مراحل وكيفية ربط الفاتورة الإلكترونية بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك في السعودية

هل تعلم أن عدم الامتثال لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية قد يكلف شركتك آلاف الريالات في الغرامات؟ تعيش المملكة العربية السعودية تحولاً رقمياً شاملاً في مختلف القطاعات، هنا يأتي دور منظومة الفاتورة الإلكترونية التي أطلقتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بهدف تعزيز الشفافية، وتحسين كفاءة التحصيل الضريبي، ومحاربة التستر التجاري. ومع إلزامية التطبيق على مراحل، أصبح ربط الفاتورة الإلكترونية بالهيئة ضرورة قانونية على كل منشأة.

لكن لا تقلق، فعملية الربط ليست معقدة كما قد تبدو للوهلة الأولى، ويمكن إتمامها بسلاسة إذا فهمت الخطوات والمتطلبات جيدًا. وسواءً كنت صاحب شركة ناشئة أو تدير مؤسسة، ستجد في هذا الدليل كل ما تحتاجه لتطبيق الفاتورة الإلكترونية دون أخطاء، مع طريقة سريعة للربط من خلال برنامج دفترة.

طريقة ربط شركتك بالفاتورة الإلكترونية بناءً على متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك

لضمان الامتثال لمنظومة الفوترة الإلكترونية في السعودية، تمر عملية الربط بعدة خطوات أساسية، إليك الخطوات بالتفصيل:

1- التسجيل في بوابة هيئة الزكاة

تبدأ العملية بإنشاء حساب رسمي في بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) باستخدام رقم السجل التجاري وشهادة التسجيل في ضريبة القيمة المضافة. بعد التسجيل، ستتمكن من الحصول على ختم التشفير الإلكتروني، والذي يُستخدم لتوقيع الفواتير الرقمية والتحقق من صحتها عند الإرسال للهيئة.

2- اختيار نظام فوترة إلكترونية متوافق

بعد التسجيل، تأتي خطوة اختيار نظام فوترة يدعم متطلبات الهيئة. يجب أن يكون هذا النظام قادرًا على إصدار الفواتير بصيغ مقبولة مثل XML أو PDF/A-3، وقابلًا للتكامل مع منصة "فاتورة" التابعة للهيئة. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يلبي النظام معايير الأمان والتشفير المطلوبة لضمان سلامة نقل البيانات بينك وبين منصة الهيئة. كل ذلك يمكنك أن تجده في برنامج الفاتورة الإلكترونية السعودية بنظام دفترة حيث يوفر لك عملية ربط سلسة وآمنة.

3- تهيئة النظام: 

قم بإعداد البرنامج لتضمين جميع الحقول الإلزامية، مثل رقم التسجيل الضريبي، تاريخ الإصدار، والبيانات الضريبية. تأكد من أن النظام يدعم إنشاء الفواتير بتنسيق XML وPDF/A-3.

4- اختبار التكامل:

بعد ربط النظام ببوابة الهيئة، تأتي مرحلة اختبار التكامل للتأكد من أن جميع العمليات تعمل بكفاءة ووفقًا للمعايير المطلوبة. يبدأ ذلك بالتحقق من تبادل البيانات، حيث يتم التأكد من أن النظام يرسل البيانات إلى الهيئة بشكل صحيح، ويتم استلامها دون أخطاء.

كما يتم فحص عينات من الفواتير الإلكترونية للتأكد من دقة البيانات المالية، واحتوائها على التوقيع الرقمي ورمز الاستجابة السريعة (QR Code)، إضافة إلى توافقها مع المتطلبات التقنية للهيئة.

5- إصدار وتسليم الفواتير:

بعد اجتياز جميع اختبارات التكامل بنجاح، يتم الانتقال إلى التشغيل الكامل للنظام. تتيح هذه المرحلة إصدار الفواتير الإلكترونية مباشرة من النظام متضمنة الحقول المطلوبة (مثل رقم ضريبة القيمة المضافة، رمز الاستجابة السريعة، والرقم التسلسلي)، سواء بشكل يومي أو حسب الحاجة، مع ضمان مطابقتها لمتطلبات الهيئة.

طريقة ربط شركتك بالفاتورة الإلكترونية من خلال دفترة:

يوفر دفترة حلولًا متكاملة لتسهيل ربط الفاتورة الإلكترونية بمنصة "فاتورة" التابعة للهيئة. في ما يلي خطوات تفعيل وربط الفاتورة الإلكترونية عبر دفترة، بدءًا من التفعيل وحتى إرسال الفواتير رسميًا إلى الهيئة.

الخطوة 1: تفعيل تطبيق الفاتورة الإلكترونية

• من القائمة الرئيسية في نظام دفترة، اذهب إلى "الإعدادات"، ثم اختر "إدارة التطبيقات".
• قم بتفعيل تطبيق "الفاتورة الإلكترونية السعودية" من قسم المبيعات.

الخطوة 2: بدء الربط التجريبي

حتى تتمكن من إتمام عملية الربط بشكل صحيح يتيح لك برنامج دفترة ربط تجريبي أولًا مع هيئة الزكاة والدخل لتتأكد من إتمام الربط بشكل صحيح.

• من القائمة، انتقل إلى "المبيعات"، ثم "إعدادات المبيعات".
• اضغط على بطاقة "الفاتورة الإلكترونية السعودية"، ثم اختر "منصة فاتورة التجريبية" واضغط على "تنشيط".

• قم بإدخال البيانات المطلوبة باللغة الإنجليزية، مثل:
  • الاسم الشائع
  • الرقم الضريبي
  • اسم المؤسسة
  • رمز الدولة

كما ستحتاج إلى إدخال رمز المرور لمرة واحدة (OTP) الصادر من هيئة الزكاة (خاص بإضافة جهاز، وليس لتسجيل الدخول).

الخطوة 3: التحقق من نجاح الربط التجريبي

• بعد إدخال البيانات والرمز، تحقق من نجاح الربط.
• في حال تم الربط بنجاح، يمكنك الانتقال إلى الخطوة التالية.

الخطوة 4: تفعيل الربط النهائي مع الهيئة

• ارجع إلى نفس الصفحة، واختر بطاقة "منصة فاتورة"، ثم اضغط على "تنشيط".
• أدخل نفس البيانات السابقة مع رمز OTP جديد يصدر من الهيئة.

الخطوة 5: إرسال الفواتير

• عند إنشاء الفاتورة، اضغط على "إرسال إلى هيئة الزكاة".
• ستظهر حالة الفاتورة على النحو التالي:
  • صالح: تم الإرسال بنجاح.
  • غير صالح: تم رفض الفاتورة، ويجب مراجعة البيانات المدخلة.

شاهد الفيديو التوضيحي التالي لتبسيط هذه العملية في خطوات واضحة وسلسة، كما يمكنك الاستعانة بهذا الدليل:

ما هي مراحل تطبيق الفاتورة الإلكترونية في السعودية؟

أطلقت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك نظام الفوترة الإلكترونية على مرحلتين رئيسيتين، مع احتمال إضافة مراحل مستقبلية. دعنا نستعرض هذه المراحل لتفهم متى وكيف يجب على شركتك الامتثال

المرحلة الأولى: الإصدار والتخزين (بدأت في 4 ديسمبر 2021)

في هذه المرحلة، أصبح إصدار الفواتير إلكترونيًا إلزاميًا لجميع الشركات الخاضعة للفوترة الإلكترونية، أو أي طرف يمثل الموردين الخاضعين لضريبة القيمة المضافة في إصدار الفاتورة الضريبية. 

المرحلة الثانية: الربط والتكامل (بدأت في 1 يناير 2023)

تتطلب المرحلة الثانية من الفاتورة الإلكترونية ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية للمكلف بنظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (منصة فاتورة). مع الالتزام بالصيغة المطلوبة للفواتير الإلكترونية. بدأت المرحلة الثانية بالتطبيق على المجموعة الأولى والتي تتضمن من يزيد إيراداتهم السنوية عن 30 مليون ريال، حتى وصلت إلى المجموعة الثالثة والعشرين لمن يتعدى دخلهم السنوي 750 ألف ريال، بموعد نهائي للربط (21 مارس 2026)، وسيتم الإعلان عن المراحل المتبقية.

ما هي غرامة عدم الربط مع هيئة الزكاة والضريبة؟

عدم الامتثال لمتطلبات الفاتورة الإلكترونية قد يعرض شركتك لغرامات مالية كبيرة. إليك أبرز الغرامات التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك:

• 5,000 ريال: لعدم إصدار فواتير إلكترونية.
• 5,000 ريال: لعدم تخزين الفواتير إلكترونيًا.
• 10,000 ريال: لحذف أو تعديل الفاتورة الإلكترونية.
• إنذار من الهيئة يصدر عند إصدار فاتورة ضريبية مبسطة دون رمز QR، وقد يتبعه غرامة مالية.
• إنذار قد يتبعه غرامة مالية في حين عدم إخطار الهيئة بأي عطل تقني يمنع إصدار الفواتير الإلكترونية بشكل صحيح.

كيف يساعدك دفترة في تطبيق الفاتورة الالكترونية في شركتك؟

يعد دفترة من أقوى الحلول السحابية المعتمدة لتطبيق نظام الفوترة الإلكترونية في السعودية، حيث يوفر لك كل ما تحتاجه للامتثال الكامل لمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA) بسهولة، إليك أبرز ما يميزه:

1- إصدار فواتير متوافقة تلقائيًا:

 تنشئ دفترة فواتير إلكترونية تتوافق مع معايير هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بما في ذلك صيغ XML أو PDF/A-3، رمز الاستجابة السريع (QR Code)، وجميع الحقول الإلزامية مثل رقم ضريبة القيمة المضافة والرقم التسلسلي. هذا يوفر عليك عناء التحقق اليدوي من الامتثال، حيث يتم إعداد الفواتير بشكل صحيح من البداية.

2- واجهة سهلة الاستخدام:

 صممت دفترة لتكون مناسبة حتى للمستخدمين غير التقنيين، مع واجهة سهلة الاستخدام وخطوات بسيطة لإعداد النظام وإصدار الفواتير. هذا يجعلها مثالية لأصحاب الأعمال الذين يرغبون في التركيز على نمو شركاتهم بدلاً من التعامل مع تعقيدات تقنية.

3- إدارة شاملة للفواتير: 

تتيح دفترة إدارة جميع فواتير المبيعات والمشتريات من مكان واحد، مع إمكانية تتبع حالتها (مثل "مدفوعة" أو "معلقة") والبحث عنها أو استرجاعها بسهولة. هذا يوفر وقتك ويحسن تنظيم عملياتك المالية.

4- التذكير التلقائي بالدفع: 

تقدم دفترة خدمة إشعارات تلقائية لتذكير عملائك بالمواعيد النهائية للدفع وفقا للفواتير الإلكترونية، مما يساعد على تحسين التدفقات النقدية وتقليل التأخيرات في التحصيل.

5- حماية بيانات الفواتير:

طبقًا لمتطلبات منظومة الفوترة الإلكترونية لهيئة الزكاة والدخل من وجوب وجود الختم الالكتروني وتشفير الفواتير الإلكترونية، تستخدم دفترة خوادم مؤمنة ومشفرة بتقنية SSL 256 bit لحماية بيانات فواتيرك، مما يضمن الخصوصية والأمان ويحمي شركتك من المخاطر السيبرانية.

6- تقارير دقيقة في الوقت الفعلي:

 توفر دفترة تقارير مالية فورية تساعدك على متابعة معاملاتك الضريبية بدقة، مما يقلل من مخاطر الأخطاء ويعزز من الدقة في عملياتك.

أصبحت الفاتورة الإلكترونية ليست مجرد خيار تقني، بل إلزام قانوني لا مجال للتأخير أو الخطأ في تنفيذها. لذلك، فهم مراحل وكيفية ربط الفاتورة الإلكترونية بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك يوفر على شركتك الكثير من المخاطر والغرامات.