ما هو نظام تخطيط الموارد المؤسسية ERP وأهميته للشركات

في الآونة الأخيرة شاع تداول مصطلح نظام الـ ERP System للتعبير عن الأدوات التكنولوجية المستخدمة في إدارة الشركات بشكل مدمج، فإن كنت تسأل ما هو ERP System ؟ ببساطة هو برنامج يحتوي عادة على عدة وحدات مدمجة تشمل إدارة موارد المؤسسة على أصعدة مختلفة؛ من الجانب المالي، وجانب إدارة الموارد البشرية، وكذلك الجوانب المتعلقة بإدارة المشتريات والمخازن، والجوانب الخاصة بالأنشطة التصنيعية والتشغيلية، تنقص بعض هذه الجوانب أو تزيد بحسب طبيعة ما تمارسه الشركة من مهن ومهام، وبقدر احتياجاتها.

سنتعرض في هذا المقال لشرح كل ما يخض نظام الـ ERP system بصورة وافية، تساعدك على معرفة ما هو ERP System؟ وإذا ما كنت تحتاج لهأم لا؟ وما البرنامج المناسب لمتطلباتك أنت بالتحديد بناءً على البرامج المتوفرة في السوق العربي والأجنبي؟ وكيف تقارن بين أنواع أنظمة الـ ERP المختلفة؟ وما المهام التي تتوقع أن ينجزها لك برنامج ERP وما المجالات التي يغطيها من مجالات عملك؟ ما مميزات وعيوب نظام الـ ERP؟ ما أسباب فشل التجربة في العديد من الشركات؟ وكيف تنجح التجربة الخاصة بك؟

مُلخص النقاط الرئيسية 

• تُعرف أنظمة ERP بإختصار على أنها أنظمة برمجية وتقنية تعمل بالاعتماد قاعدة بيانات مركزية تحتوي على جميع المعلومات اللازمة لسير الأعمال داخل المؤسسات، مما يعمل على تكامل وتنسيق الأقسام المختلفة من المشتريات والمبيعات والتوزيع والمحاسبة والموارد البشرية وغيرها، وهو ما يحقق تحسين الإنتاجية وكفاءة توزيع الموارد المالية والبشرية.
• تتمثل أهمية أنظمة و برامج الـ ERP للشركات في توفير المعلومات المالية الدقيقة، والتقليل من الأخطاء الناتجة عن الأعمال والادخالات اليدوية، وتسريع إنجاز العمليات، وإمكانية تخصيص البرامج بما يلائم احتياجات الأعمال، إضافة إلى المرونة التي توفرها أنظمة تخطيط الموارد المؤسسة لمواكبة المتغيرات الطارئة وخطط التوسع والنمو، وضمان حماية البيانات من خلال تفعيل خصائص التشفير وتقييد الوصول، وأخيرًا التفاعل مع العملاء بشكل أفضل.
• تضم برامج ERP System عدة أنواع مختلفة منها أنظمة مفتوحة المصدر، وأنظمة في مكان العمل، وأنظمة مبنية على السحابة.
• تعمل أنظمة erp من خلال تجميع وتخزين البيانات في نظام موحد، ومن ثم استخدام هذه البيانات في وحدات وظيفية متنوعة تغطي جميع جوانب العمل، ويُمكن من خلال أنظمة ERP إنشاء تقارير ورسوم بيانية تساعد على تقييم أداء المنشأة.
• تستخدم أنظمة تخطيط موارد المؤسسة في المبيعات، ونقاط البيع، وإدارة الموارد البشرية، والتجارة الإلكترونية، والمحاسبة، وأوامر الشغل، وإدارة المخزون، والمحاسبة والمالية.

 ما هو erp system؟ 

يُمكن تعريف أنظمة تخطيط موارد المؤسسة والتي يُطلق عليها erp system وهي اختصار (Enterprise Resource Planning) على أنها إحدى النُظم التقنية التي تُساعد الشركات والمؤسسات في قطاعات الأعمال المختلفة على إدارة مجموعة واسعة من العمليات والأنشطة بشكل مُتكامل وموحد، وتهدف هذه الأنظمة في الأساس إلى تكوين نظرة شاملة للشركات عن أدائها ووضعها مما يساعدها على تحسين الإنتاجية، والتخطيط والتنبؤ بالاحتياجات المستقبلية، وتعزيز الشفافية بين الشركاء والجهات المعنية، بما يحقق في النهاية كفاءة العمل من خلال التمكن مع التغييرات والتحديات الغير متناهية في سوق الأعمال.

تاريخ برامج الـ ERP وتطورها عبر الزمن

قبل ظهور الأنظمة الخاصة بإدارة وتخطيط الموارد المؤسسية كانت المنشآت تعتمد بشكل بدائي على البرامج المنفصلة التي كان يُعيبها عدم التطوير والتحديث الكافي والمطلوب لملائمة احتياجات الشركات الكبيرة، إضافة إلى مشاكل الصيانة والتوقف المفاجئ، كل هذه التداعيات أدت إلى ظهور أنظمة erp بشكل تدريجي في الستينات.

مع التطور التكنولوجي التدريجي في ثمانينات وتسعينات القرن الماضي واستخدام الحاسوب بشكل زائد في عمليات التصنيع المتنوعة، ظهر لأول مرة استخدام مصطلح ERP من قبل مجموعة جارتنر للأبحاث والاستشارات العالمية التي تساعد الشركات على اتخاذ قرارات مستنير لإدارة أعمالهم.

 ومنذ هذا الحين بدأت أنظمة ERP في التطوير لتتضمن بالتدرج تطبيقات وخدمات التمويل، والمالية، والمحاسبة، والموارد البشرية، والمخزون، وبعدها بدأت الحكومات والمؤسسات الغير هادفة للربح استخدام برامج تخطيط موارد المؤسسة باعتبارها الاختيار الأمثل الذي يضمن إدارة موارد المؤسسات بكفاءة وفاعلية، وحتى الأن ما زالت هذه الأنظمة في تطور مستمر وأبرزها تحديثات برامج الـ ERP المستندة إلى  الشبكات السحابية.

أهمية الـ ERP للشركات؟

نظام الـ ERP يحمل في طياته إمكانيات مهولة، تفعّل منها الشركة ما يخدم حاجاتها؛ فبينما تستطيع بعض الشركات الاعتماد عليه كليًا لأتمتة عملياتها الإدارية، تكتفي شركات أخرى ببعض أجزائه كبرنامج نقاط البيع POS أو برنامج إصدار الفواتير الإلكترونية. وفي كل الحالات يجب أن تعرف على الأقل ما هو ERP System؟ لتعرف كيفية الاستفادة منه؟

إليك بعض النقاط التي توضح لك أهمية أنظمة الـ ERP:

• دقة المعلومات المالية والمعلومات المتعلقة بسير عملك بشكل كبير، والتقليل من الأخطاء الناتجة عن الأدوات الأكثر بدائية كالأوراق وبرامج الإكسيل.
   
• سرعة عملياتك، ولحظية موافاتكم بالتفاصيل التي تحتاج لها، مما يدعم سرعة اتخاذ القرارات.
   
• تخصيص المميزات تبعًا لاحتياجاتك، والمرونة الداعمة لإعادة البرمجة والتغيير لجعل برنامج ERP مناسب تمامًا لدورة عملك.
   
• مواكبة التطورات التكنولوجية، والاستعداد لها، فالجيل التالي من تقنيات الذكاء الاصطناعي وإنترنت الأشياء والبلوك تشين في مجال الشركات وعالم الأعمال يحتاج قاعدة من التعاملات الآلية وتخزين سحابي للبيانات، وهو ما يوفره نظام الـ ERP.
   
• أتمتة الكثير من المهام المملة، مما يوفر الوقت الكثير، ويعطي الموظفين مساحة إبداعية كبيرة.
   
• تقليل المصروفات والتحكم فيها، فالعائد على الاستثمار ROI يعد كبيرًا جدًا عند مقارنة ما يوفره نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP بثمن شراؤه.
   
• توضيح نتائج البيانات المدخلة للنظام، وتحليلها، وعرضها في شكل تقارير.
   
• تسهيل الحسابات، ومساعدة المحاسبين على إحكام العمليات المالية.
   
• الارتقاء بمستوى وكفاءة الموظفين لديك، وتدريبهم على التعامل مع تقنيات عالية المستوى.
   
• ضمان حماية البيانات من خلال تقنيات التشفير المقدمة من النظام ومن خلال الحفاظ على سرية البيانات في مكان واحد يتم تحديد صلاحيات كل شخص وما يظهر له من هذه البيانات.
   
• التفاعل مع العملاء بشكل أفضل، وربطهم مباشرة بنظام تخطيط موارد المؤسسة الذي يعمل عليه موظفيك، وذلك نتيجة لتكامل برامج عملك كلها في واجهة واحدة لنظام الـ ERP.

ما هي أنواع ERP System ؟

• نظام تطوير تخطيط المواد MRP والذي كان يركز على العمليات التصنيعية والإنتاجية.
• ونظام إدارة العملاء CRM والذي يدير العملاء منذ اجتذابهم إلى التعامل معهم والحفاظ عليهم وبناء علاقة طويلة الأمد.

والآن ما زال النظام في تطور مطرد وهناك بالطبع بدائل يمكنك الاختيار فيما بينها، وهي:

• أنظمة مفتوحة المصدر:

بعض الأنظمة مفتوحة المصدر تكون مجانية مع رسوم تخص خدمات التحديثات والدعم الفني، وبعضها مدفوع، ولكن ما يميزها أن الكود البرمجي الخاص بها متاح، وهو ما يتيح لك إمكانية التطوير عليها وإضافة الخصائص التي تحتاجها دون الرجوع إلى صاحب البرنامج الأصلي.

• أنظمة في مكان العمل:

هي أنظمة غير سحابية، يتم تركيبها في مكان عملك بالتعديلات والمتطلبات المناسبة لنشاطك، بعد تقديم قائمة بمتطلباتك للشركة المسئولة عن تقديم الخدمة (مزودي الخدمة)، وتكون هذه الأنظمة محدودة بأجهزة الشركة التي رُكِبت لأجلها، ولا تواجد شبكي سحابي لها عبر الإنترنت، إلا في حالة استخدام نظام مزدوج يجمع بين أنظمة العمل في المكان والأنظمة المبنية على السحابة.

• أنظمة مبنية على السحابة:

والأنظمة السحابية يقصد بها الأنظمة المتصلة على الانترنت والتي يتاح الوصول لها من كافة الأجهزة، دون احتياج لتهيئة أجهزة الشركة لها أو أي استعدادات من هذا القبيل، وترتبط كثيرًا الأنظمة السحابية بنظام الاشتراكات الشهري، حيث يتيح لك مزود الخدمة الاستخدام مقابل فترة الاشتراك، وينتهي تقديم الخدمة بالتوقف عن دفع الاشتراك.

كيف تعمل أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP؟

تعمل أنظمة إدارة موارد المؤسسة بهدف تكامل وتوحيد العمليات المتنوعة، وذلك من خلال الاعتماد على قاعدة بيانات مركزية موحدة ونظام مشترك لتبادل المعلومات، ويُمكن تبسيط خطوات عمل أنظمة erp من خلال الخطوات التالية:-

• تقوم هذه الأنظمة بإدخال البيانات بشكل مجمع إلى النظام الأساسي لتكوين قاعدة البيانات المركزية التي تضم كافة المعلومات، ومن ثم يتم تخزين وتنسيق هذه البيانات داخل النظام بشكل منظم ومنطقي.
• تعتمد آلية عمل نظم وبرامج تخطيط الموارد المؤسسية على وحدات وظيفية متنوعة تُغطي جميع جوانب العمل داخل المؤسسة، وذلك بهدف سهولة مشاركة المعلومات مع أقسام المبيعات والمشتريات والمخزون والمالية، وضمان تحديثها بشكل ألي وموثوقيتها، وإتاحة الوصول إليها في أسرع وقت لاتخاذ القرارات الصائبة.
• يُمكن من خلال أنظمة ERP إنشاء تقارير ورسوم بيانية تساعد على تقييم أداء المنشأة من خلال تحليل البيانات والإحصاءات الهامة الواردة في هذه المستندات الرقمية التوضيحية، وذلك بهدف تحديد الاتجاهات ونقاط القوة والضعف وتحقيق التحسين المستمر.
• تستند أنظمة ERP الحديثة على البنية التحتية السحابية، بمعنى أنه يتم توفير كافة الموارد التي تساعد على إدارة المؤسسة عبر الانترنت، من خلال استضافة النظام وقاعدة البيانات في شبكات الاتصال وإتاحة الوصول إليها عبر الإنترنت من أي مكان وعلى أي جهاز من خلال متصفح الويب، وهو ما يقضي على أعباء تثبيت برامج إضافية على أجهزة الموظفين، وكذلك يُمكن تحديد إمكانية الوصول للمستخدمين، وهو ما يضمن مزيد من الأمان والخصوصية البيانات.
• تتيح أنظمة ERP القائمة على السحابة مرونة وسهولة التوسع حسب احتياجات وتغييرات الأعمال.

كتاب دليل تخطيط الموارد المؤسسية PDF (حمله الأن مجانا)

ما هي المجالات التي يساعد فيها أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP؟

المجالات التي يساعد فيها أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP تعني بطريقة أخرى المهام التي تقوم بها برامج الـ ERP والمناحي التي تتم أتمتتها من قبل البرنامج ليسهل على نظام العمل سريانه. وتعد من أهم هذه المجالات:

• المبيعات:

تستعد معظم الدول العربية للتحول الرقمي، وتسعى لدمج المنظومة الضريبية ضمن هذا التحول، وهو ما يتطلب إصدار الفواتير إلكترونيًا، بعيدًا عن السجلات والدفاتر الورقية المعتادة، وتعد أبسط وأهم خصائص برنامج تخطيط الموارد المؤسسية ERP؛ إصدار الفواتير الإلكترونية، ويشمل المحور التالي الكثير من الخصائص المرتبطة؛ كالتقسيط؛ وتخصيص العروض، وتمكين العملاء من تحويل نقاط الولاء الناتجة عن المشتريات السابقة إلى خصومات على الفواتير.

• نقاط البيع:

محلات التجزئة كالسوبر ماركت والصيدليات تحتاج لبرنامج نقاط البيع أو الكاشير، والذي يسجل جلسات بيع للعاملين يتم فيها البيع وتسجيل النقود بصورة سريعة عن طريق الكشف بجهاز الباركود عن المنتج وتسجيله تلقائيًا على إيصال دفع العميل.

• إدارة الموارد البشرية:

هناك برامج مخصصة لإدارة الموارد البشرية؛ لشدة تشعب هذا المجال، حيث تستطيع تسجيل موظفيك وعقودهم وتحديد مسئولياتهم ومرتباتهم والسماح لهم بطلب الإجازات، كما يمكنك متابعة الحضور اليومي وتطبيق الجزاءات، وغيرها من اللوائح المتبعة في كل شركة.

• المتجر الإلكتروني e-commerce website:

شاع أمر التجارة الإلكترونية حتى أصبحت لغة التجارة الأولى، ونظرًا لكون مواقع التجارة الإلكترونية تُبنى على التفاعل بين المستهلك وموقعك، فلا يتوقف الأمر على التعاملات الداخلية لشركتك ولكن يرتبط بتقديم واجهة سهلة الاستخدام من قبل زبائنك، بشكل يتكامل مع برامجك الداخلية، فتجد متجرك الإلكتروني مرتبط بالمبيعات وبالمخزون والموردين، وهو ما يجعل تجارتك أربح وأسهل.

• أوامر الشغل:

أوامر الشغل تتعلق بالعمليات التصنيعية والإنتاجية، فهي أقرب ما يكون لتخطيط متطلبات الإنتاج (المشروع) MRP، وتعد الخصيصة التي بدأ على أساسها نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP، لذلك إن أردت فهم شرح ERP system، أفهم أوامر الشغل وأربط بين عملياتك التصنيعية ودورة البيزنس لديك وبين طرق وأدوات الإدارة الأمثل.

• المخزون:

لا بد أن كثيرًا ممن سألوا عما هو نظام الـ ERP System كان الجزء الخاص بإدارة المخزون دافعهم لهذا العالم، حيث يعاني قطاع الأعمال هول المشكلات نتيجة عجز المخزون ومشكلات الجرد أو تكدس المنتجات فوق الحد المريح للمستودعات الخاصة بك، وهي من النقطة التي يعالجها ويتابعها برنامج تخطيط الموارد المؤسسي ERP بصورة فائقة.

• المشتريات:

  إدارة المشتريات عالم وحده، عالم يفصل النجاح عن الفشل في دنيا الأعمال، فإنك إن اخترت المورد الصحيح والصفقة الصحيحة؛ استطعت اكتساب أفضل سعر وأحسن جودة وهي بمثابة الميزة التنافسية الأهم، ولكن إن لم تتميز بضاعتك عن المعروض، فأين لك التفوق عن غيرك من التجار؟ وتختلف دورة المشتريات نتيجة لاختلاف طبيعة عملك وحجمه، لذلك ستلجأ دائمًا للتخصيص، للوصول لدورة المشتريات التي تناسبك.

• المحاسبة:

يظن البعض أن شرح برنامج ERP system عبارة عن مجموعة من المفاهيم المحاسبية تخص إنشاء القيود وشجرة المحاسبة وسندات القبض والصرف بصورة إلكترونية! ورغم أنه نعم، ولكن ليس هذا كل ما في الأمر. فنظام الـ ERP عبارة عن توثيق لكامل الدورة المحاسبية بصورة أبسط كثيرًا من الدفاتر الورقية المزدحمة، حيث لا يعثر على الكثير من أصحاب العمل من غير المحاسبين عند فهم التقارير الناشئة عن نظام الـ ERP، لذلك اتخاذ القرار بالتحول الرقمي لبرنامج ERP دائمًا ما سيكون في صالح الجانب المالي والمحاسبي.

متى تعرف أن شركتك تحتاج نظام تخطيط الموارد المؤسسي ERP؟

خطوة شراء نظام الـ ERP قد تكون مكلفة، وقد لا تكون الحل الأنسب لوضعك الحالي، وربما تحتاجها بصورة جزئية، فما المؤشرات التي تدلك على احتياج شركتك لنظام الـ ERP؟

• في حال امتلاكك عدة أدوات وبرامج، وعدم وجود تناغم وترابط بين كافة الأقسام.
   
• إن كانت البيانات الواحدة لها عدة نسخ على عدة برامج مما يزيد من فرص عدم التطابق وأخطاء البيانات.
   
• أو لو أن بياناتك المختلفة لا يوجد لها سحابة مركزية أو قاعدة بيانات مشتركة Master Data تجمعهم معًا.
   
• بطء الأدوات المستخدمة حاليًا، واستغراق الكثير من الوقت في إجراء عمليات يومية بسيطة.
   
• توسع الشركة، ورغبتك في التقدم خطوة نحو الأمام اقتصاديًا وتكنولوجيًا.
   
• إن كنت من ضمن المكلفين باستخدام الفواتير الإلكترونية أو في طريقك للتحول لها.
   
• لديك موظفين موهوبين تريد الارتقاء بمستواهم المهاري، ولديهم الاستعداد للتعلم والقدرة على التعامل مع تكنولوجيات عالية.
   
• عند شكوى العملاء من مستوى الخدمة وسرعة التواصل وأملهم في خدمة أفضل.
   
• إذا رغبت أن تستثمر في مشروع طويل الأثر معدل استثماره مجزي، سيكون نظام الـ ERP بمثابة استثمار داخلي.
   
• لو وددت التكامل مع واجهات مستخدم أخرى، والبرامج التي لديك لا تدعم التكامل.
   
• المعلومات غير واضحة ويحتاج إعداد التقارير جهد شاق، يعطل سير العمل.

كيف تختار نظام الـ ERP المناسب لاحتياجاتك؟

بعد أن تخطينا سؤال ما هو ERP System؟ وأصبحنا على دراية بأهميته ومميزاته وعيوبه وإن كنا سنحتاجه أم لا؟ كيف تختار برنامج ERP المناسب لشركتك لتضمن نجاحه؟

• يجب عليك أولًا أن تعرف بصورة جيدة ما هو ERP System؟ كما عليك تحديد متطلبات الشركة من برنامج ERP وما المهام التي تتوقع أن ينجزها لك النظام.
• حدد ميزانيتك، وقم بدراسة أسعار البرامج المختلفة، واربط بين نسبة المميزات المتحققة في كل برنامج وسعره، إلى أن تصل لأفضل سعر متوازن من حيث مناسبة المبلغ المدفوع للخصائص التي تحتاجها فعلًا.
   
• لا تختار البرنامج الأعلى سعرًا أو الأكثر شهرة ظنًا منك أنه الأفضل، فالأفضلية في أنظمة الـ ERP ترتبط بتحقيق النظام لاحتياجاتك لا بكثرة المميزات التي لن تنفعك.
   
• اسأل عن كفاءة البرنامج مع من جربوه وخصص اسئلتك لمعرفة جودة الخدمة التي تحتاج إليها منه. فلو كنت تملك محلات تجزئة ويهمك برنامج نقاط البيع، تقصى عن مميزات هذا البرنامج بالتحديد، لتتوصل في النهاية ما الذي يميز كل برنامج من البرامج المطروحة في
  السوق، حيث تتفاوت جودة كل ميزة من نظام لآخر.
   
• من المهم معرفة مستوى خدمة العملاء والدعم الفني، ومواعيدهم، ومدى توافرهم وقدرتهم على حل المشكلات، وكذلك هل هذه الخدمات مجانية أم هناك مقابل مادي لخدمات الدعم الفني؟
   
• ما العائد من الاستثمار ROI على قيمة المبلغ المدفوع لبرنامج ERP الذي اخترته؟ ويجب أن يشمل حسابك الجانب المالي والتقني، فقد يكون العائد على الاستثمار غير مباشر ولكن مؤثر أكثر من القيمة المباشرة سهلة الاحتساب، ويختلف العائد على الاستثمار من نظام للآخر بحسب مميزاته.
   
• أعرف أكثر عن طريقة تفعيل النظام ونوعه، ومدى استجابة الموقع وتطبيق الهاتف المحمول الخاص بهم.
   
• بعض المجموعات وعلى مواقع التواصل الاجتماعي والمجتمعات المهتمة بأنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP يمكن أن تفيدك، ويمكن أن تصل لعدد كبير من التجارب الحقيقية لمستخدمي النظام السابقين.

ختامًا

يُمكن القول إن أنظمة إدارة الموارد المؤسسية ERP System أداة قوية وضرورية توفر باقة ضخمة من المزايا التي تُساعد على تنظيم وتكامل العمليات التشغيلية والإدارية وتُعزز من كفاءتها وفاعليتها في قطاعات الأعمال المتنوعة، حيث تساعد هذه الأنظمة على تحليل واستخلاص البيانات والإحصاءات الهامة التي تُعزز الشفافية والمسؤولية والتعاون المشترك بين الأقسام، وهو ما يؤدي بالطبع إلى اتخاذ قرارات أفضل وأسرع تساهم في تحقيق النجاح المُستدام وبناء سمعة جيدة للمنشأة مما يُدعم العلاقات مع العملاء والشركاء. 

ومع التطور الرقمي سريع الوتيرة وانتشار التكنولوجيا والابتكارات المُستحدثة، أصبحت أنظمة الـ ERP وجه من أوجه الاستثمار الذكي للمؤسسات التي تتطلع إلى النمو والتوسع وتحقيق الريادة في بيئة الأعمال التنافسية، لهذا ابدأ الآن في اختيار نظام تخطيط الموارد المؤسسية المناسب لأنشطة أعمالك للوصول لأهدافك المنشودة، ويساعدك في ذلك الدليل الشامل الذي قدمناه لك عن مفهوم أهمية وأنواع ERP System وكيفية عملها.