ما هو أمر الشراء واستخداماته مع نموذج جاهز للتحميل

إدارة المشتريات قد تكون لا مركزية بحيث يستقل كل قسم بمشترياته ويجد من يديرها بداخل هذا القسم أو الفرع ويتعامل مع الموردين، وقد تكون مركزية، بحيث يكون القسم المسئول عن المشتريات هو المستقبل لكل طلبات الشراء ليقوم بعملية الشراء التي تحتاجها الشركة كلها، وهو الغالب الأعم، فكيف يتم التواصل بين هذه الأقسام للتأكد من تجميع كل المشتريات المرغوبة والحصول على الصفقة الأفضل في الوقت الأفضل بأحسن جودة وسعر؟

هنا تأتي الدورة الطبيعية لدورة المشتريات؛ والتي تبدأ بطلب شراء يرسله القسم الطالب للشراء إلى قسم المشتريات، وبعد موافقة قسم المشتريات على الطلب، تبدأ خطوة البحث عن المورد المناسب، بداية من معرفة الأسعار، قد تتم صفقة الشراء من خلال مناقصة أو من خلال الطلب المباشر من مورد بعينه.

وغالبًا يكون هناك مرحلة أسبق وهي إرسال طلبات الشراء إلى الموردين، ثم استلام الأسعار والكميات ومواعيد التسليم، واختيار الأفضل، من خلال إرسال أمر شراء إلى المورد، بعد استلام المنتجات، يصدر المورد الفاتورة، ثم تُراجع، للتحقق من تطابق الكميات والأسعار والتفاصيل مع أمر الشراء..

وهذا المقال يختص بخطوة إرسال أمر الشراء بالتحديد، أي ما بعد اختيار المورد أو رسو المناقصة عليك. 
 

ما هو أمر الشراء؟

أمر الشراء هو وثيقة تُصدر من طرف المشتري إلى البائع، كإخطار إعلام بحاجاته لشراء هذه المنتجات، مما يترتب عليه تجهيز المنتجات من طرف البائع وإرسالها للمشتري.

ويترتب على أمر الشراء إتمام إجراءات البيع وكذلك الإجراءات المخزنية، ويٌعلَم به قسم المتابعة والقسم الطالب لهذه البضاعة في الشركة وكذلك قسم المحاسبة والمالية، مما يعني أنه وثيقة حجر الأساس لعقد أي صفقة شراء.

ودون امر الشراء لن يتم استقبال المنتجات في المخزون، ولا سيشرع البائع في تجهيز البضاعة للمشتري وستتعطل دورة العمل، هذا بالطبع إن لم يكن هناك بديل إداري آخر، يخص الشركات الأقل تعقيدًا في دورة مشترياتها. وأمر الشراء المباشر يكون الحل الأمثل في حالة الاحتكار أوعدم الرغبة في اللجوء للممارسة أو المناقصات.

  يساعد أمر الشراء في تنظيم عملية الاستلام وربط الكميات المستلمة بالطلب الأصلي، لكن بعض الشركات قد تستقبل المشتريات وفق إجراءات أخرى دون إصدار أمر شراء.

ما أهمية واستخدامات أمر الشراء؟

أهمية واستخدامات أمر الشراء كثيرة، يمكننا تلخيصها في أنه يجعل سير عمل المشتريات أكثر سلاسة ومرونة، ويربط بين الأقسام المختلفة ليكونوا على نفس الخط إذ لا تعد المشتريات تعني قسم واحد فقط.

وهنا تبرز الحاجة لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP ذات دورة المشتريات المميزة في تنظيم وتسهيل دورة المشتريات. ومن أهم استخدامات أمر الشراء:

• ضمان رضا العميل: المشتري هو العميل الذي يرسل أمر الشراء، حيث يضمّن أمر الشراء كل احتياجاته، وتفصيلات المنتج، خاصة لو كان منتج تصنيعه تحت الطلب ويتم بشكل حصري للمشتري.
• إثبات قانوني: يعتبر أمر الشراء بمثابة وثيقة قانونية مبدئية، تُلزم التاجر بتوريد المنتجات للمشتري في وقتها، ملتزمًا بالكميات ووقت التوريد والأسعار الموجودة في أمر الشراء.
• جدولة سير العمل: بواسطة أمر الشراء يتم إعطاء وقت تقريبي للقسم الطالب للبضاعة ليعرف متى سيستلم المنتجات بشكل فعلي، ويرتب على هذا الأساس خطة عمله.
• الحفاظ على مستويات المخزون: مساعدة مسئولي المخازن للاستعداد لوقت استلام البضاعة، بإتباع قواعد الأمن والسلامة مع الحفاظ على جودة المنتجات، وعدم الوقوع في أخطاء تكدس المخزون أو فراغ المخزون من المنتجات في الوقت التي يكون عليها طلب فيه.
• تدقيق الحسابات والمعاملات المالية: تسهيل العمليات المحاسبية، حيث يستعد المحاسب لعمليات شراء سيترتب عليها قيود محاسبية هامة، قد يحتاج إلى تدوينها قبل الإغلاق المحاسبي، أو تضمينها في القوائم المالية والتقارير.

ويجب مراعاة متابعة أمر الشراء والاتصال بالمورد بشكل متكرر وتذكيره بميعاد التسليم، فلا تنتهي العملية عند إرسال أمر الشراء ثم انتظار موعد التسليم في صمت، قد تحدث تغيرات لدى المورد أو بالسوق تتطلب وجود مستجدات على الأمر، أو المتابعة بغاية إعلاء عزيمة البائع ولكي يلتزم بالموعد المحدد.

ما أنواع أوامر الشراء؟

توجد أربعة أنواع لأوامر الشراء لا يمكن لأي شركة الاستغناء عنها، وهي كالتالي:

1- أمر شراء قياسي SPO

أمر الشراء التقليدي أو القياسي (Standard Purchase Order) هو نوع شائع من أوامر الشراء، ويُستخدم عادةً للمشتريات المحددة بوضوح، وخاصة المشتريات لمرة واحدة.

يُنشأ عندما تكون تفاصيل السلع أو الخدمات المطلوبة معروفة، مثل المنتجات والكميات والأسعار أو التكاليف التقديرية ومواعيد التسليم، إلى جانب البيانات اللازمة لتسجيل العملية محاسبيًا. ويُعد هذا النوع مناسبًا عندما تكون تفاصيل عملية الشراء محددة مسبقًا ولا تحتاج إلى تغييرها أو التفاوض عليها مع كل عملية شراء.

مثال: تحتاج شركة إلى شراء أثاث جديد لمكاتبها، فتُصدر أمر شراء يتضمن 10 مكاتب و20 كرسيًا، مع تحديد السعر المتفق عليه وموعد ومكان التسليم.

2- أمر شراء مخطط PPO

أمر الشراء المخطط له (Planned Purchase Order) هو اتفاقية طويلة الأجل تُستخدم لتنظيم المشتريات المستقبلية من مورد واحد، عندما تكون السلع أو الخدمات والكميات والأسعار أو التكاليف التقديرية معروفة، بينما تُحدد مواعيد التسليم والإصدار على مراحل لاحقة. ويتضمن الأمر تفاصيل المشتريات المطلوبة، مثل الأصناف والكميات والتكلفة التقديرية وحساب الدفع، إلى جانب جداول تسليم مبدئية، مع إمكانية تأكيد مواعيد الإصدار المحددة لاحقًا وفقًا للاحتياج.

مثال: تتوقع محل بيع الملابس زيادة الطلب خلال موسم الخريف، فتتفق مع المورد على شراء مجموعة من الملابس بأسعار محددة، ثم تحدد الكميات ومواعيد التسليم لاحقًا وفقًا لحجم الطلب والمبيعات.

3- أمر شراء شامل BPO

أمر الشراء الشامل (Blanket Purchase Order) هو نوع من أوامر الشراء يُستخدم للمشتريات المتكررة من مورد محدد خلال فترة زمنية معينة، عندما تكون السلع أو الخدمات المطلوبة معروفة، بينما لا تكون مواعيد التسليم والكميات الدقيقة لكل طلب محددة مسبقًا.

ويتيح هذا النوع الاتفاق على الأسعار والشروط العامة مسبقًا، مع تحديد فترة سريان وحدود للإنفاق، ثم طلب الأصناف حسب الحاجة دون إنشاء أمر شراء جديد لكل عملية. ويمكن إصدار طلبات أو أوامر تنفيذية بموجب أمر الشراء الشامل خلال فترة سريانه، مع إمكانية إلغاء الجزء غير المستخدم أو إغلاقه عند انتهاء الفترة.

مثال: تتفق شركة مع مورد على توريد الأدوات المكتبية لمدة عام، مثل الورق وخراطيش الطابعات، مع تحديد الأسعار وحد أقصى للإنفاق، ثم تطلب الكميات التي تحتاجها على مدار العام.

4- أمر شراء تعاقدي CPO

أمر الشراء التعاقدي (Contract Purchase Order) هو اتفاق طويل الأجل بين المشتري والمورد يحدد الشروط والأحكام المتفق عليها بين الطرفين، دون تحديد السلع أو الخدمات أو الكميات ومواعيد التسليم بشكل مسبق. ويمكن بعد ذلك إصدار أوامر شراء فردية بالاستناد إلى العقد، بحيث تستفيد الأقسام أو المشروعات المختلفة داخل الشركة من المورد نفسه وفق الشروط والأسعار المتفق عليها. ويساعد هذا النوع من أوامر الشراء على تنظيم المشتريات المتكررة وتوحيد شروط التعامل مع المورد خلال فترة سريان العقد.

مثال: تبرم شركة فندقية اتفاقية مع مورد لتوريد مستلزمات الغرف لمدة عامين، مع تحديد الأسعار وشروط الدفع والتسليم، ثم تُصدر أوامر شراء منفصلة كلما احتاجت إلى كميات جديدة.

إلى جانب الأنواع الأربعة الرئيسية، توجد أوامر شراء متخصصة تُستخدم في حالات محددة، لكنها تعتمد في الأساس على أحد الأنواع الرئيسية السابقة.

أمر شراء الخدمات: يُستخدم لشراء خدمات مثل الاستشارات والصيانة أو العمالة، حيث تكون الخدمة المنفذة هي محل الشراء بدلًا من سلعة مادية.
مثال: تُصدر شركة أمر شراء لخدمات صيانة أنظمة التكييف في مقرها لمدة محددة.

أمر الشراء بالتوصيل المباشر: يُستخدم عندما يطلب المشتري المنتجات من المورد، لكن يتم شحنها مباشرة إلى العميل النهائي بدلًا من إرسالها إلى مقر المشتري.
مثال: تستقبل شركة تجارة إلكترونية طلبًا من أحد العملاء، ثم تُصدر أمر شراء لمورد لشحن المنتج مباشرة إلى عنوان العميل.

أوامر الشراء الرقمية (DPO): أمر الشراء الرقمي ليس نوعًا مستقلًا من الناحية الهيكلية، وإنما يشير إلى إنشاء أمر الشراء وإرساله واعتماده وتخزينه إلكترونيًا باستخدام برامج إدارة المشتريات. ويمكن تطبيق الطريقة الرقمية على أوامر الشراء القياسية والمخططة والشاملة والتعاقدية.
مثال: تنشئ شركة أمر شراء قياسي عبر برنامج المشتريات، ثم يمر إلكترونيًا بمراحل المراجعة والموافقة، ويُرسل إلى المورد ويُحفظ في النظام بدلًا من استخدام المستندات الورقية.

ما هي محتويات أمر الشراء؟

أمر الشراء وثيقة تتكون في الأغلب من ورقة واحدة، لا تتطلب مواصفات قياسية خاصة، ولا بيانات غريبة، فقط تحيط بالبيانات الأساسية ومواصفات المنتجات بشكل تفصيلي.

وجرت العادة على إصدار أصل من أمر الشراء وعدة صور؛ أصل وصورة للمورد وصورة تُرسَل لقسم المشتريات وصورة لقسم الشحن والقسم الطالب للمنتجات وقسم المحاسبة وقسم المتابعة.

أما في الوقت الحالي، ومع استخدام برامج إدارة المشتريات، فيمكن إصدار أمر الشراء وإرساله إلكترونيًا إلى المورد والأقسام المعنية، مع الاحتفاظ بنسخة رقمية منه، دون الحاجة إلى طباعته وتوزيع نسخ ورقية على كل قسم.

مكونات وبيانات أمر الشراء:

• تاريخ إرسال أمر الشراء.

• التاريخ المتوقع استلام البضاعة فيه.

• اسم المشتري.

• اسم البائع.

• اسماء المنتجات ومواصفاتها التفصيلية كالألوان والأحجام.

• كمية المنتجات.

• رمز المنتج أو SKU أو الباركود.

• الأسعار إجمالية وكذلك سعر كل منتج.

• بيانات الشركة كالأرقام والعناوين، وعنوان المخزن المقرر الاستلام عليه.

• طريقة الدفع، وفترة السداد.

• رقم طلب الشراء.

• الموظف المسئول عن المشتريات، للمتابعة معه في حالة وجود استفسارات لدى البائع، وبيانات التواصل المباشرة لهذا الموظف.

لماذا تَستخدم الشركات أوامر الشراء؟

تستخدم الشركات أوامر الشراء لتنظيم عمليات الشراء وتوثيقها قبل تنفيذها، خاصة مع زيادة حجم المشتريات وتعدد الموردين والأقسام المشاركة في العملية. ويوفر أمر الشراء سجلًا واضحًا يحدد الأصناف أو الخدمات المطلوبة، والكميات والأسعار وشروط الشراء، مما يساعد على تقليل الأخطاء وسوء الفهم بين المشتري والمورد.

وتتمثل أهم أسباب استخدام الشركات لأوامر الشراء في:

• التحكم في الإنفاق والميزانية: تتيح أوامر الشراء مراجعة المشتريات والموافقة عليها قبل الالتزام بالإنفاق، مما يساعد على الحد من تجاوز الميزانية.
   
• توضيح تفاصيل الطلب: توثق الأصناف أو الخدمات والكميات والأسعار ومواعيد التسليم المتفق عليها، لتقليل أخطاء الطلب أو التوريد.
   
• تتبع عمليات الشراء: توفر سجلًا واضحًا لكل عملية شراء، بدءًا من الطلب والموافقة وحتى الاستلام والفاتورة، مما يسهل المتابعة والمراجعة.
   
• تسهيل مطابقة الفواتير: تساعد الشركات على مقارنة الفاتورة بما تم طلبه واستلامه، خاصة عند تطبيق المطابقة الثلاثية بين أمر الشراء وإيصال الاستلام وفاتورة المورد.
   
• دعم المراجعة والتدقيق: توفر مستندات موثقة يمكن الرجوع إليها للتحقق من تفاصيل المشتريات والموافقات والالتزامات المالية.
   
• تقليل الأخطاء والنزاعات: عندما تكون تفاصيل الطلب وشروطه موثقة مسبقًا، تقل احتمالية حدوث خلافات حول الكميات أو الأسعار أو المواصفات أو مواعيد التسليم.
   
• تنظيم التعاون بين الأقسام والموردين: تساعد أوامر الشراء على توحيد إجراءات الشراء وتوفير معلومات واضحة للأقسام المعنية والمورد، بدل الاعتماد على المراسلات أو التعليمات الشفهية.

كيف يتم التعامل مع أوامر الشراء؟

مراحل دورة أمر الشراء هي عبارة عن مجموعة من الخطوات الأساسية التي تضمن تحقيق الهدف من أمر الشراء بدقة وسلاسة، والتعامل مع أوامر الشراء يكون كالتالي:

1. إصدار المشتري لأمر الشراء برقم تسلسلي محدد.

2. أمر الشراء ينال التصديق من المورد.

3. توفير المورد لفاتورة بالكمية التي ستصرف للمشتري.

4. مراجعة المشتري للفاتورة ليتأكد من مطابقتها لأمر الشراء من حيث السعر والكمية وغيرها من البيانات.

5. تصديق المشتري على الفاتورة.

يظل تكرار الخطوات 3، 4، 5 قائم طالما أمر الشراء ما زال مفتوحًا ولم تنتهي صلاحيته أو يغطي بالكامل.

الفرق بين أمر الشراء وغيره من المصطلحات المماثلة

هناك مسميات مختلفة لأمر الشراء، منها أمر التوريد، والذي يعد هو نفسه النموذج الخاص بالمشتريات ويرسله المشتري للمورد.

ويعد أمر الشراء مماثل للعقد من حيث الإلزام القانوني، ولكن قد تفضل بعض الشركات تتويج الصفقة بين المورد والمشتري بعقد قانوني يتضمن صيغة العقود وشروطها.

وبعد توريد البائع البضاعة للمشتري البضاعة، يصدر فاتورة مبيعات اعتيادية، ويقوم المورد بدوره بتحويل أمر الشراء إلى فاتورة مشتريات تأكد استلام المنتجات وفحصها بصورة جيدة. 

لذلك لا تحتار كثيرًا في الفروقات بين أمر الشراء وأمر التوريد أو العقد وغيرها من المصطلحات. فقط حدد غايتك من الوثيقة التي تصدرها.

قد يهمك أيضا: كيفية عمل فاتورة مبيعات

نموذج أمر شراء

في يوم:

الموافق: / /

نتشرف بإصدار أمر الشراء (رقم أمر الشراء) هذا من جهتنا شركة . إلى سيادتكم شركة . لتوفير بعض المنتجات في موعد أقصاه ..

بيانات المشتري: بيانات البائع (المورد):

اسم المشتري: اسم المورد:

عنوان المشتري: عنوان المورد:

رقم هاتف المشتري: رقم هاتف المورد:

اسم مسئول المشتريات: اسم مسئول المبيعات:

رقم هاتف مسئول المشتريات: رقم هاتف مسئول المبيعات:

عنوان ورقم المخزن الخاص باستلام الشحنة:

بيانات المنتجات:

وصف المنتج:

الكمية:

الرقم التسلسلي للمنتجات/ الباركود:

سعر كل منتج:

السعر الإجمالي:

الضريبة:

التوقيع:

لتحميل نموذج امر شراء word

أستخدام نموذج أمر شراء علي Google docs

ما الفرق بين أمر الشراء والفاتورة؟

الفرق الأساسي بين أمر الشراء والفاتورة يكمن في هو أو الجهة المُرسلة للوثيقة، حيث أن أمر الشراء يصدره مشتري ويرسلها إلى المورد محدد الكمية والأسعار المتفق عليها وتاريخ التسليم.

بينما الفاتورة يرسلها المورد إلى المشتري مع الدفعة المنتظر استلامها ليتأكد المشتري إذا كان يوجد أي تضارب في البيانات بينها وبين أمر الشراء.

الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء

الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء هو طريقة تداول المستند الخاص بكلاً منهم، فنجد أن أمر الشراء هو مستند خارجي يتم تداوله بين إحدى الشركات (الطرف المشتري) والشركة الموفرة للمنتجات أو السلع (الطرف المورد).

أما طلب الشراء فهو مستند داخلي، يرسله القسم الذي يحتاج إلى هذه المنتجات إلى الإدارة العامة أو إدارة الحسابات. 

ما الفرق بين أوامر الشراء وأوامر البيع؟

توجد عدة مستندات ومصطلحات مرتبطة بعملية الشراء والتوريد، وقد تختلف تسمياتها وطريقة استخدامها من شركة إلى أخرى. ويُستخدم أمر التوريد في بعض الحالات للإشارة إلى أمر الشراء نفسه، باعتباره مستندًا يوضح المنتجات أو الخدمات المطلوبة ويرسله المشتري إلى المورد.

ويختلف أمر الشراء عن العقد في أن أمر الشراء يركز على تفاصيل عملية شراء محددة، مثل الأصناف والكميات والأسعار وشروط التوريد، بينما يحدد العقد الإطار القانوني للتعامل بين المشتري والمورد وحقوق والتزامات كل طرف. وقد تبرم الشركة عقدًا مستقلًا مع المورد، ثم تصدر أوامر شراء لتنفيذ عمليات الشراء وفق الشروط المتفق عليها.

كما يختلف أمر الشراء عن الفاتورة؛ فأمر الشراء يصدر قبل التوريد لتحديد ما يرغب المشتري في شرائه، بينما يصدر المورد فاتورة المبيعات بعد توريد المنتجات أو تقديم الخدمات لتوثيق المبلغ المستحق. ويمكن استخدام أمر الشراء والفاتورة، إلى جانب مستند الاستلام، للتحقق من تطابق الكميات والأسعار والتفاصيل قبل اعتماد الفاتورة وسدادها.

لذلك، لا ينبغي التركيز على اختلاف المسميات فقط، بل على الغرض من كل مستند ودوره في دورة المشتريات؛ فأمر الشراء يوثق الطلب، والعقد يحدد شروط التعامل، والفاتورة توثق المبلغ المستحق، بينما قد يُستخدم أمر التوريد كمسمى آخر لأمر الشراء وفقًا لسياسة الشركة أو النظام المستخدم.

ما الفرق بين أمر الشراء وأمر التوريد؟

الفرق بين أمر الشراء وأمر التوريد هو عنصر التأكيد، بمعنى أن أوامر التوريد هي عبارة عن عقود مسجلة تعبر عما اتفق عليه بين المورد والمشتري. فأمر التوريد بمثابة موافقة من المورد على أمر الشراء المرسل من المشتري. وبهذا يعد التزام عقدي من المورد بتوفير المواد والسلع التي يحتاجها المشتري.

هل هناك حالات يكون أمر الشراء غير ضرورياً فيها؟

لا تتطلب جميع عمليات الشراء إصدار أمر شراء رسمي، إذ تحدد الشركات عادةً سياسات خاصة توضح الحالات التي يكون فيها أمر الشراء ضروريًا، والحالات التي يمكن فيها إتمام الشراء بدونه. ويعتمد ذلك على قيمة المشتريات، وطبيعتها، ومستوى الرقابة المطلوب عليها. ومن الحلات التي لايكون أـمر الشراء ضروريًا: 

1- المشتريات منخفضة القيمة

قد تضع الشركة حدًا أدنى لقيمة المشتريات التي تتطلب إصدار أمر شراء، مثل 1,000 ريال سعودي. وفي هذه الحالة، يمكن التعامل مع المشتريات التي تقل عن هذا الحد باستخدام بطاقة الشركة أو صندوق المصروفات النثرية، بدلًا من إنشاء أمر شراء لكل معاملة صغيرة.

ويرجع ذلك إلى أن الوقت والجهد اللازمين لمعالجة أمر شراء قد لا يكونان مبررين بالنسبة إلى المشتريات منخفضة القيمة، خاصةً عندما تكون المخاطر المرتبطة بها محدودة.

2- المشتريات الطارئة

قد لا تتطلب المشتريات الطارئة أمر شراء مسبقًا، خاصةً عندما تكون هناك حاجة إلى اتخاذ إجراء فوري لمعالجة مشكلة حرجة أو تتعلق بالسلامة. ومع ذلك، عادةً ما تحدد الشركات بوضوح الحالات التي تُعد طارئة، حتى لا يُستخدم هذا الاستثناء لتجاوز إجراءات الشراء المعتادة.

أخطاء إعداد أوامر الشراء

قد تؤدي الأخطاء في إعداد أمر الشراء إلى استلام منتجات أو كميات غير صحيحة، وتأخير عمليات التسليم، وزيادة التكاليف، وصعوبة تتبع المشتريات. ومن أبرز الأخطاء التي يجب تجنبها عند إعداد أمر الشراء:

1. عدم إدخال بيانات المنتج بشكل دقيق: يؤدي استخدام أسماء غير واضحة أو إغفال رمز المنتج (SKU) إلى صعوبة تحديد الصنف المطلوب، خاصة عند وجود اختلافات في الحجم أو اللون أو التعبئة. لذلك، يجب توضيح رمز المنتج ووصفه وخصائصه الأساسية في كل بند.
2. عدم تحديد الكميات ووحدات القياس بوضوح: كتابة الكمية دون تحديد وحدة القياس، مثل قطعة أو كرتون أو كيلوغرام أو مجموعة، قد تؤدي إلى اختلاف بين ما يتوقعه المشتري وما يورده المورد. لذلك، يجب تحديد الكمية ووحدة القياس وأي قواعد للتحويل عند الحاجة.
3. إغفال تفاصيل التعبئة والتغليف: لا يكفي تحديد المنتج والكمية إذا كانت طريقة التعبئة تؤثر في الاستلام أو التخزين. ومن الأخطاء ترك عدد الوحدات في العبوة أو الكرتونة، وتكوين الكراتين، أو قواعد تقسيمها دون تحديد.
4. ترك تعليمات الشحن والتسليم غير مكتملة: قد يؤدي غياب عنوان الشحن أو تاريخ التسليم أو بيانات شركة النقل أو تعليمات الحجز إلى تأخير الشحنة أو توجيهها بشكل خاطئ. لذلك، ينبغي إدراج تعليمات الشحن والتسليم بوضوح داخل أمر الشراء.
5. إغفال متطلبات الملصقات والمواصفات المرفقة: قد تصل المنتجات بالكميات الصحيحة، لكنها تُرفض بسبب عدم الالتزام بمتطلبات الملصقات أو التغليف. لذلك، يجب توضيح إصدار ملفات التغليف، ومتطلبات الباركود، وملصقات الوحدات والكراتين، وأي مواصفات خاصة بالمورد أو قناة البيع.
6. عدم تضمين الشروط والأحكام بوضوح: يؤدي غياب الشروط المتعلقة بالتسليم والدفع والضمانات والالتزامات إلى اختلاف التوقعات بين المشتري والمورد، وقد يسبب نزاعات أو تأخيرات في التنفيذ.
7. عدم مراجعة الكميات مقابل قيود المورد: قد تكون الكمية المطلوبة مناسبة من الناحية الداخلية، لكنها لا تتوافق مع الحد الأدنى لكمية الطلب، أو مضاعفات التعبئة والكرتون، أو قيود الإنتاج. لذلك، يجب التحقق من هذه المتطلبات قبل إصدار أمر الشراء.
8. تجاهل متطلبات المورد الخاصة: تختلف متطلبات معالجة أوامر الشراء من مورد إلى آخر؛ فقد يحتاج المورد إلى رمز الصنف الخاص به، أو تنسيق ملف معين، أو بيانات تعبئة محددة، أو معلومات لوجستية إضافية. تجاهل هذه المتطلبات قد يؤدي إلى تأخير قبول الأمر أو تنفيذه بناءً على افتراضات.
9. عدم الحصول على الموافقات اللازمة قبل إصدار الأمر: إصدار أمر الشراء دون استكمال الموافقات الداخلية قد يؤدي إلى تجاوز الميزانية أو رفض الطلب لاحقًا أو إجراء تعديلات يدوية. لذلك، يجب تحديد مسار واضح للمراجعة والموافقة قبل إرسال الأمر إلى المورد.
10. عدم توثيق التعديلات والإصدارات: تعديل الكميات أو مواعيد التسليم أو مواصفات الطلب عبر البريد الإلكتروني دون تحديث النسخة المعتمدة من أمر الشراء قد يؤدي إلى عمل الأطراف وفق إصدارات مختلفة. لذلك، يجب تسجيل التعديلات والحفاظ على نسخة معتمدة وواضحة من الأمر.
11. ضعف التواصل مع المورد: عدم توضيح المتطلبات أو التغييرات أو التوقعات للمورد قد يؤدي إلى أخطاء في الشحن والتسليم وتأخير التنفيذ. كما ينبغي الاحتفاظ بسجل واضح للتواصل والتحديثات المتعلقة بأمر الشراء.
12. عدم حفظ وتوثيق أوامر الشراء بصورة منظمة: تخزين الأوامر في ملفات متفرقة أو الاعتماد على إجراءات غير موحدة يصعّب مراجعة الطلبات والفواتير وتتبع المشتريات، وقد يؤدي إلى أخطاء أو مشكلات في التدقيق والامتثال.

يساعدك استخدام برنامج محاسبي متكامل مثل دفترة على تقليل العديد من الأخطاء الشائعة عند إعداد أوامر الشراء، من خلال تنظيم دورة المشتريات وربطها بالموردين والمخزون والحسابات.

يتيح لك دفترة تسجيل المنتجات وكمياتها، وإدارة بيانات الموردين، وتحويل عروض الأسعار المعتمدة إلى أوامر شراء وإرسالها مباشرةً إلى الموردين عبر البريد الإلكتروني، مع إمكانية إرفاق الملاحظات والمستندات اللازمة. كما يتيح متابعة أوامر الشراء وفواتير الشراء وحالات الاستلام والمدفوعات، وربط المشتريات بالمخزون، بما يساعد على تقليل أخطاء إدخال البيانات وتحسين متابعة الطلبات. 

وإليك الطريقة لإنشاء أمر شراء في دفترة، تأكد أولًا من تفعيل تطبيق دورة المشتريات، ثم اتبع الخطوات التالية:

1. الدخول إلى المشتريات: من القائمة الرئيسية، اضغط على المشتريات، ثم اختر أوامر الشراء.
2. إنشاء أمر شراء جديد: اضغط على أضف أمر شراء لبدء إنشاء الأمر.
3. اختيار المورد: حدد المورد الذي تريد إرسال أمر الشراء إليه من قائمة الموردين، أو أضف موردًا جديدًا إذا لم يكن مسجلًا.
4. تحديد العملة: اختر العملة المناسبة لأمر الشراء من خلال خيار العملة الموجود بجوار زر جديد.
5. إدخال البيانات الأساسية: أدخل بيانات أمر الشراء، والتي تشمل رقم الأمر الذي ينشئه النظام تلقائيًا، وتاريخ الإصدار، ومدة صلاحية الأمر، مع إمكانية إضافة حقول مخصصة حسب احتياجاتك.
6. إضافة المنتجات والكميات: اختر المنتجات المطلوبة، وأضف وصفًا تفصيليًا لها وحدد الكميات المطلوبة. ويجب التأكد من دقة الكميات، لأن الكمية المحددة في أمر الشراء هي التي ستُصدر بها فاتورة الشراء لاحقًا.
7. تحديد الضريبة والخصم: اختر الضريبة المناسبة لكل منتج، ثم أضف قيمة الخصم أو نسبته على إجمالي أمر الشراء إذا كان متاحًا.
8. تحديد المخزن والشحن: اختر المخزن الذي ستُستقبل فيه المنتجات، وحدد مصاريف الشحن اللازمة لنقلها.
9. إضافة المرفقات والملاحظات: أرفق أي مستندات أو صور توضيحية مرتبطة بأمر الشراء، وأضف الملاحظات التي تريد إرسالها إلى المورد.
10. حفظ أمر الشراء: بعد مراجعة جميع البيانات والتأكد من صحتها، اضغط على حفظ لإتمام إنشاء أمر الشراء.

الأسئلة الشائعة 

هل يعتبر أمر الشراء بمثابة دفعة؟

 لا، لا يعتبر أمر الشراء بمثابة دفعة أو سداد مالي، فهو مستند يرسله المشتري إلى المورد لتحديد المنتجات أو الخدمات المطلوبة والكميات والأسعار والمواصفات المتفق عليها، ولا يتضمن بحد ذاته تحويلًا نقديًا. أما الدفعة أو السداد فهي عملية مالية فعلية يتم من خلالها تحويل الأموال مقابل المنتجات أو الخدمات الموردة. 

من المسؤول عن أمر الشراء؟

تختلف المسؤولية حسب الهيكل التنظيمي للمنشأة، لكن إدارة المشتريات هي الجهة الرئيسية المسؤولة عادةً عن إصدار أمر الشراء وإرساله إلى المورد. ويقوم موظف المشتريات بإعداد الأمر ومراجعة بياناته وأسعاره وشروطه، ثم يراجعه مدير المشتريات ويعتمده قبل إرساله رسميًا إلى المورد. أما القسم الطالب، فيرفع طلب شراء داخلي إلى إدارة المشتريات لتوضيح احتياجاته، ولا يصدر أمر الشراء بنفسه.  

متى يصدر أمر الشراء؟

 يصدر أمر الشراء بعد تأكيد احتياج المنشأة إلى السلع أو الخدمات والموافقة على طلب الشراء الداخلي. وتبدأ العملية بتقديم القسم المحتاج طلب شراء إلى إدارة المشتريات، ثم مراجعته واعتماده ماليًا وإداريًا، وبعد ذلك تُصدر إدارة المشتريات أمر الشراء وترسله إلى المورد أو البائع لتنفيذ الطلب. 

هل امر الشراء يعتبر عقدًا؟

قد يُعتبر أمر الشراء عقدًا تجاريًا ملزمًا إذا تضمن العناصر الأساسية للاتفاق، مثل الأسعار والكميات والسلع أو الخدمات المطلوبة، وقِبله المورد أو بدأ في تنفيذه. وفي هذه الحالة، يمكن أن يثبت أمر الشراء تفاصيل الاتفاق والعلاقة التعاقدية بين المشتري والمورد.

ومع ذلك، قد تفضل الشركات إبرام عقد رسمي مستقل، خاصة في الصفقات الكبيرة أو التعاملات التي تتطلب شروطًا والتزامات قانونية أكثر تفصيلًا، ثم إصدار أوامر شراء لتنفيذ عمليات الشراء وفقًا للعقد.

ماذا بعد أمر الشراء؟

بعد إصدار أمر الشراء، يُرسل رسميًا إلى المورد لمراجعته وتأكيد قبوله للكميات والأسعار ومواعيد التسليم، ثم يبدأ المورد في تجهيز المنتجات أو الخدمات المطلوبة. بعد ذلك، تستلم الشركة الشحنة وتطابقها مع تفاصيل أمر الشراء، ثم يُصدر المورد الفاتورة، وتتم مراجعتها ومطابقتها قبل سداد قيمتها وفقًا لشروط الدفع المتفق عليها. 

هل أمر الشراء ملزم؟

نعم، قد يصبح أمر الشراء ملزمًا قانونيًا للمشتري والمورد عند قبوله من المورد، بشرط أن يتضمن العناصر الأساسية للاتفاق، مثل وصف السلع أو الخدمات، والكميات، والأسعار، ومواعيد التسليم والشروط المتفق عليها. وقد يتم القبول كتابيًا أو من خلال البدء في تنفيذ أمر الشراء، وبذلك يمكن أن يكتسب الأمر قوة تعاقدية وفقًا للشروط والقانون المنطبق. 

كيف أكتب أمر شراء؟

هناك عدة نصائح أساسية يجب إتباعها عن كتابة أمر الشراء وهي:- 

• ذكر التفاصيل الأساسية عن بيانات البائع والمشتري. 
• وصف المنتجات أو الخدمات المقدمة في أمر الشراء. 
• تحديد وقت الاستلام وطريقة الدفع والشحن. 
• تنسيق مستند أمر الشراء بالعناوين و بالطريقة التي تسهل قراءته. 
• مراجعة أمر الشراء قبل إرساله.

كيف يمكنني إلغاء أمر الشراء؟

يجب أن يتم إلغاء أمر الشراء في إطار الفترة المتفق عليها بين المورد والمشتري والتي تسمح بإلغاء أمر الشراء، ويجب الالتزام بكافة شروط أمر الشراء، وأحيانًا لا يكون الإلغاء ممكنًا أو يتطلب دفع المزيد من الرسوم والغرامات.

وفي حالة استخدامك لنظام إدارة المشتريات، يمكنك إلغاء أمر الشراء من خلال فتح أوامر الشراء في نظام المشتريات، ثم البحث عن الأمر المطلوب وتحديد خيار "إلغاء"، إذا كانت حالته تسمح بذلك. وقد تختلف الخطوات بحسب النظام المستخدم، كما قد يتعذر الإلغاء إذا تم تحويل الأمر إلى فاتورة أو نتجت عنه حركات مخزون. 

ما هو تمويل أوامر الشراء؟

تمويل أوامر الشراء هو حل تمويلي قصير الأجل يساعد الشركات على توفير السيولة اللازمة لتنفيذ طلبات العملاء المؤكدة، من خلال تمويل تكاليف شراء أو إنتاج وتوريد البضائع، ثم سداد التمويل بعد تحصيل مستحقات البيع.