ما هو دفتر الأستاذ وأنواعه ومتي يتم إعداده

​واحدة من أهم العمليات التي يسعى لها أى محاسب هي تسجيل العمليات الحسابية بشكل دقيق ومنظم، لذلك المحاسبة المالية هي أحد فروع المحاسبة التي توضح لأى منشأة جميع العمليات الحسابية اللازمة وما هي الدورة المحاسبية التى تمر بها.

ويعتبر تسجيل الحسابات في دفتر اليومية ومنها إلى دفتر الأستاذ أحد أهم الخطوات لمعرفة وتحديد كل حساب خاص بالمنشأة خلال الفترة المالية المُحددة، ومن خلال حساب الاستاذ يمكن معرفة إجمالي العمليات المدينة والدائنة ورصيد كل حساب خلال السنة المالية.

لذلك في هذه المقال سنأخذ جولة سريعة لمعرفة ما هو حساب الأستاذ، والهدف منه وكيفية إعداده، وأيضًا أنواع الحسابات الخاصة به وكيفية الترحيل من دفتر اليومية لإعداد دفتر الأستاذ.

ما هو دفتر الأستاذ؟

يعد مصطلح دفتر الأستاذ أحد أهم المصطلحات المحاسبية، فهو من أهم الدفاتر المحاسبية التي يقوم بها أي محاسب خلال السنة المالية لتجميع القيود اليومية المختلفة بحساب واحد ومعرفة التحركات المالية المختلفة التي تمت من وإلى الحساب.

على سبيل المثال أى منشأة لها حساب أستاذ خاص بالبنك فيمكن في حساب الأستاذ تجميع كل ما تم من عمليات محاسبية خاصة بالبنك سواء كانت بالدائن او المدين.

وأهم ما يتميز به دفتر الأستاذ هو توضيح أصل كل عملية تمت لكل حساب بالمنشأة ويجب الاحتفاظ بـ الكمبيالات والشيكات وكل الأوراق والمستندات لاستبعاد الغش.

ما هي أنواع دفتر الأستاذ؟

1. دفتر الأستاذ المساعد.

2. دفتر الأستاذ العام.

ما هو دفتر الأستاذ العام؟

دفتر الأستاذ العام General ledger هو أحد الوسائل المُحاسبية التي يُمكن من خلالها تلخيص كافة المعاملات المالية للمنشأة، ومن ثم تجميع تفاصيل هذه المعاملات من الدفاتر اليومية والمساعدة وتضمينها في حسابات رئيسية، ويتم فتح دفتر الأستاذ العام في بداية السنة المالية ويُقفل في نهايتها بعد إعداد القوائم المالية والحسابات الختامية.

يحتوي دفتر الأستاذ العام  على جميع الحسابات مثل: حسابات الأصول والخصوم وحقوق الملكية وجميع الإيرادات والمصروفات، ويساعد في تجميع البيانات اللازمة لإنشاء ميزان المراجعة الذي يعتبر حجر الأساس لإعداد قائمة الميزانية العمومية للمنشأة، وبيان الأرباح والخسائر، وقائمة التدفقات النقدية.

لماذا سمي دفتر الأستاذ العام بهذا الاسم؟

يُطلق على دفتر الأستاذ العام هذا الاسم لأنه يوفر نظرة "عامة" شاملة على جميع العمليات المالية للمؤسسة، كما أنه يقدم  ملخص لجميع القيود المحاسبية المسجلة في الدفاتر الأخرى (مثل دفتر اليومية)، ويعرض المعلومات المالية لجميع الحسابات في مكان واحد.

ما الفائدة من دفتر الأستاذ؟

تتمثل أهمية دفتر الأستاذ في دوره الحيوي الذي يُمكن من خلاله التعرف بدقة على الأرصدة النهائية للحسابات، والتي تُعد خطوة أساسية للإنتقال إلى الإجراءات والأكثر أهمية وتعقيدًا في الدورة المُحاسبية للمنشأة، وتنبع أهمية دفتر الأستاذ من العوامل الآتية:-

• تخزين البيانات المالية: يُساعد في تخزين البيانات المالية بشكل دقيق ومُحدث، ويتم الاعتماد على أرقام هذه البيانات في إعداد التقارير المالية التي تساعد على التعرف على الصحة المالية للمنشأة.
• تسهيل مهام المحاسبين: يسهل على المحاسبين والمحللين الماليين العديد من المهام المُسندة إليهم، فهو يُساعدهم على تسجيل وتنظيم المعاملات الجارية بكفاءة، وبالتالي تلاشي العديد من الأخطاء المُحاسبية المُحتملة التي قد تؤدي إلى خلل باقي خطوات الدورة المحاسبية.
• استخدام طريقة القيد المزدوج: يستخدم دفتر الأستاذ العام التسجيل المعتمد على طريقة القيد المزدوج، بمعنى أن كل معاملة مالية في الجانب الدائن يكون لها معاملة مقابلة في الجانب المدين، وهو ما يضمن في النهاية توزان مجموع الديون مع مجموع الدائنين.
• كشف الفجوات المالية والتلاعبات المحاسبية: يوفر دفتر الأستاذ تفسيرات واضحة عن الفجوات الغامضة في الصورة المالية العامة للمنشاة، وقد تنشأ هذه الفجوات من الأخطاء المُحاسبية غير المقصودة مثل السهو عن تسجيل بعض المعاملات، أو التسجيل المتكرر للعمليات المالية.
  كذلك الخلل المُحاسبي الناتج عن التلاعبات المُحاسبية والنصب والغش والاحتيال أثناء، فمن خلال دفتر الأستاذ يُمكن الرجوع في أي وقت إلى تفاصيل والبحث في البيانات الموثقة لتحديد عناصر الخطأ بدقة.
• الامتثال للتشريعات والمبادئ المحاسبية: يُعتبر دفتر الأستاذ من الإجراءات المُحاسبية الأساسية اللازمة للامتثال للقوانين والتشريعات والمبادئ المُحاسبية مثل التوازن، والإفصاح المالي، والموثوقية.

وبذلك، يتضح لنا أن أهمية دفتر الأستاذ تكمن في دقته في تخزين البيانات، وتسهيله لمهام المحاسبين، واعتماده على طريقة القيد المزدوج لضمان التوازن المالي، إضافة إلى دوره في كشف الأخطاء والتلاعبات، والامتثال للمبادئ والتشريعات المحاسبية، مما يجعله خطوة أساسية لا غنى عنها في الدورة المحاسبية لأي منشأة.

متي يتم إعداد دفتر الأستاذ؟

يتم إعداد دفتر الأستاذ بعد الإنتهاء من تتبع وتسجيل العمليات في دفتر اليومية، وترحيلها إلى دفتر الأستاذ المُساعد، ثم يتم إعداد دفتر الأستاذ بالأرصدة النهاية للحسابات الرئيسية الخاصة بالمعاملات الفرعية المُرحلة من دفتر اليومية، وهي خطوة أساسية لإعداد ميزان المراجعة بالمجاميع أو بالأرصدة، ومن ثم إعداد القوائم المالية والحسابات الختامية للمنشأة.

ما الهدف من دفتر الأستاذ؟

يضمن دفتر الأستاذ للمنشآت الامتثال لمبادئ الشفافية والمساءلة، فمن خلال بياناته المحاسبية يُمكن إعداد التقارير المالية التي تعد إثبات واضح للمصداقية المالية للمؤسسة أمام الدائنين، والموردين، وأصحاب المصالح الأخرى، تعرف في السطور التالية على أبرز أهداف دفتر الأستاذ.

1- المساهمة في إعداد الموازنة العامة 

تساعد البيانات المالية الواردة في الحسابات الرئيسية بدفتر الأستاذ العام مثل الأصول، والخصوم، والإيرادات، والمصروفات على التنبؤ الجزئي بتوقعات الموازنة التقديرية للمنشأة في المستقبل، ذلك من خلال المقارنة بين بيانات دفتر الأستاذ العام على مدار الفترات المُحاسبية، ويعتمد أصحاب الأعمال والمحللين، ومراجعي الحسابات، و الممولين، على نتائج هذه المقارنة وتحديد الاتجاهات المالية المستقبلية المتعلقة بالمنشأة.

2- الرصد والتحليل المالي 

تتبع تفاصيل الأنشطة المالية للحسابات في دفتر الأستاذ العام يساعد على تحديد الاتجاهات والفرص، وتقييم السيولة النقدية والمخاطر المُحتملة لأعمال المنشأة، وهو ما يساهم في التحليل الدقيق للوضع والأداء المالي للمؤسسة.

3- تحقيق الإدارة المالية الرشيدة 

تستخدم تفاصيل الحسابات الواردة في دفتر الأستاذ بهدف التخطيط لتحديد احتياجات الأعمال مثل التعرف على التمويل اللازم لأغراض التوسع والنمو، وإدارة المخزون وتخصيص الموارد المالية بكفاءة، والتحكم في عمليات الشراء.

ويستفيد أصحاب الأعمال والجهات المسؤولة من البيانات الموثقة في دفتر الأستاذ للتعرف بسهولة على قيمة الأصول ومقدار الديون، والتكاليف، وتقييم الالتزامات المستحقة على المنشأة، والإيرادات، ومقاييس الأرباح.

وتساعدهم كل هذه المعلومات في عملية اتخاذ القرارات المستنيرة لكسب ثقة المستثمرين والجهات المعنية من خلال تطبيق الإجراءات اللازمة في الوقت المناسب للسيطرة على المشكلات المالية وتعزيز الإنتاجية والربحية.

بشكل عام، يهدف دفتر الأستاذ إلى دعم المنشأة في إعداد الموازنة العامة، والرصد والتحليل المالي، وتحقيق إدارة مالية رشيدة، من خلال بيانات دقيقة تُستخدم في التنبؤ المالي، تقييم الأداء، واتخاذ قرارات فعّالة تُعزز من كفاءة العمليات وثقة أصحاب المصلحة.

اقرأ أيضًا: ما هي المراجعة الخارجية وكيفية القيام بها

ما الذي يتم تسجيله في دفتر الأستاذ؟

ما الذي يتم تسجيله في دفتر الأستاذ؟

دفتر الأستاذ في المحاسبة هو السجل الرئيسي الذي يتم فيه تجميع جميع القيود المحاسبية للشركة، و يتم تسجيل العمليات المحاسبية التالية في دفتر الأستاذ:-

• القيود اليومية: فيها يتم تسجيل كل العمليات المالية التي تحدث بشكل يومي في المؤسسة، مثل المبيعات، الشراء، النفقات، الإيرادات، وغيرها، ويتم تسجيل القيود المحاسبية للمعاملات وفقًا لنظام القيد المزدوج، وفيه يتم توثيق كل معاملة في جانبين مدين ودائن.
• الترحيل من دفتر اليومية: نقل القيود من دفتر اليومية إلى حسابات محددة في دفتر الأستاذ.
• الأرصدة الافتتاحية والختامية: يحتوي دفتر الأستاذ على الأرصدة الافتتاحية لكل حساب في بداية الفترة المحاسبية و الأرصدة الختامية في نهايتها.
• التسويات المحاسبية: وتعني حساب الرصيد النهائي لكل حساب فيما يُعرف بالـ (الترصيد) ، وتحديد الحالة النهائية للرصيد إذا كان مديناً أو دائناً.
• المعاملات المختلفة: يعكس دفتر الأستاذ التغيرات التي تطرأ على كل حساب نتيجة المعاملات المختلفة، مثل زيادة أو نقصان في الأصول، الخصوم، حقوق الملكية، الإيرادات، والمصروفات.

وبذلك، يتضح لنا أن يتم تسجيل العمليات المالية في دفتر الأستاذ، وتشمل القيود اليومية، وترحيل البيانات من دفتر اليومية، والأرصدة الافتتاحية والختامية، والتسويات المحاسبية، مما يُوفر صورة شاملة ودقيقة لحركة الحسابات المختلفة داخل المؤسسة.

ما هو دفتر الأستاذ المساعد؟

دفتر الأستاذ المساعد مسؤول عن تسجيل البيانات والمعلومات لكل حساب ومعاملة بالتفصيل مثل حسابات المعاملات المصرفية وحساب العملاء ومعاملات الأصول الثابتة، وبالتالي كل حساب في دفتر الأستاذ العام تحتاج لتفاصيل خاصة به ستجدها بسهولة في دفتر الأستاذ المساعد،

ونقدم لك نموذج توضيحي لشكل دفتر الأستاذ المساعد.

ما أهمية دفتر الأستاذ المساعد؟

يُعد دفتر الأستاذ المساعد من الأدوات المحاسبية الهامة التي تُستخدم لدعم دفتر الأستاذ العام، حيث يُوفر مستوى أعلى من التفاصيل. وترجع أهمية دور دفتر الأستاذ المساعد إلى:

• توفير معلومات مالية تفصيلية: توفير معلومات أكثر عمقًا عن المعاملات المالية لا تكون متوفرة في الدفاتر المحاسبية الأخرى.
• تحليل البيانات المالية: تحليل البيانات وفهم التحركات المالية بشكل أكثر توسعًا.
• ضمان دقة السجلات المالية: عن طريق المقارنة والتطابق بين رصيد دفتر الأستاذ المساعد ودفتر الأستاذ.
• تحسين إدارة حسابات العملاء: يساهم في تتبع ومعالجة حسابات العملاء.
• الامتثال للقوانين والمبادئ المحاسبية: التي تتطلب وجود سجلات منفصلة للحسابات.

 باختصار، فإن دفتر الأستاذ المساعد يُعزز من كفاءة العمل المحاسبي من خلال توفير بيانات مالية دقيقة ومفصلة، ويساهم في تحليل الحركات المالية، وضمان صحة السجلات، كما يساعد في إدارة حسابات العملاء والامتثال للمعايير المحاسبية، مما يجعله جزءًا أساسيًا من النظام المالي لأي منشأة.

ما هي تصنيفات دفتر الأستاذ المساعد؟

يُصنف دفتر الأستاذ المساعد بناءً على نوع الحسابات التي يتم تتبعها، إليك أبرز تصنيفات دفتر الأستاذ المساعد الشائعة:

1. دفتر العملاء (Accounts Receivable Subsidiary Ledger): ويحتوي على جميع المعاملات المتعلقة بالعملاء من المبيعات، والائتمانات، والمدفوعات، والخصومات، ويحدد الرصيد الفردي لكل عميل بشكل منفصل.
2. دفتر الموردين (Accounts Payable Subsidiary Ledger): وفيه يتم تتبع جميع المعاملات المتعلقة بالموردين مثل العمليات الخاصة بالشراء.
3. دفتر المخزون (Inventory Subsidiary Ledger): يتتبع التفاصيل الخاصة بالمخزون منها التصنيفات والكميات والتكاليف، 
4. دفتر الأصول الثابتة (Fixed Assets Subsidiary Ledger): يحدد القيمة الحالية لكل أصل ثابت، ويتتبع التفاصيل الخاصة بالتكلفة والاستهلاك والقيمة الدفترية.
5. دفتر التكاليف (Cost Subsidiary Ledger): يتتبع تكاليف الإنتاج والمواد التشغيلية، ويُستخدم هذا النوع من الدفاتر لتحديد التكلفة الفردية لكل عملية أو منتج.

 تلخيصًا، تتنوع أنواع دفتر الأستاذ المساعد حسب طبيعة الحسابات التي تخدمها، مثل حسابات العملاء، الموردين، المخزون، الأصول الثابتة، والتكاليف. ويُوفر كل نوع منها تفاصيل دقيقة تساعد في إدارة العمليات المحاسبية بكفاءة، مما يسهم في تحسين الرقابة المالية وضمان دقة المعلومات المحاسبية.

كيف يتم إعداد دفتر الأستاذ المساعد؟

يُعد إعداد دفتر الأستاذ المساعد خطوة محاسبية مهمة لتنظيم وتتبع التفاصيل المالية المتعلقة بحسابات محددة، ويتم إعداد دفتر الأستاذ المساعد من خلال مجموعة من الخطوات المُمثلة في:

• تحديد الحسابات التي تحتاج إلى دفتر فرعي من دفتر الأستاذ العام.

• تصميم نموذج دفتر الأستاذ المساعد للحسابات المحددة، بحيث تحتوي على أهم البيانات مثل تاريخ المعاملات ووصفها والأرصدة الجديدة المُضافة.

• تسجيل المعاملات المالية المتعلقة بالحساب في دفتر الأستاذ المساعد بشكل منظم ومنسق.

• تحديث رصيد الحساب في دفتر الأستاذ المحاسب بعد كل معاملة لضمان دقة المعلومات.

• التحقق من إدخالات الحساب الفرعي والتأكد من مطابقتها للحساب العام المرتبط بها في دفتر الأستاذ العام، والتأكد من إجمالي تطابق رصيد الحسابات الفرعية والعامة في كلاً من دفتري الأستاذ المساعد والعام.

باختصار، يتطلب إعداد دفتر الأستاذ المساعد تحديد الحسابات المستهدفة، وتصميم النموذج المناسب، وتسجيل المعاملات بدقة، مع التحديث المستمر للأرصدة. كما يشترط التحقق من توافق البيانات مع دفتر الأستاذ العام لضمان صحة المعلومات وسلامة النظام المحاسبي ككل.

ما الفرق بين دفتر الأستاذ العام و دفتر الأستاذ المساعد؟

بالرغم من أن دفتر الأستاذ المساعد يُعتبر جزء من دفتر الأستاذ العام، إلا أنه يوجد عدة فروق بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ المساعد، نوضح تفاصيلها من خلال المقارنة الآتية:

الاختلافات بين دفتر الأستاذ العام ودفتر الأستاذ المساعد يكمن في الغرض والمستوى التفصيلي لكل منهما؛ حيث يُستخدم دفتر الأستاذ المساعد لتتبع التفاصيل الدقيقة للمعاملات المالية المرتبطة بحسابات معينة مثل العملاء أو الموردين، بينما يُستخدم دفتر الأستاذ العام لتلخيص هذه المعاملات ضمن حسابات رئيسية بهدف إعداد ميزان المراجعة والقوائم المالية.

يُركز دفتر الأستاذ المساعد على التفاصيل المفصلة لكل معاملة، بينما يقدّم دفتر الأستاذ العام معلومات مختصرة. كما يشترط في كليهما توازن الأرصدة؛ إذ يجب أن تتوازن قيود الحسابات المساعدة مع الحسابات في الدفتر العام لضمان دقة النظام المحاسبي.

ما هي أنواع الحسابات في دفتر الأستاذ؟

تتنوع الحسابات في دفتر الأستاذ لتغطي كافة الجوانب المالية للمنشأة. وهذه هي الأنواع المختلفة للحسابات في دفتر الأستاذ وسيتم توضيحها كالتالي:

• حسابات الأصول: وتتضمن هذه الحسابات الأصول الثابتة والمتداولة وحساب النقدية وحساب المصروفات المدفوعة مسبقًا وحسابات القبض.

• حساب الخصوم: تتضمن الحسابات الدائنة والديون المختلفة للمؤسسة وأوراق الدفع.

• حساب الإيرادات: وتتضمن حساب المبيعات ورسوم الخدمات.

• حساب المصروفات: تتضمن الرواتب والأجور ونفقات المكتب ومصاريف الاستهلاك.

• حساب حقوق الملكية: تتضمن حسابات الأسهم التي تنقسم إلى أسهم عادية وأسهم مفضلة و الأسهم المشتركة بالإضافة إلى حسابات الأرباح المحتجزة.

وتختلف كل مؤسسة في حساباتها، حيث هناك منشأة لها حساب مثل حساب الأسهم، ولكن هناك مؤسسات ليس لها حساب للأسهم لذلك يمكن تصنيفها تحت حساب حقوق الملكية.

وباختصار، فإن أنواع الحسابات في دفتر الأستاذ تشمل الأصول، الخصوم، الإيرادات، المصروفات، وحقوق الملكية، ويُحدد استخدامها حسب طبيعة نشاط المؤسسة وهيكلها المالي.

ما هو شكل دفتر الأستاذ العام؟

دفتر الأستاذ العام يأخذ شكلاً منظماً يُسهل تحليل القيود المحاسبية، ويتم تنظيم عناصره بطريقة منسقة تساعد على تتبع التغييرات الطارئة على كل حساب، ويتم تخصيص كل قسم في دفتر الأستاذ العام لحساب معين (مثل النقد، المبيعات، المشتريات، الأجور)، ويتكون دفتر الأستاذ من العناصر التالية:

1. عنوان الحساب: يظهر في أعلى القسم أو الصفحة المخصصة له في دفتر الأستاذ.

2. رقم الحساب: قد يتم تخصيص رقم فريد لكل حساب لتسهيل التعريف والتتبع.

3. تاريخ القيد: يسجل تاريخ كل معاملة.

4. وصف القيد: يوضح طبيعة المعاملة أو التفاصيل المرتبطة بها.

5. المرجع: يمكن أن يشير إلى رقم قيد اليومية أو أي وثيقة أخرى مرتبطة بالمعاملة.

6. المبلغ المدين والدائن: يسجل المبالغ التي تمت إضافتها أو خصمها من الحساب.

7. الرصيد: يتم حساب الرصيد الجديد بعد كل قيد ويُصنف إما كرصيد مدين أو دائن.

 يتّضح من خلال شكل دفتر الأستاذ العام أنه يُعد أداة محاسبية دقيقة ومنظمة، حيث يتيح تتبع حركة كل حساب بشكل مفصل من خلال عناصره الأساسية مثل التاريخ، والوصف، والمبالغ، والرصيد النهائي. ويساهم هذا التنظيم في تسهيل مراجعة الحسابات وتحليل الأداء المالي بدقة وشفافية.

كيف يتم إعداد دفتر الأستاذ العام؟

بعد ما تم تسجيل المعاملات المحاسبية في دفتر اليومية يتم استكمال باقي المراحل المحاسبية وهي الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ من خلال نقل المبالغ المدينة والدائنة إلى كل حساب خاص بها في دفتر الأستاذ، وتتم عملية الترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ العام من خلال الخطوات الآتية:- 

• فتح صفحة لكل حساب في دفتر الأستاذ: يتم فتح صفحة لكل حساب في دفتر الأستاذ حتى تتم مرحلة الترحيل، ولابد أن يحتوى كل حساب في دفتر الأستاذ العام على ( أسم الحساب، تاريخ إنشائه، تفاصيل المعاملات اليومية وتوقيت حدوثها ، واجمالي الرصيد النهائي للحساب)
• شكل حسابات دفتر الأستاذ العام: تأخذ الحسابات في دفتر الأستاذ العام  شكل حرف T، وتظهر معاملات الجانب المدين في ناحية اليمين، وتظهر معاملات الجانب الدائن في ناحية اليسار من جدول الأستاذ العام.
• إعداد القيد المزدوج للمعاملات: من خلال:-
  • التسجيل في الجانب المدين بالمبلغ المدين في دفتر اليومية وفي خانة البيان يتم تسجيل الطرف الدائن.
  • التسجيل في الجانب الدائن بالمبلغ الدائن وفي خانة البيان يتم تسجيل الطرف المدين.
• تحديث الأرصدة: تحديث أرصدة الحسابات في دفتر الأستاذ بالمبالغ المدينة والأرصدة الدائنة بشكل دوري لضمان توازن الأرصدة المُرحلة إلى ميزان المراجعة، وتُعرف عملية تحديث الأرصدة بـ "بتسوية الحسابات" الموجودة في دفتر الأستاذ العام، وفي حالة عدم توازن الجانب المدين والدائن يتم إجراء التعديلات اللازمة لإصلاح التناقضات أو الأخطاء المحاسبية للمعاملات الغير مُسجلة أو المتكررة، أو المسجلة بشكل خاطيء في دفتر اليومية.
• إغلاق الحسابات وترحيل الأرصدة: يتم إغلاق الحسابات من خلال تجميع المبالغ النهائية لكل حساب في دفتر الأستاذ العام وترصيدها وترحيلها إلى ميزان المراجعة.

اذكر مثال عملي على إعداد دفتر الأستاذ 

إذا كانت القيود اليومية كما يلي:

المطلوب ترحيل هذه القيود في دفتر الأستاذ 

 الحل 

نموذج دفتر الأستاذ 

متي تيم الترحيل من دفتر الأستاذ إلى ميزان المراجعة؟

يتم إعداد ميزان المراجعة بعمل قائمة بجميع الحسابات الموجودة بدفتر الأستاذ، والغرض منه هو التأكد من أن العمليات التي تم تسجيلها في دفتر اليومية ودفتر الأستاذ صحيحة، ويتم عمل جدول بـ مجموع الجانب المدين ومجموع الجانب الدائن واسم الحساب، كما هو في النموذج التوضيحي:-

نلاحظ من هذا النموذج التوضيحي تساوي مبالغ الحسابات المدينة مع أرصدة الحسابات الدائنة وهو ما يعني توازن ميزان المراجعة وصحة الحسابات ومعاملاتها المالية المُرحلة من دفتر الأستاذ العام.

ماذا بعد دفتر الأستاذ؟

بعد تحديث وترحيل جميع القيود في دفتر الأستاذ، يأتي مرحلة إعداد القوائم المالية التي تُعتبر جزءاً أساسياً من الدورة المحاسبية وتلعب دوراً مهماً في توفير معلومات مالية دقيقة وموثوقة لأصحاب المصلحة، وتشمل عدة خطوات هي:-

• إغلاق الحسابات المؤقتة في نهاية الفترة المحاسبية: (مثل حسابات الإيرادات والمصروفات) لتحديث رصيد الأرباح المحتجزة في الميزانية العمومية.
• إعداد الميزانية العمومية: التي تقدم صورة للوضع المالي للمؤسسة في لحظة محددة، وتشمل الأصول، الخصوم، وحقوق الملكية.
• إعداد بيان الدخل: الذي يوضح الإيرادات والمصروفات خلال الفترة المحاسبية وتُظهر الربح أو الخسارة.
• إنشاء قائمة التدفقات النقدية: التي تُقيم وتُقيس التدفق النقدي الداخل إلى للمؤسسة والخارج منها بناء على الأنشطة التشغيلية، والاستثمارية، والتمويلية.
• تحليل ومراجعة القوائم المالية: لتقييم الأداء المالي واتخاذ القرارات الإدارية.

 يتضح لنا أنه بعد إعداد دفتر الأستاذ، يقوم المحاسب ببعض الخطوات، وتشمل إغلاق الحسابات المؤقتة وإعداد القوائم المالية الرئيسية مثل الميزانية العمومية وبيان الدخل وقائمة التدفقات النقدية. وتُسهم هذه القوائم في تقييم الوضع المالي للمؤسسة، مما يتيح للإدارة وأصحاب المصلحة اتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على بيانات موثوقة. 

ما الفرق بين دفتر الأستاذ وميزان المراجعة؟

يعرض ميزان المراجعة مُلخص بالأرصدة المرحلة من دفتر الأستاذ، وذلك للتأكد من صحة القيود المسجلة في دفتر اليومية، وضمان توازن الحسابات المدينة والدائنة بغرض استكمال باقي الإجراءات المحاسبية لإعداد التقارير المالية.

وهذا يعني أن الفرق بين ميزان المراجعة ودفتر الأستاذ يكمن في التفاصيل التي يوفرها كلاً منهما وتوقيت الإعداد، حيث يوفر دفتر الأستاذ تفاصيل كل حساب من حساباته الرئيسية مع تضمين مُلخص للمعاملات المالية الخاصة بهذا الحساب.

أما ميزان المراجعة فهو يعرض الترصيد النهائي لمجموع كل حساب وفق طبيعته الدائنة أو المدينة، ولا يتم إعداد ميزان المراجعة بدون دفتر الأستاذ العام أولاً.

هل هناك فرق بين دفتر الأستاذ وكشف الحساب؟

نعم، هناك فرق بين دفتر الأستاذ وكشف الحساب رغم وجود تشابه في طبيعة كل منهما في تتبع العمليات المالية، إلا أن لكل منهما وظيفة وأهمية مختلفة في النظام المالي والمحاسبي. ويُمكن توضيح الفروق بين دفتر الأستاذ و كشف الحساب من خلال العوامل التالية:-

1- التعريف والوظيفة

يعتبر دفتر الأستاذ جزءاً أساسياً من نظام المحاسبة للمنشأة، وفيه يتم تسجيل جميع المعاملات المالية وفقًا لنظام القيد المزدوج (مدين ودائن) في حسابات مختلفة، أما كشف الحساب هو تقرير يصدر عن البنك أو مؤسسة مالية، ووظيفته توضيح كافة العمليات التي تمت على حساب معين خلال فترة زمنية محددة.

2- المحتوى

يحتوي دفتر الأستاذ على تفاصيل جميع الحسابات المستخدمة في المحاسبة، مثل الأصول، الخصوم، الإيرادات، والمصروفات، بينما يشمل كشف الحساب تفاصيل العمليات مثل الإيداعات، والسحوبات، والرسوم، والفوائد.

3- الهدف

يهدف دفتر الأستاذ العام إلى توفير صورة شاملة ومفصلة عن الحالة المالية للمنشأة ويساعد في إعداد القوائم المالية، وعلى الجانب الآخر يهدف كشف الحساب إلى تزويد صاحب الحساب بمعلومات دقيقة عن العمليات التي تمت على حسابه ومساعدته في تتبع وإدارة أمواله.

باختصار، يكمن الفرق الجوهري بين دفتر الأستاذ وكشف الحساب في الغرض والاستخدام؛ فدفتر الأستاذ يُستخدم داخل المنشأة لتنظيم الحسابات المحاسبية ككل، بينما يُعد كشف الحساب أداة خارجية تُستخدم لمتابعة التحركات في حساب معين خلال فترة زمنية محددة. كلاهما ضروري لكن في سياقات مختلفة ضمن الدورة المالية.

كيف يساعد دفترة في عمل دفتر الأستاذ؟

يمكنك من خلال برنامج الحسابات من دفترة الاعتماد على البيانات المدخلة كقيود يدوية أو القيود التلقائية الناتجة عن معاملاتك والمسجلة على لوحة النظام، وتحويل هذه القيود  بواسطة "دفترة" لتقرير يمكنك استخراجه لحظيًا، وتجد فيه إجمالي الأصول والخصوم وكافة بنودك المحاسبية مرتبة اعتمادًا على ثنائية المدين والدائن.

كما يتيح لك البرنامج التحكم من خلال إعدادات البحث لاستعراض الحساب المراد رؤيته في دفتر الأستاذ، وفي النهاية تستطيع الانتقال لرؤية تفاصيل القيد الذي تريده بالضغط عليه، أو أن تقوم بتحميل تقرير الأستاذ بالصيغة التي تحددها. 

ختامًا بعد أن استعرضنا جميع التفاصيل الخاصة بدفتر الأستاذ العام من واقع تجاربنا المُحاسبية ننصح كل محاسب مالي بضرورة إستكمال إجراءات الدورة المحاسبية ومن ضمنها دفتر الأستاذ والحسابات الخاصة به.

مع الحفاظ على خطوات الإعداد والترحيل من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ لضمان دقة الأرصدة النهائية للمبالغ الدائنة والمدينة المرحلة إلى ميزان المراجعة والتي سيتم الإعتماد عليها في إعداد التقارير المالية والحسابات الختامية.

الأسئلة الشائعة

ما هو حساب الاستاذ؟

هو سجل محاسبي يتم فيه تجميع جميع القيود اليومية المرتبطة بحساب معين، بهدف تتبع الحركات المالية المدينة والدائنة لكل حساب داخل المنشأة خلال السنة المالية.

ما هو الغرض من دفتر الأستاذ؟

الغرض أو الهدف من دفتر الأستاذ هو مايلي:

• تجميع المعاملات المتعلقة بكل حساب في مكان واحد.
• إعداد ميزان المراجعة والقوائم المالية.
• كشف التلاعبات والأخطاء المحاسبية.
• مساعدة الإدارة في التحليل المالي واتخاذ قرارات استراتيجية.

من أين جاءت تسمية دفتر الأستاذ؟

سُمي بهذا الاسم لأنه يُعطي نظرة عامة وشاملة عن جميع المعاملات المالية داخل المؤسسة، ويُعتبر مرجعًا رئيسيًا لتلخيص كل القيود المُسجلة في الدفاتر الأخرى.

ما هي مكونات دفتر الأستاذ؟

يتكون دفتر الأستاذ من من:

• عنوان الحساب
• رقم الحساب (إن وُجد)
• تاريخ القيد
• الوصف
• المرجع (رقم القيد أو المستند)
• المبلغ المدين والمبلغ الدائن
• الرصيد المتبقي

ما هو الفرق بين دفتر الأستاذ ودفتر اليومية؟

الفرق بين دفتر الأستاذ ودفتر اليومية، هو أن  دفتر اليومية يسجل كل المعاملات المالية حسب ترتيب حدوثها بتفاصيل المدين والدائن، بينما دفتر الأستاذ يجمع هذه المعاملات حسب نوع الحساب ليُظهر حركة كل حساب خلال الفترة المحاسبية. باختصار، دفتر اليومية يوضح متى حدثت المعاملة، ودفتر الأستاذ يوضح أثرها في الحسابات.

كيف اسوي دفتر الأستاذ؟

يُعد دفتر الأستاذ باتباع الخطوات التالية:

1. ترحيل القيود من دفتر اليومية إلى كل حساب.
2. فتح صفحة مستقلة لكل حساب.
3. تسجيل التفاصيل (تاريخ، بيان، مدين، دائن).
4. تحديث الرصيد بعد كل معاملة.
5. التأكد من التوازن قبل ترحيل الأرصدة إلى ميزان المراجعة.

ما هي أمثلة دفتر الأستاذ العام؟

أنواع حسابات دفتر الأستاذ العام هي:

• حسابات الأصول: وتتضمن هذه الحسابات الأصول الثابتة والمتداولة وحساب النقدية وحساب المصروفات المدفوعة مسبقًا وحسابات القبض.
• حساب الخصوم: تتضمن الحسابات الدائنة والديون المختلفة للمؤسسة وأوراق الدفع.
• حساب الإيرادات: وتتضمن حساب المبيعات ورسوم الخدمات.
• حساب المصروفات: تتضمن الرواتب والأجور ونفقات المكتب ومصاريف الاستهلاك.
• حساب حقوق الملكية: تتضمن حسابات الأسهم التي تنقسم إلى أسهم عادية وأسهم مفضلة و الأسهم المشتركة بالإضافة إلى حسابات الأرباح المحتجزة.

هل دفتر الأستاذ هو كشف الحساب؟

لا، فهناك فرق:

دفتر الأستاذ: هو جزء داخلي من نظام المحاسبة، يعرض تفاصيل جميع الحسابات في المنشأة.

أما كشف الحساب: هو تقرير خارجي صادر غالبًا عن البنك، يوضح التحركات على حساب واحد فقط (كالحساب البنكي).

ما هي العلاقة بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ وميزان المراجعة؟

العلاقة بينهم تسلسلية ضمن الدورة المحاسبية، حيث تُسجل المعاملات أولًا في دفتر اليومية، ثم تُرحّل إلى دفتر الأستاذ لتجميعها حسب نوع الحسابات، ومنه يتم إعداد ميزان المراجعة للتحقق من توازن الأرصدة، وأخيرًا تُستخدم هذه البيانات في إعداد القوائم المالية التي تعكس الوضع المالي للمنشأة.

ما هو الفرق بين الترحيل والترصيد؟

الترحيل هو نقل القيود من دفتر اليومية إلى الحسابات المعنية في دفتر الأستاذ، أما الترصيد هو حساب الرصيد النهائي لكل حساب بعد جمع المبالغ المدينة والمدينة.