كيفية تكويد أصناف المخازن

دإذا كنت صاحب عمل، فبالطبع قد واجهت من قبل صعوبة في تتبع منتجاتك داخل المخزن، أو ربما لاحظت تكرارًا في طلب نفس الصنف رغم توافره في المستودع، هذه المشكلات شائعة وتسبب خسائر كبيرة إذا لم تعالج. هنا يأتي دور تكويد أصناف المخزون، فهو ليس مجرد وسيلة تنظيمية، بل هو خطوة استراتيجية تمكّنك من السيطرة الكاملة على عمليات التخزين، والتوريد، والبيع، دون فوضى أو أخطاء. 

  في هذا المقال، سنأخذك في رحلة شاملة لفهم تكويد الأصناف، أهميته، طرق تطبيقه، والمعايير التي يجب اتباعها. سنشاركك أيضًا نصائح عملية ونوضح كيف يمكن لبرنامج ادارة المخازن والمستودعات من دفترة أن يجعل هذه العملية أسهل من أي وقت مضى.  

ما هو مفهوم تكويد أصناف المخزون؟

تكويد أصناف المخزون هو عملية تخصيص رموز فريدة لكل صنف في المستودع لتسهيل تتبعه وإدارته. تخيل أنك تدير متجرًا يحتوي على مئات المنتجات، من دون نظام تكويد، كيف ستعرف مكان كل صنف أو كميته المتوفرة؟ هذه الرموز قد تكون أرقامًا، حروفًا، أو حتى باركودات، الهدف من التكويد هو جعل عملية إدارة المخزون أكثر دقة وسرعة.

على سبيل المثال، يمكن أن يكون رمزًا مثل "SH-001-BLU" يشير إلى قميص أزرق، بينما "SH-002-RED" يشير إلى قميص أحمر. هذه الرموز تسمح لك بمعرفة تفاصيل الصنف دون الحاجة إلى البحث اليدوي. تكويد الأصناف هو العمود الفقري لأي نظام إدارة مخزون حديث.

ما هي أهمية تكويد الأصناف؟

قد يتسائل الكثير من الناس كيف تنجح الشركات الكبرى في إدارة آلاف المنتجات دون أخطاء، السر يكمن في تكويد أصناف المخزون، فمن خلال تكويد الأصناف، يمكنك تتبع كل منتج بدقة، تحسين تجربة العملاء، وزيادة أرباحك. تعرف على أبرز فوائد تكويد الأصناف:  

• بفضل الكود، يمكن معرفة الكميات بدقة، ومكان كل صنف.
• تسهيل عمليات الجرد اليدوي أو الإلكتروني.
• منع تكرار الطلب أو صرف صنف خاطئ.
• يساعد في اكتشاف الفاقد أو المسروق.
• تحسين تتبع حركة الأصناف بين المواقع أو الفروع.
• الكود يسهل على الموردين معرفة الأصناف المطلوبة بدقة.

كيفية تكويد أصناف المخازن

هناك أكثر من طريقة لتكويد الأصناف، ويعتمد اختيارك للطريقة على حجم نشاطك وطبيعة منتجاتك، سنعرض لك أهم طرق لتكويد الأصناف في المخازن:

1- استخدام الحروف في التكويد

هذه الطريقة تعتمد على إنشاء رموز مكونة من حروف فقط، مما يتيح تصميم رموز وصفية تعكس خصائص الصنف (مثل النوع أو الموقع). تناسب الشركات التي تفضل الرموز البسيطة والمباشرة التي يسهل تذكرها. 

الخطوات:

1. قسم الأصناف إلى فئات (مثل ملابس، أحذية) وحدد خصائص مثل اللون أو الحجم.
2. استخدم حروفًا للدلالة على الفئة والخصائص، مثل "SHIRTBLU" لقميص أزرق.
3. وثق الرموز في جدول بيانات أو برنامج إدارة مخزون.
4. اطبع الرموز وألصقها على الأصناف أو الرفوف.

مثال عملي: إذا كنت تدير متجر ملابس، يمكنك استخدام رمز مثل "JACKETBLK" لسترة سوداء و"JACKETRED" لسترة حمراء. عند البحث عن السترة في المستودع، يمكن للموظفين التعرف على الصنف بسرعة من خلال الرمز الحروفي الموجود على الملصق.

المميزات:

• الرموز تكن وصفية وتعكس خصائص الصنف، مما يسهل على الموظفين تذكرها.
• تتيح إنشاء رموز تعبر عن الفئة أو السمة (مثل اللون أو النوع).
• لا تتطلب تكنولوجيا متقدمة، مما يجعلها اقتصادية.
   

العيوب:

• قد تصبح الرموز معقدة مع زيادة عدد الأصناف.
• بدون تنظيم دقيق، قد تتشابه الرموز وتسبب ارتباكًا.
• صعب دمجها مع أنظمة المسح الضوئي مثل الباركود.

2- استخدام الأرقام في التكويد

تشير طريقة استخدام الأرقام في التكويد إلى إنشاء رموز مكونة من أرقام فقط. هذه الطريقة مثالية للشركات التي تريد نظامًا موحدًا يسهل دمجه مع الأنظمة الرقمية. 

الخطوات:

1. اختر تنسيقًا رقميًا، مثل أرقام تسلسلية أو أرقام تعكس الفئة والصنف.
2. على سبيل المثال، استخدم "1001" للصنف الأول في فئة معينة.
3. سجل الأرقام في نظام إدارة المخزون أو جدول بيانات.
4. اطبع الأكواد وألصقها على الأصناف.
    

مثال عملي: في مستودع لقطع غيار السيارات، يمكنك تخصيص رمز مثل "2001" لإطار سيارة من نوع معين، و"2002" لإطار آخر. عند الجرد، يمكن للموظفين إدخال الرقم في النظام لتحديد الصنف وموقعه بسهولة.

 المميزات:

• الأرقام سهلة الإنشاء والإدخال في الأنظمة الرقمية.
• يمكن إضافة أرقام جديدة بسهولة مع زيادة الأصناف.
• تناسب الأنظمة التي تعتمد على قواعد البيانات.

العيوب:

• لا تعكس خصائص الصنف، مما قد يصعب تذكرها.
• بدون قاعدة بيانات واضحة، قد يكون من الصعب ربط الأرقام بالأصناف.
• قد تتشابه الأرقام في المستودعات الكبيرة إذا لم تُصمم بعناية.

3- الجمع بين الحروف والأرقام في التكويد

هذه الطريقة تجمع بين الحروف والأرقام لإنشاء رموز وصفية فريدة تعكس خصائص الصنف وتسهل تتبعه. تناسب الشركات التي تريد توازنًا بين الوضوح الوصفي وقابلية التوسع، مما يجعلها شائعة في العديد من الصناعات.

 الخطوات:

1. قسم الأصناف إلى فئات (مثل إلكترونيات، ملابس) وحدد خصائص مثل اللون أو الطراز.
2. استخدم الحروف للدلالة على الفئة أو السمة والأرقام للرقم التسلسلي، مثل "TV-001-4K" لتلفاز بدقة 4K.
3. وثّق الرموز في جدول بيانات أو برنامج إدارة مخزون مثل دفترة.
4. اطبع الرموز المختلطة وألصقها على الأصناف أو الرفوف.
    

مثال عملي: إذا كنت تدير متجرًا للإلكترونيات، يمكنك استخدام رمز مثل "LAP-001-HP" لجهاز لاب توب من ماركة HP، و"LAP-002-DELL" لجهاز من ماركة Dell. عند الجرد أو البيع، يمكن للموظفين التعرف على الصنف بسرعة من خلال الرمز الموجود على الملصق، مما يسهل إدارة المخزون. 

المميزات:

• تجمع بين التفاصيل الوصفية (الحروف) والتنظيم التسلسلي (الأرقام).
• تدعم إضافة أصناف جديدة بسهولة مع الحفاظ على التنظيم.
• الرموز تعكس خصائص الصنف، مما يسهل على الموظفين فهمها.

العيوب:

• قد تصبح الرموز طويلة أو معقدة إذا كانت الفئات كثيرة.
• يتطلب تصميمًا مدروسًا لتجنب التكرار أو الارتباك.
• قد يتطلب وقتًا أطول لتصميم الرموز مقارنة بالأرقام فقط.

4- نظام الباركود

يعتمد هذا النظام على رموز شريطية (مثل UPC أو EAN) يتم مسحها باستخدام ماسح ضوئي. الباركود يوفر سرعة ودقة عالية، وهو مثالي للشركات التي ترغب في أتمتة العمليات دون تكلفة عالية. 

الخطوات:

1. حدد ما إذا كنت ستستخدم معيارًا عالميًا (مثل UPC) أو رمزًا مخصصًا.
2. أنشئ الباركود باستخدام برامج مثل دفترة.
3. استخدم طابعة ملصقات لإنتاج ملصقات متينة وواضحة.
4. اربط الباركود مع برنامج إدارة المخزون أو نقاط البيع لتتبّع المبيعات والمخزون.

مثال عملي: لنفترض أنك تبيع زجاجات مياه في متجرك. يمكنك إنشاء باركود UPC باستخدام برنامج مثل دفترة، ثم طباعة ملصق لكل زجاجة. عند البيع، يقوم الموظف بمسح الباركود لتحديث المخزون تلقائيًا، مما يوفر الوقت ويقلل الأخطاء. 

المميزات:

• يسمح بالتتبع السريع والدقيق باستخدام الماسحات الضوئية.
• يتكامل بسهولة مع برامج إدارة المخزون ونقاط البيع.
• يدعم معايير مثل UPC وEAN، مما يسهل التجارة الدولية.

العيوب:

• زيادة في التكلفة حيث يتطلب استثمارًا في ماسحات ضوئية وطابعات ملصقات.
• الملصقات قد تتلف أو تُفقد، مما يتطلب إعادة طباعة.
• يحتاج الموظفون إلى تدريب على استخدام الماسحات والبرامج.

لتبسيط عملية تكويد أصناف المخزون وجعلها أكثر كفاءة، جرب استخدام دفترة لإنشاء رموز مخصصة تلقائيًا. ابدأ بإدخال بيانات أصنافك في النظام، وسيبدأ دفترة في توليد أكواد تلقائيًا. هذه الطريقة توفر وقتك، تتجنب التكرار، تقلل الأخطاء، وتتيح لك تتبع المخزون لحظيًا.

ما هي معايير تكويد اصناف المخازن؟

لضمان نجاح التكويد، يجب الالتزام بمعايير موحدة تدعم إدارة المخزون وتسهل التوافق مع الأنظمة المحلية والدولية. أبرز هذه المعايير:

1- أكواد GS1 العالمية

كود GS1 هو نظام ترميز دولي تمنحه منظمة GS1، ويُستخدم لتتبع المنتجات والخدمات ضمن سلاسل التوريد والتجارة الإلكترونية. يمثل هذا الكود هوية موحَّدة وفريدة للمنتجات في أكثر من 100 دولة حول العالم. ويتكون كود GS1 من 13 رقمًا، يبدأ من اليسار بالرقم "622"، ويُدمج ضمن الباركود. ويمكن

الحصول على هذه الأكواد وشراؤها مباشرة عبر الموقع الرسمي لمنظمة GS1. مثال: رمز "6223001234567" لعلبة عصير يُدمج في باركود، وعند مسحه، يظهر تفاصيل المنتج بدقة في الأسواق العالمية.

2- أكواد EGS المحلية

أكواد EGS هي نظام تكويد محلي مجاني أطلقته مصلحة الضرائب المصرية لتلبية متطلبات منظومة الفاتورة الإلكترونية، وهي مصممة لتناسب الأنشطة التجارية في السوق المصري. تُعد هذه الأكواد بديلاً مرنًا ومجانيًا لأكواد GS1 العالمية، وتتطلب موافقة مصلحة الضرائب خلال 15 يومًا من التسجيل، يتكون كود EGS من ثلاثة أجزاء: "EG" كبادئة، يليها رقم التسجيل الضريبي للشركة، ثم الكود الداخلي للمنتج (SKU) الخاص بالشركة، مثل "EG-123456789-150". مع العلم أنه  يجب ربط كود EGS بكود التصنيف العالمي GPC (Global Product Classification)، وهو كود مكون من 8 أرقام يبدأ بـ "1000"، يتم الحصول عليه من خلال متصفح GPC أو GS1 مصر. 

مثال: كود "EG-123456789-SKU001-10001234" لدواء يسجل ويعتمد، ثم يستخدم في الباركود لتتبع دقيق.

ما هي أنواع طرق التكويد؟

اختيار طريقة التكويد المناسبة يمكن أن يكون الخطوة التي تحدد نجاح إدارة مخزنك. كل طريقة لها خصائصها المميزة التي تناسب احتياجات مختلفة. دعنا نستعرض الطرق المختلفة لتكويد الأصناف لتتمكن من اختيار ما يناسب عملك:

التكويد اليدوي باستخدام Excel

يعتمد هذا الأسلوب على إنشاء جدول بيانات في برنامج مثل Microsoft Excel أو Google Sheets، حيث تعين رموزًا مخصصة لكل صنف (مثل "DR-001" لفستان أحمر). هذه الطريقة مثالية للشركات الصغيرة ذات الميزانيات المحدودة، حيث لا تتطلب استثمارات كبيرة في التكنولوجيا. ومع ذلك، فإنها تتطلب انضباطًا عاليًا من الفريق لتجنب الأخطاء البشرية، مثل تكرار الأكواد أو إدخال بيانات غير صحيحة.

التكويد من خلال أنظمة ERP:

 أنظمة تخطيط الموارد المؤسسية (ERP) تولد الأكواد تلقائيًا بناءً على إعدادات مخصصة. هذه الطريقة تتيح ربط الأكواد بعمليات البيع، الشراء، والتخزين، مما يجعلها مثالية للشركات المتوسطة التي تسعى للأتمتة.

التكويد باستخدام الباركود أو QR Code:

 يعتمد هذا الأسلوب على طباعة رمز شريطي (باركود) أو رمز QR على بطاقة الصنف أو العبوة. يمكن قراءة هذه الرموز باستخدام ماسح ضوئي، مما يوفر الوقت ويقلل الأخطاء.

التكويد حسب معايير دولية مثل GS1: 

معايير GS1 توفر أكوادًا موحدة عالميًا (مثل GTIN) لضمان التوافق مع سلاسل التوريد الدولية. هذه الطريقة ضرورية للشركات التي تصدّر منتجاتها أو تتعامل مع أسواق عالمية.

التكويد حسب معيار EGs : 

تم تطوير هذا المعيار في مصر لتلبية متطلبات الجهات التنظيمية، مثل مصلحة الضرائب المصرية، خاصة في إطار منظومة الفوترة الإلكترونية. هذه الطريقة مثالية للشركات التي تعمل داخل السوق المصري وتسعى للامتثال للمتطلبات الضريبية.

نصائح عامة لتكويد الأصناف

حتى لو اخترت الطريقة المناسبة لتكويد منتجاتك، فإن نجاح النظام يعتمد في النهاية على التفاصيل الصغيرة ومدى التزام فريق العمل بها. إليك مجموعة من النصائح البسيطة لكنها فعالة لضمان نظام تكويد منظم وسهل الاستخدام:

• اجعل الأكواد قصيرة وواضحة، لا حاجة إلى رموز طويلة أو معقدة. كلما كان الكود بسيطًا، سهل حفظه وتداوله بين أعضاء الفريق.
• إذا قررت استخدام اختصار معين مثل "CL" للإشارة إلى الملابس، فاحرص على التزامك به في جميع الأصناف ذات الصلة. هذا الاتساق يعزز الفهم السريع ويمنع التباس الأكواد.
• تجنب الرموز المتشابهة أو المحيرة مثل استخدام الرقم 0 والحرف O في نفس النمط، فقد يؤدي ذلك إلى أخطاء فادحة في التسجيل أو أثناء عمليات الجرد.
• أنشئ قاعدة بيانات مركزية، حيث يجب أن تخزن في نظام موحد، سواء كان على برنامج متخصص أو نظام ERP، لضمان الرجوع إليها بسهولة عند الحاجة.
• درب فريق العمل جيدًا، ولا تفترض أن الجميع سيستوعب نظام التكويد من تلقاء نفسه. خصص وقتًا لتدريب الموظفين على طريقة استخدام الكودات والالتزام بها في كل العمليات اليومية.
• قم بمراجعة دورية للنظام، فالأنشطة التجارية في تغيّر دائم، لذا احرص على مراجعة الكودات بشكل دوري للتأكد من أنها لا تزال فعّالة ومناسبة.
• استفد من أدوات التكنولوجيا، مثل برنامج "دفترة" الذي يتيح لك أتمتة التكويد، وإنشاء باركود تلقائي، وربط الأصناف بذكاء داخل النظام، مما يقلل من الجهد اليدوي ويُسرّع العمليات.

كيف يساعدك دفترة في عملية تكويد الاصناف بكل سهولة؟

يوفر برنامج المخزون من دفترة  أدوات متقدمة لتوليد الرموز، إدارة الباركودات، وتتبع المخزون لتبسيط عملية تكويد أصناف المخزون. إليك كيف يساعدك دفترة في تعزيز كفاءة عملك:  

• إنشاء أكواد تلقائيًا عند إضافة منتج جديد.
• إمكانية تخصيص نمط التكويد حسب نظام شركتك.
• طباعة الباركود مباشرة من النظام.
• يتيح لك تصميم وطباعة ملصقات الباركود بسهولة.
• استخدام الفلاتر والتقارير لاستعراض المخزون حسب الكود.
• دعم تعدد المخازن مع الحفاظ على تفرّد الأكواد.

إليك أهم الأسئلة الشائعة:

ما هي طريقة ترتيب الأصناف في المخزن؟

ترتيب الأصناف يعتمد على احتياجات عملك. يمكنك ترتيبها حسب:

• الفئة: مثل الملابس أو الإلكترونيات.
• تكرار الاستخدام: ضع الأصناف الأكثر طلبًا بالقرب من منطقة التغليف.
• الرموز: استخدم الرموز لتحديد مواقع التخزين (مثل "A-01" للرف الأول).
• الترتيب حسب الحجم: رتب الأصناف من الأكبر إلى الأصغر، على سبيل المثال ضع العناصر الأكبر حجمًا في الأسفل، والأصغر حجمًا في الأعلى.
• موقع الصنف في المخزن: يمكنك استخدام نظام المواقع (مثل نظام الأرفف) لتحديد أماكن تخزين الأصناف بشكل واضح.

ما المقصود بالتكويد وما هي سمات التكويد الجيد؟

التكويد هو تخصيص رموز فريدة للأصناف لتسهيل إدارتها. سمات التكويد الجيد تشمل:

• الفرادة: كل رمز يجب أن يكون فريدًا لتجنب التداخل.
• البساطة: الرموز يجب أن تكون سهلة القراءة والفهم.
• القابلية للتوسع: النظام يجب أن يدعم إضافة أصناف جديدة.
• التوافق مع المعايير العالمية: مثل GS1 أو GPC لتسهيل التجارة.

ما الفرق بين GS1 و EGs؟

• GS1: معيار عالمي لتكويد السلع (13 رقمًا)، يستخدم دوليًا، يتطلب رسومًا سنوية، ويسجل مباشرة دون موافقة مسبقة. مثالي للتجارة الدولية ومنصات عالمية مثل أمازون.
• EGS: معيار مصري مجاني، يتكون كود EGS من: "EG" كبادئة، يليها رقم التسجيل الضريبي للشركة، ثم الكود الداخلي للمنتج (SKU) الخاص بالشركة، يتطلب موافقة مصلحة الضرائب (حتى 15 يومًا)، ويُستخدم محليًا للامتثال لمنظومة الفوترة الإلكترونية.

ما هي أكواد GPC؟

GPC هو كود عالمي اختصار لـ Global Product Classification، أنتجته شركة GS1 لتصنيف المنتجات والخدمات بشكل موحد لتسهيل التجارة الإلكترونية على مستوى العالم.

ما هو نظام الباركود العالمي؟

نظام الباركود العالمي (مثل UPC وEAN) هو معيار لتكويد المنتجات يسمح بتتبعها عبر سلسلة التوريد. لتسهيل عمليات التوزيع والبيع والتداول.