دليل شامل عن الدورة المستندية

ما هي الدورة المستندية؟

كما يتضح من خلال الاسم هي الدورة المستندية هي الإجراءات التي توضح حركة المستندات داخل الشركة وتمثل الأوعية التي تسير فيها ويتم من خلالها تتبع دورة الأمور المالية وهي المرحلة الأولى من مراحل الدورة المحاسبية وتمثل الأوعية التي يسير فيها المستندات من التحرير مرورا بكافة مراكز الخدمة أو التكلفة التي تكون فيها تأثير متبادل وكذلك ينبغي التحقق من صحة ودقة المستندات وفحص وتتبع البيانات حيث يساعد المستند على عمل قيد محاسبي ومن القيد المحاسبي إلى حساب الأستاذ ثم بعد ذلك يتم عمل ميزان المراجعة وبعد ذلك القوائم المالية وجميع هذه الخطوات تحتاج إلى تحري الدقة حتى لا يكون هناك خلل في بناء هذه المستندات.

برنامج كامل لإدارة الحسابات والمبيعات

سجل مجاناً الآن
أبدأ باستخدام البرنامج

ما هي مكونات الدورة المحاسبية؟

كما أوضحنا أن بناء الدورة المحاسبية ينبغي أن تتم بشكل دقيق و تتكون الدورة المحاسبية في اغلب الشركات على (المستندات، إعداد القيد، إعداد يومية مساعدة حسب الطريقة المتبعة في القيد بالدفاتر، إعداد قيد مركزي باليومية العامة، إعداد أستاذ عام، إعداد ميزان المراجعة، إعداد الحسابات الختامية و الميزانية العمومية.

 

لماذا نحتاج إلى الدورة المستندية؟

تعتبر الدورة المحاسبية أحد الضروريات حيث تحقق هذه الدورة العديد من الأهداف مثل تحديد الوظيفة أو النشاط المطلوب تنفيذه من قبل الإدارة التي يتم تحديدها،  معرفة قيمة الأصول والالتزامات المستخدمة في تنفيذ المهام المختلفة، ارتباط الأقسام المسؤولة عن تنفيذ وظائف مشتركة، مساعدة الإدارة في اتخاذ القرارات بشكل سليم، جمع البيانات التي يجب تزويدها للإدارة  وإعداد التقارير الخاصة بها، تسهيل الوصول إلى المستندات المحاسبية بين الأقسام داخل الشركة.

 

كيف تقسم الدورة المستندية

تنقسم الدورة المستندية إلى المقبوضات النقدية؛ وهي التدفقات النقدية الداخلة من خلال التحصيل النقدي من أنشطة التشغيل والاستثمار والتمويل، المشتريات النقدية؛ وهي مشتريات الشركة التي يتم تسديد قيمتها نقداً في تاريخ الشراء، المصروفات النقدية؛ تشمل جميع ما تم صرفه لمعرفة رأس المال وتحديد الأرباح والخسائر، المبيعات الآجلة؛ وهي المبيعات التي لا يتم سدادها بشكل فوري ولكن يتم جدولتها، المشتريات الآجلة؛ وتمثل المشتريات الخاصة بالشركة التي تسدد قيمتها في تاريخ مؤجل، المستودعات؛ وتشمل على إدارة ومراقبة حركة المخزون، القيود المحاسبية؛ وهي القيود اليومية مثل قيد المرتبات وقيد الهالك السنوي و قيود الحسابات الختامية، في السطور القادمة نوضح الأنواع الرئيسية الثلاثة للدورة المستندية.

 

الدورة المستندية للمخازن

المقصود بالدورة المستندية للمخازن هي الإجراءات التي تخص متابعة وتوثيق البيانات لجميع السلع الموجودة في المخازن وكذلك المستندات التي تتم عليها تسجيل عمليات البيع والشراء كما تهتم ايضاً بتحقيق الرقابة على المخازن لضمان تطابق المخزون الفعلي مع البيانات التي تم تسجيلها والتأكد من مستندات الاستيراد والتصدير والإجراءات التي تتم خلال الفترة المحاسبية المحددة ينبغي أن يتم التسجيل في الدورة المستندية للمخازن بشكل يومي حيث يتم تغطية الإجراءات الخاصة بالشركة بصفة دورية.

برنامج كامل لإدارة الحسابات والمبيعات

سجل مجاناً الآن
أبدأ باستخدام البرنامج

الدورة المستندية للمشتريات

في هذه الدورة نقوم بمتابعة المستندات الخاصة بإجراءات الشراء وتشمل كافة عمليات الشراء التي تقوم بها الشركة أو المؤسسة خلال السنة المالية وتتضمن هذه الدورة على بشكل أساسي على نوعين من المشتريات (المشتريات النمطية) و (المشتريات غير النمطية) يتضح الفرق بينهم فيما يلي؛

المشتريات النمطية: هي كافة الاشياء التي تعتاد الشركة على شرائها بشكل دوري وشبه دائم وتشمل قائمة هذه المشتريات عند أمين المستودعات وهو المسؤول عن إعداد تقرير بالكميات التي تنقص الشركة ويتواصل مع المحاسب لتوضيح هذه النواقص حتى يتمكن المحاسب من تحديد التكلفة المالية المخصصة لهذه النواقص ويتابع إجراءات توريدها للمستودعات الخاصة بالشركة.

 

المشتريات غير النمطية: هي الإجراءات التي تتم بدون تخطيط مسبق لعمليات الشراء ويتم إعداد المستندات الخاصة بها بشكل فوري عندما يتم طلبها وتشمل هذه المشتريات على النواقص التي تطرأ على الشركة وتضاف القيمة المالية لهذه المشتريات على قيمة المصاريف الاخرى.

 

الدورة المستندية للمبيعات 

هذه الدورة المستندية تختص بمتابعة المستندات الخاصة بعمليات البيع التي تقوم بها الشركة خلال السنة المالية المحددة، تعتمد هذه المستندات على دراسة آراء العملاء والطلبات التي تقدم إلى الشركة للحصول على السلع أو الخدمات التي تقدمها الشركة، ويقوم المحاسب المسؤول عن إعداد الدورة المستندية بالاعتماد والتوثيق لهذه البيانات بشكل رسمي، ويشمل هذا الاجراء على الفواتير وبطاقات الاصناف وفي أغلب الاحيان تحتوي هذه المستندات على الكمية المباعة والسعر الاجمالي، السعر للوحدة، تفاصيل اضافية، توضيح طرق الدفع يتم نسخ هذه المستندات ويتم الاحتفاظ بنسخة للعملاء واخرى للشركة.

برنامج كامل لإدارة الحسابات والمبيعات

سجل مجاناً الآن
أبدأ باستخدام البرنامج


اترك تعليق