دليل شامل عن القيود المحاسبية

تتخذ الشركات من المحاسبة أداةً لتحقيق الإدارة المالية التي بدونها لا يمكن لأي منشأة أن تتمتع بالاستمرارية ومواصة أداء مهامها، ربحيةً كانت أو غير ربحية. ولكي تتمكن المحاسبة من القيام بهذا الدور، فإنها تستعين بعدة نظريات وأسس، وتتخذ بعض الإجراءات، ومن بين أهم هذه النظريات “القيود المحاسبية“.

في هذا الموضوع سنجيب على عدة أسئلة مهمة، منها: ما هي القيود المحاسبية؟ وما أنواعها؟ وكيف تعمل؟ وأين تقع من الدورة المحاسبية؟ وغير ذلك من الأسئلة، فهيّا بنا!

ما هي القيود المحاسبية؟

 القيود المحاسبية Accounting Journal Entries هي “الوسيلة التي يتم بها توثيق وحفظ كافة المعاملات المالية للمشروع في وقتها الذي حدثت فيه، مع إيضاح طرفي المعاملة الدائن والمدين، والحساب المُصدِّر والمستقبِل لهذه المعاملة المالية”.

يتم تسجيل هذه القيود في مجموعة من الدفاتر المحاسبية، منها دفتر المراسلات، دفتر الجرد والميزانية Inventory and Balance Sheet، دفتر اليومية العامة Journal. دفتر المسودة Diary، دفتر الأستاذ العام General Ledger، دفتر الموازين.

ومن الجدير بالذكر أنه مع التطور التكنولوجي الذي يعيشه العالم في كل مجالات العمل، توجه الكثير من رواد الأعمال إلى اعتماد الأنظمة المحاسبية الإلكترونية في إدارة الشئون المحاسبية. ومن هنا أصبحت هذه الدفاتر آلية وليست ورقية، وأصبح تسجيل القيود المحاسبية أكثر سهولةً ودقةً من ذي قبل.

أنواع القيود المحاسبية

يمكن تصنيف القيود المحاسبية إلى قسمين رئيسيين هما القيد البسيط والقيد المركب، وذلك من حيث عدد الحسابات المذكورة في كلا الطرفين المدين والدائن. وبالنسبة للغرض من القيد وطبيعته فيمكن تقسيم القيود المحاسبية إلى ثلاثة أنواع رئيسية هي قيد اليومية، وقيد التسوية، وقيد الإقفال، وهو ما سنوضحه تفصيلًا فيما يأتي.

القيد البسيط Simple Entry

أبسط تعريف للقيد البسيط هو القيد الذي يضم كلا طرفيه المدين والدائن حسابًا واحدًا فقط. ومن أمثلة القيد البسيط: سداد شركة لأجور عاملين.

القيد المركب Compound Entry

القيد المركب عكس القيد البسيط، وهو القيد الذي يضم أحد طرفيه أو كلاهما -المدين أو الدائن- أكثر من حساب. وقد جرت العادة عند كتابة هذا النوع من القيود أن يُكتب قبل الطرف الذي يضم أكثر من حساب “من مذكورين” أو “إلى مذكورين” وفقًا لكونه حسابًا مدينًا أم دائنًا. ومن أمثلة القيد المركب ما يأتي:

في حال كان القيد مركبًا من جانب الدائن:

في حال كان القيد مركبًا من جانب المدين:

في حال كان القيد مركبًا من جانب المدين والدائن:

بعد أن أوضحنا القيد البسيط والقيد المركب -وهما نوعا القيود المحاسبية من حيث عدد الحسابات الموجودة في كل طرف من طرفي القيد- ننتقل الآن إلى التفرقة بين أنواع القيود المحاسبية من حيث طبيعتها والغرض منها، وقلنا سابقًا إنها تنقسم إلى قيد يومية وقيد تسوية وقيد إغلاق، ويضاف إلى هذه الأنواع الثلاثة الرئيسية نوعان آخران وهما القيد الافتتاحي والقيد العكسي، وسنوضح كلًا منها في السطور الآتية.

قيد اليومية Journal Entry

قيد اليومية هو الأساس الذي تقوم عليه نظرية القيد في المحاسبة، فهو أداة توثيق كل معاملة مالية تحدث المنشأة بهدف تحقيق إدارة مالية مُحكمة وتحديد نتيجة النشاط في نهاية كل فترة بالربح أو بالخسارة. وتطبيقًا لمبادئ إعداد القيود المحاسبية، ينبغي أن يتكون القيد من طرفين أحدهما مدين والآخر دائن، وأن تكون الكفة متوازنة بين الطرفين. ومن أمثلة قيود اليومية:

ومن الجدير بالذكر أن القيود اليومية هي إجراء التسجيل الأوليّ للمعاملات اليومية في دفاتر اليومية، وتختلف عن قيود التسوية والإقفال وغيرها من أنواع القيود الأخرى التي تعتبر كلٌ منها ذات طابع خاص وتأتي لغرض معين.

اقرأ اكثر عن ما هي قيود اليومية ومكوناتها وكيفية عملها مع أمثلة عملية

قيد التسوية Adjusting Entry

في بعض الحالات قد تستحق المنشأة بعض المصروفات التي تخص السنة ولكنها لم تسدد، وقد تنفذ الشركة بعض العقود خلال السنة المالية ولكنها لا تستلم كامل قيمة هذه العقود، في مثل هذه الحالات تبرز أهمية قيود التسوية.

قيود التسوية هي التي يتم من خلالها تصحيح هذه الأوضاع التي تعتبر في ظاهرها مخالفة لبعض مبادئ المحاسبة مثل مبدأ الاستحقاق ومبدأ المقابلة، حيث يتم إجراء بعض التسويات لتعديل أرصدة الحسابات حيت يمكن الوصول إلى نتيجة النشاط والمركز المالي بشكل سليم ودقيق لكل فترة محاسبية على حدةٍ.

اقرأ اكثر عن ما هي قيود التسوية وأهميتها وحساباتها مع أمثلة عملية

أولًا: تسوية الإيرادات المستحقة

هي الأموال التي تستحقها الشركة خلال السنة مقابل خدمة أو منتج قدمته ولم تستلم مستحقاته بعدُ. ومن أمثلة ذلك:

قدمت إحدى الشركات استشارات بيئية لأحد العملاء بقيمة 35000 ريال ولم تستلم مستحقاتها حتى نهاية السنة المحاسبية. يكون حينئذٍ القيد كما يأتي:

ثم يتم ترحيل القيد إلى دفتر الأستاذ.

ثانيًا: تسوية الإيرادات المقدمة

الإيراد المقدّم هو المدفوع لك قبل تقديم الخدمة أو المنتج في مقابل هذا الإيراد وقد تم تسجيل الإيراد في الدفاتر. وفي هذه الحالة يتم تحديد ما نسبة الإيراد التي تخص السنة الحالية، وما زاد على ذلك يتم إدراجه كخصم متداول في قائمة المركز المالي. ومن أمثلة ذلك:

قيام شركة بتأجير مقرها الإداري لشركة أخرى لمدة ثلاث سنوات مقابل 300000 ريال مع استلام كامل المبلغ مقدمًا. يكون حينئذٍ القيد كما يأتي:

ثم يتم ترحيل القيد إلى دفتر الأستاذ.

ثالثًا: تسوية المصروفات المستحقة

يمكن تعريف المصروفات المستحقة بأنها المصروفات المتعلقة بالفترة المحاسبية ومع ذلك لم يتم قيدها في الدفاتر ولا سداد قيمتها. ومن أمثلة ذلك:

قيمة أجور العاملين في إحدى الشركات 250000 ريال، وكان رصيد الأجور في ميزان الكراجعة هو 210000 ريال، يكون حينئذٍ القيد كما يأتي:

ثم يتم ترحيل القيد إلى دفتر الأستاذ.

رابعًا: تسوية المصروفات المقدمة

المصروفات المقدمة هي المدفوعة خلال السنة المحاسبية مع أنها تخص أكثر من سنة لاحقة، وفي هذه الحالة يُحدد ما يخص السنة الحالية فقط، والزائد على ذلك يظهر كأصل متداول في قائمة المركز المالي. ومن أمثلة ذلك:

دفعت إحدى الشركات شيكًا بقيمة 200000 ريال إيجار سنتين، يكون حينئذٍ القيد كما يأتي:

ثم يتم ترحيل القيد إلى دفتر الأستاذ.

قيد الإقفال Closing Entry

مع نهاية السنة المالية يتخذ المحاسب أحد أهم الإجراءات المحاسبية فيما يتعلق بالقيود، وهي إقفال جميع الحسابات الاسمية -وهي حسابات الإيرادات والمصروفات– حتى يتمكن من إعداد قائمة الدخل ومعرفة نتيجة النشاط الفعلية سواءً بالربح أم بالخسارة.

اقرأ أكثر عن ما هي قيود الإقفال وأهدافها وكيفية عملها في المحاسبة مع أمثلة

وتكون بناءً على ذلك قيود الإقفال كما يلي:

أولًا: قيد إقفال المصروفات

على العكس من طبيعتها المدينة في القيد المحاسبي، يتم إقفال المصروفات كحساب دائن، وعلى الطرف الآخر من القيد يكون حساب الأرباح والخسائر، وذلك كما يأتي:

ثانيًا: قيد إقفال الإيرادات

كما هو الحال مع قيد إقفال المصروفات، تعامل الإيرادات بعكس طبيعتها الدائنة في القيد المحاسبي بحيث تكون في قيد الإقفال مدينة وعلى الطرف الآخر يكون حساب الأرباح والخسائر كذلك، وذلك كما يأتي:

القيد الافتتاحي Opening Entry

ويطلق عليه كذلك قيد التأسيس، وهو القيد الذي تبدأ به الشركة السنة المالية متضمنًا سواءً أكانت حديثة النشأة أم تنتقل من سنة مالية إلى أخرى. وبالتالي نحن أمام حالتين إحداهما قيد افتتاحي لشركة حديثة النشأة، والأخرى قيد افتتاحي لشركة تنتقل من سنة مالية سابقة إلى السنة المالية اللاحقة.

فإذا كانت الشركة حديثة التاسيس ولم تمارس نشاط سابقًا، فلن تكون للشركة أي بيانات سابقة يمكن تضمينها في القيد الافتتاحي. وفي هذه الحالة، تتم معالجة القيد الافتتاحي كالآتي:

وفي حال كان القيد الافتتاحي لشركة تنتقل من سنة مالية سابقة إلى السنة المالية اللاحقة، فتتم المعالجة المحاسبية للقيد الافتتاحي استخراج الأرصدة الظاهرة في الميزانية العمومية والتي تعبر بدورها عن رصيد بداية المدة الجديدة، بعد اتخاذ كافة الخطوات المحاسبية في إقفال هذه الحسابات.

القيد العكسي Contra Entry

القيد العكسي هو أحد أنواع القيود التي ليس شرطًا أن يتم استخدامه، حيث يشترط أن يستخدم في 

القيد العكس هو أحد أنواع القيود ذات الطبيعة الخاصة ولا يتم اللجوء إليه إلى في حالات خاصة، وهي عند حدوث خطأ في التبديل بين حسابي المدين والدائن في القيد المحاسبي، ولكي يتم تصحيح هذا الخطأ وتسكين كل حساب في موضعه الصحيح من حيث كونه مدينًا أم دائنًا يلجأ المحاسب إلى القيد العكسي.

كيفية عمل القيود المحاسبية

كما سبق وذكرنا أن القيود المحاسبة تحقق أحد أهم أهداف المحاسبة -إن لم يكن الأهم- وهو توثيق المعاملات المالية، لأن التوثيق بالإضافة إلى كونه هدفًا في حد ذاته، فإنه يسهم بشكل فعّال في تحقيق الأهداف الأخرى من المحاسبة.

وفيما يتعلق بالقيود المحاسبية فإنها تتكون من طرفين مدين ودائن وهو ما يطلق عليه القيد المزدوج، كالقيود المحاسبية للرواتب والأجور على سبيل المثال، بحيث يكون كل قيد بمثابة حركة مالية من أحد الحسابات إلى حساب آخر، وكذا الأمر بالنسبة لدفتر اليومية الذي تُسجل به المعاملات بصورة يومية، ليتم ترحيلها فيما بعد إلى دفتر الأستاذ. 

طريقة كتابة القيد بدفتر اليومية:

وفي ضوء ذلك، نوضح في نقاط موجزة ومركزة أهم ما ينبغي وضعه في الاعتبار عند كتابة القيد في دفتر اليومية:

• المدين: الطرف المدين.
• الدائن: الطرف الدائن.
• البيان: توضيح للقيد المحاسبي.
• مركز التكلفة: وهو مركز التكلفة الذي يصب فيه هذا القيد.
• رقم القيد: رقم تسلسلي للعملية المحاسبية بناءً على عدد ما سبقها من عمليات.
• رقم صفحة الأستاذ: المقصود رقم صفحة الأستاذ التي سيتم ترحيل هذا القيد إليها.
• التاريخ: تاريخ اليوم الذي حدثت فيه المعاملة المالية ويفترض به أن يكون تاريخ تسجيل القيد كذلك.

ولكي يكون القيد صحيحًا ينبغي أن تكون الكفة متوازنة بين طرفي المعاملة المدين والدائن. وفي دفتر اليومية من المفترض أن تكون هناك خانات جاهزة لملء هذه البيانات. 

مثال:

ماذا بعد تسجيل القيود المحاسبية؟

تسجيل القيود المحاسبية واحد من أول وأهم الإجراءات المحاسبية يقوم به المحاسب. وفي هذا الإجراء تستمر الدورة المحاسبية وتنتقل إلى مراحلها اللاحقة لكي تحقق بقية أهدافها، حيث يتم ترحيل هذه المعاملات بعد أن أصبحت مقيدة ومعلومة المصدر ومثبتة بحساباتها إلى دفتر الأستاذ.

ومن دفتر الأستاذ الذي يعتبر الدليل الشامل لكافة معاملات الشركة المالية، يتم إعداد ميزان المراجعة تمهيدًا للخروج بالقوائم المالية الختامية، ولكن قبل ذلك غالبًا ما يتم إجراء بعض قيود التسوية -وقد أوضحنا المراد بها آنفًا- في حال كانت هناك أي معاملات مستحقّة أو مقدمة.

ثم بعد ذلك يتم إعداد ميزان المراجعة النهائي وإجراء الخطوة الأخيرة وهي إعداد القوائم المالية: قائمة الدخل، قائمة المركز المالي، قائمة التدفقات النقدية، قائمة حقوق المساهمين، قائمة الدخل الشامل؛ ليتم استخدامها في تقييم الأداء المالي للشركة ووضع خطة مالية ورؤية واضحة لمستقبلها.

ومن الجدير بالذكر أنه عند بدء دورة محاسبية جديدة أول ما يقوم به المحاسب هو القيد الافتتاحي. ومن هنا ندرك أن مدار النظام المحاسبي إجمالًا قائم على نظرية القيد.

ما أنواع الأخطاء التي تطرأ على القيود المحاسبية؟

لأن القيود المحاسبية من الأركان الرئيسية التي تقوم عليها الدورة المحاسبية فإن الخطأ فيها قد يؤثر على سير العملية المحاسبية كلها، وهذا يستدعي بدوره ضرورة الحيطة والحذر عند إعداد هذه القيود. ومع ذلك، تقع أخطاء لأسباب عدة منها السهو أو الجهل. ومن أبرز هذه الأخطاء ما يلي:

• الخطأ في كتابة المبلغ المالي سواءً في جانب المدين أو الدائن، مما يؤثر على صحة القيد المحاسبي، إلا أنه في حال دقة بيانات القيود الأخرى فسيتم اكتشاف هذا الخطأ بسهولة.
• السهو عن تسجيل معاملة مالية من الأساس، حيث إن دور القيود المحاسبية هي تسجيل كل معاملة مالية مهما كانت صغيرة أو كبيرة.
• الخطأ الناتج عن جهل المحاسب أو عدم تمرسه في تحديد الحساب المدين والحساب الدائن للمعاملة المالية بالشكل السليم.
• الخطأ الناتج عن إجراء عملية محاسبية بشكل خاطئ، مثل الجمع أو الطرح، وهذا كذلك يؤدي إلى عدم صحة القيد المحاسبي.
• الخطأ في تابة الحساب الصحيح، مثل تبديل المدين بالدائن أو العكس، مما يؤدي إلى تسجيل المعاملة في حساب خطأ.
• الخطأ في تكرار القيد، أي تدوينه في دفترة اليومية أكثر من مرة.

ويتم تصحيح الأخطاء من خلال قيود محاسبية كالقيد العكسي، لا من خلال الحذف.

أهم القيود المحاسبية

دعنا نتفق أولًا على أن كل قيد محاسبي مهم لأنه لولا ذلك لما ظهرت الحاجة إلى تسجيله. ومع ذلك، من الممكن تسليط الضوء على أكثر القيود المحاسبية شيوعًا واستخدامًا وتأثيرًا على تحديد الوضع المالي للشركة. ومن بين أبرز هذه القيود ما يأتي:

• قيود حساب العملاء.
• قيود حساب الموردين.
• قيود حساب الرواتب والأجور.
• قيود حساب المخزون.
• قيود حساب رأس المال.
• قيود حساب المشتريات.

إلى جانب أهم القيود المحاسبية المندرجة تحت هذه الحسابات، هناك أيضًا قيود حساب الإهلاك، وقيود حساب العهد، وقيود حساب القروض، وقيود حساب الأقساط، وقيود حساب البنك.

أمثلة وتمارين على القيود المحاسبية

في السطور السابقة اطلعنا سويًا على مجموعة من الأمثلة الفردية على القيود المحاسبية ونحن في صدد الحديث عن أنواعها، والآن دعنا نستعرض مثالًا واقعيًا شاملًا يضم عدة معاملات مالية لكي تتعرف على كيفية تسجيل القيود المحاسبية بشكل عملي.

مثال عملي شامل على القيود اليومية:

تمت العمليات التالية في الشركة المتطورة، والمطلوب هو إجراء القيود اللازمة لهذه العمليات:

1. تأسيس الشركة بإيداع رأس مال بقيمة 5000000 ريال في البنك الدولي، في 1 فبراير.
2. سداد إيجار المقر الإداري للشركة بقيمة 20000 ريال عن شهر فبراير.
3. إيداع مبلغ 50000 ريال في صندوق المكتب من الحساب الجاري، في تاريخ 20 أبريل.
4. شراء أجهزة ومعدات من الشركة المحلية بقيمة 100000 ريال، تم تسديد 20000 ريال نقدًا، و30000 بشيك، والباقي على الحساب، في تاريخ 1 يونيو.
5. شراء أثاث مكتبي من شركة الأثاث بقيمة 70000 ريال، تم تسديد 25000 ريال بشيك والباقي على الحساب، في تاريخ 15 يونيو.
6. سداد فاتورة الكهرباء بقيمة 2000 ريال نقدًا، في تاريخ 1 أغسطس.

تسجيل القيود اليومية اللازمة لهذه العمليات المالية:

كيف يسهل عليك دفترة قيودك المحاسبية؟

برنامج الحسابات العامة في دفترة يوفر لك إدارة شاملة لكافة القيود المحاسبية عبر مجموعة من الخصائص والمزايا، من بينها إضافة القيود يدويًا حيث يمكنك إجراء التسويات للحسايات المالية وفقًا للحاجة المحاسبية عبر تسجيل القيود يدوياً مع إضافة وصف للقيد ووصف لكل حساب بداخله ومزايا إرفاق المستندات. كما يمكنك الاعتماد على النظام في إضافة القيود آليًا لكل معاملة مالية تتم على الحساب وترحيلها إلى دفتر الأستاذ.

إضافة إلى ميزتي تسجيل القيود آليًا ويدويًا، يمكنك عرض مصادر القيود الآلية عبر رابط يتوجه بك إلى المصدر المسئول عن إنشاء القيد بحيث يسهل عليك تتبع العمليات ومراجعتها مع وعرض قائمة بمراكز التكلفة ذات الصلة بالقيد. هذا بالإضافة إلى ميزة تخصيص قالب القيد وإمكانية تعديله وتصميمه بما يتناسب مع هوية الشركة، فضلًا عن العديد من مزايا التخصيص المتاحة عبر مصمم القوالب في الحساب.