​ما هو نموذج الفاتورة؟

نموذج الفاتورة هو مستند مالي يُظهر تفاصيل المعاملة بين البائع والمشتري. تُستخدم الفواتير لتوثيق بيع السلع أو الخدمات وهي ضرورية للحفاظ على تفاصيل المحاسبة والسجلات الضريبية. تحتوي الوثيقة على ما يثبت أنها صادرة من الجهة الأصلية التي أنتجتها. فيحمل اسم الشركة وشعارها والبريد الإلكتروني وعنوانها وتاريخ الإصدار والاستحقاق. في حالة طباعة الفاتورة ورقيًا، ينبغي ختمها بختم الشركة الرسمي والمعترف به، ويمكن إرسالها إلى العميل بصيغة PDf عبر البريد الإلكتروني الرسمي الخاص بالشركة.

أحد الشروط الهامة للفاتورة هو وجود رقم مرجعي مميز يمكن من خلاله التأكد من صحة الفاتورة لدى المصدر. في حالة عثور العميل على خطأ، يمكن بسهولة الرجوع إلى الفاتورة وتصحيحه. لهذا نجد أن الفواتير الإلكترونية تراعي هذه النقطة، كما حافظت عليها الفواتير الورقية من قبل. يمكن أن يحدد الرقم المرجعي من حسب التاريخ والترتيب الزمني فيمكن جعل التاريخ جزء من الرقم المرجعي. في حالة توفير رقم تعريفي خاص بالعميل، يمكن ربطه بالرقم المرجعي الخاص بالفاتورة.

ما هي عناصر نموذج الفاتورة؟

• تفاصيل الشركة: اسم الشركة، العنوان، بيانات الاتصال.
• تفاصيل العميل: اسم العميل، العنوان، وبيانات الاتصال.
• تفاصيل الفاتورة: رقم الفاتورة، التاريخ، وشروط الدفع.
• تفاصيل المنتج/الخدمة: وصف، الكمية، سعر الوحدة، والتكلفة الإجمالية.
• المالية: الخصومات، الضرائب، والمبلغ الإجمالي المستحق.

كيفية استخدام نموذج الفاتورة؟

بتحميلك لنموذج الفاتورة التي تقدمه لك دفترة، ينبغي توافر نوعان من البيانات؛ بيانات ثابتة وأخرى متغيرة. البيانات الثابتة تتضمن اسم الشركة، الشعار، العنوان، البريد الإلكتروني، بيانات التواصل. أما البيانات المتغيرة، فتتفاعل مع كل موقف وكل معاملة منها الوصف، العدد أو الكمية، سعر الوحدة، الإجمالي، والخصم إن وجد. 

يذكر المستند وصف تفصيلي للمنتج ليصبح إعادة تأكيد لما تم الاتفاق عليه من خلال عقد أو مشافهة. فتصبح الفاتورة عقد مصغر لما استلمه العميل من منتجات، وما سيدفعه بالمقابل. ينبغي توخي الوضوح عند تحرير الوصف. فإذا كان المنتج له عدة مقاسات، يفضل ذكر المقاس الذي أراده العميل وألوانه وغيرها من المواصفات المرئية.

كما أن الفاتورة تذكر الكمية في حالة المنتجات. فتبين عدد الوحدات أو الصناديق أو غيرها.كما تتعامل مع الأوزان والأحجام. ذكر الكميات يفيد الطرفين. فتخصم الكميات المباعة مباشرة من المخزون، فيظهر المتبقي على نظام إدارة موارد المؤسسات أو إدارة المخزن المستخدَم. بالنسبة للعميل، بمتابعة الكميات المشتراة، يمكنه معرفة احتياجاته ومعدلات استهلاكه. كما أن هذه الفواتير، تخصم من ضرائبه في حالة أن العميل شركة، وتعد من المصروفات.

في حالة الخدمات، يمكن تفصيل الخدمة إلى عدة مراحل أو خطوات. كلٌ منها له تكلفته الخاصة المذكورة في الفاتورة. كما أن الخدمة في كثير من الأحيان يعبر عنها بعدد ساعات العمل. فتصبح الكمية عبارة عن عدد ساعات وسعر الوحدة يتحول إلى سعر ساعة.

بعد ملء البيانات اللازمة، يظهر إجمالي قيمة الفاتورة تلقائيًا. راجع فئة الفاتورة أو الشروط التي تضعها ضمن الحالات التي يطبق عليها خصم خاص للعميل، فإن وُجِد خصم، ستحتاج إلى تنفيذه وتوضيح القيمة الجديدة.

كما يحق للعميل أن يعرف قيمة الضرائب المفروضة على المبيعات. في حالة تطبيق ضريبة القيمة المضافة 14% أو 15% أو حسب القانون المتبع في دولتك، ينبغي أن تظهر هذه القيمة في ذيل الفاتورة. كما أن المطاعم والمقاهي المصرية، على سبيل المثال، تضيف ضريبة خدمة تبلغ 12%، لهذا ينبغي إضافتها إلى الفاتورة. 

بعد الانتهاء من الفاتورة، يفضل إجراء مراجعة سريعة للتأكد من دقة البيانات المسجلة وصحتها. الفاتورة لها عدة أدوار وتدعمك في عدة مهام منها:

• توثيق المبيعات: تسجيل تفاصيل العمليات التجارية.
• طلب الدفع: إرسال الفاتورة للعميل لطلب الدفع.
• تتبع المستحقات: مراقبة الأقساط التي تم استحقاقها والتي لم يدفعها العميل بعد.
• التسجيل المحاسبي: استخدام الفاتورة لحفظ الإيرادات والنفقات في الحسابات.
• تسديد الضرائب: تقديم الفاتورة كوثيقة لحساب الضرائب وتقديم الإقرارات الضريبية.

ينبغي ذكر الملحوظات الهامة في الفاتورة منعًا لأي وقوع منازعات أو تسجيل شكاوى. فقد تطبق شركتك سياسة الإرجاع والاستبدال وشروطها مثلًا على ألا يمر أكثر من 48 ساعة من عملية الشراء مع العلم أن استرداد الأموال يحتاج إلى 14 يوم. ينبغي أن يحتفظ العميل بالفاتورة ليستطيع لتتم عملية الإرجاع أو الاستبدال بنجاح. هذه البيانات ينبغي أن تكون مسجلة مع كل فاتورة للإيضاح وتحقيق الشفافية التي يبحث عنها العميل.

بعد إصدار الفاتورة، ينبغي حفظها على الجهاز أو تخزين سحابي في مجلد خاص بالعميل أو مبيعات كل منتج. فتنظيم الفواتير ينبغي أن يتم بأسلوب يحفظها من الضياع أو التلف، كما يسهل الرجوع إليها دون استهلاك أي وقت أو جهد.

لماذا نموذج الفاتورة مهم؟

• الشفافية: يوفر تفاصيل واضحة للعميل حول تكاليف السلع/الخدمات.
• المهنية: يُظهر الالتزام بالمعايير المهنية ويعزز الثقة.
• القانونية: يُحدد الالتزامات المالية بين البائع والمشتري.
• المتابعة: يُساعد في تتبع الأداء المالي وإعداد التقارير المالية.

من المستفيدين من نموذج الفاتورة؟

• أصحاب الأعمال: لتتبع الإيرادات والنفقات وإدارة التدفقات النقدية.
• المراجعين: كل مراجعة داخلية تتطلب التأكد من الفواتير المسجلة وسلامتها.
• المحاسبين: لتسجيل جميع المعاملات المالية وإعداد التقارير المحاسبية.
• المستثمرين: لتحليل الأداء المالي للشركة واتخاذ قرارات الاستثمار.
• الموظفين: لضمان استقرار الشركة والتفاهم حول الأداء المالي لها.