تم النشر في 27 يونيو 2022

ما هو دفتر اليومية وما الفرق بينه وبين دفتر الأستاذ

دفتر اليومية

إدارة أفضل لدفتر اليومية 

دفترة يوفر لك إدارة سهلة لحسابات دفتر اليومية 

ابدأ الأستخدام مجانا

هل يمكن معرفة كل ما يتم بالمؤسسة من معاملات مالية؟ الإجابة نعم، حيث هناك دفتر اليومية الذي بمثابة سجل كبير يعطي كل المعلومات والبيانات المختلفة حول المنظمة من عمليات حسابية مختلفة.

ويمكّن الإدارة من مراقبة كل ما زاد ونقص في الحسابات المختلفة لديها، ومتابعة الأموال التي تخرج وتدخل بسهولة.

التسجيل في دفتر اليومية يعتبر من أهم مراحل الدورة المحاسبية ودونها لا تتم باقي المراحل الأخرى، وأي خطأ يحدث في دفتر اليومية يعتبر مثل الكارثة لسرعة تأثيره على باقي الدفاتر والقوائم المالية.

لذلك لا يمكن التغافل أو إهمال التسجيل في دفتر اليومية، والمحاسب الكفء هو من يهتم بكل تفاصيل دفتر اليومية.

لذلك سنتعرف في هذا المقال علي

 

ما هو دفتر اليومية؟

يعتبر دفتر اليومية هو حساب تفصيلي لكل المعاملات المحاسبية التي تمت بالمنشأة، ويمكن استخدامها  لتسوية الحسابات الأخرى مثل دفتر الأستاذ ومن ثم ميزان المراجعة والقوائم المالية.

ويتم التسجيل في دفتر اليومية بطريقة القيد المزدوج التي تهدف إلى: إذا كان هناك زيادة في حساب ما يتبعه نقص في حساب آخر.

ويتضمن دفتر اليومية:

  • رقم القيد 
  • تاريخ المعاملة التي تمت
  • البيان أي تفاصيل المعاملة
  • المبالغ المالية التي نقصت في الحساب وزادت في حساب آخر
  • الحسابات التي تأثرت بهذه المبالغ

وتعتبر المعاملات المالية في دفتر اليومية عبارة عن معاملات البيع والشراء، والمدفوعات النقدية، والدفع بالآجل وكل  المعاملات التجارية الأخرى يتم تسجيلها.

التسجيل في دفتر اليومية هو أحد المراحل الأساسية التي يقوم بها المحاسب المالي للمساعدة في التسويات المستقبلية.

 

أهمية دفتر اليومية:

1- يعتبر مرجع يومي للمحاسب نظرًا للتسجيل اليومي وفقًا لتواريخ محددة.

 

2- مساعدة الإدارة في مراقبة المعاملات المالية ومعرفة الوضع المالي للمنظمة.

 

3- أحد أهم الدفاتر المحاسبية التي تساعد المحاسب على تسوية الحسابات وعمل القوائم المالية، حيث يعتبر من الخطوات الأولى في الدورة المحاسبية

.

4- إثبات المعاملات المالية في دفتر اليومية يمنع أي خطأ أو سهو من قبل الأفراد والمؤسسات التي تتعامل مع المنظمة.

 

5- يعمل على توازن الحسابات المختلفة حيث يوجد جانب مدين وجانب دائن يجب التوازن بينهما وإذ لم يكن هناك توازن؛ ومجموع المدين لا يساوي مجموع الدائن إذًا هناك مشكلة ما في التسجيل يجب على المحاسب الرجوع لها وتصحيحها.

 

اقرأ ايضا:

ما هي قائمة حقوق الملكية او المساهمين وأهميتها

كل ما تريد معرفته عن قائمة الدخل واهميتها وانواعها وقائمة الدخل الشامل

ما هي قائمة المركز المالي وكيفية إعدادها

 

كيفية عمل دفتر اليومية؟

كما ذكرنا من قبل في دفتر اليومية لا يمكن التغافل عن المعاملات التي تمت في المنظمة لذلك يجب أن يكون هناك نظام لتسجيل هذه المعاملات، وهنا سوف يتم توضيح طريقة عمل دفتر اليومية من خلال برنامج الأكسيل:

 

1- في دفتر اليومية هناك عناصر أساسية يجب أن تكون موجودة مثل: رقم القيد والتاريخ والبيان ونوعية الحسابات مدينة أم دائنة والمبالغ المالية.. 

لذلك يتم عمل عمود لكل عنصر من العناصر السابقة.

القيد                         المبالغ

       

دائن

مدين

دائن

 

مدين

البيان

تاريخ العملية

رقم القيد

               

 

 

2- عند تسجيل كل قيد يمكن كتابة رقم القيد أو العملية ومن ثم تاريخ كل معاملة مالية.

 

3- كتابة وصف العملية في خانة البيان.

 

4- تسجيل القيود اليومية بتحديد الحسابات التي تأثرت بالعملية وما كان مدين ودائن يكتب في خانة القيد.

 

القيد                                  المبالغ

     

دائن

مدين

دائن

مدين

البيان

تاريخ العملية

رقم القيد

٥٠٠٠٠

٥٠٠٠٠

النقدية

المعدات

شراء معدات نقدًا

١/٢/٢٠٢٢

١

١٢٠٠٠

١٢٠٠٠

النقدية

إيجار مقدم

دفع إيجار مقدم

٤/٢/٢٠٢٢

٢

٣٠٠٠٠

٣٠٠٠٠

الإيرادات

النقدية

استلام أموال مقابل خدمات

٨/٢/٢٠٢٢

٣

 

ويمكنك كتابة جميع القيود اليومية بهذه الطريقة وتسجيلها بسهولة.

ولكن هناك شرط لا يجب التغافل عنه وهو أن إجمالي المبالغ المدينة تساوي إجمالي المبالغ الدائنة ولذلك يمكنك عن طريق دالة SUM  معرفة مجموع كل عمود 

من المبالغ السابقة.

و دالة SUM  عبارة عن:

=SUM (E2:E4)

أي سيتم جمع المبالغ من الخلية الثانية إلى الرابعة.

وبذلك يمكن معرفة إذا كان هناك خطأ في التسجيل أما لا.

 

كيفية تسجيل المعاملات المالية في دفتر اليومية؟

تسجيل المعاملات المالية هي من أهم الخطوات التي يقوم بها المحاسب لذلك من المهم تسجيل هذه المعاملات بدقة


ويمكن توضيح ذلك في المثال التالي:

في ١/٢/٢٠٢٢ تم شراء بعض المعدات التي تحتاجها المؤسسة في العمليات التجارية للنشاط بمبلغ ٥٠ ألف ﷼ وتم

الدفع نقدًا.

في ٤/٢/٢٠٢٢ تم دفع قيمة إيجار نقدًا بمبلغ ١٢٠٠٠ ﷼ لمدة ٤ شهور.

في ٨/٢/٢٠٢٢ تم استقبال ٣٠ ألف ﷼ من أحد العملاء مقابل تقديم بعض الخدمات.

في ١٥/٢/٢٠٢٢ تم شراء أدوات مكتب مقابل ٥٠٠٠ ﷼ على الحساب.

في ٢٠/٢/٢٠٢٢ تم بيع بضاعة قيمتها ٢٠ ألف ﷼ على الحساب.

في ٢٨/٢/٢٠٢٢ تم دفع فاتورة الكهرباء بمبلغ ٤٠٠٠ ﷼

في ٢٨/٢/٢٠٢٢ تم دفع مرتبات الموظفين قيمتها ١٥ ألف ﷼.

تعتبر هذه بعض العمليات التي تمت خلال شهر فبراير في المنظمة وهنا يمكن تسجيلها في دفتر اليومية كالتالي:

 

دائن

مدين

بيان

تاريخ العملية

٥٠٠٠٠

٥٠٠٠٠

من ح/ المعدات

       إلى ح/ النقدية

١/٢/٢٠٢٢

١٢٠٠٠

١٢٠٠٠

من ح/ الايجار مقدم

إلى ح/ النقدية

٤/٢/٢٠٢٢

٣٠٠٠٠

٣٠٠٠٠

من ح/ النقدية 

إلى ح/ الايرادات

٨/٢/٢٠٢٢

٥٠٠٠

٥٠٠٠

من ح/ أدوات المكتب

   إلى ح /حسابات قابلة الدفع

١٥/٢/٢٠٢٢

٢٠٠٠٠

٢٠٠٠٠

من ح /حسابات قابلة الدفع إلى ح/ المبيعات

٢٠/٢/٢٠٢٢

٤٠٠٠

٤٠٠٠

من ح/ المصروفات

إلى ح/ النقدية

٢٨/٢/٢٠٢٢

١٥٠٠٠

١٥٠٠٠

من ح/ الأجور 

        إلى ح/ النقدية

٢٨/٢/٢٠٢٢

 

ملاحظات على دفتر اليومية:

يتم عمل دفتر اليومية بهذا الشكل الموضح لتحديد تاريخ العملية وتفاصيلها وتحديد الحسابات المدينة والدائنة وأيضًا المبالغ المالية.

طبقًا لنظرية القيد المزدوج كل عملية تمت في تاريخ معين، ظهرت في القيود اليومية بحساب مدين أو حساب دائن أحدها يزيد والآخر ينقص.

مجموع الحسابات المدينة يجب أن تكون مساوية لمجموع الحسابات الدائنة.

 

الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ:

يمكن توضيح الفرق بين كلا الدفترين كالتالي:

 

دفتر الأستاذ

دفتر اليومية

وجه المقارنة

دفتر الأستاذ هو دفتر يقوم المحاسب بتسجيل صفحة لكل حساب على حدة ومعرفة رصيد هذا الحساب في نهاية كل مدة

يعتبر دفتر اليومية سجل يومي يقوم المحاسب بتسجيل جميع المعاملات التجارية التي تمت بالمنشأة

التعريف

معرفة رصيد كل حساب تم فتحه بدفتر الأستاذ وترحيله إلى ميزان المراجعة.

يعتبر الغرض من دفتر اليومية هو معرفة المعاملات التجارية التي تتم بالمنشأة يومًا بعد يوم، وترحيل رصيد الحساب إلى دفتر الأستاذ.

الغرض

أما دفتر الأستاذ:

معرفة الأرصدة المختلفة لكل حساب بعد انتهاء كل فترة زمنية.

المساعدة في عمل ميزان المراجعة

ترجع أهمية دفتر اليومية إلى:

عدم إهمال أي عملية تمت بالمنشأة المساعدة في عمل دفتر الأستاذ

تسوية الحسابات المختلفة

الأهمية

يتم التسجيل بناءًا على  الحساب الذي تم فتحه بالدفتر.

يتم التسجيل بترتيب زمني وتاريخ محدد، طبقًا لقاعدة القيد المزدوج.

كيفية التسجيل

 

مقالات مشابهة:

كل ما تريد معرفته عن قائمة التدفقات النقدية و مكوناتها وكيفية إعدادها

ما هي القوائم المالية وأنواعها

كل ما تريد معرفته عن الميزانية العمومية

 

دفتر اليومية في دفترة

برنامج المحاسبة من دفترة يقوم بتسجيل قيودك المحاسبية تلقائيًا مع إمكانية إضافة قيود أخرى يدوية لأي معاملات لم يتم القيام بها من النظام، ويتم تنظيم هذه القيود في شجرة الحسابات تبعًا لتصنيف المصروف أو الإيراد الناشىء عنه القيد. وهذه القيود اليومية يتم إصدار تقرير به يسمى تقرير قيود اليومية ثم يتم ترحيلها إلى دفتر الإصدار، الذي يمكنك من خلال تقارير الحسابات العامة أن تصدره بضغطة زر واحدة، دون أدنى حاجة لدفاتر حسابات يومية أو ختامية ورقية أو على برامج مثل الأوفيس.

دفتر اليومية في برنامج دفترة

 

وفي النهاية أصبح من السهل عمل القيود اليومية بكل سهولة عن طريق البرامج المحاسبية المختلفة، ويمكن للمحاسب المالي اكتشاف الأخطاء مبكرًا قبل حدوث أي أخطاء كبيرة في القوائم المالية..

لذلك من الضروري الاهتمام بدفتر اليومية وعدم الإغفال عن أي معاملة تجارية.

إدارة سلسة لدفتر اليومية 

دفترة يوفر لك إدارة سهلة لحسابات دفتر اليومية 

ابدأ الأستخدام مجانا