير طلب حاجاتك لمساحات تخزينية كبيرة، أي دون اللجوء لوسائل تخزين ونقل البيانات التقليدية.
2- متابعة العملاء
وذلك عن طريقة متابعة مشترياتهم وتسجيل ملفاتهم لديك وتقديم عروض تسويقية وبيعية أفضل من خلال وسائل التواصل المسجلة في ملفاتهم، مما يؤدي إلى زيادة المبيعات.
3- احتساب الضرائب بشكل أفضل
تيسير عملية تضمين الضريبة ضمن الفواتير المصدرة، وشمول الحسابات لكافة الأنواع الضريبية، وأخذ خطوة نحو إنشاء الإقرارات الضريبية ورفعها بالصيغة المطلوبة تبعًا لسياسات حكومة دولتك.
4- استخدام طرق دفع مختلفة
وذلك لتتناسب مع ما يتوفر لعملائك، سواء كان دفع كاش أو بالبطاقات الائتمانية أو التحويلات البنكية، بالإضافة إلى إمكانية الربط مع حساباتك البنكية، لضبط كامل عمليات دفع العملاء.
5- عدم سرقة البيانات
وذلك لتوفر مستوى عالي من الحماية معتمد على التشفير والتقنيات المتطورة المقدمة من برامج المحاسبة السحابية.
تمنحك برامج المحاسبة، وخاصة السحابية منها، مجموعة من المزايا التي تُسهم في تحسين الكفاءة المالية والإدارية. فهي توفّر تحكمًا مرنًا في صيغة البيانات وتخزينها، وتساعد على متابعة العملاء وتعزيز العلاقات البيعية.
كما تُسهّل احتساب الضرائب وإعداد الإقرارات الضريبية بدقة. إضافة إلى ذلك، تدعم تنوع وسائل الدفع وربطها بالحسابات البنكية، مع توفير مستوى عالٍ من الأمان لحماية البيانات من السرقة أو الفقدان. هذه المميزات تجعل من برامج المحاسبة أداة لنمو الأعمال وتحقيق إدارة مالية أكثر كفاءة.
تعرف علي: أفضل برنامج محاسبة للمصانع
ما هي عيوب برامج المحاسبة؟
كن على حذر عند التعامل مع عيوب برامج المحاسبة، فالأهم من شراء النظام أن تعرف ما مميزات وعيوب برامج المحاسبة ؟ وليس بشكل عام فقط، ولكن ما عيوب البرنامج المحاسبي الذي ستشتريه أنت؟ إليك أبرز هذه العيوب تأكد من خلو برنامجك منها:
1- الاعتماد على شبكة الانترنت
وسيؤدي الأمر إلى فقدان التواصل مع برامج المحاسبة السحابية باستمرار إذا كانت شبكة الانترنت غير مستقرة.
2- التكاليف باهظة لبعض الشركات
قد لا تقوى الشركات الصغيرة على تحمل تكاليف الاشتراك الشهري للبرنامج المحاسبي، خاصة إن كانت قد أجبرت عليه بفعل التحول الرقمي للدولة واعتماد الفواتير الإلكترونية، وهو ما يدفعهم للبحث عن البدائل الأرخص حتى وإن كانت الإمكانيات ضعيفة، وهنا ينصح بالبحث عن حلول وسط، فهناك برامج تقدم لك خدمات ممتازة ومع ذلك أسعارها مناسبة.
3- بعض البرامج المحاسبية تعاني مشكلة في ربط الفروع
ولا تكون المشكلة في ربط الفروع فقط، ولكن في الفصل بين حساب تكاليف كل فرع وعملياته المحاسبية، وهو ما قد يصدر عنه تقارير خاطئة، خاصة مع تدني جودة البرمجيات القائمة عليها برنامج المحاسبة.
4- صعوبة في تهيئة برامج المحاسبة
تجد بعض الصناعات صعوبة ليتوافق نشاطها التجاري واحتياجاته مع البرامج المحاسبية أو من إعطاء بعض المستخدمين صلاحيات مباشرة بيانات ليست مما يجب أن يطلعوا عليه بفعل فقدان القدرة على شدة تخصيص إتاحة المعلومات والتحكم في الصلاحيات.
5- بطء البرنامج
نتيجة للضغط على السيرفرات الخاصة بالشركة صاحبة برنامج المحاسبة إن لم يكن الأمر في حسبانهم يؤدي الأمر إلى بطء البرنامج، وعدم القدرة على مباشرة العمل عليه.
6- ألا يقوم البرنامج المحاسبي بالمهام المنوطة به
فقدان بعض البرامج المحاسبية للخصائص اللازمة لتسيير العمل المحاسبي، مما يجبر المحاسب إلى اللجوء على دمج العمل الرقمي بالعمل الرقمي، وقد يؤدي الأمر إلى تشتيت الجهد، وتكرار البيانات.
تؤثر عيوب البرامج المحاسبية على كفاءة استخدامها. من أبرز هذه العيوب الاعتماد الكامل على الإنترنت، مما يجعل الأداء مرهونًا بجودة الشبكة، وارتفاع التكاليف الذي قد يُثقل كاهل الشركات الصغيرة. كما أن ضعف بعض الأنظمة في ربط الفروع وفصل حساباتها بدقة قد يؤدي إلى تقارير غير دقيقة.
وتواجه بعض الشركات صعوبة في تهيئة البرامج وتخصيص الصلاحيات، بالإضافة إلى مشكلات في الأداء مثل بطء البرنامج نتيجة الضغط على الخوادم، أو افتقار البرنامج للوظائف المحاسبية الأساسية، مما يُجبر المستخدم على استكمال المهام يدويًا. لذا، من الضروري تقييم هذه النقاط بعناية قبل اختيار النظام المحاسبي الأنسب لاحتياجات شركتك.
تعرف أكثر علي: أفضل برنامج محاسبة للمحلات التجارية
ما الأخطاء الشائعة التي يتم الوقوع فيها عند اختيار برنامج المحاسبة؟
اختيار برنامج محاسبة مناسب هو خطوة مهمة لأي شركة تسعى إلى تنظيم شؤونها المالية وتحقيق كفاءة تشغيلية عالية. إلا أن العديد من الشركات تقع في أخطاء شائعة عند اختيار برنامج المحاسبة، ومنها:
- عدم تقييم الاحتياجات الفعلية للشركة قبل الاختيار: اختيار برنامج لا يتناسب مع حجم واحتياجات الشركة من حيث السعة والوظائف.
- عدم توافق البرنامج مع الأنظمة الأخرى في الشركة: عدم التأكد من توافق البرنامج مع الأنظمة الأخرى المستخدمة في الشركة
- عدم تجربة البرنامج قبل الشراء: عدم الاستفادة من فترات تجربة برنامج المحاسبة للتأكد من سهولة الاستخدام.
- إغفال أهمية الدعم الفني: إغفال عنصر الدعم الفنى وإتاحته عند الحاجة.
- التركيز على السعر بدلًا من القيمة: التركيز فقط على سعر برنامج المحاسبة دون تقييم القيمة التي يوفرها البرنامج.
- الاعتماد على برنامج غير محدث: اختيار برنامج محاسبة قديم أو غير قابل للتحديث مما يؤدي إلى مشاكل في المستقبل.
- ضعف مستوى الأمان: عدم التأكد من وجود ميزات الأمان اللازمة في برنامج المحاسبة لحماية البيانات المالية.
- إهمال تقييمات وتجارب المستخدمين: تجاهل تقييمات وآراء المستخدمين الحاليين للبرنامج التي تُظهر تجربة المستخدمين سواء بالإيجاب أو بالسلب.
- عدم تدريب الموظفين: عدم وضع خطة تدريب واضحة للموظفين لتؤهلهم على استخدام البرنامج بشكل فعال.
من أكثر الأخطاء الشائعة عند اختيار برنامج المحاسبة: عدم تقييم احتياجات الشركة بدقة، وعدم التأكد من توافق النظام مع البرامج الأخرى، وتجاهل تجربة البرنامج قبل اعتماده.
بالإضافة إلى إغفال أهمية الدعم الفني، والتركيز فقط على السعر دون النظر إلى القيمة، واختيار برامج قديمة أو غير قابلة للتحديث. كما تشمل الأخطاء ضعف التأكد من مستوى الأمان، وتجاهل تقييمات المستخدمين، وعدم تدريب الموظفين بشكل كافي.
تفادي هذه الأخطاء يُسهم في ضمان اختيار نظام محاسبي فعّال، يخدم أهداف الشركة ويساعد على نموها بثبات واستقرار.
ولتجنب هذه الأخطاء واختيار برنامج متكامل يلبي احتياجاتك التشغيلية والمحاسبية، يمكنك تجربة برنامج المحاسبة من دفترة الذي يقدم لك حلولاً مرنة وآمنة مع دعم فني متكامل.
ما الفرق بين برامج المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP ؟
برامج المحاسبة ترتبط ارتباطًا وثيقًا بأنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP وكثيرًا ما نعتبرها علاقة جزء من كل، إلا أنهم بينهم عدة اختلافات يُمكن توضيحها من خلال المقارنة التالية:
| وجه المقارنة | برامج المحاسبة | أنظمة تخطيط موارد المؤسسة (ERP) |
| الوظيفة | إدارة العمليات المالية مثل تسجيل المعاملات وإعداد التقارير المالية الأساسية. | تخطيط وإدارة جميع موارد المؤسسة، بما في ذلك المالية، المبيعات، والمخزون، والموارد البشرية، كما أنها توفر تحليلات مُتقدمة وتقارير شاملة. |
| التركيز أو الشمولية | تُركز على الجانب المالي. | تتسم بالشمولية وتُركز على جميع جوانب العمل لتكوين رؤية شاملة ومُتسقة من الناحية الإدارية والمالية. |
| الربط والتكامل | غالبًا تُستخدم برامج المحاسبة بشكل منعزل عن الأنظمة الأخرى. | أهم خصائصها الترابط والتكامل بين الأقسام المختلفة وتسهيل تبادل المعلومات. |
| المستخدمين | تستخدم برامج المحاسبة من قبل المحاسبين أو الموظفين الماليين. | تستخدم من قبل موظفين في جميع الأقسام، مثل المبيعات، والتسويق والإنتاج، وخدمة العملاء، والمحاسبين. |
| إمكانية التوسع والتخصيص | محدودة في التخصيص | توفر أنظمة ERP خيارات تخصيص واسعة ومرنة لتلبية احتياجات الأعمال المختلفة. |
وبشكل عام يُمكن القول إن الفارق السعري الكبير وتعقيد تخصيص الأنظمة المتكاملة الشاملة هو ما يجعل تحديد وتحليل الاحتياجات أهم وأول نقطة تساعدك على الاختيار ما بين برنامج محاسبة يقوم بإصدار الفواتير الإلكترونية المعتمدة، أو الحاجة إلى نظام ERP شامل كبير يدير المخازن وبرامج الكاشير وإدارة المشتريات والعمليات التصنيعية.
في رأيك ما النظام الأنسب لشركتك؟ برنامج المحاسبة أم نظام ال ERP؟
لماذا تختار دفترة كبرنامج محاسبي؟
برنامج المحاسبة من دفترة يقدم لك إدارة مميزة لمبيعاتك ومشترياتك والمخزون والعملاء وكذلك الموظفين، بالإضافة لبرامج كنقاط البيع والمتجر الإلكتروني والحجوزات والعضويات وغيرها، وبالبرنامج من المرونة ما يسمح لك من تحديد الخصائص التي يحتاجها نشاطك التجاري، لتحصل على صورة مبسطة يسهل التعامل معها وفي نفس الوقت تشمل كل احتياجاتك ومخصصة لك، ويقدم البرنامج خدمة دعم فني ممتازة، وذلك بتوفير شروحات مفصلة لكل خاصية بالبرنامج، وتواجد 24 ساعة لاستقبال الاستفسارات والاسئلة من خلال الهاتف أو البريد الإلكتروني، ويوفر كذلك جلسة مجانية مخصصة لك، يشرح لك فيها أحد المختصين كيفية استخدام البرنامج بالطريقة التي تلبي احتياجاتك دون أي تعقيد.
الأسئلة الشائعة
ما هي أفضل البرامج المحاسبية في السعودية؟
تعتمد الإجابة على احتياجات شركتك. لكن يُعد برنامج دفترة من الخيارات الرائدة في السعودية، لأنه يوفر إدارة شاملة للمبيعات، المشتريات، المخزون، الفواتير الإلكترونية، والربط مع المتجر الإلكتروني ونقاط البيع، بالإضافة إلى توافقه مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
ما هو أفضل برنامج محاسبي ERP؟
أفضل برنامج محاسبي ERP هو اللي ينفذ المهام المحاسبية الأساسية بدقة وفعالية، وهي:
- تسجيل كل المعاملات المالية وحماية البيانات.
- دمج المهام المحاسبية (التسجيل، التحليل، التدقيق) في نظام واحد.
- إصدار تقارير مالية دقيقة مثل الميزانية وقائمة الأرباح والخسائر.
- إنشاء الفواتير وتتبع المدفوعات وتسوية الحسابات البنكية.
- حساب الضرائب وتسهيل تقديم الإقرارات الضريبية.
مثل دفترة الذي يقدم مزيجًا بين المحاسبة وبعض خصائص الـ ERP مثل المخزون، الموارد البشرية، المتجر الإلكتروني، ونقاط البيع.
ما هو أفضل برنامج محاسبة مجاني؟
البرامج المجانية محدودة الخصائص، لكنها تناسب المشاريع الصغيرة جدًا أو الشركات في بداياتها. من أفضل برامج المحاسبة المجانية هو برنامج دفترة الذي يوفر إدارة شاملة لجميع أعمالك من المبيعات والمشتريات وإعداد التقارير المحاسبية وإصدار الفواتير الإلكترونية.
ما هي البرامج المحاسبية الجاهزة؟
البرامج المحاسبية الجاهزة هي البرامج التي تكون مجهزة بالخصائص الأساسية مثل الفواتير، القيود اليومية، التقارير المالية، وتتطلب فقط إدخال بيانات شركتك، مثل برنامج دفترة المحاسبي الذي يوفر هذه الخصائص، كما يمكنك تخصيص النظام حسب طبيعة عملك.
هل البرنامج المحاسبي له إهلاك؟
نعم. في المحاسبة، البرامج تُصنف كـ أصول غير ملموسة، ويُحسب لها إهلاك على فترة الاستخدام، حسب السياسات المحاسبية للشركة.
ما هي فوائد البرامج المحاسبية؟
من أهم فوائد البرامج المحاسبية:
- توفير الوقت والمجهود من خلال الأتمتة.
- دقة أعلى في الحسابات والتقارير.
- تقليل الاعتماد على الموظفين.
- تسهيل الالتزام الضريبي والفواتير الإلكترونية.
- تحسين الإنتاجية واتخاذ قرارات أفضل.
ما هي البرامج المحاسبية المعتمدة من هيئة الزكاة والدخل؟
البرامج المعتمدة هي التي تدعم الفوترة الإلكترونية، وتلتزم بمعايير هيئة الزكاة. يعتبر دفترة من أشهر البرامج المعتمدة في السعودية.
هل البرنامج المحاسبي أصل؟
نعم. البرامج المحاسبية تعتبر أصل غير ملموس إذا تم شراؤها للاستخدام طويل الأجل، ويتم احتساب إهلاك لها على مدى عدة سنوات.
هل هناك أي فائدة من استخدام البرامج المحاسبية؟
نعم،استخدام البرامج المحاسبية له فوائد متعددة، وهذه الفوائد تشمل: سرعة إنجاز المهام.، تقليل الأخطاء، تحسين الرقابة، الامتثال الضريبي، وتحسين القرارات المالية.
برنامج المحاسبة من دفترة لحسابات أدق وأسهل
برنامج دفترة للمحاسبة يمكنك من إدارة عمليات المحاسبة بكل سهولة ودقة
برنامج المحاسبة من دفترة لحسابات أدق وأسهل
برنامج دفترة للمحاسبة يمكنك من إدارة عمليات المحاسبة بكل سهولة ودقة
الفواتير وعروض الأسعار
نقاط البيع
العروض
الأقساط
المبيعات المستهدفة والعمولات
الفاتورة الإلكترونية السعودية - هيئة الزكاة والدخل
الفاتورة الإلكترونية المصرية - مصلحة الضرائب
الفاتورة الإلكترونية الأردنية - دائرة ضريبة الدخل والمبيعات
متابعة العملاء
نقاط الولاء للعملاء
الاشتراكات والعضويات
النقاط والأرصدة
التأمينات
إدارة المنتجات
المشتريات
إدارة الموردين
دورة المشتريات
الأذون المخزنية
إدارة الجرد
دليل الحسابات
المصروفات
إدارة الأصول
مراكز التكلفة
دورة الشيكات
الحضور والانصراف
إدارة العقود
إدارة المرتبات
إدارة الطلبات
شؤون الموظفين
أوامر الشغل
دورة العمل
الحجوزات
برنامج إدارة الإيجارات والوحدات
عقود الإيجار
تتبع الوقت
إدارة التصنيع
تطبيق إدارة الإعمال للجوال
تطبيق نقاط البيع للجوال
تطبيق نقاط البيع سطح المكتب
تطبيق تسجيل الحضور للجوال
تطبيق تسجيل المصروفات السريع للجوال
تطبيق قراءة الفاتورة الإلكترونية للجوال
تطبيق جرد المخزون