ما هو دفتر الأستاذ العام و المساعد و أنواع الحسابات بهما

واحدة من أهم العمليات التي يسعى لها أى محاسب هي تسجيل العمليات الحسابية بشكل دقيق ومنظم.. لذلك المحاسبة المالية هي أحد فروع المحاسبة التي توضح لأى منشأة جميع العمليات الحسابية وما هي الدورة المحاسبية التى تمر بها. ويعتبر تسجيل الحسابات في دفتر اليومية ومنها إلى دفتر الأستاذ أحد أهم الخطوات لمعرفة وتحديد كل حساب خاص بالمنشأة خلال فترة مالية واحدة. ومن خلال حساب الاستاذ يمكن معرفة إجمالي العمليات المدينة والدائنة ورصيد كل حساب خلال السنة المالية.  ولذلك في هذه المقال سنأخذ جولة سريعة لمعرفة ما هو حساب الأستاذ وما أنواع الحسابات الخاصة به وكيفية التسجيل في دفتر اليومية ومن ثم الترحيل إلى دفتر الأستاذ.

وهذه النقاط التي يتناولها المقال:

1. تعريف دفتر الأستاذ
2. ما هو دفتر الأستاذ العام
3. ما هو دفتر الأستاذ المساعد
4. الفرق بين دفتر الأستاذ العام و دفتر الأستاذ المساعد
5. أنواع الحسابات في دفتر الأستاذ
6. ما هو دفتر اليومية؟
7. ما الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ؟
8. الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ
9. الترحيل من دفتر الأستاذ إلى ميزان المراجعة
10. نموذج دفتر الأستاذ

تعريف دفتر الأستاذ

دفتر الأستاذ أحد أهم الدفاتر المحاسبية التي يقوم بها أي محاسب خلال السنة المالية لتجميع القيود اليومية المختلفة بحساب واحد ومعرفة التحركات المالية المختلفة التي تمت من وإلى الحساب.

على سبيل المثال أى منشأة لها حساب أستاذ خاص بالبنك فيمكن في حساب الأستاذ تجميع كل ما تم من عمليات محاسبية خاصة بالبنك سواء كانت بالدائن او المدين.

وأهم ما يتميز به دفتر الأستاذ هو توضيح أصل كل عملية تمت لكل حساب بالمنشأة ويجب الاحتفاظ بـ الكمبيالات والشيكات وكل الأوراق والمستندات لاستبعاد الغش.

ما هو دفتر الأستاذ العام

هو دفتر الأستاذ الذي تتم فيه جميع معاملات المنشأة ويتم فتحه بداية السنة المالية واقفاله في نهاية السنة المالية.

ويحتوي على جميع الحسابات مثل: حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية وجميع الإيرادات والمصروفات.. ويساعد في تجميع البيانات لعمل الميزانية العمومية للمنشأة وعمل قائمة الدخل.

أهمية دفتر الأستاذ العام:

• يساعد أي مؤسسة في تخزين البيانات المالية.

• المساهمة في إعداد ميزان المراجعة والقوائم المالية  لأي منشأة.

• يستخدم دفتر الأستاذ العام في المؤسسات التي تعتمد على التسجيل بـ القيد المزدوج لسهولة تحديد البيانات.

ما هو دفتر الأستاذ المساعد

دفتر الأستاذ المساعد مسؤول عن تسجيل الحسابات بالتفصيل مثل حسابات المعاملات المصرفية وحساب العملاء ومعاملات الأصول الثابتة.

يساعد دفتر الأستاذ المساعد على إعطاء البيانات والمعلومات لكل حساب ومعاملة حسابية بالتفصيل.

وكل حساب في دفتر الأستاذ العام تحتاج لتفاصيل خاصة به ستجدها في دفتر الأستاذ المساعد.

الفرق بين دفتر الأستاذ العام و دفتر الأستاذ المساعد

أنواع الحسابات في دفتر الأستاذ

يوجد أنواع مختلفة لـ الحسابات في دفتر الأستاذ وسيتم توضيحها كالتالي:

• حسابات الأصول: وتتضمن هذه الحسابات الأصول الثابتة والمتداولة وحساب النقدية وحساب المصروفات المدفوعةمسبقًا وحسابات القبض.

• حساب الخصوم: تتضمن الحسابات الدائنة والديون المختلفة للمؤسسة وأوراق الدفع.

• حساب الإيرادات: وتتضمن حساب المبيعات ورسوم الخدمات.

• حساب المصروفات: تتضمن الرواتب والأجور ونفقات المكتب ومصاريف الاستهلاك.

• حساب حقوق الملكية: تتضمن حسابات الأسهم التي تنقسم إلى أسهم عادية وأسهم مفضلة و الأسهم المشتركة بالإضافة إلى حسابات الأرباح المحتجزة.

وتختلف كل مؤسسة في حساباتها حيث هناك منشأة لها حساب مثل حساب الأسهم ولكن هناك مؤسسات ليس لها حساب للأسهم لذلك يمكن تصنيفها تحت حساب حقوق الملكية.

ما هو دفتر اليومية

يعتبر دفتر اليومية أحد أهم السجلات المحاسبية التي تبدأ بها مراحل الدورة المحاسبية وهو عبارة عن صفحات يتم تسجيل المعاملات المحاسبية ويتم تسجيل القيود بترتيب التاريخ والرقم التسلسلي.

أهمية دفتر اليومية:

• يوضح كل ما تم يوميًا في المنشأة من معالجات محاسبية عن طريق القيود اليومية.

• تحديد طبيعة الحسابات المختلفة سواء كانت مدينة أو دائنة.

• وصف العملية المحاسبية وشرح القيد الذي تم.

ويمكن توضيح جوانب دفتر اليومية كما يلي:

المدين - الدائن- البيان - رقم القيد - رقم المستند - رقم صفحة الأستاذ - التاريخ

وهناك أنواع مختلفة للقيود اليومية وهم: القيد البسيط - القيد المركب.

ما هو الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ

يعتبر دفتر اليومية ودفتر الأستاذ من الدفاتر المسئولة عن المعاملات المحاسبية فى أى منشأة ولكن يتخلف دفتر الأستاذ عن دفتر اليومية فى عدة خصائص كما هو موضح في الجدول التالي:

الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ:

بعد ما تم تسجيل المعاملات المحاسبية في دفتر اليومية يتم استكمال باقي المراحل المحاسبية وهي الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ.

وعملية الترحيل هي نقل المبالغ المدينة والدائنة إلى كل حساب خاص بها في دفتر الأستاذ.. وفقًا للخطوات التالية:

• يتم فتح صفحة لكل حساب في دفتر الأستاذ حتى تتم مرحلة الترحيل.

• يتم التسجيل في الجانب المدين بالمبلغ المدين في دفتر اليومية وفي خانة البيان يتم تسجيل الطرف الدائن.

• التسجيل في الجانب الدائن بالمبلغ الدائن وفي خانة البيان يتم تسجيل الطرف المدين.

وتتم هذه الخطوات لجميع حسابات المنشأة.

ويمكن توضيح ذلك أكثر في المثال التالي:

إذا كانت القيود اليومية كما يلي:

ويتم ترحيل هذه القيود في دفتر الأستاذ كما يلي:

ح/ البنك

منه                                                                     له

ويتم ذلك في جميع القيود اليومية بفتح صفحة لكل حساب.

الترحيل من دفتر الأستاذ إلى ميزان المراجعة

يتم إعداد ميزان المراجعة بعمل قائمة بجميع الحسابات الموجودة بدفتر الأستاذ والغرض منه هو التأكد من أن العمليات التي تم تسجيلها في دفتر اليومية ودفتر الأستاذ صحيحة.

ويتم عمل جدول بـ مجموع الجانب المدين ومجموع الجانب الدائن واسم الحساب.

وهذه مثال توضيحي لميزان المراجعة:

نموذج دفتر الأستاذ

وبعد أن تم شرح كافة التفاصيل الخاصة بدفتر الأستاذ و هذا مثال توضيحي يوضح تفاصيل دفتر الأستاذ:

نموذج دفتر الاستاذ للتحميل 

كيف يساعد دفترة في عمل دفتر الأستاذ

يمكنك من خلال برنامج الحسابات من دفترة، واعتمادًا على البيانات المدخلة كقيود يدوية أو القيود التلقائية الناتجة عن معاملاتك كلها، يحوَّل دفترة كل هذه القيود لتقرير يمكنك استخراجه لحظيًا، لتجد إجمالي الأصول والخصوم وكافة بنودك المحاسبية مرتبة اعتمادًا على ثنائية المدين والدائن، ويتاح لك التحكم من خلال إعدادات البحث، لاستعراض الحساب المراد رؤيته في دفتر الأستاذ، وفي النهاية تستطيع الانتقال لرؤية تفاصيل القيد الذي تريده بالضغط عليه، أو أن تقوم بتحميل تقرير الأستاذ بالصيغة التي تحددها.

وفي النهاية على كل محاسب مالي أن يقوم بالدورة المحاسبية كاملةً ومن ضمنها دفتر الأستاذ ولذلك تم توضيح جميع التفاصيل الخاصة بدفتر الأستاذ والحسابات الخاصة به والفرق بينه وبين دفتر اليومية وكيفية الترحيل بشكل دقيق.