ما هي قيود اليومية في المحاسبة وكيفية تسجيلها

كيف يتم تتبع كل معاملة مالية في الشركات الكبرى وتحويل ارقام العمليات إلى بيانات دقيقة ومُوثقة؟ الإجابة ببساطة تكمن في قيود اليومية في الممر الذي يعبر من خلاله جميع المعاملات المالية، وبذلك بهدف تنظيمها وبناء صورة واضحة عن الأداء المالي للشركات، وبناءً على القيود اليومية يتم  إعداد القوائم والتقارير المالية، وتقييم المركز المالي للمؤسسات، والتعرف على صافي التدفقات النقدية والأرباح، فيما يلي دليل شامل التفاصيل عن قيود اليومية، ومكوناتها، وأهميتها، وأنواعها، وكيفية إعداد قيود اليومية بالخطوات.

مفهوم قيد اليومية

يتم تعريف قيود اليومية على أنها أسلوب لتسجيل المعاملات والحركات التجارية والمالية في السجلات المحاسبية، مهما كان حجم ونوع هذه المعاملات، وهو أحد مراحل الدورة المحاسبية، فهي عبارة عن توثيق وأرشفة لجميع العمليات المالية التي تمت بالتفصيل، ويقوم القيد اليومي على تتبع الحسابات والمعاملات المالية، وذلك من خلال توفير شرح مختصر لتفاصيل المعاملة، ويشمل هذا الشرح تاريخ التوقيع على المعاملة، وجميع أطراف هذه المعاملة، ويُسجل قيد اليومية في دفتر اليومية، ثم يتم ترحيله فيما بعد إلى دفتر الأستاذ العام، حيث تساهم المعلومات والبيانات الناتجة عن هذا القيد في إعداد القوائم والتقارير المالية.

أهمية قيد اليومية

تُعد قيود اليومية بمثابة حجر الزاوية في النظام المحاسبي، لأنها تساهم بشكل أساسي في تنظيم المعلومات المالية، وإثبات الصحة المالية للمؤسسة من حيث قدرتها على الوفاء بالتزاماتها بالتوازي مع تحقيق الربح، إضافة إلى ذلك تُعتبر قيود اليومية مرجع أساسي ويومي للمحاسب، وتوفر الوقت لإدارة العمليات المالية والمحاسبية للشركة،  فيما يلي أبرز العوامل التي توضح أهمية قيود اليومية:

1- توثيق المعاملات وتسوية الحسابات

تُستخدم قيود اليومية في توثيق جميع المعاملات المالية بشكل منظم، مما يسهل مراجعتها وقت اللزوم، وكذلك تساعد قيود اليومية في تسوية الحسابات، وتوفير البيانات المالية اللازمة التي تُمكن أي شخص من مراجعة القيود وفهم الوضع المالي للمؤسسة بسهولة.

2- التتبع والرقابة المالية 

تُستخدم قيود اليومية في الرقابة المالية على جميع الأنشطة والمعاملات المالية والتجارية، وهو ما يمنع وقوع أي خطأ أو سهو، وكذلك متابعة إدارة وتطور التدفق النقدي للشركة، ومعرفة وضع الطرف الدائن والطرف المدين، فضلاً عن ذلك تساعد قيود اليومية في تقييم وضع المصروفات والتدفقات النقدية، ومعرفة وضع المخزون، وعدد الفواتير و البضاعة المباعة وقيمتها، ويساعد ذلك في النهاية على تمكين الإدارة من اتخاذ قرارات صائبة تساعد على تحقيق الربح والاستدامة، ودعم المكانة التنافسية للمؤسسة.

3- تحديد الأخطاء المحاسبية بسهولة

تضمن قيود اليومية اكتشاف وتصحيح الأخطاء المحاسبية قبل فوات الأوان، مما يعزز دقة وشفافية السجلات المالية المُستخدمة في إعداد دفتر الأستاذ العام، وميزان المراجعة، والميزانية العمومية، وقائمة الدخل، وقائمة المركز المالي، وتتبع التدفق النقدي الداخل والخارج للمؤسسة، مما يساهم في تحسين إدارة السيولة.

أنواع قيود اليومية

يؤكد الخبراء في مجال المحاسبة على ضرورة تسجيل جميع المعاملات والعمليات المالية والتجارية التي قامت بها الشركة في السجل المحاسبي. ويجب أيضًا الاحتفاظ بجميع الأوراق والمستندات الخاصة بقيد اليومية، وذلك من خلال وضعها في نظام الأرشيف الخاص بالشركة واستخدامها عند الحاجة إليها. وهناك عدة أنواع لقيد اليومية يتم تطبيقها عند الحاجة، وفقًا لنوع العملية أو المعاملة التي تمت، وفيما يلي أبرز أنواع القيود اليومية:

1- القيد البسيط

وهو الذي يشتمل على حساب واحد من جانب المدين، وحساب واحد أيضًا من جانب الدائن.

2- القيد المركب

وهو الذي يشتمل على أكثر من حساب من طرف المدين، أو أكثر من حساب من جانب الدائن أو كليهما، ويتم استخدامه لتسجيل أكثر من عملية في وقت واحد أو في المعاملات المعقدة.

3- القيد الافتتاحي

هو القيد الذي تقوم الشركة أو المؤسسة بإعداده في بداية السنة المالية، وذلك قبل بدء مشروع أو نشاط معين، ويعتمد هذا القيد على تسجيل الموجودات والمطلوبات اللازمة قبل بدء النشاط، ويتم أيضًا خلال هذا القيد تسجيل العديد من الأرصدة التي تم ترحيلها من الحسابات الخاصة بالسنة المالية السابقة.

4- قيود التحويل

وهو يشتمل على تسجيل المبالغ والحركات النقدية من صندوق لصندوق، أو تحويل المبالغ النقدية بين الحسابات البنكية المختلفة.

5- قيود الإقفال

تقوم الشركات في نهاية كل سنة مالية أو فترة محاسبية بعمل التقارير المالية والقوائم المالية، وفي هذه الخطوة قد تقوم الشركات بإقفال بعض الحسابات، بحيث تصبح أرصدة بعض الحسابات مع بداية السنة المالية صفر. ويتم إقفال الحسابات الدائنة مثل الإيرادات والأرباح بتحويلها لحسابات مدينة، والحسابات المدينة مثل المصروفات والنفقات لحسابات دائنة.

تعرف أكثر علي ما هي قيود الإقفال وكيفية حسابها

6- القيد العكسي

ويقوم هذا القيد بتصحيح جميع الأخطاء أو أي سهو حدث عند تدوين أو تسجيل أي معاملة أو قيد في الدفاتر والسجلات المالية.

تعرف أكثر على مفهوم القيد العكسي وكيفية عقد القيد مع أمثلة عملية

مكونات قيد اليومية

يعد قيد اليومية هو أحد أسس القواعد المحاسبية لأي مؤسسة أو شركة، ويمكن تطبيقه بأكثر من شكل أو طريقة سواء كان لمؤسسة كبيرة أو ناشئة أو حتى متجر تجاري، ولكن بشرط عدم الخروج عن قواعده ومكوناته الأساسية، وفيما يلي أبرز مكونات قيد اليومية:

1- الدائن

يتم توضيح جميع حسابات الدائنين، سواء كان دائن واحد أو أكثر، و في حالة وجود أكثر من دائن يتم تدوينهم في قيد اليومية بمصطلح المذكورين ثم يتم ذكر جميع بنود الدائنين.

2- المدين 

بالتطبيق على نفس خطوات الدائن يتم توضيح كافة حسابات المدينين بالمعاملات المالية المرتبطة بهم، وتُظهر الحسابات الدائنة والمدينة تأثير المعاملات المالية على الأصول أو الخصوم أو حقوق الملكية في قائمة المركز المالي.

3- البيان 

يتم فيه شرح نوع القيد وبعض التفاصيل الخاصة بالعملية أو المعاملة التجارية.

4- رقم القيد

يتم ترقيم كل قيد برقم لسهولة الوصول إليه عند إعداد أي تقارير أو قوائم مالية.

5- رقم المستند 

يتم ترقيم الملف الذي يضم جميع أوراق وفواتير العملية المالية، مثل أوراق الدفع أو استلام النقدية.

6- التاريخ

توضيح تاريخ حدوث المعاملة المالية، مما يساعد على تتبع المعاملات بالتسلسل وفق العمليات المالية المرتبطة بها، وتنظيم القيود حسب الفترات الزمنية والاحتفاظ بسجلات مالية موثقة.

7- وصف المعاملة

يتم ذكر وصفًا مختصراً للمعاملة المالية لفهم القيد بشكل أفضل مثل "بيع منتجات أو "استلام مدفوعات" وهكذا.

8- رقم دفتر الأستاذ

ذكر رقم دفتر الأستاذ الذي سيتم ترحيل قيد اليومية إليه، وذلك بهدف تحديد مكان إدخال القيد بشكل واضح، وتنظيم السجلات المحاسبية، وتسهيل الوصول إلى المعلومات المالية المتعلقة بكل حساب بشكل أسرع، والتقليل من الأخطاء المحتملة أثناء عملية الترحيل.

حسابات قيد اليومية المركب

يحتوى قيد اليومية المُركب على أكثر من حساب في الطرف الدائن وفي هذه الحالة نرمز للقيد بـ "إلى حـ مذكورين"، أو في الطرف المدين ونرمز للقيد  "من حـ مذكورين"، أو قد يحتوى كلاً من الطرفين على أكثر من حساب في نفس الوقت، لذلك نجد أن كل جانب من القيد يتم تقسيمه إلى أكثر من صف لتسجيل عدة معاملات في آن واحد، ويكون شكل القيد كالتالي:-

كيفية عمل قيد اليومية

يمكن عمل وتدوين عمليات القيد اليومية بشكل يدوي في الدفاتر الحسابية، ويمكن بالطبع تدوينها بواسطة البرامج المحاسبية المتخصصة، وفيما يلي أبرز خطوات عمل قيد اليومية:

1.  حفظ جميع الفواتير والمستندات الخاصة بجميع العمليات والمعاملات المالية والتجارية.

2. تحديد الطرف المدين وهو يتم تعريفه بالحروف (من)، والطرف الدائن ويتم تعريفه بالرمز (إلى).

3. تسجيل المبلغ المدين في خانة المدين، أما في خانة الدائن يتم تدون المبلغ الدائن، ويمكن كتابة وصف موجز أسفل الحساب التي تم قيده.

4. يتم كتابة الملف الدال على حدوث العملية مثل مثل فاتورة شراء أو إيصال.

5. يتم تدوين توقيت حدوث العملية المالية في خانة التاريخ.

6. يتم عمل شرح مختصر يوضح سبب تدوين القيد، ووصف مختصر للعملية المالية وذلك في خانة البيان.

7. تدوين المبالغ المالية التي نقصت أو زادت في حساب ما، بجانب ذكر الحسابات التي تأثرت.

8. ترقيم جميع صفحات دفتر اليومية، ومن الضروري التأكد من خلو دفتر اليومية من أي أخطاء أو كتابة في الحواشي.

9. يجب جمع جميع المبالغ المقيدة سواء كانت مبالغ دائنة أو مدينة في نهاية كل صحفة، والتأكد من صحة هذه البيانات والمبالغ.

ويمكن تلخيص عملية تسجيل قيد اليومية في السطور التالية:

• تحليل العملية المالية من خلال المستند الحسابي، والمستند الحسابي هو عبارة عن مستند يثبت حدوث العملية أو المعاملة المالية قبل تسجيلها.

• تحديد الطرف الدائن والطرف المدين.

• تسجيل القيد اليومي في الدفتر.

• ترحيل الحسابات إلى دفتر الأستاذ.

حمل الآن نموذج قيد اليومية جاهز للتعديل عليه مجانًا من دفترة.

الفرق بين قيود التسوية والقيود اليومية

الفرق بين قيد التسوية وقيد اليومية هو أن الأول يُستخدم لضبط الحسابات في نهاية الفترة المحاسبية، والتأكد من دقة السجلات المالية وضبط الإيرادات والمصروفات، ويُسجل قيد التسوية في نهاية الفترة المالية، أما قيود اليومية تُستخدم لتسجيل المعاملات اليومية بهدف توثيق جميع المعاملات المالية الدائنة والمدينة بشكل دوري، ويُسجل القيد اليومي عند حدوث المعاملة المالية.

 ما الغرض من القيود اليومية المحاسبية؟

الغرض من القيود اليومية المحاسبية هو تسجيل كل معاملة مالية ضمن التجارة وتوثيقها رقميًا أو ورقيًا، ويخدم القيد اليومي الأهداف التالية:

1- الحفاظ على دقة المعاملات المالية

يُفصل القيد اليومي المعاملة ليظهر تأثيرها على الحسابات المتضمنة، فالقيود المزدوجة دائمًا ما تتكون من طرف دائن ينقص رصيده وطرف مدين يزيد الرصيد في حسابه.

2- صناعة قرارات مبنية على بيانات

القيد اليومي هو الخطوة الأساسية لمسك الدفاتر، فهو مصدر البيانات التي تصل إلى دفتر الأستاذ العام وكذلك القوائم المالية والتي تعد أساس صناعة القرار في كل عمل.

3- إمكانية الرجوع إلى أصل المعاملة عند المراجعة

يمكن للمدقق الداخلي أو الخارجي من خلال القيد اليومي الرجوع إلى أصل المعاملة المالية المشكوك في أمرها، فيتأكد من صحتها أو إنها محاولة للاختلاس.

4- خدمة الحسابات

القيود اليومية تساهم في إرشاد العمل إلى أهم الحسابات المنتجة للإيرادات وغيرها من الحسابات المسببة للمصروفات.

5- متابعة التدفق النقدي بسهولة

يمكن للإدارة متابعة السيولة المتوفرة للعمل  من خلال القيود اليومية، وبهذا يمكن تحديد أفضل الأوقات لتمويل المشروعات والأوقات التي يكون فيها نقص في النقد.

الأخطاء الشائعة في قيود اليومية وكيفية تجنبها

فيما يلي أبرز الأخطاء الشائعة التي يُمكن الوقوع فيها عند إعداد قيود اليومية، مع توضيح النصائح اللازمة التي تضمن تحسين وتنظيم دقيق للسجلات المالية:

1- إغفال تسجيل بعض المعاملات

أحيانًا يتم إغفال تسجيل بعض المعاملات المالية في القيود اليومية، ويُمكن تجنب ذلك من خلال المراجعة اليومية لمتابعة توثيق وتسجيل  جميع المعاملات. 

2- إدخال خاطئ للأرقام 

أحد أشهر الأخطاء الشائعة عند إعداد قيود اليومية هو إدخال الأرقام بشكل خاطئ، لذلك يجب مراجعة الأرقام جيدًا قبل إدخالها، ويُمكن الاستعانة بالبرامج المحاسبية مثل برنامج دفترة لتنفيذ العمليات الحسابية على الأرقام بشكل ألي و مؤتمت لتجنب أخطاء الإدخال اليدوي أو البشري.

3- استخدام حسابات خاطئة

تسجيل المعاملة في حساب غير صحيح نتيجة عدم فهم طبيعة الحسابات وتصنيفاتها، أو قد يحدث ذلك نتيجة أكثر من حساب بأسماء مشابهة، فعلى سبيل المثال يتم تسجيل مصاريف الإيجار في حساب الأصول الثابتة بدلاً من حساب المصروفات، مما يؤدي إلى تضخيم الأصول، وتؤثر هذه الأخطاء على دفتر الأستاذ العام عند ترحيل قيود اليومية، وكذلك ميزان المراجعة، وأيضًا التقارير المالية، كما أنه من الصعب تتبع مثل هذه الأخطاء وتصحيحها، نظرًا لأنها تتطلب المزيد من الوقت والجهد، لذلك يجب التأكد تسجيل المعاملة المالية في الحساب المرتبط بها.

4- عدم توضيح وصف المعاملات 

عدم إضافة وصف للمعاملة، لهذا يجب ذكر تفاصيل كافية في كل قيد لتوضيح سياقه، والحرص على  استخدام نماذج قيود يومية موحدة.

5- عدم تحديث القيود

عدم تحديث القيود عند حدوث أي تغييرات في البيانات المالية، لذلك تنفيذ نظام لمراجعة وتحديث القيود بشكل دوري خاصة في حالة تغييرات في المعاملات.

6- الاستخدام الخاطئ للقيود والحسابات المؤقتة 

قد يحدث تداخل في البيانات المالية والتأثير بشكل سلبي على دقة التقارير المالية نتيجة استخدام القيود المؤقتة (مثل الإيرادات والمصروفات) بدلًا من القيود الدائمة (مثل الأصول والخصوم)، وكذلك قد يحدث ترحيل أرصدة غير صحيحة إلى الفترة التالية نتيجة عدم إغلاق الحسابات المؤقتة (مثل الإيرادات والمصروفات) في نهاية الفترة المحاسبية المحددة، مما يؤدي إلى تضارب البيانات المالية. 

ويُمكن تجنب مثل هذه الأخطاء من خلال فهم الفرق بين القيود المؤقتة والدائمة والتأكد من استخدام القيود المناسبة لكل معاملة، وكذلك  إغلاق جميع الحسابات المؤقتة مثل (الإيرادات، والمصروفات، وملخص الدخل، و المسحوبات الشخصية) في نهاية الفترة المالية بواسطة قيود الإقفال، ونقل نقل الأرصدة إلى حساب الأرباح والخسائر وإعادة تعيين الحسابات المؤقتة إلى الصفر في بداية الفترة المحاسبية الجديدة.

الاسئلة الشائعة

كيف يُمكن كتابة قيد اليومية في حالة البيع والشراء؟

1-  قيد الشراء يُسجل كالتالي:

2- قيد البيع يُسجل كالتالي:

ما هو سجل اليومية العامة؟ 

سجل اليومية العامة هو عبارة عن سجل محاسبي يُستخدم لتوثيق جميع المعاملات المالية بشكل يومي، ويُسجل فيه كافة القيود اليومية ليكون مرجع أساسي للمحاسبين أو الأشخاص المعنية في حال الحاجة إلى مراجعة بعض المعاملات، ويُساعد سجل اليومية العامة في تتبع جميع المعاملات المالية، ويُستخدم كمرجع لإعداد  التقارير المالية.، وكذلك يُستخدم في مراقبة الأداء المالي للمؤسسة.

ما هي النقاط التي يجب مراعاتها عند تمرير القيود اليومية؟

التأكد من إدخال الأرقام بشكل صحيح، وتسجيل تاريخ كل معاملة لضمان توثيقها في فترتها المالية المُحددة، وإضافة وصف تفصيلي لكل قيد لتوضيح طبيعة المعاملة، والتأكد من استخدام الحسابات الصحيحة وفقًا لنوع المعاملة (شراء، بيع، مصروفات، وغيرها)  ، وإجراء مراجعات دورية للقيود للتأكد من دقة وصحة القيود، وتدريب الموظفين على استخدام البرامج المحاسبية والالتزام للمعايير المحاسبية المعمول بها.

سهل عملك ودع فترة ينشأ لك قيود اليومية تلقائيًا! 

لا شك أن الكثير من الوقت يتم إهداره لضبط السجلات وتنفيذ القيود اليومية ثم ترحيلها إلى دفتر الأستاذ ثم ميزان المراجعة وهلم جرا، وهو ما يوفره عليك برنامج الحسابات من دفترة، حيث يتم إنشاء القيود المحاسبية بشكل آلي بمجرد حدوث أي معاملة على النظام ويتم ترصيد هذه المعاملات تلقائيًا كذلك في دليل الحسابات وكذا ترحيلها لدفتر الأستاذ واستخدامها في ميزان المراجعة وفي إنشاء القوائم المالية والتقارير، وهو ما يوفر لك الكثير من الوقت والجهد ويختصر لك عمل مجموعة من المحاسبين.

الخلاصة

يمكن تعريف قيد اليومية بصفته أسلوب لتسجيل المعاملات والعمليات المالية، وبالرغم من أن عملية تسجيل هذه العمليات قد تبدو مكررة ومملة في بعض الأحيان إلا أنها ضرورية، وذلك لأنها تعطي صورة حقيقة وواضحة عن الشركة وأنشطتها، فوظيفة هذا القيد تكمن في مراجعة جميع العمليات والصفقات المالية والتجارية التي قامت بها الشركة خلال فترة محددة، وهو ما يساهم في تقييم هذه الأنشطة، وتحليل أثرها على الوضع المالي للشركة.