ما هو أساس الاستحقاق والأساس النقدي والفرق بينهم

يعتبر توافر المعلومات والبيانات المالية أحد المؤشرات حول مدى نجاح المؤسسة، ودرجة نموها، فقد شهدت أنظمة المحاسبة ومعالجة المعلومات نمواً كبيراً،  نظراً للتطور التكنولوجي وتنامي عولمة الاقتصاد.

باتت هناك شكوك حول مدى فاعلية الأسس والأنظمة المحاسبية التي تقوم بجمع المعلومات المالية والمحاسبية، وهي التي تساهم في صنع القرار وتقييم الأداء، وتختلف الأسس والأنظمة المحاسبية في كل مؤسسة، وفقًا للمتغيرات الاقتصادية والمالية التي تتحكم في عمل المؤسسة، وذلك بالتزامن مع  تطور معايير المحاسبة الدولية.

ونتيجة لذلك تباينت الآراء التي تقارن بين الأساس النقدي وأساس الاستحقاق في تسجيل المعلومات والبيانات المالية، وفي هذا المقال، سنتعرف على ماهية الأساس النقدي وأساس الاستحقاق بالتطبيق العملي، بجانب شرح أبرز أنواع حسابات أساس الاستحقاق، كل ذلك وأكثر مع تقديم مقارنة شاملة لأبرز الفروق بين الأساس النقدي وأساس الاستحقاق.

ما هو تعريف مفهوم أساس الاستحقاق؟

يعتبر أساس الاستحقاق هو الطريقة التي يتم من خلالها تسجيل وحفظ البيانات والمعاملات المحاسبية بتاريخ وقوع الحدث، بغض النظر عن دفع أو استلام النقدية، فعلى سبيل المثال، في حالة التعاقد على شراء سلع معينة، يتم إجراء المعاملات المحاسبية بالرغم من عدم الدفع نقداً أو استلام النقدية.

وطبقاً لأساس الاستحقاق، يتم تسجيل جميع الإيرادات التي تخص الفترة أو الدورة المالية سواء تم تحصيلها أم لا، كما يتم تسجيل جميع المصروفات في الدفاتر سواء دُفعت أم لم تُدفع بعد، وبالإضافة إلى ذلك يعد أساس الاستحقاق هو الأكثر استخداماً في المؤسسات التجارية.

ما هو تعريف مفهوم الأساس النقدي؟

يعد الأساس النقدي أهم الطرق المحاسبية التي يتم من خلالها تسجيل وحفظ المعاملات المحاسبية والمالية، وذلك عند دفع النقدية أو استلام النقدية، أي أنه يتمركز حول النقدية وحركة التدفقات النقدية، ولا تسجل العمليات المالية في الدفاتر إلا بعد حدوث تحصيل أو دفع نقدي للمبالغ المستحقة.

 والمبدأ العام للأساس النقدي في المحاسبة، هو ضرورة الدفع نقداً حتى يتم إجراء المعاملات المحاسبية، وتسجيل المصروفات والإيرادات في الدفاتر.

ما الفرق بين الأساس النقدي وأساس الاستحقاق؟

يكمن الفرق الرئيسي بين الأساس النقدي وأساس الاستحقاق في توقيت الاعتراف بالإيرادات والمصروفات، حيث إن أساس الاستحقاق يعترف بالإيرادات عند اكتسابها، والمصروفات عند تكبدها بغض النظر عن وقت الدفع أو الاستلام الفعلي، وهذا على عكس الأساس النقدي الذي يعترف بالإيرادات والمصروفات في الوقت الفعلي للصرف أو الدفع.

وبعد مناقشة التعريف الخاص بكلاً من الأساس النقدي وأساس الاستحقاق، فيما يلي أبرز الفروقات بينهما:

1- طريقة التطبيق

يتطلب الأساس النقدي قليل من المهارة بالنسبة للمراجعين والمحاسبين ويسهل تطبيقه، على عكس أساس الاستحقاق الذي يتطلب تدريبات للعاملين ودمج سجلات، بجانب التطبيق من خلال استخدام أنظمة وتقنيات متطورة.

2- تكلفة الاستخدام

يتميز الأساس النقدي بانخفاض تكاليف تطبيقه؛ نظرًا لسهولة إجراءاته التي تقتصر على تسجيل العمليات عند حدوث التدفق النقدي الفعلي (قبض أو دفع)، وعلى الجانب الأخر يتطلب تطبيق أساس الاستحقاق تكاليف أعلى؛ كونه يستلزم توظيف محاسبين متخصصين ذوي كفاءة عالية للتعامل مع تعقيدات التسويات والقياس المحاسبي المستحقات والمخصصات والإهلاك، كما تتطلب المحاسبة على أساس الإستحقاق متابعة مستمرة ودقيقة للعمليات المالية على مدار الفترة المحاسبية، وليس فقط عند حدوث التدفقات النقدية. 

3- درجة سهولة الفهم والتطبيق لكل أساس محاسبي

يُعد الأساس النقدي أكثر بساطة وسهولة في الفهم، نظرًا لاعتماده على مبدأ مباشر وهو تسجيل العمليات عند حدوث القبض أو الدفع الفعلي دون الحاجة إلى تقديرات أو حسابات معقدة، أما أساس الاستحقاق يُلزم بتتبع معايير تدقيق الحسابات التي توفر إطارًا موحدًا يقلل من الاجتهادات الشخصية المتعلقة بالحسابات ويسهّل عملية التطبيق والمراجعة.

4- دقة وشمولية المعلومات المالية

يساعد أساس الاستحقاق على إدارة التدفقات النقدية، حيث يوفر معلومات وبيانات حول تكاليف الأنشطة والمشاريع المستقبلية ومصروفاتها، بجانب معلومات حول النقدية والالتزامات، مما يوضح الوضع المالي للشركة أو المؤسسة، ويساعد في عملية التقييم والمساءلة، بعكس الأساس النقدي والذي يوفر بعض المعلومات الرئيسية فقط دون الدخول في تفاصيل.

يؤخذ على الأساس النقدي عدم توفير معلومات حول الأصول غير النقدية، بعكس أساس الاستحقاق الذي يوفر معلومات حول كافة أنواع الأصول.

5- تقييم المركز المالي

يتميز أساس الاستحقاق بالمصداقية والشفافية، على عكس الأساس النقدي، وخاصة أنه يعجز عن تقديم تصور ورؤية حول المركز المالي للمؤسسة، كما يتميز أساس الاستحقاق بالشمولية على عكس الأساس النقدي.

6- أولوية الاستخدام عند إنشاء التقارير المالية

يساعد أساس الاستحقاق المحاسبي على تقديم صورة شاملة عن الموارد المالية الخاصة بالمنشأة، على الجانب الأخر لا يوفر الأساس النقدي نفس درجة الدقة في التقارير المالية مقارنة بأساس الاستحقاق الذي يساعد على متابعة بعض المؤشرات الأساسية للقوائم المالية مثل قائمة الدخل وقائمة المركز المالي.

أنواع التسويات المحاسبية في أساس الاستحقاق مع أمثلة

لا يكفي تسجيل القيود اليومية العادية فقط لكي يعكس أساس الاستحقاق الصورة المالية الحقيقية للمنشأة، بل يحتاج المحاسب في نهاية كل فترة مالية إلى إجراء ما يُعرف بقيود التسوية وهي قيود يتم من خلالها تعديل الحسابات بحيث تُحمل كل فترة مالية بما يخصها فعليًا من إيرادات ومصروفات، بصرف النظر عن توقيت التحصيل أو السداد النقدي.

وتُصنف هذه التسويات حسب توقيت حدوث الخدمة أو الحصول على السلعة مقابل توقيت حركة النقد الفعلية، وفيما يلي أبرز أنواع التسويات المحاسبية في أساس الاستحقاق مع أمثلة عملية توضح طريقة معالجتها:

1- تسوية المصروفات المستحقة

المصروفات المستحقة هي تكاليف استفادت منها المنشأة فعليًا خلال الفترة المالية، لكنها لم تسدد قيمتها نقدًا حتى تاريخ إقفال الحسابات، وبالتالي يتم إجراء تسوية محاسبية لها بناء على أساس الاستحقاق.

2- تسوية الإيرادات المستحقة

الإيرادات المستحقة هي مبالغ اكتسبتها المنشأة فعليًا نتيجة تقديم خدمة أو بيع بضاعة، لكنها لم تُحصل نقدًا بعد حتى نهاية الفترة المالية.

3- تسوية المصروفات المقدمة

المصروفات المقدمة هي مبالغ نقدية سددتها المنشأة مسبقًا مقابل خدمة أو منفعة ستحصل عليها خلال فترات مالية مستقبلية.

4- الإيرادات المقدمة (غير المكتسبة)

الإيرادات المقدمة هي مبالغ قبضتها المنشأة فعليًا من عملائها قبل تقديم الخدمة أو تسليم البضاعة المتعاقد عليها. 

كيفية الاختيار بين أساس الاستحقاق والأساس النقدي 

يُمكن الاختيار والتفضيل بين أساس الاستحقاق والاساس النقدي على أساس 3 محاور أساسية:-

• حجم المنشأة وطبيعة أعمالها.
• مدى توافق الأساس المحاسبي المُستخدم مع القوانين المحاسبية والمعايير المعمول بها.
• تقييم نقاط القوة والضعف المتعلقة بكلاً من أساس الاستحقاق والأساس النقدي، ومقارنتها بالاحتياجات المالية الأساسية للمنشأة مثل (التحليل المالي، دقة البيانات والتقارير المالية، تقييم الربحية).

وفي إطار كيفية المفاضلة بين استخدام أساس الاستحقاق والأساس النقدي؛ تستخدم العديد من الشركات الأساس النقدي وأساس الاستحقاق في الأنشطة الموسمية وتشمل الأنشطة التجارية أو الخدمية التي لا تتوزع إيراداتها ومصروفاتها بالتساوي على مدار السنة، بل تتركز بشكل كبير في مواسم أو فترات معينة، بينما تكون شبه راكدة في باقي أوقات السنة.

فعلى سبيل المثال قد يُحقق تجار التجزئة مبيعات وأرباحًا مرتفعة جدًا في الربع الأخير من السنة مع موسم الأعياد والمناسبات إذا اعتمدوا على الأساس النقدي وحده في قراءة أدائهم، إلا أن هذه الصورة قد تكون مضللة مع تراجع الإنفاق الاستهلاكي في الربع الأول من العام التالي بشكل ملحوظ، وتبدو الشركة وكأنها تحقق خسائر رغم أنها في الحقيقة تجني عائد الموسم السابق بشكل مؤجل.

 لهذا يُفضل كثير من التجار الاعتماد على أساس الاستحقاق في إعداد التقارير الرسمية للحصول على صورة أكثر توازناً واستقرارًا على مدار السنة، مع الاستمرار في متابعة السيولة اليومية بالأساس النقدي لأغراض التشغيل المباشر.

لماذا التحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق؟

أسباب التحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق في المملكة العربية السعودية وغيرها من الدول هي:-

• يوفر أساس الاستحقاق صورة أكثر دقة وشفافية عن الوضع المالي للشركة لأنه يأخذ في الاعتبار جميع الإيرادات والمصروفات المستحقة، سواء تم تحصيلها أو دفعها فعليًا أم لا.
•  يتوافق أساس الاستحقاق مع المعايير المحاسبية المقبولة عموماً (GAAP) ومعايير التقارير المالية الدولية (IFRS)، مما يجعله مفضلاً للشركات الكبيرة والمدرجة في البورصة.
• يساعد أساس الاستحقاق في تحليل أداء الشركة بشكل أفضل عن طريق مطابقة الإيرادات مع المصروفات ذات الصلة في نفس الفترة.

في هذا الإطار كان أحد عملائنا الذي يعمل في بيع الأدوات والملابس المدرسية تتركز أكثر من 70% من مبيعاته السنوية في شهرين فقط قبل بداية العام الدراسي، بينما تكون المبيعات باقي أشهر السنة شبه راكدة، وأعتمد العميل في البداية على نظام محاسبي بسيط يُسجل الإيرادات والمصروفات فور حدوثها فقط بدون أي قيود تسوية.

وفي نهاية الموسم واجه العميل مشكلة ظهور شهر الذروة بأرباح منخفضة أو خسائر وهمية، نظرًا لتسجيل كامل المصروفات المدفوعة مقدمًا عن أشهر قادمة دفعة واحدة في هذا الشهر، بينما ظهرت الأشهر التالية بأرباح مرتفعة وهمية رغم قلة النشاط الفعلي فيها، نظرًا لعدم تحمّلها لأي نصيب من هذه المصروفات (لأنها اتسجلت بالكامل في شهر سابق)، وهو ما جعل العميل غير قادر على تقييم الأداء الحقيقي لموسمه، أو مقارنته بالموسم السابق بشكل عادل.

نصحنا العميل بالتحول من الأساس النقدي إلى أساس الاستحقاق في تسجيل عملياته المالية، من خلال:

•  تصنيف جميع المدفوعات المقدمة للموردين (مثل إيجار المخازن الموسمية المدفوع مقدمًا لستة أشهر، أو تأمين الشحنات) كمصروفات مقدمة (أصل)، يتم توزيعها على الأشهر التي تخصها فعليًا تطبيقًا لمبدأ المقابلة، بدلًا من تحميلها بالكامل على شهر الدفع.
• تسجيل الإيرادات المستلمة من العقود طويلة الأجل مع بعض المدارس كإيرادات مقدمة (التزام)، والاعتراف بها تدريجيًا كإيراد مكتسب كلما تم تسليم الدفعات الفعلية من المستلزمات، وليس دفعة واحدة عند الاستلام.
• إجراء قيود تسوية دورية لحساب الإيراد المكتسب فعليًا والمصروف المستحق عن كل فترة بدقة، بما يعكس النشاط الفعلي الحقيقي بعيدًا عن توقيت التدفقات النقدية.

وأخيرًا بعد مرور موسمين متتاليين على هذا التحول لاحظ العميل أن التقارير المالية الشهرية أصبحت تعكس الأداء الحقيقي للنشاط بعيدًا عن اختلافات التوقيت النقدي، وذلك بإستخدام برنامج دفترة الذي سهل عليه تطبيق هذه النصائح عمليًا بحلول محاسبية ذكية من خلال أتمتة توليد قيود التسوية الشهرية تلقائيًا، مما وفر الوقت والجهد الذي كان يستهلكه العميل سابقًا في المراجعة اليدوية لكل فاتورة على حدة، وتمكن عميلنا من اتخاذ قرارات أدق بشأن حجم المخزون المطلوب تجهيزه للموسم القادم.

احتسب القيود على الأساس المحاسبي الذي تفضله من خلال دفترة

سواء كنت تحتسب قيودك على أساس الاستحقاق أو الأساس النقدي، يمكنك التحكم في وقت إدخال القيود على برنامج المحاسبة من دفترة حيث يمكن تقييد المعاملات بصورة آلية أو عن طريق القيود المحاسبية اليدوية.

هذا بالإضافة لدقة المعاملات المحاسبية وسرعتها، وحصولك في النهاية على تقارير شاملة موسعة بضغطة زر لن تكلفك وقت وجهد ولكنها ستجعلك على إطلاع بكل دقيقة من دقائق العمل وقتما تريد، من أي جهاز ومن أي مكان.

وبذلك يكون المقال قد تناول بالشرح مفهوم الأساس النقدي وأساس الاستحقاق، بجانب مزايا وعيوب كل منهما، كما ناقش المقال أبرز أنواع حسابات أساس الاستحقاق، بالإضافة إلى عقد مقارنة بين الأساس النقدي وأساس الاستحقاق للوقوف على أبرز الفروقات بينهم.