تم النشر في 31 أغسطس 2022
الكاتب : فريق عمل دفترة

ما هي الدورة المستندية للمخازن

الدورة المستندية للمخازن

الدورة المستندية للمخازن تختص بتوثيق دورة المنتجات إلى ومن المخزون، أحيانًا ما يتم دمجها بدورة المشتريات، وأحيانًا تتم معاملتهما بصورة منفصلة. وتشير "المستندية" إلى وجود سندات توثق كل خطوة في دورة المخازن، فلا يتوقف الأمر على صرف فاتورة شراء مع استلام البضاعة من المورد، وفاتورة مبيعات عند تسليم البضاعة للعميل، كقيود محاسبية أساسية لتوثيق المصروفات والإيرادات الخاصة بالمنتجات في المخزن، ولكن الحركات المتعلقة بالمخزن وغير ذات صلة بالجانب المالي فقط، يتم إصدار مستندات توثقها كبعض المستندات التي تعرف البضاعة أصلًا، وسند يوضح ناتج فحص المنتجات وما الذي تم استلامه وما الذي تم رده للمورد، وغيرها من التفاصيل الدقيقة التي سنتعرض لخطواتها مفصّلة ومرتبة  بصورة أقرب لمنطق الواقع الذي يجرى في المخازن.

 

شرح الدورة المستندية للمخازن

بعد إصدار أمر الشراء إلى المورد، وبدأ استلام المنتجات، تبدأ الدورة المستندية للمخازن، لأخذ القرار بقبول أو رفض الشحنة من الأساس، وتختلف هذه الدورة وترتيبها من نشاط لآخر، ولكن هناك بعض الأساسيات التي من الغالب تواجدها، مهما اختلفت طبيعة نشاطك:

  • فحص واستلام البضاعة المخزنية

ويكون الأمر قبل قبول الشحنة، بهدف استبعاد التالف وإعادته للمورد، وكذلك لإثبات استلام الكمية المقبولة والإقرار بجودتها. 

 

  • تعريف الأصناف التي تمت الموافقة عليها وعلى وشك أخذ مكانها في المخازن لديك

ويتم إنشاء كارت صنف لكل منتج من المنتجات، شاملة تفاصيل المنتج كاملة.

 

  • سند الإضافة للمنتجات المُوافَق عليه

وهو مستند يوضح استلام المنتجات بشكل نهائي، ويعلن به المسئول عن المخزن مسئوليته عن المنتجات بداية من هذه اللحظة وإخلاء طرف المورد من مشاكل جودة المنتج الظاهرة بالفحص.

 

  • سند رد صنف إلى المورد 

وبناءً عليه تعود للمورد المنتجات التالفة أو غير المطابقة للمواصفات.

 

  • سند الارتجاع  من العميل

وهنا عندما يرفض عميلك الاستلام، أو يكتشف عيوب بالمنتج، تصدر أنت مستند يثبت عودة المنتج لمخزنك.

 

  • إذن الصرف للعميل 

ويكون للعميل في حالة البيع المباشر أما في حالة كان المخزون مواد خام سيعاد إدخالها في دورة التصنيع لديك، يصدر إذن صرف للمستلم من موظفيك. 

 

  • التحويل بين المخازن الفرعية

في حالة امتلاكك أكثر من مخزن، يجب عليك إصدار وثيقة عند نقل البضاعة من مخزن لغيره، حتى لو كانت كل المخازن تحت ملكيتك.

 

  • حسابات مراقبة المخزون والجرد 

وهي وثائق تصدر دوريًا بغرض التقييم والتأكد من سلامة المخزون.

 

اقرأ ايضا:

ما هو الجرد وأنواعه وأفضل الطرق لحساب الجرد

ما هو الجرد الدوري والجرد المستمر والفرق بينهم

ما هي التسويات الجردية في المحاسبة وأهدافها

 

الهدف من عمل دورة مستندية للمخازن

تتبع مجموعة من البيانات المتماسكة في طريقة سيرهم، يفسر لك معلومات لن تظهر بقيود اليومية والعمليات المحاسبية الاعتيادية، لذلك هناك العديد من الدورات في المحاسبة المالية للمستندات، مثل:

  • الدورة المستندية للمبيعات.
  • الدورة المستندية للمشتريات .
  • الدورة المستندية للمخازن.

وغيرهم. 

 

فما المعلومات الناتجة عن توثيق دورة المخازن بالمستندات، وما أهميتها للمحاسب:

  • معرفة الأقسام المسؤولة عن كل خطوة من خطوات دورة المخازن، وما الخطوات التي تمس أكثر من إدارة سويًا، كالخطوات المتعلقة بـ مردودات المشتريات والتي يتعاون فيها قسمي المشتريات والمخزون. 
  • وجود مستندات متسلسلة بكل خطوة من خطوات دورة المخازن، مما يقلل من فرص التهاون في الخطأ، ويجعل معرفة من ارتكب ماذا أسهل، أي تفعيل الدور الرقابي.
  • توكيل كل مجموعة من المستندات لموظف مسئول، مما يعلي من مستوى الرقابة ويرفع الأداء كذلك.
  • تتبع حركة كل مستند من إدارة لأخرى، لجعل مجلس الإدارة على دراية دائمًا بسير العمل.
  • توفير بيانات ومعلومة دقيقة وواضحة وعرضها في تقارير.
  • سهولة اتخاذ القرار نظرًا لوجود الوثائق والأدلة الكافية للحكم على كل خطوة من خطوات الدورة المستندية للمخازن.
  • توضيح العلاقات بين الإدارات المختلفة، يبيّن أسهل الطرق للتواصل ولنقل المستندات بشكل يقلل من عبء البيروقراطية والروتين، وهو ما يقلل التكاليف المهدرة في إدارة انتقال العمل بين إدارة وأخرى.
  • تحديد الأقسام المسؤولة عن الاحتفاظ بأصول مستندات معينة، والأقسام التي يحق لها الاحتفاظ بصورة من المستند فقط. 

 

إلى هنا لم تنتهي أهداف عمل دورة مستندية للمخازن، وإنما نظرًا لطبيعة الدورة المستندية المرنة، والتي تختلف من نشاط لنشاط ومن شركة لشركة، ستجد الأهمية تختلف بحسب اختلاف خطوات الدورة المستندية.

 

أنواع الدورة المستندية للمخازن 

تنقسم الدورة المستندية إلى مدخل وهو عملية المشتريات والتعامل مع الموردين ومخرج وهو عملية البيع والعملاء، وهو ما نتج عنه نوعين للدورة المستندية:

 

  • الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات:


وهي المرحلة الأولى في الدورة المستندية للمخازن بشكل عام، وهدفها توثيق كل العمليات الخاصة بعمليات الشراء بمستندات رسمية. وقد تكون هذه المستندات تصدر بشكل متكرر دوري نتيجة لكونها مشتريات نمطية، أو قد تكون مشتريات غير نمطية يتم شرائها بشكل عارض، وكلاهما تصدر له وثائق.
 

تسلسل الدورة المستندية للمخازن في حالة المشتريات: 

  • بعد الموافقة على عروض الأسعار الخاصة بالمورد، وإرسال أمر شراء للمنتجات، يجب هنا إخطار المخزن بالمنتجات والكميات المتضمنة بأمر الشراء ووقت الاستلام، لتجهيز المخزن لاستقبال البضاعة.
  • عند وصول البضاعة، يقوم أمين المخازن بالاستلام مع التوقيع على ذلك.
  • تدخل المنتجات للقسم الخاص بالفحص، دون أن تتم الموافقة بشكل نهائي بغير التدقيق في الجودة وإخلاء المورد من العيوب التي تظهر عند الفحص، مع مباشرة إجراءات إرجاع المنتجات التالفة إن وجدت.
  • بعد الفحص، يتم إصدار إذن إضافة لوضع كل منتج في مكان التخزين الدائم.
  • يتم إرسال إشعار لقسم المحاسبة والمشتريات باستلام المنتجات وإضافتها للمخزون.
  • يتم إصدار إشعار الاسترجاع في حالة المنتجات التالفة أو غير المطابقة للمواصفات.

 

  • الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات: 

 

وهنا يكون التعامل مباشرة مع العميل في حالة بيع المنتجات بصورة مباشرة، أو يتم تسليمها لموظف لكي تدخل في عملية التصنيع.

 

تسلسل الدورة المستندية للمخازن في حالة المبيعات: 

  • يتم إصدار إذن صرف يتطلب الموافقة.
  • في حالة صرف المخزون للبيع المباشر، يجب موافقة قسم المبيعات.
  • وفي حالة إصدار إذن الصرف بغرض نقل البضاعة لمخزن آخر تابع للشركة، يجب موافقة مسئولي المخازن.
  • وفي حالة انتقال مواد خام من المخزون بغرض التصنيع، يجب موافقة مسئولي الإنتاج. 

 

 

نموذج الدورة المستندية للمخازن

محضر فحص واستلام رقم ( )

في تاريخ …..

 الموافق ….

تكونت لجنة لفحص المنتجات المخزنية قبل استلامها النهائي، بها كل من :

أ / …..           

    المسئول

أ / …..         

       نيابة عن قسم المشتريات

أ / …..              

أمين المخازن 

 وبعد فحص منتجات المورد/ ….. تبين لنا الآتي ……

   وبياناته ….

 

مقالات مشابهة:

كل ما تريد معرفته عن إدارة المشتريات

ما هو كارت الصنف والفرق بينه وبين كارت المخزون؟

ما هو سند القبض  وكيفية عمله مع نموذج مجاني للتحميل

إدارة كاملة لحسابات المخازن والمستودعات

دفترة يمكنك من عمل الدورة المستندية للمخازن بكل سهولة 

سجل الأن مجانا

إدارة كاملة لحسابات المخازن والمستودعات

دفترة يمكنك من عمل الدورة المستندية للمخازن بكل سهولة 

سجل الأن مجانا