ما هي الدورة المستندية للمخازن

تُعد إدارة المخازن والموارد أمرًا ضرورياً لنجاح سير الأعمال داخل أي منشأة بمختلف نشاط عملها، ويُمكن من خلال التحكم في جميع العمليات والمراحل المتعلقة بالمخزون تحقيق إدارة سلاسل التوريد بكفاءة وهو ما يؤدي بالطبع إلى تقليل التكاليف وزيادة الأرباح، لكن السؤال الأهم هنا ما الوسيلة المُحاسبية التي يُمكن من خلالها تنظيم وإدارة المخازن بفاعلية؟

 الإجابة واضحة عن هذا السؤال وتكمن في الدورة المستندية للمخازن، والتي لا يُمكن إغفالها في إدارة أي نشاط تجاري لتحقيق التوزان بين المخزون وطلبات المشتريات والتكاليف والمبيعات، لذا سنسلط الضوء في هذا المقال على شرح ماهية الدورة المستندية للمخازن والهدف منها أو أهميتها، وخطوات إعدادها، وأنواعها، مع تقديم نموذج إعداد الدورة المستندية للمخزون.

ما هي الدورة المستندية للمخازن؟

الدورة المستندية للمخازن هي مجموعة المستندات والسجلات التي توثق حركة البضائع منذ وصولها إلى المستودع وحتى تخزينها وصرفها أو شحنها إلى وجهتها النهائية. وتشمل توثيق عمليات الاستلام، وتسجيل الكميات، وتحديد مواقع التخزين، ومتابعة حركة المخزون، والجرد، والتعامل مع المرتجعات.

تهدف هذه الدورة إلى ضمان تطابق بيانات المخزون المسجلة مع الكميات الفعلية، وتوفير معلومات دقيقة تساعد على اتخاذ قرارات الشراء والتخزين، والحد من الأخطاء والخسائر الناتجة عن فقدان البضائع أو تسجيل حركاتها بصورة غير صحيحة.

 شرح الدورة المستندية للمخازن

مراحل الدورة المستندية للمخازن

1. طلب الشراء: تحديد الأصناف والكميات المطلوبة، ثم إصدار أمر الشراء للمورد موضحًا تفاصيل المنتجات والأسعار ومواعيد التسليم المتوقعة.
2. استلام البضائع وفحصها: مراجعة الأصناف والكميات المستلمة ومطابقتها لمستندات الشراء والتسليم، وفحص حالتها وتوثيق أي اختلافات أو تلفيات.
3. تسجيل المخزون وتخزينه: إثبات الكميات المستلمة في سجلات المخزون، وتحديد مواقع تخزينها لتسهيل الوصول إليها وتتبع حركتها.
4. صرف المخزون: توثيق خروج الأصناف من المخزن بموجب مستند صرف يوضح الكميات والجهة المستفيدة، سواء كانت الصادرات لتلبية طلبات العملاء أو للاستخدام الداخلي.
5. النقل الداخلي: تسجيل انتقال الأصناف بين مواقع التخزين أو المستودعات، وتحديث بيانات مواقعها وكمياتها.
6. الجرد ومطابقة الأرصدة: مقارنة الكميات الفعلية بالأرصدة المسجلة، وتحديد الفروقات وأسبابها، ثم إجراء التسويات المعتمدة عند الحاجة.
7. الشحن والمرتجعات: توثيق شحن البضائع وتحديث سجلات المخزون بعد خروجها، بالإضافة إلى تسجيل المنتجات المرتجعة وفحصها لتحديد مدى صلاحيتها لإعادة التخزين أو حاجتها إلى المعالجة.
8. حفظ المستندات ومراجعتها: الاحتفاظ بالمستندات الورقية أو الرقمية التي توثق حركة المخزون، بما يسهل مراجعة العمليات وإعداد القيود المحاسبية واكتشاف الأخطاء. 

ما الهدف من عمل دورة مستندية للمخازن؟

 تساعد الدورة المستندية للمخازن على توثيق حركة البضائع وربطها بالمستندات والجهات المسؤولة عن تنفيذها، مما يوفر معلومات تفصيلية عن العمليات المخزنية لا تظهر جميعها في القيود المحاسبية وحدها. وترتبط الدورة المستندية للمخازن بدورات أخرى، مثل الدورة المستندية للمبيعات والدورة المستندية للمشتريات.

فيما يلي أهداف عمل الدورة المستندية للمخازن:

• معرفة أقسام المخازن: تحديد الأقسام المسؤولة عن كل خطوة من خطوات الدورة المستندية للمخازن، ومعرفة الخطوات التي تتطلب مشاركة أكثر من إدارة، مثل مردودات المشتريات التي يتعاون فيها قسما المشتريات والمخازن.
• الرقابة: تفعيل الدور الرقابي بشكل أسهل وأدق من خلال وجود مستندات متسلسلة بكل خطوة من خطوات دورة المخازن، مما يقلل فرص حدوث الأخطاء أو التلاعب، ويسهّل تحديد المسؤول عنها.
• رفع جودة الأداء المالي: توكيل كل مجموعة من المستندات لموظف مسئول، مما يعلي من مستوى الرقابة ويرفع من مستوى وجودة الأداء المالي والإداري، كما يساهم تتبع حركة المستندات بين الإدارات في تمكين مجلس الإدارة من متابعة سير العمل باستمرار.
• توفير كل المعلومات: توفير بيانات ومعلومة دقيقة وواضحة عن المطلوبات، والمشتريات، والمردودات من المواد والمنتجات إلى الموردين، والمرتجعات من المبيعات إلى المخزون مرة أخرى للعوامل المختلفة، و والبضاعة الناقصة، والمخزون الزائد أو التالف، ويتم عرض بيانات كل هذه البنود في تقارير واضحة وشاملة التفاصيل.
• المساعدة في اتخاذ القرارات: تسهيل اتخاذ القرارات المتعلقة بإدارة المخزون نظرًا لوجود الوثائق والأدلة الكافية للحكم على كل خطوة من خطوات الدورة المستندية للمخازن.
• تحديد مسؤولية حفظ المستندات: تحديد الأقسام المسؤولة عن الاحتفاظ بأصول مستندات معينة، والأقسام التي يحق لها الاحتفاظ بصور هذه المستندات فقط، بما يتعلق بإدارة المخزون.
• تنظيم حركة المستندات: تحديد المستندات والسجلات المستخدمة في كل إجراء، وتوضيح كيفية انتقالها بين الإدارات المختلفة لتنفيذ عمليات المخازن.
• تقليل الفاقد والهدر: المساعدة في الحد من فقد المواد أو تلفها من خلال توثيق حركات الاستلام والصرف والنقل والمرتجعات، ومتابعة الفروقات في المخزون.
• تحسين إدارة المخزون: توفير بيانات دقيقة عن الكميات المتاحة والواردة والمنصرفة، بما يساعد على تجنب نقص المخزون أو زيادته عن الحاجة، وتحديد احتياجات المنشأة بصورة أفضل.
• دعم العمليات المحاسبية: توفير المستندات والبيانات اللازمة لتسجيل الحركات المخزنية في الحسابات، والمساعدة في إعداد التقارير المالية بدقة.
• تسهيل الجرد والمراجعة: توفير سجلات ومستندات يمكن الرجوع إليها لمقارنة الكميات الفعلية بالأرصدة المسجلة، ومراجعة الفروقات وتحديد أسبابها.

خطوات إعداد الدورة المستندية للمخازن 

بعد إصدار أمر الشراء إلى المورد ووصول البضائع إلى المخزن، تبدأ الدورة المستندية للمخازن بمجموعة من الإجراءات التي تنظم استلام الأصناف وتخزينها وصرفها وتحويلها وجردها. وتختلف تفاصيل الدورة حسب طبيعة النشاط، لكن هناك خطوات أساسية تساعد على ضبط المخزون وتوثيق حركاته، وهي:

1- فحص واستلام البضاعة 

 تُفحص المنتجات للتأكد من مطابقتها للكميات والمواصفات المطلوبة وسلامتها من التلف. وتُعزل الأصناف غير المطابقة تمهيدًا لإعادتها إلى المورد، بينما تُستكمل إجراءات استلام الأصناف المقبولة.

2- تعريف الأصناف وإنشاء كارت الصنف

ويتم إنشاء كارت صنف لكل منتج من المنتجات التي تم الموافقة عليها بالاستلام من الموردين ودخولها إلى المخازن، على أن يكون هذا الكارت التعريفي شامل لتفاصيل المنتج كاملة، مثل الكود والوصف والكمية الواردة والمنصرفة والرصيد المتبقى.

3- إصدار سند الإضافة للمنتجات

يُحرر سند الإضافة لإثبات استلام الأصناف المقبولة نهائيًا، موضحًا الكميات المستلمة وبيانات الأصناف ورقم أمر الشراء. ويُستخدم لتحديث رصيد المخزون وتوثيق مسؤولية أمين المخزن عن البضائع المستلمة، مع إرسال نسخة إلى الإدارة المالية والجهات المعنية.

4- رد البضاعة التالفة إلى المورد 

 عند اكتشاف أصناف تالفة أو غير مطابقة للمواصفات، يُحرر مستند سند رد البضاعة ليوضح بيانات الأصناف والكميات وأسباب الإرجاع. وبعد اعتماد الإرجاع، تُوثق حركة خروج البضائع ويُحدّث كارت الصنف، مع إخطار الإدارة المالية لاستكمال الإجراءات اللازمة.

5- تسجيل البضاعة المرتجعة من العملاء 

عند إرجاع العميل منتجًا، يُحرر إذن ارتجاع أصناف واردة يتضمن اسم العميل وبيانات الأصناف والكميات وتاريخ الإرجاع وسببه. ثم تُفحص المنتجات لتحديد مدى صلاحيتها لإعادة التخزين أو ضرورة عزلها.

6- إصدار إذن الصرف للعميل 

يُصدر هذا الإذن للعميل في حالة البيع المباشر، أما في حالة كان المخزون مواد خام سيعاد إدخالها في دورة التصنيع لديك، يصدر إذن صرف للمستلم من موظفيك. 

7- التحويل بين المخازن الفرعية

في حالة امتلاكك أكثر من مخزن، يجب عليك إصدار إذن تحويل عند نقل البضاعة من مخزن لغيره، حتى لو كانت كل المخازن تحت ملكيتك. ويوضح هذا الإذن الأصناف والكميات والمخزن المُحوِّل والمخزن المستقبِل.

8- الجرد ومراقبة المخزون

يُجرى الجرد دوريًا للتأكد من مطابقة الكميات الفعلية للأرصدة المسجلة واكتشاف العجز أو الزيادة والأصناف التالفة والراكدة. وعند وجود فروق، تُراجع أسبابها وتُعتمد التسويات من الجهات المختصة قبل تحديث السجلات. ويمكن إرسال كشف جرد دوري إلى الإدارة المالية لمراجعة الكميات والأرصدة.

9- متابعة العهد والأصناف التالفة والتكهين

تُوثق الأدوات والأجهزة المسلّمة للموظفين بمستندات عهدة توضح الصنف والمستلم وتاريخ التسليم. أما الأصناف غير الصالحة، فتُسجل وتُفحص، ثم يُعتمد تكهينها وفقًا لإجراءات المنشأة. كذلك تُسجل الأصناف المملوكة للغير أو الموجودة لدى أطراف خارجية في سجلات منفصلة عن المخزون المملوك للمنشأة.

10- حفظ المستندات وتحديث السجلات

تُحفظ أوامر الشراء وفواتير الموردين وأذون الإضافة والصرف والتحويل ومستندات المرتجعات والجرد والتسويات. وتُرسل المستندات اللازمة إلى الإدارة المالية لتسجيل الآثار المحاسبية للعمليات، مع تحديث أرصدة المخزون بعد كل حركة معتمدة.

يساعد الالتزام بهذه الخطوات على ضبط حركة البضائع، وتقليل أخطاء التسجيل والصرف، وتسهيل الجرد والمراجعة، وتوفير بيانات دقيقة عن المخزون.

أنواع الدورة المستندية للمخازن 

تنقسم الدورة المستندية إلى مدخل وهو عملية المشتريات والتعامل مع الموردين ومخرج وهو عملية البيع والعملاء، وهو ما نتج عنه نوعين للدورة المستندية:

الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات:

وهي المرحلة الأولى في الدورة المستندية للمخازن بشكل عام، وهدفها توثيق كل العمليات الخاصة بعملية الشراء بمستندات رسمية. وقد تكون هذه المستندات تصدر بشكل متكرر دوري نتيجة لكونها مشتريات نمطية، أو قد تكون مشتريات غير نمطية يتم شرائها بشكل عارض، وكلاهما تصدر له وثائق.

تسلسل الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات:

تمر الدورة المستندية في حالة المشتريات ببعض المراحل وستتعرف عليها بدايةً من إخطار المخازن، استلام أمين المخازن، الفحص وحتى إصدار الإذن وإشعار قسم المحاسبة والإسترجاع، وإليك هذه الخطوات بالتفصيل: 

• إخطار المخازن: بعد الموافقة على عروض الأسعار الخاصة بالمورد، وإرسال أمر شراء للمنتجات، يجب هنا إخطار المخزن بالمنتجات والكميات المتضمنة بأمر الشراء ووقت الاستلام، لتجهيز المخزن لاستقبال البضاعة.
• استلام أمين المخازن: عند وصول البضاعة، يقوم أمين المخازن بالاستلام مع التوقيع على ذلك.
• فحص الجودة: تدخل المنتجات للقسم الخاص بالفحص، دون أن تتم الموافقة بشكل نهائي قبل التحقق من مطابقة البضاعة للمواصفات المتفق عليها وخلوها من العيوب، مع مباشرة إجراءات إرجاع المنتجات التالفة إن وجدت. 
• إصدار الإذن: بعد الفحص، يتم إصدار إذن إضافة لوضع كل منتج في مكان التخزين الدائم.
• إشعار قسم المحاسبة: يتم إرسال إشعار لقسم المحاسبة والمشتريات باستلام المنتجات وإضافتها للمخزون.
• إشعار الإسترجاع: يتم إصدار إشعار الاسترجاع في حالة المنتجات التالفة أو غير المطابقة للمواصفات.

الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات:

وهنا يكون التعامل مباشرة مع العميل في حالة بيع المنتجات بصورة مباشرة، أو يتم تسليمها لموظف لكي تدخل في عملية التصنيع.

تسلسل الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات: 

يوجد مراحل مختلفة للدورة المستندية في حالة المبيعات والتي تتمثل في إذن الصرف، موافقة قسم المبيعات ومسؤولي المخازن، وموافقة مسؤولي الإنتاج، وستتعرف في النقاط الآتية على تسلسل الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات: 

• إذن الصرف: يتم إصدار إذن صرف موضحًا الأصناف والكميات والغرض من الصرف.
• موافقة قسم المبيعات: في حالة صرف المخزون للبيع المباشر، يجب موافقة قسم المبيعات.
• موافقة مسؤولي المخازن: وفي حالة إصدار إذن الصرف بغرض نقل البضاعة لمخزن آخر تابع للشركة، يجب موافقة مسئولي المخازن.
• موافقة مسؤولي الإنتاج: وفي حالة انتقال مواد خام من المخزون بغرض التصنيع، يجب موافقة مسئولي الإنتاج.

كيف تتم الدورة المستندية للمخازن في الشركات الصناعية؟

تختلف الدورة المستندية للمخازن في الشركات الصناعية عن الشركات التجارية؛ لأنها تشمل مخازن المواد الخام والمنتجات التامة، إلى جانب متابعة المواد المصروفة للإنتاج والمخزون تحت التشغيل. وتمر الدورة بالمراحل التالية:

1. إصدار أمر الشراء: عند الحاجة إلى مواد خام أو آلات أو معدات، تصدر إدارة المشتريات أمر شراء يوضح المواصفات والكميات المطلوبة، ثم يُعرض على الجهة المختصة للموافقة عليه.
2. إصدار أمر التوريد والفحص والاستلام: تحصل إدارة المشتريات على عروض أسعار من الموردين، وتقارن بينها لاختيار العرض المناسب من حيث الجودة والتكلفة، ثم تصدر أمر التوريد. وعند وصول الأصناف، تفحصها لجنة الاستلام للتأكد من مطابقتها للمواصفات، وتُضاف الأصناف المطابقة إلى المخازن، بينما تُرد الأصناف التالفة أو غير المطابقة إلى المورد.
3. إصدار فواتير الشراء: تُرسل فواتير الشراء إلى الإدارة المالية لمراجعتها واستكمال إجراءات سداد مستحقات المورد، مع الاحتفاظ بنسخة من المستندات.
4. إضافة البضائع إلى المخازن: بعد فحص الأصناف وقبولها، يستلمها أمين المخزن بموجب أذونات الإضافة، وتُرسل المستندات إلى الإدارات المعنية. كما تُسجل الكميات في كارت الصنف لمتابعة الرصيد.
5. صرف المواد الخام للإنتاج: عند احتياج الإنتاج إلى مواد خام، يُصدر إذن صرف للتصنيع يوضح الأصناف والكميات المصروفة، وتُحمّل الكميات على أوامر الإنتاج لمساعدة قسم التكاليف على تحديد استهلاك المواد واحتساب تكلفة المنتج النهائي.
6. إضافة المنتجات التامة وصرفها: بعد انتهاء التصنيع، تُنقل المنتجات التامة إلى مخزنها بموجب إذن إضافة من الإنتاج. وعند صرف البضائع للعملاء، يُصدر إذن صرف يوضح الأصناف والكميات والتاريخ واسم المستلم. أما عند نقل الأصناف بين مخازن الشركة، فيُستخدم إذن تحويل صادر وإذن تحويل وارد لإثبات حركة البضائع.
7. معالجة المرتجعات والبضائع التالفة والراكدة: تُوثق الأصناف المرتجعة من العملاء بإذن ارتجاع أصناف واردة، والأصناف المرتجعة إلى الموردين بإذن ارتجاع أصناف صادرة. أما البضائع التالفة أو الراكدة، فيجمع أمين المخزن بياناتها ويسجلها في كشف جرد خاص يُرسل إلى الإدارة المعنية والإدارة المالية والمخزن.
8.  تحديث كروت الأصناف والجرد: يسجل أمين المخزن حركات الاستلام والصرف في كارت كل صنف، ويُجرى الجرد لمقارنة الأرصدة المسجلة بالكميات الفعلية. ويشمل الجرد المواد الخام والمخزون تحت التشغيل والمنتجات التامة، مع إرسال كشف شهري إلى الإدارة المالية يوضح الأصناف الموجودة وكمياتها.

أبرز الأخطاء الشائعة في تطبيق الدورة المستندية للمخازن

بعض الأخطاء عند تطبيق الدورة المستندية قد تؤدي إلى اختلاف بيانات المخزون وصعوبة المراجعة، فضلًا عن التأثير على دقة التقارير المالية واتخاذ القرارات. ومن أبرز هذه الأخطاء:

• إصدار إذن الإضافة قبل اكتمال الفحص: يؤدي إلى إضافة أصناف تالفة أو غير مطابقة للمواصفات إلى أرصدة المخزون.
• صرف الأصناف دون إذن معتمد: يؤدي خروج البضائع من المخزن دون مستند موثق إلى صعوبة تتبع حركتها، وقد يفتح المجال للتلاعب.
• عدم توثيق التحويلات بين المخازن: يتسبب إهمال تسجيل الأصناف المحولة في ظهور فروقات عند الجرد.
• تأخير تسجيل المستندات: يؤدي تراكم الإذونات الورقية أو تأجيل تسجيلها في نظام المخزون إلى اختلاف الأرصدة الفعلية عن الأرصدة المسجلة.
• إهمال الجرد المنتظم: يؤدي عدم إجراء الجرد بانتظام إلى تراكم الفروقات وصعوبة اكتشافها ومعالجتها في الوقت المناسب.
• غياب التنسيق بين الإدارات: يؤدي ضعف التواصل بين إدارات المبيعات والمشتريات والمخازن والمحاسبة إلى تضارب البيانات وتأخر تنفيذ الإجراءات.
• الاعتماد على المستندات الورقية فقط: يزيد من احتمالية فقد المستندات أو تلفها، ويجعل استخراج البيانات وأرشفتها أكثر صعوبة.
• عدم مراجعة بيانات المخزون وتحديثها: يؤدي عدم التحقق من دقة السجلات واستكمال بياناتها إلى أخطاء في أرصدة الأصناف وتقارير المخزون.

كيف يساعدك برنامج دفترة في إعداد الدورة المستندية للمخازن 

يُساعدك برنامج إدارة المخزون والمستودعات من دفترة على تنظيم الدورة المستندية للمخازن ومتابعة حركة الأصناف من خلال مجموعة من المزايا، أبرزها:

• إدارة المنتجات والخدمات: إضافة المنتجات والخدمات دون حد أقصى لعددها، مع تسجيل تفاصيل كل صنف، بما يشمل التصنيف والسعر والكمية، وإمكانية تعديل البيانات في أي وقت بخطوات بسيطة لتوفير الوقت والجهد.
• تحديث بيانات المخزون: متابعة أرصدة الأصناف بعد تسجيل الحركات المخزنية، والتعرف على الكميات المتاحة، بما يساعد على تحديد احتياجات الشراء وتحسين إدارة المخزون.
• التعرف على الأصناف باستخدام الباركود: استدعاء المنتجات والتعرف على تفاصيل كمياتها ووحدات قياسها باستخدام أجهزة الباركود المدعومة في البرنامج.
• التنبيه عند انخفاض المخزون: تلقي إشعارات تلقائية عند اقتراب نفاد أحد الأصناف أو انخفاض كميته، مما يساعد على متابعة مستويات المخزون وتحديد احتياجات الشراء.
• تتبع حركة المخزون: متابعة حركة الأصناف واستهلاكها باستخدام الرقم التسلسلي للمنتج أو رقم الشحنة، بما يدعم الرقابة على المخزون ومراجعة حركاته.
• متابعة التقارير والأرصدة: الاستفادة من التقارير المتاحة لمراجعة حركة الأصناف والأرصدة، والحصول على بيانات تساعد في اتخاذ القرارات المتعلقة بالمشتريات والمخزون.
• تقليل الأخطاء وتوفير الوقت: تنظيم تسجيل العمليات والحد من تكرار إدخال البيانات يدويًا، مما يسهل المتابعة والمراجعة ويساعد على تحسين كفاءة العمل.

تعرف على كيفية إدارة المخزون من دفترة من خلال دليل إدارة المستودعات.

خاتمة 

نستنتج في ختام هذا المقال إن الدورة المستندية للمخازن ليست عملية ثابتة بمعنى أنها مكونة من مجموعة من الخطوات الحتمية، بل أنها أداة مُحاسبية مرنة تحتاج إلى تقييم وتحسين مستمر بما يتلائم مع طبيعة العمل داخل المنشأة، وكذلك لابد أن تتكيف الدورة المستندية للمخزون مع الأنماط المتغيرة للاستخدامات التكنولوجية الحديثة وأبرزها استخدام البرامج المحاسبية السحابية، وأنظمة إدارة وتخطيط موارد المؤسسة ERP، وذلك بهدف ضمان إتمام خطوات الدورة المستندية للمخازن بشكل سليم وللحصول على نتائج دقيقة في أقل وقت وبأقل تكاليف.

وأخيرًا إذا أردت تحسين الأداء المالي لشركتك ونجاح نشاطك التجاري، فعليك الاهتمام بالدورة المستندية للمخازن كأحد المراحل الأساسية المكونة للنظام المحاسبي داخل منشأتك، واحرص على اتباع أفضل الممارسات وتطبيق الأدوات والبرامج المحاسبية المناسبة لإعداد الدورة المستندية لمخزونك من الموارد والمنتجات والسلع وغيرها، لضمان نجاح العمليات الإدارية المُتعلقة بسلاسل التوريد والإمداد والتخزين والتوزيع، مما يؤثر بالإيجاب على كفاءة العمليات التشغيلية والإنتاجية الأخرى ويحقق الأهداف المؤسسية والعوائد الربحية المُخطط لها.

الأسئلة الشائعة 

ما هو مستند إذن إرتجاع المخازن؟

مستند إذن إرتجاع المخازن هو وثيقة أو ورقة تُثبت إرجاع سلعة ما إلى المخازن بسبب رفض العميل أو بسبب عيوب بها أو أي أسباب أخرى تؤدي إلى الرغبة في إسترجاعها. 

ما هي أهم المستندات المستخدمة في قسم المخازن؟ 

• مستند طلب شراء وهذا الطلب الذي يتم لتحديد المواد المطلوبة بكل التفاصيل الخاصة بها.
• سجل السلع الواردة لوصول المواد إلى المخزن.
• تقرير لجنة الاستلام.
• مستند رفض عند إرتجاع أي سلعة غير مطابقة للمواصفات.
• مستند الاستلام المخزني.
• مستند الصرف الذي يوضح فيه المصروفات من المخزن إلى الأقسام الأخرى.
• إذن تحويل المواد لنقل البضائع من مكان إلى آخر.
• تصريح خروج المواد.
• الوثيقة التي بها محتويات الشحنة (Packing list).
• تقارير المخزون التي يُذكر فيها كل تفاصيل المخزون ومحتوياته.
• إخطار المورد الذي يُرسل من المورد.

ما هي أنواع تقارير المخازن؟ 

تتمثل أنواع تقارير المخازن في التقارير المعلوماتية التي توفر معلومات عن المنتجات بالتفصيل، تقارير الإدارة التي توفر بيانات تحليلية، وأخيرًا تقارير مستندة إلى الوقت والتي تساعدك في مراجعة المخزون الخاص بك وحالته على مدار الساعة. 

ما هي المجموعة المستندية للمخازن؟ 

المجموعة المستندية هي مجموعة من الأوراق والوثائق التي توفر كل المعلومات والتحركات داخل المخزن وتغطي كل المراحل التي يمر بها. 

ما هي العوامل الواجب مراعاتها في تحديد الدورة المستندية؟ 

• مستوى صعوبة المستندات إذا كانت معقدة أو بسيطة.
• أنواع المستندات.
• تحديد الخطوات والمسؤولين في الدورة المستندية.
• ضبط المهام وإذا كانت ستتم بشكل تلقائي أو يدوي.
• توفير الحماية للمستندات والوثائق.
• التأكد من أن الوصول سهل. 

ما هي الدورة المستندية للصرف؟ 

هي دورة كاملة من الإجراءات والعمليات المختلفة تتبعها المؤسسات لمتابعة عمليات الصرف المالي. 

ما هي دورة حسابات الموردين المستندية؟ 

هي العمليات والإجراءات التي تتم لعمليات الشراء من الموردين. 

ما هي المراجعة المستندية؟ 

المراجعة المستندية هي مراجعة الوثائق الخاصة بالدورة المستندية للتأكد من كل البيانات والمعلومات الموجودة فيها.