ما هو الجرد الدوري والجرد المستمر والفرق بينهم

ما هو الجرد الدوري؟

يُعرف الجرد الدوري Periodic Inventory System على أنه طريقة يمكن للشركة من خلالها تحديث سجلات المخزون على فترات منتظمة قد تكون أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. وهو نظام جرد شائع في الماضي مع غياب الأنظمة الحديثة لمتابعة المخزون بصفة مستمرة. مع نهاية كل فترة تقوم الشركة بحساب المخزون الفعلي وتسجيل جميع مشتريات البضائع في حساب المشتريات.

تُعد تكلفة البضائع المباعة مقياسًا محاسبيًا ذا أهمية كبيرة، حيث تظهر الهامش الإجمالي للشركة بعد طرحها من الإيرادات، ولنتمكن من حساب تكلفة البضائع المباعة من خلال الجرد الدوري نستخدم المعادلة التالية:

• بداية رصيد المخزون + تكلفة مشتريات المخزون – تكلفة إنهاء المخزون = تكلفة البضائع المباعة

رغم ظهور أنظمة أخرى من الجرد، لا تزال كثير من المتاجر تستخدم الجرد الدوري، وذلك في حالة غياب الأدوات الرقمية الحديثة.  

ما هو الجرد المستمر؟

يعرف الجرد المستمر Perpetual Inventory System علي أنه طريقة لمتابعة أرصدة المخزون لحظيًا وباستمرار باستخدام التكنولوجيا الحديثة في الوقت الحالي. حيث يتم تحديث نظام إدارة المخزون أو السجلات بشكل تلقائي بالزيادة فور شراء منتج أو استرداده، كذلك  بالنقص في حالة البيع أو التلف. تلتزم هذه التحديثات أعلى معايير الدقة لطالما لم يحدث خلل أو اختلاس. يُسهل نظام الجرد المستمر من عملية التحكم في حساب مخزون شركتك؛ لأنه يسجل كل عملية شراء ويتم إضافتها فورًا إلى قاعدة البيانات. يتم تسجيل كل عنصر في المخزن في دفتر يحتوي على معلومات حول شراء هذا العنصر كما يتم تسجيل تكلفة البضائع المباعة بشكل مستمر. يحصل كل عنصر في المخزن على رقم تسلسلي للمساعدة في تصنيفه وتحديد مدة بقائه في المخزن والوصول بسهولة إليه فور الاحتياج لذلك.

الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر

قبل أن تختار بين نظام الجرد الدوري ونظام الجرد المستمر في إدارة مخزون شركتك، يجب أولًا أن تتعرف على مجموعة من النقاط التي توضح الفرق بين الجرد الدوري والمستمر وذلك فيما يلي:

• عند إعداد القيود استخدام حساب المشتريات في الحسابات في حالة الجرد الدوري. أما في حالة الجرد المستمر يتم استخدام حساب المخزون.
• عند تطبيق الجرد الدوري يتم توظيف حساب أول المدة وآخر المدة. بينما في حالة الجرد المستمر، يتم استخدام حساب تكلفة المبيعات.

• حساب تكلفة البضائع المباعة يصبح أكثر دقة في حالة الجرد المستمر؛ لأنه يتم تحديثه بعد كل عملية بيع، أما الجرد الدوري فيحسب تكلفة البضائع المباعة في نهاية الفترة المحاسبية.
• إدخالات الإغلاق والتي يتم إجراؤها في نهاية أي فترة محاسبية، ويجب أن تكون موجودة في الجرد الدوري لكنه لا يحتاج إليها الجرد المستمر.
• في الجرد الدوري يتم حساب المخزون المتاح فعليًا من قبل الموظفين، أما الجرد المستمر فيتم الاستعانة بنظام برمجي حاسوبي يتتبع المنتجات المتاحة في الوقت الفعلي.
• في الجرد المستمر يتم تسجيل عمليات الشراء في دفتر الأستاذ العام أو دفتر الأستاذ، ثم يتم تحديث إدخال جرد الوحدة بشكل فردي، أما بنظام الجرد الدوري فيتم إضافة إدخال لتكلفة البضائع المباعة عندما يتم إجراء الجرد المادي بنهاية فترة إعداد التقارير.
• يساعد الجرد المستمر في التأكد ما إذا كانت الوحدات المتاحة بالمخزن تطابق السجلات، أما الجرد الدوري فيحدد تكلفة البضائع المباعة في فترة معينة.
• الجرد المستمر يحتاج إلى تكلفة أكثر كما يتطلب موظفين متخصصين وشراء برامج تسهل من عملية الجرد، أما الدوري فهو أرخص ويتطلب عملًا أقل.
• يتم تحديث سجلات الجرد بانتظام لأنظمة الجرد المستمر، وبشكل دوري لأنظمة الجرد الدورية. 

فعالية الجرد المستمر والدوري

للتعرف على فعالية الجرد المستمر والدوري، دعونا أولًا نتعرف على كيفية عمل الجرد بالطريقتين.

يتم تحديث سجلات المخزون في نظام الجرد المستمر أو الجرد الدائم بشكل مستمر بعد كل عملية شراء أو بيع، ويتيح هذا النظام للشركة معرفة كمية وقيمة المخزون المتاح في أي وقت، كما أنه يستخدم عادة بواسطة نظم المعلومات المحاسبية وبرامج إدارة المخزون الإلكترونية بهدف تتبع التكاليف والإيرادات بشكل أكثر دقة وفي الوقت الفعلي.

أما الجرد المتناوب (الدوري) لا يتم فيه تحديث سجلات المخزون بعد كل معاملة، بل يتم إجراء عد فعلي للمخزون في نهاية الفترة المحاسبية، ويُستخدم عادةً في الشركات الصغيرة أو في حالات معينة حيث لا تكون تكاليف الجرد الدائم مبررة.

لذلك يعتبر الجرد الدائم أكثر فعالية في توفير معلومات محدثة ودقيقة عن المخزون، ولكنه قد يتطلب استثمارًا أكبر في النظم والتكنولوجيا، بينما الجرد الدوري أبسط لكن لا يتمتع بقدر كبير من الدقة. ويمكن تليخص مميزات الجرد الدائم في النقاط التالية:

• يوفر نظام الجرد الدائم تحديث مستمر للمخزون مع كل عملية شراء أو بيع، مما يساعد في اتخاذ قرارات أسرع وأكثر دقة بشأن الشراء وإدارة المخزون.
• الكشف المبكر عن الأخطاء والاختلاس في نظام الجرد الدائم نظرًا لأن الجرد يتم تحديثه باستمرار، وبالتالي يمكن اكتشاف أي أخطاء أو اختلافات في المخزون بسرعة، مما يساعد على تحديد ومعالجة المشكلات مثل السرقة أو الخسارة أو الأخطاء في السجلات بشكل أسرع بكثير مما هو ممكن في نظام الجرد الدوري.
• يساهم الجرد الدوري في تحسين إدارة سلسلة التوريد مما يساعد على الاستجابة بسرعة للتغيرات في الطلب، وتقليل مخاطر نفاد المخزون أو تراكم المخزون الزائد.
• تحسين التخطيط والتنبؤ من خلال الجرد الدوري حيث تسمح  البيانات المستمرة والمحدثة بتحليل أفضل للاتجاهات والأنماط، مما يساعد في التخطيط الدقيق والتنبؤ بالمبيعات والمشتريات.
• تحسين خدمة العملاء بفضل المعلومات الدقيقة والمحدثة حول المخزون بناء على نظام الجرد الدوري، مما يمكن للشركات تقديم معلومات أكثر دقة للعملاء حول توافر المنتجات وأوقات التسليم.
• تقليل التكاليف بالاعتماد على الجرد الدائم على الرغم من أنه  قد يتطلب استثمارًا أوليًا أكبر في تكنولوجيا المعلومات والأنظمة، إلا أنه يمكن أن يؤدي إلى توفير التكاليف على المدى الطويل من خلال تحسين كفاءة إدارة المخزون وتقليل الخسائر والنفقات غير الضرورية.

بعد أن أظهرنا الفرق بين الجرد الدوري والمستمر سنتطرق إلى توضيح الشروط اللازمة لإتمام كلٍ منهما، إليك قيود الجرد الدوري والمستمر.

اقرأ ايضا:

 ما هو كارت الصنف في المخازن

 ما هو سند القبض ومحتوياته وكيفية عمله 

 ما هو الجرد وأنواعه وأفضل الطرق لحساب الجرد

​

قيود الجرد المستمر والجرد الدوري

توجد الكثير من القيود التي يتعامل بها المحاسب خلال عمليات الجرد الدوري والمستمر. في هذا القسم نتناول أهم هذه القيود والفروق الجوهرية بينهما في التسجيل. 

قيود الجرد المستمر

يهدف الجرد المستمر إلى التعرف على حجم المخزون في المستودعات في أي وقت؛ ولذلك يتم عمل قيود يومية محاسبية في حالة إضافة أو صرف شيء من المستودع. 

1- قيد إثبات شراء بضاعة

يتم احتساب المخزون على أنه مدين في حين نعتبر المورد دائنًا، فتكون:

(من ح/ المخزون إلى ح/ المورد).

2- قيد إثبات بيع بضاعة

ينبغي حساب تكلفة المخزون قبل بيعه، ويكون في شكل قيد يسبق قيد البيع. ويكون شكل القيد كالتالي:

في هذا القيد يتم احتساب العميل على أنه مدين ويكون حساب المبيعات دائنًا، فيكون:

3- قيد إثبات تكلفة البضاعة المباعة والمصروفة من المخزن 

يتم اعتبار حساب تكلفة البضاعة المباعة على أنها مدين على أن يكون حساب المخزون دائنًا، فيكون:

(من ح/ تكلفة البضاعة المباعة إلى ح/ المخزون)

4- قيود مردودات المبيعات في الجرد المستمر

يتم اعتبار حساب مردودات المبيعات مدينًا على أن يكون حساب العميل دائنًا، فيكون: 

(من ح/ مردودات المبيعات إلى ح/ العميل). في حالة تطبيق ضريبة القيمة المضافة ينبغي أن يذكر ضمن القيد.

5- مصروفات المبيع

وهي عبارة عن تلك المصروفات التي يتحملها البائع فيتم اعتبار حساب مصاريف المبيعات على أنه مدين في حين يكون حساب النقدية دائنًا، فيكون:

(من ح/ مصاريف المبيعات إلى ح/ النقدية).

6 - مصروفات الشراء

وهي عبارة عن تلك المصروفات التي يتحملها المشتري في حالة النقل من مدينة إلى أخرى سداد التخليص الجمركي وغيرها في حالة إن الشحنة قادمة من الخارج. فيتم اعتبار حساب مصاريف المشتريات على أنه مدين في حين يكون حساب المورد دائنًا، فيكون:

(من ح/ مصاريف المبيعات إلى ح/ النقدية).

7- قيود الإقفال

يستخدم حساب ملخص الدخل كحساب وسيط. مرة كدائن ومرة كمدين. لإقفال حساب الإيرادات والمبيعات كحساب مؤقت. 

يستخدم حساب ملخص الدخل كحساب وسيط. مرة كدائن ومرة كمدين. لإقفال حساب الإيرادات والمبيعات كحساب مؤقت. 

توجد حالتان لإقفال حساب ملخص الدخل، في حالة الربح أو حالة الخسارة. في حالة الربح، يظهر ملخص الدخل مدينُا. وفي حالة الخسارة، يظهر دائنًا.

قيود الجرد الدوري

عند اعتماد الشركة على نظام الجرد الدوري فإنها لا تحتاج عند إضافة أو صرف أي بضاعة من المخزن إلى عمل قيود محاسبية يومية، وعندما تشتري أو تبيع الشركة البضاعة تكتفي بتسجيل قيود المشتريات والمبيعات والسداد للموردين والتحصيل من العملاء. 

1- قيد إثبات الشراء

يتم احتساب المشتريات على أنها مدين على أن نجعل المورد دائن، فتكون: 

(من ح/ المشتريات إلى ح/ المورد أو البنك أو الصندوق).

2- قيد مصاريف الشراء

عندما يتم تسجيل مصاريف الشراء نجعل حساب مصاريف الشراء مدينًا ويتم احتساب المورد أو النقدية دائنًا، فتكون:

(من ح/ مصاريف الشراء إلى ح/ المورد أو النقدية).

3- قيد رد جزء من البضاعة

عندما يتم تسجيل حالة رد جزء من البضاعة فإن حساب المورد أو النقدية يكون مدينًا أما حساب مردودات المشتريات فهو الدائن، فتكون:

(من ح/ المورد إلى ح/ مردودات المشتريات).

4- قيد بيع جزء من البضاعة

إذا أردنا حساب بيع جزء من البضاعة فسيكون حساب العميل مدينًا على أن يكون حساب المبيعات هو الدائن، فتكون:

5- رد جزء من البضاعة المباعة

إذا قام عميل برد جزء أو كل البضاعة المباعة فإنه نعتبر مردودات المبيعات مدينًا ويكون العميل دائنًا، فتكون:

(من ح/ مردودات المبيعات إلى ح/ العميل).

6- قيود الإقفال

عند القيام بإثبات بضاعة آخر المدة يتم اعتبار بضاعة آخر المدة مدين في حين تكون المشتريات دائن، يكون القيد بهذا الشكل.

الحسابات التي لا تظهر في ميزان المراجعة قبل الجرد والتسويات

• مخصصات الديون المشكوك في تحصيلها أو مخصص الضمانات، فهذه الحسابات تتطلب تقديرات تُحدد في نهاية الفترة المحاسبية وتُسجل عبر قيود التسوية.
• الإهلاكات المتراكمة: قد لا يتم تسجيل الإهلاك بشكل دوري خلال السنة ويتم إضافته كتسوية في نهاية الفترة المحاسبية.
• تكلفة البضاعة المباعة (COGS): في نظام الجرد الدوري، تكلفة البضاعة المباعة تُحسب في نهاية الفترة بعد إجراء الجرد الفعلي للمخزون.
• الإيرادات التي تم كسبها ولكن لم يتم تحصيلها بعد، والمصروفات التي تم تكبدها ولكن لم يتم دفعها بعد، قد لا تظهر حتى يتم إجراء التسويات المحاسبية.
• المخزون النهائي: في نظام الجرد الدوري، قيمة المخزون النهائي لا تُحدد حتى يتم إجراء الجرد الفعلي في نهاية الفترة المحاسبية.
• الإيرادات التي تم تحصيلها مقدمًا لخدمات أو سلع لم تُقدم بعد، والمصروفات التي تم دفعها مقدمًا لخدمات أو سلع لم تُستهلك بعد.

الأسئلة الشائعة

ما عيوب الجرد المستمر؟

• إنشاء وصيانة نظام جرد مستمر يمكن أن يكون مكلفًا، خاصةً فيما يتعلق بالتكنولوجيا والبرمجيات اللازمة.
• يكون نظام الجرد المستمر معقدًا في التنفيذ والصيانة، وقد يتطلب تدريب الموظفين وتعليمهم كيفية استخدام النظام بشكل صحيح.
• يعتمد الجرد المستمر بشكل كبير على الأنظمة الإلكترونية، مما يعني أن أي أعطال تقنية يمكن أن تؤدي إلى مشاكل في تتبع المخزون.
• تعدد الأخطاء البشرية عند إجراء الجرد المستمر، فعلى الرغم من الأتمتة لا يزال هناك مجال للأخطاء البشرية خاصةً في إدخال البيانات.
• الحاجة للتحقق من دقة السجلات ومطابقتها مع الواقع الفعلي للمخزون.

كيف يساعدك دفترة في عملية الجرد الدوري والمستمر؟

تستطيع من خلال برنامج إدارة الجرد من دفترة أن تقوم بالجرد بأنواعه المختلفة وفي الأوقات التي تحب، سواء كان الجرد دوري أو مستمر، كل 3 أشهر أو سنويًا أو حتى بصورة يومية، يساعدم دفترة بسهولة القيام بعملية الجرد ومقارنة المخزون الفعلي بالمخزون المسجل على البرنامج وبالدفاتر المحاسبية، لتستطيع التصرف سريعًا في حالات العجز أو لاكتشاف الأخطاء المحاسبية والتلاعب.

مقالات مشابهة

ما هي التسويات الجردية في المحاسبة وأهدافها

ما هي الدورة المستندية للمخازن

​

ختامًا، تناولنا في هذا الموضوع تعريف الجرد الدوري والمستمر والفروقات الموجودة بينهما وقيود وطريقة إتمام كلٍ منهما بشيء من التبسيط، إذا كان لديك أي استفسار شاركنا إياه في التعليقات.