مميزات وعيوب نظام تخطيط الموارد المؤسسية ERP System

زيادة تبني التكنولوجيا والتحول الرقمي في ساحة الأعمال بالقطاعات المتنوعة أدى إلى انتشار العديد من المصطلحات والاختصارات التقنية وأبرزها (ERP) ويُشير هذا الاختصار إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات، لكن السؤال الأهم هنا كيف يُمكن لهذه الأنظمة أن تُعزز كفاءة أعمالك وتُحسن إدارة الموارد في منشأتك؟

في عصر التحول الرقمي ومع سعي الجهات الحكومية للفوترة الإلكترونية، لم يعد هناك مفر من اختيار نظام ERP، على الأقل لإصدار الفواتير، وإن أردت أن تقارن بين أنظمة erp المختلفة لتختار الأنسب لك، فالطريقة الأمثل أن تكتب عيوب ومميزات كل نظام، وتكتب احتياجاتك، لتطابق الاحتياجات بنظام ERP الذي يلبيها لك، لهذا يوفر لك مقالنا رؤية شاملة وتحليل متوازن لفوائد أنظمة ERP وأيضًا أبرز التحديات والعيوب التي تواجهها هذه الأنظمة.

مُلخص النقاط الرئيسية 

• تتمثل مميزات أنظمة إدارة موارد المؤسسة erp في تحقيق التكامل بين أقسام الشركة المختلفة، والمساهمة في زيادة الإنتاجية، وسرعة إنجاز الأعمال، والتكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية، وتقليل التكاليف المبذولة والأخطاء الناتجة عن إنجاز المهام يدويًا، والمرونة والتخصيص حسب احتياجات العمل، وإمكانية الحصول على تقارير دقيقة يُمكن من خلالها اتخاذ القرارات الاستراتيجية لصالح نجاح المنشأة.
• أبرز العيوب والتحديات التي يُمكن أن يواجهها أصحاب الأعمال عند التعامل مع نظم ERP ارتفاع تكلفة شراء بعض برامج إدارة الموارد المؤسسية، وتعقيد النظام وصعوبة التعامل معه أحيانًا، وحدوث الأعطال الفنية المفاجأة مثل التعطل عن العمل وهو ما يؤثر على إنجاز خدمات العملاء وبالتالي ترك انطباعات سيئة لديهم.

 مميزات نظام ERP 

هناك مميزات أساسية لنظام ERP تتوافر في كل البرامج تقريبًا وهي الأساسيات التي لا يمكن الاستغناء عنها كإصدار الفواتير ومعرفة ربحية النشاط التجاري، ولكن كذلك بعض المميزات لن تجدها في كل البرامج ويجب عليك التأكد قبل شراء برنامج erp، وهناك مميزات أخرى تحتاجها أنت بالذات تخص نظام عملك، وهي مما يستدعي التخصيص في حالة قابلية برنامج erp الذي اشتريته لهذا. 

ومن أبرز مميزات نظام ERP:

1- التكامل بين أقسام الشركة المختلفة:

ما قبل نظام ERP اعتادت الشركات على حلول تكنولوجية متفرقة، فتجد عدد لا نهائي من الملفات لحفظ بيانات العملاء وغيرها للموردين وغيرها للشركاء، وعدد لا نهائي من الدفاتر المحاسبية والتقارير، ونظم خاصة لإدارة العملاء CRM، وبالطبع أدوات متنوعة لإدارة الموارد البشرية للشركة. وفوق الضغط الناتج عن التعامل مع كم هائل من البيانات، وصعوبة تبادلها بين الأقسام، وزيادة التكاليف الناتجة عن توفير نظم وأدوات كل قسم على حدى، لم تكن العمليات على قدر كافي من الكفاءة والسهولة، ولم تكن حتى واجهة المستخدم مشتركة وبسيطة كما في برنامج erp حاليًا، حيث يستطيع كل الموظفين والمسئولين الدخول لنظام واحد في وقت واحد، ويستطيعون الإطلاع على ما يحتاجون من بيانات دون الحاجة للوقت والجهد المبذولين في عملية التبادل والتواصل للحصول عليها. من هنا كان على عاتق نظام ERP توفير التكامل؛ تكامل البيانات وهو ما يوفر التالي:

• مركزية ووحدة البيانات، وغالبًا ما تكون متصلة بالسحابة الإلكترونية.
   
• تقليل الأخطاء الناتجة عن إدخال البيانات بصورة يدوية أو بصورة غير منظمة في شكل ملفات لا ترابط بينها.
   
• تحديث البيانات بصورة سريعة متوافقة مع رتم التغير في هذه البيانات، وإيصال التحديثات لحظيًا لكافة المعنيين.
   
• التحقق من دقة وجودة البيانات المتاحة، وتقليل احتمالية الشك في صحتها.
   
• السرعة في اتخاذ القرارات، نتيجة لإتاحة البيانات، وعدم تعطيل بدء المشروعات نتيجة لنقص أو تأخر الوصول للبيانات.
   
• تحسين التواصل بين الأقسام المختلفة، وتقليل المشكلات الناتجة عن عجز أو قصور التواصل.
   
• إدارة كامل الشركة من خلال نظام ERP واحد.
• التزامن بين عمليات قطاعات الشركة كلها، دون الحاجة لمعرفة وتشارك البيانات بطريقة تسلسلية.

اقرأ ايضا:

ما هي برامج المحاسبة واهميتها والأفضل بينها والمزايا والعيوب

أفضل 5 برامج محاسبة - مقارنة لمعرفة الأفضل

2- سرعة إنجاز أعمالك:

قد يكون كل ما يميزك عن منافسيك سرعتك في إيصال الخدمات للعملاء مع الحفاظ على الجودة، ولكن ليس هذا كل ما يتعلق بالسرعة! برنامج erp يتدخل في كامل سير العملية الإنتاجية والتشغيلية للشركة، وبالتالي سرعة العمليات المتعلقة بالتصنيع وسرعة العمليات المتعلقة بإدارة سلاسل الإمداد والنقل وسرعة العمليات المتعلقة بالتوظيف إلى آخره من مهام الشركة، ومن فوائد نظام ERP المؤدية لزيادة سرعة عمليات شركتك:

• أتمتة المهام الروتينية والمكررة.
   
• بعض العمليات تتم بصورة آلية، عند وقوع خطوة مسبقة مسببة لها.
   
• سرعة رفع جميع أنواع البيانات، وسرعة التعامل معها، وإجراء المعاملات المختلفة.
   
• إتاحة التحديثات للعملاء، والمعلومات المتعلقة بعروضك ومنتجاتك، وتفاعلك مع الأحداث الجارية، وكل الأخبار الهامة، لحظيًا، وهو ما يزيد من المصداقية ومن ارتباط عملائك بك.
   
• توفر التقارير المتعلقة بالمراحل الإنتاجية وعمليات التصنيع بشكل فوري، يزيد سرعة ودقة اتخاذ القرارات الخاصة بمتابعة العمليات الإنتاجية.
   
• الإشباع المعلوماتي المتعلق بأمورك المحاسبية، وسرعة إصدار تقارير تفصيلية وجزئية تفسر لك كل ما له علاقة بمالياتك، ييسر الكثير فيما يتعلق بسرعة اتخاذ القرارات المالية السريعة، ويحمل عنك عبء التعرض للكوارث الناتجة عن عجز المعلومات المالية والتقارير.
   
• بساطة برنامج erp، مما ييسر الحصول على شرح برنامج erp system من خلال الدعم الفني للبرنامج أو من خلال الفيديوهات التعليمية على الإنترنت، وهو ما يجعل كل العمليات تتم بسرعة وسلاسة.
   
• تمكّن كل الأقسام من الإطلاع على مجريات العمل بصورة لحظية، مما يلغي تعطل العمل نتيجة لتبادل البيانات أو عدم إتاحتها للجميع.

3- زيادة الإنتاجية:

لا ترتبط زيادة الإنتاجية بزيادة الموارد وفقط، ولكن حسن الإدارة للموارد لمتاحة قد يكون هو الشيء الكثير، وباعتبار نظام تخطيط الموارد المؤسسيERP يعمل بشكل أساسي على زيادة كفاءة عملية الإدارة بصورة أكثر تكاملًا وسرعة، فتجد أثره على زيادة الإنتاجية أثر لا يُغفل، إليك بعض الأسباب الموضحة  ذلك:

• الاتصال بين الأقسام المختلفة، يزيد من كفاءة أداء الموظفين لما هو مطلوب منهم، ويجعل المنتج النهائي للمشاريع التي تحتاج أكثر من قسم للعمل عليها أنضج وخطواتها أوضح أثناء العمل.
   
• الأتمتة وعدم الاعتماد على التدخل البشري في العديد من العمليات يلعب دور كبير في زيادة الإنتاجية في أنظمة ERP.
   
• التكامل وعدم إهدار الوقت لإتمام العمليات البينية من أكبر العوامل المؤدية لزيادة الإنتاجية.
   
• العمل على سير سلاسل التوريد والإمداد بصورة أفضل والتحكم في طريقة نقل وتخزين المنتجات.
   
• سرعة إيصال الأخطاء للمسئولين عن حلها، مما يقلل الخسائر الناتجة عن فترة الخطأ.
   
• لا يوجد حدود للعدد الكلي للمستخدمين مهما ارتفع عدد موظفيك، ولا قيود على المهام المخصصة لها.
   
• مراقبة المنتجات في المخزون وإعادة ملئها باستمرار قبل النفاد.

4- لاتقليل التكاليف:

مازال الكثير يحتسب نجاح المؤسسة على ضوء الموقف المالي، وتعتبر الغاية الأساسية تقليل التكاليف مقابل تعظيم الأرباح، ورغم قصور هذه النظرة، إلا أن احتكارها كمعيار للنجاح عند البعض يوضح ضرورة ضبط الجوانب المالية لنجاح أي شركة، وفي معرض كلامنا عن مميزات نظام تخطيط الموارد المؤسسي ERP لا يسعنا إلا أن نوضح أثر برنامج erp على تقليل التكاليف:

• اختصار الخطوات والعمليات التي لا تؤدي إلا لتعقيد السير الأوضح للمهام، وبالتالي تقليل الأموال المنفقة على مهام زائدة.
   
• الاستغناء عن شراء عدد كبير من الأنظمة والاكتفاء بنظام مجمع وحيد.
   
• ضبط الأمور المتعلقة بالضرائب بشكل أكثر كفاءة مما يعود على تقليل المصاريف المهدرة بالخطأ.
   
• إدارة الجوانب المالية والمحاسبية وإعادة هيكلة المصروفات والإيرادات بنظرة أكثر حكمة.
   
•  احتساب العائد على الاستثمار بناءً على تكلفة شراء نظام ERP وبالتالي التأكد من تحقيق هذا العائد لربحية الشركة.

5- تخزين البيانات الموحد وأمان المعلومات:

مع ظهور الحلول السحابية، تيسرت سبل عديدة للأعمال؛ للاحتفاظ بالبيانات، ومشاركتها، وللتواصل. تتفاوت هذه الحلول فيما تقدمه بالتحديد، وتتفاوت في الكفاءة والطريقة التي تعمل بها، إلى أن جاء برنامج erp الذي وفر حلًا سحابيًا شاملًا موحدًا، هذا بالطبع ينطبق أكثر على نظام ERP المرتبط بالسحابة، وستجد تفصيلًا لهذه النقطة في شرح أنواع أنظمة برنامج erp system:

• تقبع خلف فكرة تخزين البيانات الموحدة، أن تكون هناك قاعدة بيانات مشتركة ترتكز عليها العملية التخزينية وتعرف ب Master Data.
   
• تحديد صلاحيات كل موظف، ووصول كل منهم للمعلومات التي تخص عمله فقط.
   
• تجميع البيانات في مكان وتوفير تقنيات عالية من الحماية.
   
• موثوقية وشرعية البيانات المخزنة والمتبادلة على النظام، وإمكانية معاملتها بمثابة وثائق رسمية.
   
• سهولة توقيع الفواتير والشيكات وكافة الوثائق إلكترونيًا.

6- إصدار تقارير أكثر دقة:

تعتبر التقارير الطريقة التي تعبر بها أي شركة عن إنجازاتها بصور عملية، والكثير من القوائم المالية تعد وثيقة جماهيرية عامة، من حق من هم بداخل وخارج الشركة الإطلاع عليها، ويعمل نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP على إخراج تقاريرك بأسهل وأفضل صورة ممكنة، عن طريق الخصائص الآتي:

• التوصل للأخطاء ومعالجتها بشكل تلقائي، وهو ما يزيد من جودة وموثوقية التقارير المقدمة.
   
• القدرة على التنبؤ بالمعلومات المستقبلية قبل صدورها، وصوغها في تقارير تساعد على اتخاذ القرارات.
   
• إصدار التقارير بشكل فوري لحظة حدوث المعاملة.
   
• أساليب جمع وتحليل المعلومات على درجة عالية من التطور التقني.

7- المرونة:

تختلف هيكلة كل شركة وتختلف طريقة سير العمل بها، مما يجعل الاحتياجات متنوعة، فهل يستطيع برنامج erp أن يلبي احتياجات كل هذه الشركات؟ 

الإجابة: نعم 

لأنه كلما كان نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP أكثر احترافية، كلما كان أكثر مرونة، واستطعت أن تهيأه ليخدم الغرض الذي تريده أنت بالتحديد، وهذه النقط المختصرة تؤكد مركزية سياسة المرونة التي تبنى عليها أنظمة ERP:
 

• مهما كانت احتياجات شركتك، يمكن إعادة تهيئة نظام ERP ليفي بها.
   
• إمكانية توفير البيانات في أي وقت مما يدعم إجراءات كثيرة داخل الشركة، مهما اختلفت أنظمتها.
   
• مرونة متابعة فروع الشركة المختلفة من أي مكان وفي الوقت ذاته!
   
• أقرب للتوافق مع قواعد آجايل Agile لإدارة المشروعات.

8- التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية 

أبرز مميزات أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية ERP هي التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية المُعتمدة في الأساس على استخدام المستندات الرقمية لإثبات كافة المعاملات المُتعلقة ببيع السلع والخدمات وإصدار وإرسال جميع الفواتير بشكل رقمي، وبالتالي القضاء على الوضع التقليدي للفواتير والمستندات الورقية التي تؤدي إلى مزيد من الأخطاء وضياع البيانات، وهنا تأتي أهمية تكامل برامج ERP مع منظومة الفاتورة الإلكترونية ومصلحة الضرائب، وبالتالي يُمكن لأصحاب الأعمال من خلال واجهة الاستخدام متابعة ومراجعة جميع الفواتير بشكل لحظي، وتوفير العبء الإداري والجهد المبذول لإنجاز العديد من الخطوات المتعلقة بإدخال البيانات وإرسالها لمصلحة الضرائب.

9- خاصية التعرف على التوقيع الإلكتروني 

إعتماد نظام الفوترة الإلكتروني على التوقيع الإلكتروني المُسبق قبل إعتماد الفاتورة الصادرة، وهنا تأتي ميزة أنظمة الـ ERP في القدرة على قراءة هذا التوقيع والتعرف على الرمز التعريفي للفواتير مما يُضمن دقتها وصحتها.

10- خاصية تشفير البيانات 

تتميز معظم برامج وأنظمة إدارة موارد المؤسسة بخاصية تشفير عملية نقل البيانات الى النظام، وهو ما يضمن أعلى مستويات من الأمان والحماية لبيانات العملاء، ويصب ذلك في مصلحة الثقة والمصداقية والسمعة الطبية للمنشأة.

اقرأ ايضا: أفضل 4 برامج لتطبيق للفاتورة الالكترونية  - حلول برمجية لنظام الفاتورة الإلكترونية

عيوب نظام ERP:

أنظمة ERP لها العديد من العيوب، وقد تكون أحد هذه العيوب من غير المحتمل لك تحمله، لذلك إن أردت البدء وكنت على وشك الانطلاق، تأكد من دراسة العيوب جيدًا، ومن قدرتك على تحمل العواقب، ومن أهم هذه العيوب:

1- ارتفاع التكلفة

مع ارتفاع التكلفة نسبيًا لأنظمة ERP، سواء تلك المنفقة لشراء النظام والاشتراكات الشهرية، أو تكلفة التهيئة والإطلاق، تصل نسبة فشل أنظمة ERP إلى 70%، مما يجعل نقطة إيجاد الأسعار المناسبة والتأكد من نجاح النظام، نقطة حرجة لا يمكن التغاضي عنها.

2- تغيير طريقة إدارة الشركة

مع إدخال نظام ERP ستحتاج إلى ضبط طريقة سير المنظمة بطريقة تتوافق مع النظام، مما يؤدي لتغييرات كبيرة على مستوى الشركة تصل أحيانًا إلى إعادة هيكلة طريقة الإدارة وطبيعة التواصل بين الأقسام المختلفة.

3- تعود الشركة على النظام يحتاج وقت

 عملية تثبيت النظام بطيئة وقد تستغرق سنوات في بعض الشركات معقدة الهيكل والمتطلبات، هذا بالإضافة لارتفاع تكلفة متخصصي نظام ERP المسئولين عن تثبيته، وهو ما يجعل الفترة المستغرقة لتجانس عمليات الشركة والنظام فترة طويلة.

4- تعقيد النظام وصعوبة التعامل معه

رغم التدريب السابق الذي يتلقاه الموظفين قبل تطبيق برنامج erp إلا أن الشركة ستظل في احتياج إلى كفاءات مهنية تكنولوجية عالية توافي متطلبات نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP وتستطيع التعمق فيه وتحسن التعامل معه.

5- العائد على استثمار في نظام ERP بعيد المدى

لا تظهر نتيجة العمل على إنشاء النظام بشكل فوري، ويحتاج وقت للتهيئة وإحلاله بديلًا عن النظم القديمة، وبالتالي لن يكون مردود الأموال التي أنفقتها عليه ظاهرًا إلا بعد مدة.

6- يمكن أن يتسبب في مشكلات عدم رضا العملاء

تجاوب العملاء مع الموظفين على نفس النظام يزيد من عملية التعقيد ويرفع من أهمية دقة النظام، حيث أن نظام ERP خرج عن كونه نظامًا داخليًا فقط، وفي الأحيان التي يتأثر فيها نظام ERP قد تنعكس المشكلة على العملاء بالتبعية.

7- صعوبة نقل البيانات من النظم السابقة

الاحتياج إلى نقل كم مهول من البيانات القديمة إلى النظام قبل أو عند البدء في تفعيله تسبب أزمة، من ناحية الوقت، والجهد، وإعادة الترتيب والصياغة لتناسب برنامج erp الحالي، وهو ما يدعونا إلى ضرورة الاستقرار في نظام واحد لفترة طويلة.

مميزات برنامج دفترة ERP

• توفر لوحة نظام دفترة تطبيقات شاملة لضمان نجاح إدارة أعمالك بشكل مُتكامل وتشمل هذه التطبيقات خدمات المبيعات، والمحاسبة العامة، وإدارة المخزون، وشئون الموظفين، وإدارة العمليات، وعلاقات العملاء.

• يُغطي نظام دفترة erp لإدارة موارد المؤسسة أكثر من 50 مجال عمل مختلف البيع بالتجزئة، والحرف والخدمات المهنية، وخدمات الأعمال، والرعاية الطبية، والخدمات اللوجستية، والنقل والضيافة، والأنشطة الرياضية، والتعليم، والعقارات، والسيارات، وبالتالي إمكانية عدم ملائمة النظام لأنشطة أعمالك قد تكون شبه مستحيلة.
• يوفر نظام دفترة erp دعم فني مجاني على مدار الساعة يُقدم حلول سريعة وذكية للرد على جميع تساؤلات العملاء والمساعدة في حل أي مشكلة طارئة.
• تتناسب تكلفة شراء البرنامج مع الإمكانيات المادية للشركات الصغيرة والمتوسطة مقابل خدماته المتعددة في تسهيل الكثير من الأعمال المحاسبية الروتينية والعمليات المالية المُعقدة.
• يتميز برنامج دفتر المحاسبي بقدرة فائقة على التخصيص بما يواكب متطلبات العمل، كما أن يدعم اللغة العربية، ويتمتع بواجهة استخدام سلسة وسهلة الاستخدام لأي شخص سواء مبتدئ أو لديه خبرة مُسبقة في مجال إدارة الأعمال.

 استنتاج

ختامًا يُمكن القول إن أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) إذا تم تنفيذها واستخدامها بشكل صحيح فإنها ستكون بمثابة أداة فعالة يُمكنك من خلالها تحويل الطريقة التي تُدير بها أعمالك بما يُساهم في تعزيز كفاءة الأداء وتحقيق أرباح وعوائد مرتفعة ونجاح مُستدام للمنشأة في سوق الأعمال التنافسي، وبعد العرض المُستفاض لإيجابيات أنظمة تخطيط موارد المؤسسة يتبلور أبرز هذه المميزات حول إتاحة هذه الأنظمة تقارير متكاملة عن كافة العمليات والأنشطة التشغيلية والإدارية مما يساهم في اتخاذ قرارات أكثر دقة وكفاءة.

 ولكن رغم هذا عليك الإنتباه جيدًا للتحديات التي تواجه نظم erp وإدراك العيوب التي قد تواجهك أثناء التعامل معها وأبرزها تكلفة الشراء العالية وضمان التكامل السلس مع الأنظمة الأخرى، في النهاية إذا تم اتخاذ القرار المناسب لتبني أفضل نظام (ERP) يُلائم أهدافك واحتياجاتك وإمكانياتك المادية، فاضمن أنك ستحصل على نتائج إيجابية لصالح نجاح وازدهار المؤسسة.