ما هو أمر الشراء واستخداماته مع نموذج جاهز للتحميل

إدارة المشتريات قد تكون لا مركزية بحيث يستقل كل قسم بمشترياته ويجد من يديرها بداخل هذا القسم أو الفرع ويتعامل مع الموردين، وقد تكون مركزية، بحيث يكون القسم المسئول عن المشتريات هو المستقبل لكل طلبات الشراء ليقوم بعملية الشراء التي تحتاجها الشركة كلها، وهو الغالب الأعم، فكيف يتم التواصل بين هذه الأقسام للتأكد من تجميع كل المشتريات المرغوبة والحصول على الصفقة الأفضل في الوقت الأفضل بأحسن جودة وسعر؟

هنا تأتي الدورة الطبيعية لدورة المشتريات؛ والتي تبدأ بطلب شراء يرسله القسم الطالب للشراء إلى قسم المشتريات، وبعد موافقة قسم المشتريات على الطلب، تبدأ خطوة البحث عن المورد المناسب، بداية من معرفة الأسعار، قد تتم صفقة الشراء من خلال مناقصة أو من خلال الطلب المباشر من مورد بعينه، وغالبًا يكون هناك مرحلة أسبق وهي إرسال طلبات الشراء إلى الموردين، ثم استلام الأسعار والكميات ومواعيد التسليم، واختيار الأفضل، من خلال إرسال أمر شراء إلى المورد، يتحول بعد استلام المنتجات إلى فاتورة مشتريات تعلن تمام الصفقة، وهذا المقال يختص بخطوة إرسال أمر الشراء بالتحديد، أي ما بعد اختيار المورد أو رسو المناقصة عليك.

• ما هو أمر الشراء
• ما أهمية واستخدامات أوامر الشراء؟
• ما محتويات أمر الشراء؟
• ما الفرق بين أمر الشراء وغيره من المصطلحات المماثلة؟
• نموذج أمر شراء للتحميل

هذا كله سنتطرق إليه في الفقرات القادمة…

ما هو أمر الشراء؟ 

أمر الشراء يصدر من طرف المشتري إلى البائع، كإخطار إعلام بحاجاته لشراء هذه المنتجات، مما يترتب عليه تجهيز المنتجات من طرف البائع وإرسالها للمشتري، وبيترتب على أمر الشراء إتمام إجراءات البيع وكذلك الإجراءات المخزنية، ويٌعلَم به قسم المتابعة والقسم الطالب لهذه البضاعة في الشركة وكذلك قسم المحاسبة والمالية، مما يعني أنه وثيقة حجر الأساس لعقد أي صفقة شراء، ودونه لن يتم استقبال المنتجات في المخزون، ولا سيشرع البائع في تجهيز البضاعة للمشتري وستتعطل دورة العمل، هذا بالطبع إن لم يكن هناك بديل إداري آخر، يخص الشركات الأقل تعقيدًا في دورة مشترياتها. وأمر الشراء المباشر يكون الحل الأمثل في حالة الاحتكار أوعدم الرغبة في اللجوء للممارسة أو المناقصات.

أهمية واستخدامات أمر الشراء 

أهمية واستخدامات أمر الشراء كثيرة، يمكننا تلخيصها في أنه يجعل سير عمل المشتريات أكثر سلاسة ومرونة، ويربط بين الأقسام المختلفة ليكونوا على نفس الخط إذ لا تعد المشتريات تعني قسم واحد فقط، وهنا تبرز الحاجة لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP ذات دورة المشتريات المميزة في تنظيم وتسهيل دورة المشتريات. ومن أهم استخدامات أمر الشراء:

• ضمان رضا العميل، وهو في حالتنا هذه المشتري الذي يرسل أمر الشراء، حيث يضمّن أمر الشراء كل احتياجاته، وتفصيلات المنتج، خاصة لو كان منتج تصنيعه تحت الطلب ويتم بشكل حصري للمشتري. 
• يعتبر بمثابة وثيقة قانونية مبدئية، تُلزم التاجر بتوريد المنتجات للمشتري في وقتها، ملتزمًا بالكميات ووقت التوريد والأسعار الموجودة في أمر الشراء.
• إعطاء وقت تقريبي للقسم الطالب للبضاعة ليعرف متى سيستلم المنتجات بشكل فعلي، ويرتب على هذا الأساس خطة عمله.
• مساعدة مسئولي المخازن للاستعداد لوقت استلام البضاعة، بإتباع قواعد الأمن والسلامة مع الحفاظ على جودة المنتجات، وعدم الوقوع في أخطاء تكدس المخزون أو فراغ المخزون من المنتجات في الوقت التي يكون عليها طلب فيه.
• تسهيل العمليات المحاسبية، حيث يستعد المحاسب لعمليات شراء سيترتب عليها قيود محاسبية هامة، قد يحتاج إلى تدوينها قبل الإغلاق المحاسبي، أو تضمينها في القوائم المالية والتقارير.

ويجب مراعاة متابعة أمر الشراء والاتصال بالمورد بشكل متكرر وتذكيره بميعاد التسليم، فلا تنتهي العملية عند إرسال أمر الشراء ثم انتظار موعد التسليم في صمت، قد تحدث تغيرات لدى المورد أو بالسوق تتطلب وجود مستجدات على الأمر، أو المتابعة بغاية إعلاء عزيمة البائع ولكي يلتزم بالموعد المحدد.

محتويات أمر الشراء 

أمر الشراء وثيقة تتكون في الأغلب من ورقة واحدة، لا تتطلب مواصفات قياسية خاصة، ولا بيانات غريبة، فقط تحيط بالبيانات الأساسية ومواصفات المنتجات بشكل تفصيلي. وجرت العادة على إصدار أصل من أمر الشراء وعدة صور؛ أصل وصورة للمورد وصورة تُرسَل لقسم المشتريات وصورة لقسم الشحن والقسم الطالب للمنتجات وقسم المحاسبة وقسم المتابعة.

بيانات أمر الشراء:

• تاريخ إرسال أمر الشراء.
• التاريخ المتوقع استلام البضاعة فيه.
• اسم المشتري.
• اسم البائع.
• اسماء المنتجات ومواصفاتها التفصيلية كالألوان والأحجام.
• كمية المنتجات.
• باركود المنتج وطريقة التتبع.
• الأسعار إجمالية وكذلك سعر كل منتج.
• بيانات الشركة كالأرقام والعناوين، وعنوان المخزن المقرر الاستلام عليه.
• طريقة الدفع، وفترة السداد.
• رقم طلب الشراء.
• الموظف المسئول عن المشتريات، للمتابعة معه في حالة وجود استفسارات لدى البائع، وبيانات التواصل المباشرة لهذا الموظف.

الفرق بين أمر الشراء وغيره من المصطلحات المماثلة

هناك مسميات مختلفة لأمر الشراء، منها أمر التوريد، والذي يعد هو نفسه النموذج الخاص بالمشتريات ويرسله المشتري للمورد، ويعد أمر الشراء مماثل للعقد من حيث الإلزام القانوني، ولكن قد تفضل بعض الشركات تتويج الصفقة بين المورد والمشتري بعقد قانوني يتضمن صيغة العقود وشروطها. وبعد توريد البائع البضاعة للمشتري البضاعة، يصدر فاتورة مبيعات اعتيادية، ويقوم المورد بدوره بتحويل أمر الشراء إلى فاتورة مشتريات تأكد استلام المنتجات وفحصها بصورة جيدة.

لذلك لا تحتار كثيرًا في الفروقات بين أمر الشراء وأمر التوريد أو العقد وغيرها من المصطلحات. فقط حدد غايتك من الوثيقة التي تصدرها.

نموذج أمر شراء 

في يوم:  

الموافق:    /    / 

نتشرف بإصدار أمر الشراء (رقم أمر الشراء) هذا من جهتنا شركة ………. إلى سيادتكم شركة ………. لتوفير بعض المنتجات في موعد أقصاه …..

بيانات المشتري:                                                              بيانات البائع (المورد): 

اسم المشتري:                                                                  اسم المورد:

عنوان المشتري:                                                              عنوان المورد:    

رقم هاتف المشتري:                                                          رقم هاتف المورد:

اسم مسئول المشتريات:                                                      اسم مسئول المبيعات:  

رقم هاتف مسئول المشتريات:                                               رقم هاتف مسئول المبيعات:

عنوان ورقم المخزن الخاص باستلام الشحنة:

بيانات المنتجات:

 وصف المنتج: 

الكمية: 

الرقم التسلسلي للمنتجات/ الباركود:

سعر كل منتج:

السعر الإجمالي: 

الضريبة: 

التوقيع: 

لتحميل نموذج امر شراء word

أستخدام نموذج أمر شراء علي Google docs