تم النشر في 3 يوليو 2022

ما هي برامج المحاسبة واهميتها والأفضل بينها والمزايا والعيوب

ما هي برامج المحاسبة

برنامج المحاسبة من دفترة لحسابات أدق وأسهل

برنامج دفترة للمحاسبة يمكنك من إدارة عمليات المحاسبة بكل سهولة ودقة

​​إشترك الأن مجانا

عند احتياج الشركة لطريقة أكثر تطورًا لتقييد عملياتها المحاسبية، وتحليل ناتج هذه العمليات تعد برامج المحاسبة هي افضل حل لذلك تكثر أسئلة مثل: 

والأهم بعد طرح الأسئلة، الوصول لإجابات شافية، تدعم عملية اتخاذ القرار، وتوجه الشركة إلى أفضل برنامج محاسبة يلبي احتياجاتها، دون إهدار لموارد مالية أو مجهود ناتجين عن اتخاذ قرار خاطئ، وهو ما نسعى إليه من خلال هذا المقال، مساعدتك على اتخاذ قرار شراء برنامج المحاسبة الذي لن تندم عليه. 

 

 تعريف برامج المحاسبة 

برامج المحاسبة Accounting Software system  تعد تحويل تكنولوجي للدفاتر المحاسبية الاعتيادية والمهام اليومية للمحاسب في صورة رقمية، تعطي نفس النتائج وتدير نفس العمليات ولكن في شكل أكثر مواكبة للعصر الحالي وأدواته التقنية. 

 

 مهام برامج المحاسبة:     

لو اختصرنا كل التعقيدات التي تيسرها برامج المحاسبة، لأجملناها في أنها محاسب آلي، يقوم بكل ما يقوم به المحاسب البشري بجزء من الأتمتة مع المساعدة في إدخال البيانات وبعض الضبط فقط، ومع الوقت تزداد مساحة الأتمتة، حتى أنه من المرجح أن يأتي وقت يقوم فيه برنامج المحاسبة بإجراء كل المطلوب وحده بالاعتماد على تقنيات كالذكاء الاصطناعي ليتلاشى الدور التقليدي لوظيفة المحاسب، وإن أردنا التفصيل، دعنا نتعرف على أهم ما تقوم بها برامج المحاسبة:

 

  • إدخال القيود بصورة يدوية أو تسجيلها آليًا على النظام.
     
  • الاحتفاظ بسجلات مرتبة كبديل رقمي لدفتر اليومية ودفتر الأستاذ.
     
  • إصدار فواتير المبيعات والمشتريات.
     
  • القيام بالعمليات المحاسبية الأساسية والثانوية.
     
  • إنشاء التقارير المالية والقوائم مثل: 
  • متابعة وتدقيق جوانب المحاسبة الضريبية.
     
  • إعداد شجرة الحسابات والتعديل عليها.
     
  • التمكن من بعض الخصائص الميسرة للعمليات المحاسبية مثل:
    •  تقسيط الفواتير.
    • إنشاء فواتير مرتجعة.
    • التحكم في تصميم وهيئة الفاتورة.
    • توقيع الفواتير إلكترونيًا.
    • تكويد المنتجات.
    • تضمين الفاتورة للباركود.
    • مراقبة وتعديل القيود (أو إنشاء القيود العكسية).

 

اقرأ ايضا:

أفضل 5 برامج محاسبة في السعودية - مقارنة لمعرفة الأفضل

 

 أهمية برامج المحاسبة

استخدام برامج المحاسبة يصل إلى الفرض في بعض الأوقات، مما لا يجعل هناك مناص من استخدامه، لإصدار الفواتير الإلكترونية مثلًا أو لاستيفاء أي شروط تتعلق بالضرائب والجوانب المحاسبية في بلدك، ولكن في أحيان أخرى تكون برامج المحاسبة اختيار وقبل الشراء يتساءل أصحاب الشركة ما أهمية برامج المحاسبة؟ وهل النتيجة تستحق المجهود والتكلفة؟ وهو ما سنستعرضه سويًا:

 

  • توفير الوقت والجهد عن طريق الأتمتة

          وذلك عن طريق إلقاء المهام الروتينية شديدة التكرار على الآلة وانتقاء المهام الأكثر حاجة للتركيز والإبداع للمحاسب، وهو ما يزيد الإنتاجية ويختصر الوقت، ويقلل عبء زيادة عدد الموظفين بلا حاجة.

 

  • رأس مال مستدام للشركة 

البرامج المحاسبية لا تعد مصروف أو هالك، ولكن استثمار ورأس مال، ومع الوقت يكون العائد على الاستثمار في شراء برنامج محاسبي مجزي، ويزيد عن التكاليف بتوفير أرباح، وتكون الأرباح في صورة مباشرة أو غير مباشرة كتقليل الوقت وزيادة الإنتاجية مثلًا.

 

  • رفع كفاءة العاملين

 التدريب على البرامج المحاسبية يضع موظفيك في مستوى مهني أكثر سعة، وهو ما يفتح أبواب للإبداع وحسن الإدارة واستغلال أمثل للموارد المتاحة، فالبرنامج المحاسبي يعينك على تحليل بياناتك بخير طريقة للوصول إلى تقارير ومعلومات تفيد عمليتك الإنتاجية والتسويقية بصورة مذهلة، بالاعتماد على العامل البشري ذاته.

 

  • سهولة مراجعة الأخطاء

             وجود كل الملفات في مكان واحد والوصول السريع لها يسمح لك ليس فقط بمراجعة الأخطاء ولكن تلافيها من البداية أو تصحيحها إن حدثت، دون المجهود الكبير المطلوب لمراجعة الملفات الورقية.

 

  • عدم فقدان البيانات القديمة 

نتيجة لتراكم الدفاتر، ونقل نظام العمل من طريقة إلى أخرى أو حتى من برنامج إلى آخر؛ تُفقد كمية هائلة من البيانات شديدة الأهمية، وتفقد القدرة على الرجوع إلى بيانات السنوات السابقة لتحليلها والخروج بموازانات وتقارير تفصيلية بصيرة، وهو ما يوفره نظام  ERP السحابي الذي يضمن لك نسخ احتياطية تحفظ عليك عملك.

 

  • خلق ترابط بين كل العمليات المحاسبية

 بحيث يؤثر القيد الذي تسجله في شجرة حساباتك تلقائيًا، وتنتقل فواتير المشتريات إلى المصروفات، وهكذا من التناغم الجميل الذي يجعل حساباتك أكثر قيمة وسلاسة.

 

  • جعل مهمة الرقابة المحاسبية أبسط

المراقبة على المحاسبين تعد وظيفة مستقلة يقوم بها المحاسبين ذوي الخبرة تحت مسمى المراجعة، وتسهيلها يضمن أن تتم بدقة وباستمرار للتأكد أن العمليات المحاسبية صحيحة، ولا تلاعب فيها.

 

  • سلاسة إعداد القوائم المالية

القوائم المالية تعد غاية المحاسبة المالية، وتلخيص علني لمجمل نشاط المؤسسة، لتقييم وضعها المالي، وسبقًا لها تكون التقارير اليومية والختامية هما أدوات التحليل، ومع البرامج المحاسبية يمكنك إصدار القوائم والتقارير فورًا دون أي عناء أو جهد.

 

  • الربط مع نقاط البيع

قد تكون أنظمة نقاط البيع منفصلة وتتكامل مع برامج المحاسبة أو أن تكون جزء من النظام، وتفيد نقاط البيع أو الكاشير في تجارة التجزئة السوبرماركت، وترتبط نقاط البيع POS بجهاز قارئ الباركود وتصدر إيصالات الدفع بصورة لحظية.

 

  • التجارة الإلكترونية

ربط برامج المحاسبة مع مواقع التجارة الإلكترونية أمر شائع الطلب، ويوفر الكثير من العناء على التجار، بل وييسر لهم إجراء حساباتهم بنفسهم على البرنامج دون ضرورة اللجوء لمحاسب.

 

  • تخصيص النظام المحاسبي طبقًا لمجال العمل

 والمتعارف عليه فيه، كإصدار مستخلصات المقاولات أو تضمين الأكواد الدوائية للفواتير، أو المحاسبة على المنتج النهائي مع الاعتبار للتكاليف والمواد الخام الداخلة في دورة التصنيع.

 

ما أنواع برامج المحاسبة؟ وما أفضلهم؟

  • برامج سطح مكتب Desktop 
     
  • أو برامج تعتمد على السحابة وتحتاج الانترنت Cloud Based

 

 ومع تزايد مشكلات التخزين وارتفاع تكلفة برامج سطح المكتب، وعدم قدرتها على الاتصال بأي جهاز في أي مكان خارج الأجهزة التي تم تثبيت النظام عليها، تزايد الإقبال على برامج المحاسبة السحابية.

 

 وتتميز هذه البرامج بفكرة الاشتراك الشهري الذي يعد في متناول الشركات الصغيرة والمتوسطة كما الشركات الكبيرة، وسهلة التحديث، سريعة التوافق مع المتطلبات الخارجية كالربط مع الجهات الحكومية أو التكامل مع غيرها من البرامج من خلال واجهة المستخدم API ونظرًا لهذه المميزات ستكون برامج المحاسبة السحابية محور حديثنا خلال هذا المقال.

 

اقرأ ايضا:

مميزات وعيوب نظام تخطيط الموارد المؤسسية ERP System

أفضل 4 برامج للفاتورة الإلكترونية في السعودية ومصر

 

 أسعار برامج المحاسبة 

قبل المقارنة بين البرامج المحاسبية المختلفة، حدد ميزانيتك التقريبية، وبناءً عليه أفرد البرامج الواقعة في النطاق السعري المراد، وقم بحصر مميزات كل برنامج محاسبي منهم وفي المقابل احتياجاتك أنت، وبالمقارنة اختر البرنامج الملبي لاحتياجاتك الحالية والمستقبلية ضمن الأسعار التي ترضاها، فليس الأقل سعرًا هو الاختيار الأنسب ولا الأعلى سعرًا هو الأجود، ولكن احسبها تبعًا لخصائص البرنامج المحاسبي وكذا مواردك.

 

تتراوح معظم أسعار الاشتراكات الشهرية لبرامج المحاسبة ما بين الـ 5 دولارات إلى 700 دولار في الشهر! وبالطبع هناك ما هو أدنى وأعلى، وهناك تفاوت كبير في الأسعار، لذلك عليك أن تسأل جيدًا عن المميزات المقدمة لك مقابل الاشتراك.

 

 وأن تعرف هل الدعم الفني ضمن الاشتراك أم لا؟

 وكذلك هل تشمل الأسعار الضريبة؟ 

وهل عدد المستخدمين مقابل الباقة محدود أم مفتوح؟ 

وما الخدمات الأخرى التي تُقدم بمقابل مادي غير شامل أسعار الاشتراك؟ 

 

هناك طرق جيدة تقوم بها بالبحث عن الأسعار مثل:

  • البحث عن أسماء البرامج وتتبع أسعارهم من الموقع الرسمي الخاص بهم.
  • تصفح المواقع التي تبيع برامج المحاسبة مثل أولكس olx.
  • السؤال عن الأسعار في المنتديات الخاصة بالمحاسبة ومجموعات مواقع التواصل الاجتماعي المهتمة.
  • التواصل مع قسم المبيعات التابع لبرامج المحاسبة التي تظن مناسبتها لك لكي تستفسر بصورة كلية عن المميزات المقدمة مقابل الخدمة.

وفي النهاية تذكر أن الاستثمار في برنامج محاسبي أمر هام، يجب أن تحسن اختياره، تجنبًا للمشاكل الناتجة عن نقل البيانات عند تغيير البرنامج لاكتشاف عيوبه.

 

ما أبرز مميزات برامج المحاسبة ؟

المميزات التي تتمتع بها البرامج المحاسبية تختلف حسب خصائص وقدرات كل برنامج، وبحسب الباقة التي تشترك فيها وما تقدمه من خدمات، ولكن هناك بعض المميزات الأساسية التي ستعود عليك عند الاشترك في نظام محاسبي سحابي، ومنها:

 

  • التحكم في صيغة البيانات 

تستطيع اختيار صيغة عرض وتخزين البيانات سواء في صورة ملفات إكسيل Excel أو كجهات اتصال أو طباعتهم بصورة ورقية. كما يمكنك الاحتفاظ بنسخ احتياطية لبياناتك، ومشاركتهم لحظيًا مع من يريدها، وكل هذا بغير طلب حاجاتك لمساحات تخزينية كبيرة، أي دون اللجوء لوسائل تخزين ونقل البيانات التقليدية.

 

  • متابعة العملاء

 وذلك عن طريقة متابعة مشترياتهم وتسجيل ملفاتهم لديك وتقديم عروض تسويقية وبيعية أفضل من خلال وسائل التواصل المسجلة في ملفاتهم، مما يؤدي إلى زيادة المبيعات.

 

  • احتساب الضرائب بشكل أفضل

تيسير عملية تضمين الضريبة ضمن الفواتير المصدرة، وشمول الحسابات لكافة الأنواع الضريبية، وأخذ خطوة نحو إنشاء الإقرارات الضريبية ورفعها بالصيغة المطلوبة تبعًا لسياسات حكومة دولتك.

 

  • استخدام طرق دفع مختلفة

 وذلك لتتناسب مع ما يتوفر لعملائك، سواء كان دفع كاش أو بالبطاقات الائتمانية أو التحويلات البنكية، بالإضافة إلى إمكانية الربط مع حساباتك البنكية، لضبط كامل عمليات دفع العملاء.

 

  • عدم سرقة البيانات

 وذلك لتوفر مستوى عالي من الحماية معتمد على التشفير والتقنيات المتطورة المقدمة من برامج المحاسبة السحابية.

 

ما هي عيوب برامج المحاسبة؟

كن على حذر عند التعامل مع عيوب برامج المحاسبة، فالأهم من شراء النظام أن تعرف ما مميزات وعيوب برامج المحاسبة ؟ وليس بشكل عام فقط، ولكن ما عيوب البرنامج المحاسبي الذي ستشتريه أنت؟  إليك أبرز هذه العيوب تأكد من خلو برنامجك منها:

 

  • الاعتماد على شبكة الانترنت

وسيؤدي الأمر إلى فقدان التواصل مع برامج المحاسبة السحابية باستمرار إذا كانت شبكة الانترنت غير مستقرة.

 

  • التكاليف باهظة لبعض الشركات

قد لا تقوى الشركات الصغيرة على تحمل تكاليف الاشتراك الشهري للبرنامج المحاسبي، خاصة إن كانت قد أجبرت عليه بفعل التحول الرقمي للدولة واعتماد الفواتير الإلكترونية، وهو ما يدفعهم للبحث عن البدائل الأرخص حتى وإن كانت الإمكانيات ضعيفة، وهنا ينصح بالبحث عن حلول وسط، فهناك برامج تقدم لك خدمات ممتازة ومع ذلك أسعارها مناسبة.

 

  • بعض البرامج المحاسبية تعاني مشكلة في ربط الفروع

ولا تكون المشكلة في ربط الفروع فقط، ولكن في الفصل بين  حساب تكاليف كل فرع وعملياته المحاسبية، وهو ما قد يصدر عنه تقارير خاطئة، خاصة مع تدني جودة البرمجيات القائمة عليها برنامج المحاسبة.

 

  • صعوبة في تهيئة برامج المحاسبة 

تجد بعض الصناعات صعوبة ليتوافق نشاطها التجاري واحتياجاته مع البرامج المحاسبية أو من إعطاء بعض المستخدمين صلاحيات مباشرة بيانات ليست مما يجب أن يطلعوا عليه بفعل فقدان القدرة على شدة تخصيص إتاحة المعلومات والتحكم في الصلاحيات.

 

  • بطء البرنامج

 نتيجة للضغط على السيرفرات الخاصة بالشركة صاحبة برنامج المحاسبة إن لم يكن الأمر في حسبانهم يؤدي الأمر إلى بطء البرنامج، وعدم القدرة على مباشرة العمل عليه.

 

  • ألا يقوم البرنامج المحاسبي بالمهام المنوطة به

فقدان بعض البرامج المحاسبية للخصائص اللازمة لتسيير العمل المحاسبي، مما يجبر المحاسب إلى اللجوء على دمج العمل الرقمي بالعمل الرقمي، وقد يؤدي الأمر إلى تشتيت الجهد، وتكرار البيانات.

 

ما الفرق بين برامج المحاسبة وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة ERP ؟

برامج المحاسبة ترتبط ارتباطًا وثيقًا بأنظمة تخطيط موارد المؤسسة  ERP وكثيرًا ما نعتبرها علاقة جزء من كل، حيث أن نظام الـ ERP يحتوي على عدة برامج مصغرة لإدارة كل عمليات المؤسسة شاملة برنامج للمحاسبة، وتعد الميزة الأساسية لبرامج erp قدرتها على التكامل وعدم التعرض لفشل الاندماج الذي يحدث أحيانًا عند ربط برنامج محاسبة بأنظمة أخرى خارجية.

 وكذلك يحسب لأنظمة erp الشمول وعدم الحاجة لسير بعض الأقسام بالطرق التقليدية، فبرنامج المحاسبة يقتصر استخدامه على المحاسبين، وأنظمة تخطيط موارد المؤسسة متاح لكل أقسام الشركة التعامل معها. 

وهناك بالطبع فارق سعري كبير وتعقيد يخص الأنظمة المتكاملة الشاملة، وهو ما يجعل تحديد وتحليل الاحتياجات أهم وأول نقطة تساعدك على الاختيار ما بين برنامج محاسبة يقوم بإصدار الفواتير الإلكترونية المعتمدة، أو الحاجة إلى نظام شامل كبير يدير المخازن وبرامج الكاشير وإدارة المشتريات والعمليات التصنيعية.

 في رأيك ما النظام الأنسب لشركتك؟ برنامج المحاسبة أم نظام ال ERP؟

 

ما مميزات اختيار برنامج دفترة؟

برنامج الحسابات من دفترة يقدم لك إدارة مميزة لمبيعاتك ومشترياتك والمخزون والعملاء وكذلك الموظفين، بالإضافة لبرامج كنقاط البيع والمتجر الإلكتروني والحجوزات والعضويات وغيرها! وبالبرنامج من المرونة ما يسمح لك من تحديد الخصائص التي يحتاجها نشاطك التجاري، لتحصل على صورة مبسطة يسهل التعامل معها وفي نفس الوقت تشمل كل احتياجاتك ومخصصة لك، ويقدم البرنامج خدمة دعم فني ممتازة، وذلك بتوفير شروحات مفصلة لكل خاصية بالبرنامج، وتواجد 24 ساعة لاستقبال الاستفسارات والاسئلة من خلال الهاتف أو البريد الإلكتروني، ويوفر كذلك جلسة مجانية مخصصة لك، يشرح لك فيها أحد المختصين كيفية استخدام البرنامج بالطريقة التي تلبي احتياجاتك دون أي تعقيد.

 

برنامج دفترة المحاسبي

برنامج المحاسبة من دفترة لحسابات أدق وأسهل

برنامج دفترة للمحاسبة يمكنك من إدارة عمليات المحاسبة بكل سهولة ودقة

​​إشترك الأن مجانا