ما هو أمر الشراء واستخداماته مع نموذج جاهز للتحميل

إدارة المشتريات قد تكون لا مركزية بحيث يستقل كل قسم بمشترياته ويجد من يديرها بداخل هذا القسم أو الفرع ويتعامل مع الموردين، وقد تكون مركزية، بحيث يكون القسم المسئول عن المشتريات هو المستقبل لكل طلبات الشراء ليقوم بعملية الشراء التي تحتاجها الشركة كلها، وهو الغالب الأعم، فكيف يتم التواصل بين هذه الأقسام للتأكد من تجميع كل المشتريات المرغوبة والحصول على الصفقة الأفضل في الوقت الأفضل بأحسن جودة وسعر؟

هنا تأتي الدورة الطبيعية لدورة المشتريات؛ والتي تبدأ بطلب شراء يرسله القسم الطالب للشراء إلى قسم المشتريات، وبعد موافقة قسم المشتريات على الطلب، تبدأ خطوة البحث عن المورد المناسب، بداية من معرفة الأسعار، قد تتم صفقة الشراء من خلال مناقصة أو من خلال الطلب المباشر من مورد بعينه، وغالبًا يكون هناك مرحلة أسبق وهي إرسال طلبات الشراء إلى الموردين، ثم استلام الأسعار والكميات ومواعيد التسليم، واختيار الأفضل، من خلال إرسال أمر شراء إلى المورد، يتحول بعد استلام المنتجات إلى فاتورة مشتريات تعلن تمام الصفقة، وهذا المقال يختص بخطوة إرسال أمر الشراء بالتحديد، أي ما بعد اختيار المورد أو رسو المناقصة عليك.

ما هو أمر الشراء؟

أمر الشراء يصدر من طرف المشتري إلى البائع، كإخطار إعلام بحاجاته لشراء هذه المنتجات، مما يترتب عليه تجهيز المنتجات من طرف البائع وإرسالها للمشتري، وبيترتب على أمر الشراء إتمام إجراءات البيع وكذلك الإجراءات المخزنية، ويٌعلَم به قسم المتابعة والقسم الطالب لهذه البضاعة في الشركة وكذلك قسم المحاسبة والمالية، مما يعني أنه وثيقة حجر الأساس لعقد أي صفقة شراء، ودونه لن يتم استقبال المنتجات في المخزون، ولا سيشرع البائع في تجهيز البضاعة للمشتري وستتعطل دورة العمل، هذا بالطبع إن لم يكن هناك بديل إداري آخر، يخص الشركات الأقل تعقيدًا في دورة مشترياتها. وأمر الشراء المباشر يكون الحل الأمثل في حالة الاحتكار أوعدم الرغبة في اللجوء للممارسة أو المناقصات.

أهمية واستخدامات أمر الشراء

أهمية واستخدامات أمر الشراء كثيرة، يمكننا تلخيصها في أنه يجعل سير عمل المشتريات أكثر سلاسة ومرونة، ويربط بين الأقسام المختلفة ليكونوا على نفس الخط إذ لا تعد المشتريات تعني قسم واحد فقط، وهنا تبرز الحاجة لأنظمة تخطيط موارد المؤسسات ERP ذات دورة المشتريات المميزة في تنظيم وتسهيل دورة المشتريات. ومن أهم استخدامات أمر الشراء:

• ضمان رضا العميل، وهو في حالتنا هذه المشتري الذي يرسل أمر الشراء، حيث يضمّن أمر الشراء كل احتياجاته، وتفصيلات المنتج، خاصة لو كان منتج تصنيعه تحت الطلب ويتم بشكل حصري للمشتري.
• يعتبر بمثابة وثيقة قانونية مبدئية، تُلزم التاجر بتوريد المنتجات للمشتري في وقتها، ملتزمًا بالكميات ووقت التوريد والأسعار الموجودة في أمر الشراء.
• إعطاء وقت تقريبي للقسم الطالب للبضاعة ليعرف متى سيستلم المنتجات بشكل فعلي، ويرتب على هذا الأساس خطة عمله.
• مساعدة مسئولي المخازن للاستعداد لوقت استلام البضاعة، بإتباع قواعد الأمن والسلامة مع الحفاظ على جودة المنتجات، وعدم الوقوع في أخطاء تكدس المخزون أو فراغ المخزون من المنتجات في الوقت التي يكون عليها طلب فيه.
• تسهيل العمليات المحاسبية، حيث يستعد المحاسب لعمليات شراء سيترتب عليها قيود محاسبية هامة، قد يحتاج إلى تدوينها قبل الإغلاق المحاسبي، أو تضمينها في القوائم المالية والتقارير.

ويجب مراعاة متابعة أمر الشراء والاتصال بالمورد بشكل متكرر وتذكيره بميعاد التسليم، فلا تنتهي العملية عند إرسال أمر الشراء ثم انتظار موعد التسليم في صمت، قد تحدث تغيرات لدى المورد أو بالسوق تتطلب وجود مستجدات على الأمر، أو المتابعة بغاية إعلاء عزيمة البائع ولكي يلتزم بالموعد المحدد.

أنواع أوامر الشراء

توجد أربعة أنواع لأوامر الشراء لا يمكن لأي شركة الاستغناء عنها، وهي كالتالي:

1- أمر شراء تقليدي PO

Standard PO أو أمر الشراء التقليدي هي أوامر لا تحتاج الشركات إلى إصدارها دائمًأ، فغالبًا ما يصدر في مواقف خاصة وقد يتم إعداده مرة واحدة فقط خلال عمر الشركة. لهذا يتطلب هذا النوع من أوامر الشراء الكثير من التفاصيل الدقيقة بعكس الأوامر الأخرى. يرتبط هذا النوع بالثقة التامة في الاحتياج إلى هذه الطلبية، لأن المورد لا يتوقع طلبها مرة أخرى. يتضمن هذا الأمر الشروط والأحكام الخاصة بالطلبية.

2- أمر شراء مخطط PPO

يتضمن هذا الأمر نفس التفاصيل التي يتطلبها نوع الأمر التقليدي، إلا أن هذا النوع لا يذكر تاريخ التسليم أو الموقع. المعلومة الأهم في هذه الحالة هي تاريخ وتوقيت أمر الشراء. تجد هذا النوع من الأوامر متواجد في حالة المواد التي تحتاجها الشركة في مواقيت متغيرة. فمثلًا، أحبار الطابعات تنفذ بصفة مستمرة على حسب الاستهلاك، لهذا تجد أن هذا النوع أكثر تكرارًا مقارنة بالأمر الشراء التقليدي.

3- أمر شراء شامل BPO

يتشابه أمر الشامل مع أمر الشراء المخطط إلا أن الكمية غير محددة. فهو اتفاق بين المورد والمشتري بتكرار بشراء مواد أو سلع واستلامها كل فترة ثابتة. مثلًا، في حالة المكاتب التي تستخدم الكثير من أوراق مقاس A4، هي تستهلك هذه الأوراق بانتظام. إلا أن الشركة لا تستطيع تحديد الكمية التي تحتاجها، لهذا يمكن التعاقد مع المورد في شكل أمر شراء شامل. حتى لا يصبح توفير الطلبية أمر تعجيزي من وجهة نظر المورد، يحدد هذا النوع من أوامر الشراء حد أقصى للكمية لا يمكن للمشتري طلب زيادة عنها.

4- أمر شراء تعاقدي CPO

أغلب أوامر الشراء تكون منسوبة لعقد قابل للتجديد. توضح بنوده شروط الاتفاق بين المورد والمشتري ببساطة دون تعقيد أو تفاصيل مبالغ فيها. بناءً على هذا الأمر، يستلم المشتري كمية محددة كل وقت محدد دون أية عوائق.

محتويات أمر الشراء

أمر الشراء وثيقة تتكون في الأغلب من ورقة واحدة، لا تتطلب مواصفات قياسية خاصة، ولا بيانات غريبة، فقط تحيط بالبيانات الأساسية ومواصفات المنتجات بشكل تفصيلي. وجرت العادة على إصدار أصل من أمر الشراء وعدة صور؛ أصل وصورة للمورد وصورة تُرسَل لقسم المشتريات وصورة لقسم الشحن والقسم الطالب للمنتجات وقسم المحاسبة وقسم المتابعة.

بيانات أمر الشراء:

• تاريخ إرسال أمر الشراء.
• التاريخ المتوقع استلام البضاعة فيه.
• اسم المشتري.
• اسم البائع.
• اسماء المنتجات ومواصفاتها التفصيلية كالألوان والأحجام.
• كمية المنتجات.
• باركود المنتج وطريقة التتبع.
• الأسعار إجمالية وكذلك سعر كل منتج.
• بيانات الشركة كالأرقام والعناوين، وعنوان المخزن المقرر الاستلام عليه.
• طريقة الدفع، وفترة السداد.
• رقم طلب الشراء.
• الموظف المسئول عن المشتريات، للمتابعة معه في حالة وجود استفسارات لدى البائع، وبيانات التواصل المباشرة لهذا الموظف.

لماذا تَستخدم الشركات أوامر الشراء؟

توجد أسباب عديدة تجعل أوامر الشراء أحد أهم العناصر الرئيسية في كل عمل يتعامل مع موردين كُثُر. إليك أهم الأسباب:

1- توفير الوقت:

أمر الشراء دائمًا ما يسهل عملية استلام السلع التي تحتاجها الشركة، لأنها تجعل العملية تلقائية. فيصبح كل ما عليك كمشتري مراجعة الفاتورة بأمر الشراء الذي جاء بالطلبية وتأكد من تطابق البيانات.

2- المساعدة في تحديد الميزانيات:

كل أمر شراء تعاقدي غالبًا ما يكون محدد مسبقًا، بهذا تتعرف على احتياجات شركتك وتحددها مرة واحدة خلال السنة أو المشروع الموشِك على البدء. يساعد هذا الشركة على الحد من نفقاتها وتحديد هامش الربح المناسب.

3- تنظيم العمل لدى المورد:

أوامر لا تدعم المشتري فقط، ولكنها أيضًا تساعد الموردين أيضًا. فيمكن بسهولة تحديد الكمية التي خرجت من المخازن خلال أي فترة ومراجعتها بأوامر الشراء الواجب على المورد الالتزام بها. بهذا يسهل اكتشاف أي تلاعب أو نقص في المخزون.

كيف يتم التعامل مع أوامر الشراء؟

خطوات التعامل مع أوامر الشراء تكون كالتالي:

1- إصدار المشتري لأمر الشراء برقم تسلسلي محدد.

2- أمر الشراء ينال التصديق من المورد.

3- توفير المورد لفاتورة بالكمية التي ستصرف للمشتري.

4- مراجعة المشتري للفاتورة ليتأكد من مطابقتها لأمر الشراء من حيث السعر والكمية وغيرها من البيانات.

5-  تصديق المشتري على الفاتورة.

يظل تكرار الخطوات 3، 4، 5 قائم طالما أمر الشراء ما زال مفتوحًا ولم تنتهي صلاحيته أو يغطي بالكامل.

الفرق بين أمر الشراء وغيره من المصطلحات المماثلة

هناك مسميات مختلفة لأمر الشراء، منها أمر التوريد، والذي يعد هو نفسه النموذج الخاص بالمشتريات ويرسله المشتري للمورد، ويعد أمر الشراء مماثل للعقد من حيث الإلزام القانوني، ولكن قد تفضل بعض الشركات تتويج الصفقة بين المورد والمشتري بعقد قانوني يتضمن صيغة العقود وشروطها. وبعد توريد البائع البضاعة للمشتري البضاعة، يصدر فاتورة مبيعات اعتيادية، ويقوم المورد بدوره بتحويل أمر الشراء إلى فاتورة مشتريات تأكد استلام المنتجات وفحصها بصورة جيدة.

لذلك لا تحتار كثيرًا في الفروقات بين أمر الشراء وأمر التوريد أو العقد وغيرها من المصطلحات. فقط حدد غايتك من الوثيقة التي تصدرها.

نموذج أمر شراء

في يوم:

الموافق: / /

نتشرف بإصدار أمر الشراء (رقم أمر الشراء) هذا من جهتنا شركة . إلى سيادتكم شركة . لتوفير بعض المنتجات في موعد أقصاه ..

بيانات المشتري: بيانات البائع (المورد):

اسم المشتري: اسم المورد:

عنوان المشتري: عنوان المورد:

رقم هاتف المشتري: رقم هاتف المورد:

اسم مسئول المشتريات: اسم مسئول المبيعات:

رقم هاتف مسئول المشتريات: رقم هاتف مسئول المبيعات:

عنوان ورقم المخزن الخاص باستلام الشحنة:

بيانات المنتجات:

وصف المنتج:

الكمية:

الرقم التسلسلي للمنتجات/ الباركود:

سعر كل منتج:

السعر الإجمالي:

الضريبة:

التوقيع:

لتحميل نموذج امر شراء word

أستخدام نموذج أمر شراء علي Google docs

ما الفرق بين أمر الشراء والفاتورة؟

أمر الشراء يصدرها مشتري ويرسلها إلى المورد محدد الكمية والأسعار المتفق عليها وتاريخ التسليم. بينما الفاتورة يرسلها المورد إلى المشتري مع الدفعة المنتظر استلامها ليتأكد المشتري إذا كان يوجد أي تضارب في البيانات بينها وبين أمر الشراء.

الفرق بين أمر الشراء وطلب الشراء

أمر الشراء هو مستند خارجي يتم تداوله بين إحدى الشركات (الطرف المشتري) والشركة الموفرة للمنتجات أو السلع (الطرف المورد).  أما طلب الشراء فهو مستند داخلي، يرسله القسم الذي يحتاج إلى هذه المنتجات إلى الإدارة العامة أو إدارة الحسابات. 

ما الفرق بين أوامر الشراء وأوامر البيع؟

بينما يصدر أمر الشراء المشتري ويرسله إلى المورد. قبل أن يبدأ المورد في إعداد الشحنة، يرسل إلى المشتري أمر بيع يحدد فيه الكمية المحددة طبقًا لأمر الشراء والسعر المتفق عليه وتاريخ التسليم. أوامر الشراء وأوامر البيع هي مستندات لتوثيق الحركات، فأمر الشراء يحفظ في سجلات جهة الشراء ليثبت احتياجها إلى سلع محددة وطلبها من المورد المتعاقد معه. بينما أمر البيع يثبت تفاعل المورد مع العميل وتحضيره للطلبية كما تم الاتفاق عليها واعتمادها في أمر الشراء.

ما الفرق بين أمر الشراء وأمر التوريد؟

أوامر التوريد هي عبارة عن عقود مسجلة تعبر عما اتفق علي بين المورد والمشتري. فأمر التوريد بمثابة موافقة من المورد على أمر الشراء المرسل من المشتري. وبهذا يعد التزام عقدي من المورد بتوفير المواد والسلع التي يحتاجها المشتري.

الأسئلة الشائعة

هل يعتبر أمر الشراء بمثابة دفعة؟

أمر الشراء هو مستند يأذن للمشتري الحصول على احتياجاته من المورد بالسعر والكمية المطلوبة، ولا يعد دفعة مقدمة. لأنه غالبًا ما يكون عبارة عن اتفاق مسبق، ينتظر المشتري من المورد بعدها استلام أمر بيع. ومع استلام شحنات السلع المطلوبة تصدر الفواتير الخاصة.

من المسؤول عن أمر الشراء؟

جهة المشتري هي المسؤولة عن إصدار أوامر الشراء، غالبًا ما يكون المحاسب المسؤول هو القائم بهذه المهمة.

متى يصدر أمر الشراء؟

يكتشف المشتري احتياجه إلى سلعة محددة للشركة. عند التواصل مع المورد والاتفاق على السعر المناسب، يرسل المشتري إلى المورد طلب الشراء بكافة البيانات المتفق عليها.