دليل شامل عن تقرير المبيعات وأهميته

تُهمل العديد من الشركات أهمية تقارير المبيعات ولا تمنحها الاهتمام الكافي، وهو خطأ كبير. فلا يمكن تحقيق نمو حقيقي أو بناء استراتيجية فعّالة تستند إلى البيانات ما لم تكن لديك رؤية واضحة وشاملة لنتائج الأنشطة المختلفة داخل شركتك.

قد يبدو كتابة التقرير مُربكًا في بعض الأحيان. لكن الخبر السار هو أن إعداد تقرير مبيعات فعّال لا يجب أن يكون مرهقًا. باستخدام الأدوات المناسبة وقالب تقرير مبيعات قوي، مع دفترة يمكنك إعداد تقرير قابل للتنفيذ في غضون دقائق.

في هذه المقالة، سنأخذك في جولة شاملة لفهم ما هي تقارير المبيعات، أهميتها، أنواعها، وكيفية إعدادها باحتراف، مع توضيح كيفية استخدام نظام دفترة لاستخراجها بسهولة وكفاءة.

ما هو تقرير المبيعات

تقرير المبيعات، هو مستند شامل يوضح جميع أنشطة المبيعات التي تمت داخل الشركة خلال فترة زمنية معينة. ويطلق عليه أيضًا تقرير تحليل المبيعات.

يوفر هذا التقرير لمديري المبيعات، والمستثمرين، وأصحاب العمل رؤية واضحة وشاملة لعمليات البيع داخل المؤسسة، ويعكس التوجهات العامة في حجم المبيعات على مدار الوقت. كما يساعد في تحليل مراحل مسار البيع بدقة، ويعرض أداء مندوبي المبيعات بشكل تحليلي مفصل.

قد يوضح تقرير المبيعات أيضًا استراتيجيات النمو الفعّالة، ويحدد العملاء المثاليين للشركة، ويعرض استراتيجيات لتبسيط عملية البيع.

عادةً ما يتم إعداد تقارير المبيعات من قِبل قادة الفرق أو مديري المبيعات، وتُصمَّم بطريقة تنقل البيانات المهمة إلى الفرق أو القادة بشكل فعّال. ومع تطور التكنولوجيا، أصبح من السهل إعداد هذه التقارير باستخدام أدوات وبرامج متخصصة توفر الوقت والجهد، وتقلل من الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي.

من بين هذه الأدوات، يبرز برنامج المبيعات من دفترة كأحد الحلول الفعّالة، حيث يتيح إنشاء تقارير مبيعات دقيقة وشاملة بضغطة زر، مع إمكانية تتبع الأداء وتحليل البيانات لاتخاذ قرارات سليمة.

تعرف على أفضل برنامج لإدارة المبيعات مع مقارنة للأسعار والمميزات.

أنواع تقارير المبيعات

يوجد العديد من أنواع تقارير المبيعات المختلفة، ولا يوجد مستند واحد يناسب جميع المؤسسات. فحتى الفرق المختلفة داخل نفس الشركة قد تستخدم تقارير مبيعات متنوعة لتسليط الضوء على بيانات مختلفة.

معظم التقارير تغطي فترة زمنية محددة، مثل تقارير المبيعات اليومية أو الأسبوعية أو الشهرية أو ربع السنوية. ومع ذلك، قد تتناول التقارير أيضًا مراحل مختلفة من عملية البيع.

فيما يلي أكثر أنواع تقارير المبيعات شيوعًا، ومتى يُفضّل استخدامها:

1- تقرير إجمالي المبيعات (Total value of sales report) 

يعرض تقرير إجمالي المبيعات لمحة شاملة عن إجمالي الإيرادات التي تم تحقيقها، مع تصنيفها حسب العميل، أوالفريق، أو المنتج. يوفّر هذا التقرير رؤية سريعة لأداء المبيعات خلال فترة زمنية محددة، مما يساعد على تحليل الاتجاهات وتحديد مجالات التحسين.

2- تقرير مسار المبيعات (Sales Pipeline Report)

يُظهر هذا التقرير القيمة الإجمالية للصفقات في مسار المبيعات وعدد الصفقات في كل مرحلة من مراحله. يسلط الضوء على عدد الصفقات المحتمل خسارتها أو ربحها، ومدى تأثير ذلك على الإيرادات الإجمالية للشركة.

يتضمن هذا التقرير كل المراحل الأساسية للصفقات، مما يوفر نظرة واضحة لأداء الدورات البيعية اليومية والأسبوعية والشهرية. ويستخدم هذا التقرير من أجل عرض النجاحات والتحديات في مسار المبيعات.

3- تقرير معدل التحويل (Conversion Rate Report)

يوضح هذا التقرير مدى فعالية فريق المبيعات في تحويل العملاء المحتملين إلى عملاء فعليين، كما توفر هذه البيانات رؤى هامة حول قوة استراتيجيتك البيعية، وتُبرز أداء مندوبي المبيعات والفرق المختلفة. كما يمكنك من خلاله تحليل معدل التحويل لكل مندوب مبيعات بشكل فردي لتحديد نقاط القوة والضعف.

إذا لم يتحول العملاء المحتملين إلى صفقات ناجحة، فسيساعدك هذا التقرير على معرفة أين تكمن المشكلة في كل مرحلة من مراحل البيع. يعكس هذا التقرير نسبة الصفقات الناجحة مقارنة بعدد الصفقات الإجمالية خلال فترة محددة (شهريًا، ربع سنويًا، أو سنويًا).

يساعدك هذا التقرير على تقييم فعالية الجهود البيعية، الأداء الفردي أو الجماعي لفريق المبيعات، أسباب ارتفاع أو انخفاض المبيعات.

تعرف على: طرق واستراتيجيات زيادة المبيعات.

4- تقرير فقدان العملاء (Customer Churn Report)

يعكس هذا التقرير نسبة العملاء الذين توقفوا عن التعامل مع شركتك أو استخدام منتجك. يساعدك في معرفة متى ولماذا يغادر العملاء، من خلال تحليل الاتجاهات العامة. يُعتبر معدل الفقدان مهم لأنه إذا كان مرتفعًا فقد يشير إلى أنك تستهدف نوعية العملاء الخطأ.

يستخدم هذا التقرير من أجل تتبع عدد العملاء الذين توقفوا عن التعامل، والخصائص المشتركة بينهم مثل حجم الشركة، المندوب المسؤول، أو مصدر العميل.

5- تقرير توقعات المبيعات (Sales Forecast Report)

هو تقرير تفصيلي يقدّر كمية المبيعات المتوقع تحقيقها أسبوعيًا أو شهريًا أو ربع سنوي أو سنويًا، على مستوى الشركة أو الفريق أو المندوب الفردي.

يساعد هذا التقرير على اكتشاف المشكلات مبكرًا قبل أن تتفاقم، مما يمنحك الوقت الكافي لاتخاذ إجراءات وقائية. يستخدم هذا التقرير من أجل التنبؤ بالمبيعات المستقبلية حسب المندوب أو الفريق أو الموقع أو نوع العميل المحتمل.

6- تقرير الصفقات الرابحة والخاسرة (Deals Won and Deals Lost)

يتيح هذا التقرير تتبع الصفقات التي تم ربحها أو خسارتها، مما يساعدك في تقييم الأداء العام للمبيعات. كما يقدّم رؤى حول المنتجات الأكثر رواجًا، مما يمكنك من استغلال هذه الفرص لتحقيق مزيد من النجاح.

يستخدم هذا التقرير من أجل تحليل الصفقات الرابحة والخاسرة حسب نوع المنتج، أو خصائص الشركات، أو فرق المبيعات، أو المندوبين. كما يساعد التقرير أيضًا المدراء في فهم أداء كل مندوب وفريق على حدة.

7- تقرير متوسط حجم الصفقة (Average Deal Size Report)

يساعدك هذا التقرير على معرفة عدد الصفقات التي يجب إغلاقها للوصول إلى هدف الإيرادات المطلوب. كما يساعد هذا التقرير في التخطيط للقدرات البيعية وتخصيص الموارد.

على سبيل المثال: إذا كانت كل صفقة رابحة تحقق إيرادًا بقيمة 5,000 دولار، وكان هدفك هو 50,000 دولار، فإنك بحاجة لإغلاق 10 صفقات خلال الفترة المحددة.

ويستخدم هذا التقرير أيضًا من أجل تتبع تأثير الخصومات، أداء المندوبين، النمو العام للأعمال، وأثر الحملات التسويقية.

8- تقرير مكالمات المبيعات (Sales Calls Report)

يمكنك من خلال هذا التقرير قياس فعالية مندوبي المبيعات من خلال عدد المكالمات الهاتفية التي يُجرونها مع العملاء المحتملين، ويساعدك ذلك في معرفة إن كانت هناك فجوات بين عدد المكالمات ونسبة الصفقات المغلقة. كما يوفر القدرة على تحليل البيانات حسب كل عميل محتمل لفهم كيفية التفاعل معهم واكتشاف أي مشكلات في سير عملية البيع.

يمكن إعداد تقارير المبيعات بفترات زمنية مختلفة، وربطها بمؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، مما يساعدك على متابعة الأداء وتقييم النتائج سواء على المدى القريب أو البعيد. وفيما يلي أبرز أنواع هذه التقارير حسب الفترة الزمنية:

• تقارير المبيعات اليومية: تساعد على تتبع مؤشرات فورية مثل عدد المكالمات التي يجريها كل مندوب يوميًا وعدد العملاء المحتملين الجدد.

يوفر لك دفترة نموذج تقرير المبيعات اليومي للتحميل مجانًا. كما يوفر هذا النموذج في البرنامج بشكل مفصّل، حسب المنتجات وحسب الفواتير.

• تقارير المبيعات الأسبوعية: تتيح متابعة الأداء الأسبوعي، مثل عدد الصفقات المغلقة أو حجم الإيرادات المحققة من قِبل الفريق.

• تقارير المبيعات الشهرية: تقدم رؤية أوسع تمتد لشهر كامل، ما يتيح تحليل الاتجاهات واستكشاف التحسينات المحتملة استنادًا إلى البيانات اليومية والأسبوعية.

• تقارير المبيعات السنوية: تُعد النسخة الأكثر شمولًا، وتُستخدم لتحديد أهداف المبيعات للعام المقبل، وفهم التغيّرات الموسمية، وقياس أثر الحملات التسويقية، وتقييم أداء مندوبي المبيعات بشكل معمّق.

  

  

اقرأ أيضًا: ما هي الدورة المستندية للمبيعات ومراحلها؟

أهمية تقارير المبيعات في الشركة

تُعد تقارير المبيعات عنصرًا أساسيًا في أي استراتيجية مبيعات ناجحة. فهي ليست مجرد أداة لعرض الأرقام، بل وسيلة تحليلية تساعد الشركات على تقييم أدائها البيعي وتطوير خططها وتحسين نتائجها. إليك أهم الأسباب التي تجعل إعداد تقارير المبيعات أمرًا لا غنى عنه:

1- تحديد المشكلات في مسار المبيعات وحلّها

 عندما تتراجع المبيعات أو تصل إلى مرحلة ركود، تساعدك التقارير على معرفة وقت حدوث المشكلة وأين تكمن بالضبط. من خلال المتابعة المنتظمة، يمكن لمديري المبيعات التدخّل واتخاذ الإجراءات المناسبة لتصحيح المسار.

2- دعم مندوبي المبيعات لإتمام المزيد من الصفقات

 توفر التقارير رؤى واضحة حول ما نجح وما لم ينجح، مما يتيح لمديري المبيعات تقديم ملاحظات وتنظيم تدريبات لتحسين أداء الفريق في الجوانب التي تحتاج إلى تطوير.

3- التعرف على الاتجاهات الإيجابية والفرص الجديدة

 عند تتبّع البيانات بشكل منهجي، يمكنك اكتشاف مصادر العملاء التي تحقق أفضل النتائج، وبالتالي توجيه الموارد بشكل أفضل نحو تلك المصادر لزيادة فرص النجاح.

4- تقليل تأثير تغيّر الموظفين

 في حال غادر أحد أفراد فريق المبيعات، تساعدك التقارير في الحفاظ على استمرارية العمل وعدم فقدان البيانات أو التفاصيل المهمة. فهي تمثل سجلًا دائمًا يمكن الرجوع إليه في أي وقت.

8- تحفيز الفريق وتعزيز روح المنافسة

 عندما يعرف أعضاء الفريق أن أداءهم يتم متابعته وتقييمه بانتظام، غالبًا ما يشعرون بدافع أكبر لتحقيق أهدافهم. كما تُسهم التقارير في تعزيز الشفافية وتوضيح التوقعات.

اقرأ أيضًا: ما هو تنشيط المبيعات وأهم وسائله

كيفية كتابة تقرير مبيعات في 5 خطوات

أي شخص يمكنه جمع بعض الأرقام ووضعها في تقرير، لكن إعداد تقرير مبيعات ينقل البيانات المهمة بوضوح يتطلب بعض المهارة.

إليك خمس خطوات لإعداد تقرير مبيعات ناجح وفعّال:

1- حدّد هدف تقرير المبيعات

الهدف الأساسي من تقرير المبيعات هو عرض مؤشرات الأداء والنتائج. لكن لا يمكنك تضمين كل معلومة متاحة، بل يجب التركيز على البيانات التي تخدم هدفًا محددًا. هل هو لقياس نتائج حملة ترويجية؟ أم لاكتشاف اتجاهات تساعد في إعداد توقعات المبيعات؟ هل الهدف تحفيز الفريق؟ أم تقديم نظرة شاملة لفريق العمليات حول مؤشرات الأداء البيعي؟

معرفة الهدف يساعدك في اختيار البيانات المناسبة وتحديد نطاق التقرير، مثل الفترة الزمنية التي يغطيها.

2- افهم جمهور تقريرك

بعد تحديد الهدف، عليك معرفة من سيقرأ التقرير حتى تُركّز على المعلومات التي تهمه بالفعل. فمثلًا: مدير التسويق قد يهتم بالحملات الإعلانية التي أدت لأفضل المبيعات، أما مدير المبيعات سيركز على أداء الفريق وتحقيق الحصص البيعية، والمدير التنفيذي غالبًا ما يهتم بالصورة العامة مثل النمو الكلي للشركة. مما يعني أن كل جمهور يحتاج إلى نوع مختلف من المعلومات.

3- اجمع بيانات المبيعات

الآن بعد أن عرفت هدف التقرير وجمهوره، ابدأ بجمع وتحليل البيانات. ابدأ بتحديد المؤشرات الأساسية التي تريد عرضها، مثل: مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)، وعدد الصفقات المُبرمة خلال الفترة المحددة، وحجم الإيرادات والأرباح الناتجة عنها، بالإضافة إلى تكلفة اكتساب العملاء الجدد. كما يُعدّ معدل النمو من المؤشرات الأساسية التي تعكس تطور الأداء، إلى جانب تقييم أداء فرق المبيعات المختلفة، واستكشاف فرص البيع الجديدة التي يمكن استغلالها لتعزيز النتائج.

ثم حدد الفترة الزمنية للتقرير، وقارِن بين فترتين مختلفتين مثل: شهر بشهر أو سنة بسنة، للحصول على صورة أوضح.

4- استخدم رسومًا بيانية جذابة لعرض البيانات المهمة

لا تقل أهمية طريقة عرض البيانات عن البيانات نفسها، إذ يمكن للطريقة الصحيحة أن تُسهّل على القارئ استيعاب المعلومات وفهمها بسرعة ووضوح. وهنا تبرز أهمية استخدام الرسوم البيانية في تقارير المبيعات.

فعلى سبيل المثال، يمكن استخدام الرسم البياني الخطي لعرض تطور الإيرادات على مدار فترة زمنية. أما المخطط الدائري، فهو مثالي لتوضيح نسبة مساهمة كل منتج أو فئة من المنتجات في إجمالي المبيعات. وبالنسبة إلى الرسم الشريطي، فهو أداة فعّالة لمقارنة أداء مندوبي المبيعات، حيث يُمكنك بسهولة معرفة من المندوب الذي حقق أعلى عدد من الصفقات أو أعلى إيرادات خلال فترة معينة.

5- فسّر ما تعنيه أرقام المبيعات

من الضروري أن تُقدَّم الأرقام ضمن سياق واضح يوضح معناها وتأثيرها. لا يكفي مجرد ذكر النتائج، بل يجب تفسير ما تعنيه فعليًا: هل تشير البيانات إلى نمو إيجابي؟ هل تكشف عن مشكلة تتطلب تدخلاً؟ وهل هناك اتجاهات تستدعي تعديل الاستراتيجية أو تحسين الأداء؟ الفهم السليم للأرقام هو ما يمنح التقرير قيمته الحقيقية.

استخرج تقارير المبيعات وتابع عمليات البيع والشراء في شركتك مع دفترة بكل سهولة

بكل سهولة، يمكنك استخراج تقارير المبيعات ومتابعة عمليات البيع والشراء في شركتك باستخدام دفترة، بفضل منظومة المبيعات المتكاملة التي يوفرها البرنامج. دفترة يتيح لك تتبع أداء المبيعات من خلال تقارير دقيقة وفورية وآلية الإعداد، مما يمكّنك من مراقبة مؤشرات الأداء بسهولة وتحليل نتائج البيع بوضوح.

من خلال برنامج دفترة للمبيعات وإدارة الفواتير، يمكنك:

• إصدار فواتير إلكترونية معتمدة وعروض أسعار قابلة للتحويل إلى فواتير بموافقة العميل.
• تخصيص تصميم الفاتورة بما يتوافق مع نشاطك التجاري.
• تقييد صلاحيات موظفي المبيعات ومراقبة أدائهم لضبط عمولات المبيعات بدقة.
• تفعيل نظام نقاط البيع للعمل أونلاين أو أوفلاين حسب الحاجة.
• الاستفادة من خيارات دفع مرنة تشمل التقسيط والدفع الجزئي.
• تقديم عروض وخصومات متنوعة للعملاء، مع إمكانية تخصيص الأسعار حسب الفئات.
• تتبع نتائج الحملات الترويجية مثل الخصومات، ونقاط الولاء، والرسائل التسويقية المُرسلة آليًا.

في الختام، يمكننا القول أنه عندما يتم تنظيم بيانات المبيعات داخل تقارير واضحة وسهلة التحليل، يصبح من السهل اتخاذ قرارات مدروسة بشأن المنتجات أو الخدمات. ومن خلال الاعتماد على بيانات دقيقة، يمكنك توجيه استراتيجيتك لتحقيق أهداف النمو وتحقيق أفضل العوائد. سواء كنت بحاجة إلى تقرير مبيعات يومي بسيط أو تحليلات أكثر تعقيدًا، فإن استخدام برنامج دفترة يوفّر عليك الوقت، ويقلل من الأخطاء الناتجة عن الإدخال اليدوي المتكرر، مما يجعل عملية إعداد التقارير أكثر دقة وسلاسة.