ما هو الجرد الدوري والجرد المستمر والفرق بينهم

إذا كنت الشخص الموكل له اختيار النظام الأفضل لجرد مخزون شركتك فيجب عليك في البداية فهم أوجه الاختلاف بين أنواع الجرد المتبابنة، لكن في البداية ماذا يعني مصطلح الجرد؟

 

محتويات المقال:

• ما هو الجرد
• أنواع جرد المخزون 
• الفرق بين الجرد الدوري و الجرد والمستمر 
• قيود الجرد المستمر
• قيود الجرد الدوري

 

ما هو الجرد؟

يُعرف الجرد على أنه طريقة ونظام لمراقبة ما يوجد من أصناف ومواد خام ومنتجات في مخازن معينة، حيث يتم من خلال التحقق بشكل فعلي من الكميات الموجودة بالمخازن والمستودعات ومقارنتها بما يتم تقييده في المستندات الرسمية، إلى جانب التأكد من حالة المواد المخزنة.

هناك أكثر من طريقة ونظام لجرد المخازن، يختلف كل نوع عن الآخر في الطريقة المستخدمة في عملية الجرد والوسائل التي يتم الاستعانة بها والفترة الزمنية التي يتم إجراء الجرد بعد مرورها، 

اقرأ أيضًا: ما هو مفهوم "جرد البضاعة"؟

 

أنواع جرد المخزون

هناك أكثر من نوع ونظام في الجرد تستخدمهما الشركات في حساب مخزونها، وفيما يلي سنتناول انواع الجرد المشهورة بشيء من التفسير.

 

أولًا الجرد الدوري

يُعرف الجرد الدوري على أنه طريقة يمكن للشركة من خلالها تحديث سجلات المخزون على فترات منتظمة قد تكون أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو سنوية.

 

ومع نهاية كل فترة تقوم الشركة بحساب المخزون الفعلي وتسجيل جميع مشتريات البضائع في حساب المشتريات.

 

وتُعد تكلفة البضائع المباعة مقياسًا محاسبيًا ذا أهمية كبيرة، حيث تظهر الهامش الإجمالي للشركة بعد طرحها من الإيرادات، ولنتمكن من حساب تكلفة البضائع المباعة من خلال الجرد الدوري نستخدم المعادلة التالية:

بداية رصيد المخزون + تكلفة مشتريات المخزون – تكلفة إنهاء المخزون = تكلفة البضائع المباعة

 

ثانيًا الجرد المستمر

أما الجرد المستمر فهو طريقة يتم من خلالها تعقب أرصدة المخزون باستمرار باستخدام التكنولوجيا الحديثة في الوقت الحالي.

 

حيث يتم إجراء التحديثات بشكل تلقائي فور شراء منتج أو بيعه أو إرجاعه، وتكون هذه التحديثات بأعلى درجة ممكنة من الدقة لطالما لم يحدث خلل أو اختلاس.

 

ويسهل نظام الجرد المستمر من عملية التحكم في حساب مخزون شركتك؛ لأنه يسجل كل عملية شراء ويتم إضافتها فورًا إلى قاعدة البيانات.

 

ويتم تسجيل كل عنصر في المخزن في دفتر يحتوي على معلومات حول شراء هذا العنصر كما يتم تسجيل تكلفة البضائع المباعة بشكل مستمر.

 

ويحصل كل عنصر في المخزن على رقم تسلسلي للمساعدة في تصنيفه وتحديد مدة بقائه في المخزن والوصول بسهولة إليه فور الاحتياج لذلك.

 

ثالثًا الجرد السنوي

عادة ما يتم إجراء الجرد المادي السنوي قبل أن تنتهي الشركة من تقاريرها المالية السنوية، لكنه مع ذلك فإن إجراء الجرد مرة واحدة خلال السنة لا يعطي أحيانًا نتائج دقيقة بشكل كافٍ.

 

وما يُفرق بين الجرد المادي السنوي والجرد الدوري، هو أن الجرد الدوري يعتبر طريقة ممنهجة لحساب أجزاء من المخزون، وقد تنفذه الشركة يوميًا، لكن يُستحسن أن يتم تنفيذه كل 3 أشهر على الأقل.

 

أما الجرد المادي السنوي فهو شامل ويتم إجراءه كل سنة على الأسهم الموجودة لدى الشركة بالفعل.

 

رابعًا الجرد المفاجئ

وهو إحدى أنواع جرد المخزون التي تتم بشكل مفاجئ وغير معلن، وقد يتم بعد اختيار عينة عشوائية من المخزون في المستودع ومن بين الأصناف المهمة بشكل كبير، ثم يتم جردها، ويتميز هذا النوع من الجرد بعدد من المميزات ومنها:

 

ـ اكتشاف حدوث أي سرقات أو اختلاس في المخازن خاصة في المواد المهمة.

 

ـ الكشف عن العناصر الفاسدة التي تعمل داخل الشركة.

 

ـ التعرف على كميات المخزون الموجودة داخل المستودع بشكل دقيق.

 

ـ التأكد من عملية تسجيل الوارد إلى المخزن والصادر منه في السجلات الدفترية المخصصة لذلك وفي الأوقات الصحيحة.

ـ التأكد من تواريخ صلاحية الأصناف الموجودة في المخزن وحصر التالف منها.

 

اقرأ ايضا:

 ما هو كارت الصنف في المخازن

 ما هو سند القبض ومحتوياته وكيفية عمله 

 ما هو الجرد وأنواعه وأفضل الطرق لحساب الجرد

​

الفرق بين الجرد الدوري والجرد المستمر

قبل أن تختار بين نظام الجرد الدوري ونظام الجرد المستمر في إدارة مخزون شركتك، يجب أولًا أن تتعرف على مجموعة من النقاط التي توضح الفرق بين الجرد الدوري والمستمر وذلك فيما يلي:

إدخالات الإغلاق: هي التسجيلات التي يتم إجراؤها في نهاية أي فترة محاسبية، ويجب أن تكون موجودة في الجرد الدوري لكنه لا يحتاج إليها الجرد المستمر.

 

تكلفة البضائع المباعة: في الجرد المستمر يمكنك حساب تكلفة البضائع المباعة بشكل أكثر دقة؛ لأنه يتم تحديثه بعد كل عملية بيع، أما الجرد الدوري فيحسب تكلفة البضائع المباعة في نهاية الفترة المحاسبية.

 

الطريقة: في الجرد الدوري يتم حساب المخزون المتاح فعليًا من قبل الموظفين، أما الجرد المستمر فيتم الاستعانة بنظام كمبيوتر لتتبع المنتجات المتاحة في الوقت الفعلي.

 

الحسابات: في الجرد المستمر يتم تسجيل عمليات الشراء في دفتر الأستاذ العام أو دفتر الأستاذ، ثم يتم تحديث إدخال جرد الوحدة بشكل فردي، أما بنظام الجرد الدوري فيتم إضافة إدخال لتكلفة البضائع المباعة عندما يتم إجراء الجرد المادي بنهاية فترة إعداد التقارير.

 

الاستخدام: يساعد الجرد المستمر في التأكد ما إذا كانت الوحدات المتاحة بالمخزن تطابق السجلات، أما الجرد الدوري فيحدد تكلفة البضائع المباعة في فترة معينة.

 

السعر: الجرد المستمر يحتاج إلى تكلفة أكثر كما يتطلب موظفين متخصصين وشراء برامج تسهل من عملية الجرد، أما الدوري فهو أرخص ويتطلب عملًا أقل.

 

حفظ السجلات: يتم تحديث سجلات الجرد بانتظام لأنظمة الجرد المستمر، وبشكل دوري لأنظمة الجرد الدورية.

 

بعد أن أظهرنا الفرق بين الجرد الدوري والمستمر سنتطرق إلى توضيح الشروط اللازمة لإتمام كلٍ منهما، إليك قيود الجرد الدوري والمستمر.

 

قيود الجرد المستمر

يهدف الجرد المستمر إلى التعرف على حجم المخزون في المستودعات في أي وقت؛ ولذلك يتم عمل قيود يومية محاسبية في حالة إضافة أو صرف شيء من المستودع.

 

في حالة الشراء

يتم احتساب المخزون على أنه مدين في حين نعتبر المورد دائنًا، فتكون:

(من ح/ المخزون إلى ح/ المورد).

القيد في حالة الشراء
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
		مصاريف الشراء
		المورد

 

 

 

مصاريف الشراء

في هذه الحالة يتم تسجيل مصاريف الشراء التي يقوم المشتري بتحملها، وذلك من خلال احتساب المخزون على أنه مدين على أن يكون المورد دائنًا، فيكون:

(من ح/ المخزون إلى ح/ المورد).

القيد في مصاريف الشراء
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
		المخزون
		المورد

 

إثبات عملية البيع

وفي هذا القيد يتم احتساب العميل على أنه مدين ويكون حساب المبيعات دائنًا، فيكون:

(من ح/ العميل إلى ح/ المبيعات)

القيد في إثبات عملية البيع
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
		العميل
		المبيعات

 

إثبات تكلفة البضاعة المباعة

يتم اعتبار حساب تكلفة البضاعة المباعة على أنها مدين على أن يكون حساب المخزون دائنًا، فيكون:

(من ح/ تكلفة البضاعة المباعة إلى ح/ المخزون)

القيد في إثبات تكلفة البضاعة المباعة
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	تكلفة البضاعة المباعة	…...
		المخزون		….

 

مردودات المبيعات

يتم في هذه الحالة عمل قيدين:

الأول: يتم اعتبار حساب مردودات المبيعات مدينًا على أن يكون حساب العميل دائنًا، فيكون: 

(من ح/ مردودات المبيعات إلى ح/ العميل).

 

القيد في حالة مردودات المبيعات
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	مردودات المبيعات	….
		العميل		……

 

الثاني: حيث يتم اعتبار حساب المخزون على أنه مدين في حين يكون حساب تكلفة البضاعة المباعة دائنًا، فيكون:

(من ح/ المخزون إلى ح/ تكلفة البضاعة المباعة).

القيد في مردودات المبيعات
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	المخزون	….
		تكلفة البضاعة المباعة		……

 

مصروفات المبيع

وهي عبارة عن تلك المصروفات التي يتحملها البائع فيتم اعتبار حساب مصاريف المبيعات على أنه مدين في حين يكون حساب النقدية دائنًا، فيكون:

(من ح/ مصاريف المبيعات إلى ح/ النقدية).

القيد في مصروفات المبيع
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	مصاريف المبيعات	….
		النقدية		……

 

قيود الجرد الدوري

عند اعتماد الشركة على نظام الجرد الدوري فإنها لا تحتاج عند إضافة أو صرف أي بضاعة من المخزن إلى عمل قيود محاسبية يومية، وعندما تشتري أو تبيع الشركة البضاعة تكتفي بتسجيل قيود المشتريات والمبيعات والسداد للموردين والتحصيل من العملاء.

 

في حالة الشراء

يتم احتساب المشتريات على أنها مدين على أن نجعل المورد دائن، فتكون: 

(من ح/ المشتريات إلى ح/ المورد أو البنك أو الصندوق).

القيد في حالة الشراء
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	المشتريات	….
		المورد		……

 

مصاريف الشراء

عندما يتم تسجيل مصاريف الشراء نجعل حساب مصاريف الشراء مدينًا ويتم احتساب المورد أو النقدية دائنًا، فتكون:

(من ح/ مصاريف الشراء إلى ح/ المورد أو النقدية).

القيد في مصاريف الشراء
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
		مصاريف الشراء
		المورد

 

رد جزء من البضاعة

عندما يتم تسجيل حالة رد جزء من البضاعة فإن حساب المورد أو النقدية يكون مدينًا أما حساب مردودات المشتريات فهو الدائن، فتكون:

(من ح/ المورد إلى ح/ مردودات المشتريات).

القيد في رد جزء من البضاعة
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	المورد	….
		مردودات المشتريات		……

 

بيع جزء من البضاعة

إذا أردنا حساب بيع جزء من البضاعة فسيكون حساب العميل مدينًا على أن يكون حساب المبيعات هو الدائن، فتكون:

(من ح/ العميل إلى ح/ المبيعات).

القيد في بيع جزء من البضاعة
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	العميل	….
		المبيعات		……

 

رد جزء من البضاعة المباعة

إذا قام عميل برد جزء أو كل البضاعة المباعة فإنه نعتبر مردودات المبيعات مدينًا ويكون العميل دائنًا، فتكون:

(من ح/ مردودات المبيعات إلى ح/ العميل).

القيد في رد جزء من البضاعة المباعة
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	مردودات المبيعات	….
		العميل		……

 

قيود الإقفال

عند القيام بإثبات بضاعة آخر المدة يتم اعتبار بضاعة آخر المدة مدين في حين تكون المشتريات دائن، فتكون: 

(من ح/ بضاعة آخر المدة إلى ح/ المشتريات). 

قيود الإقفال
القيد	التاريخ	الحساب الفرعي	مدين	دائن
….	….	بضاعة اخر المدة	….
		المشتريات		……

 

إدارة الجرد في دفترة 

تستطيع من خلال برنامج إدارة الجرد من دفترة أن تقوم بالجرد بأنواعه المختلفة وفي الأوقات التي تحب، سواء كان الجرد دوري أو مستمر، كل 3 أشهر أو سنويًا أو حتى بصورة يومية، يساعدم دفترة بسهولة القيام بعملية الجرد ومقارنة المخزون الفعلي بالمخزون المسجل على البرنامج وبالدفاتر المحاسبية، لتستطيع التصرف سريعًا في حالات العجز أو لاكتشاف الأخطاء المحاسبية والتلاعب.

 

مقالات مشابهة

ما هي التسويات الجردية في المحاسبة وأهدافها

ما هي الدورة المستندية للمخازن

​

ختامًا، تناولنا في هذا الموضوع تعريف الجرد الدوري والمستمر والفروقات الموجودة بينهما وقيود وطريقة إتمام كلٍ منهما بشيء من التبسيط، إذا كان لديك أي استفسار شاركنا إياه في التعليقات.