نموذج الدفعات المقدمة

ما هو نموذج الدفعات المقدمة؟

نموذج الدفعات المقدمة هو مستند يُصدر لتوثيق المبلغ الذي يدفعه العميل قبل التسليم الفعلي للسلع أو الخدمات. وتختلف عن الفواتير العادية المؤجلة، حيث يُسدد المبلغ مسبقًا لتأمين الصفقة أو ضمان الالتزام أو تغطية التكاليف الأولية. ويتم تسجيل هذه الفاتورة كمصروف مدفوع مقدمًا في الميزانية العمومية وفقًا لأسلوب المحاسبة على أساس الاستحقاق.

ما أهمية نموذج الدفعات المقدمة؟

تكمن أهمية نموذج الدفعات المقدمة في كونه وسيلة رسمية وموثقة تحفظ حقوق كل من البائع والمشتري. فمن جهة البائع، يساعد هذا النموذج على ضمان تحصيل جزء من قيمة الصفقة مسبقًا لتغطية التكاليف الأولية وتقليل مخاطر عدم السداد.

أما بالنسبة للمشتري، فيمثل النموذج إثباتًا قانونيًا للدفعة المدفوعة مقدمًا وضمانًا لتأمين الحصول على المنتج أو الخدمة.

ما عناصر نموذج الدفعات المقدمة؟

يشمل نموذج الدفعات المقدمة المكونات الآتية:

1. البيانات الأساسية للفاتورة: تشمل رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار لتوثيق العملية وتحديدها بشكل واضح.
2. بيانات البائع (الشركة): تتضمن اسم الشركة وعنوانها ورقم السجل التجاري والرقم الضريبي لإثبات هوية الجهة المصدرة للفاتورة.
3. بيانات العميل: تشمل اسم العميل أو شركته وعنوانه ورقم السجل التجاري والرقم الضريبي للتعريف بالطرف المستفيد من الخدمة أو المنتج.
4. بيانات الدفع: توضّح طريقة الدفع المستخدمة سواء كانت نقدًا أو تحويلًا بنكيًا أو بشيك أو عبر البطاقة.
5. تفاصيل الدفعة المقدمة: تتضمن الوصف مثل "دفعة مقدمة مقابل منتجات أو خدمات"، مع تحديد الكمية وسعر الوحدة والمبلغ وقيمة الضريبة والإجمالي.
6. الإجماليات: تشمل إجمالي المبلغ قبل الضريبة، وإجمالي الضريبة، وإجمالي الفاتورة شامل الضريبة، إضافة إلى قيمة الدفعة المدفوعة ونسبة التحصيل منها، والمبلغ المتبقي المستحق.
7. الشروط والأحكام: تُذكر فيها البنود المنظمة للدفعة المقدمة مثل شروط الاسترداد أو ربطها بالفاتورة النهائية.

كيفية عمل نموذج الدفعات المقدمة؟

إليك خطوات عمل نموذج الدفعات المقدّمة:

1. حدِّد عنوان المستند واكتب في الأعلى: "فاتورة دفعة مقدّمة".
2. حدد رقم الفاتورة وتاريخ الإصدار لتوثيق العملية.
3. أدخِل بيانات البائع (الشركة): الاسم القانوني، العنوان، رقم السجل التجاري، والرقم الضريبي.
4. أدخِل بيانات العميل: الاسم/المنشأة، العنوان، رقم السجل التجاري، والرقم الضريبي.
5. أضِف وصف الدفعة (مثل: “دفعة مقدّمة مقابل منتجات/خدمات”)، ويمكن ذكر رقم عرض السعر/أمر الشراء إن وُجد.
6. سجّل تفاصيل البنود: اسم المنتج/الخدمة، الكمية، سعر الوحدة، والمبلغ قبل الضريبة.
7. احسب وأدرِج الضريبة: نسبة الضريبة وقيمتها لكل بند أو للإجمالي، بحسب النظام الضريبي المعمول به.
8. حدِّد بيانات الدفع: طريقة الدفع (نقدًا/تحويل/شيك/بطاقة) ورقم المرجع أو بيانات الحساب عند الحاجة.
9. راجع الإجماليات:
   • إجمالي قبل الضريبة
   • إجمالي الضريبة
   • إجمالي الفاتورة شامل الضريبة
   • قيمة الدفعة المدفوعة ونِسبة تحصيلها
   • الرصيد المتبقي المستحق
10. أدرِج الشروط والأحكام: سياسة الاسترداد، ربط الدفعة بالفاتورة النهائية، وشروط الإلغاء.

كيف يُستخدم نموذج الدفعات المقدمة؟

يُستخدم نموذج الدفعات المُسبقة عادةً في الحالات التي يحتاج فيها البائع إلى ضمان السداد أو تغطية تكاليف أولية قبل تسليم المنتجات أو الخدمات. ومن أبرز هذه الحالات:

1. ارتفاع مخاطر عدم السداد: إذا كان هناك شكوك حول استقرار أعمال العميل أو قدرته على الدفع، مثل الشركات الناشئة أو المتعثرة ماليًا، تصبح الفاتورة المسبقة وسيلة حماية للبائع.
2. بيع منتجات مخصصة أو متخصصة جدًا: عند إنتاج سلع مُصممة خصيصًا لفئة محدودة، قد يسبب إلغاء الطلب بعد التصنيع خسائر كبيرة للشركة. لذلك، تُطلب دفعة مسبقة لضمان جدية العميل.
3. ارتفاع التكلفة الأولية للطلب: عندما يتطلب تنفيذ الطلب استثمارات أو مصاريف كبيرة من المورد، تساعد الفاتورة المسبقة على تغطية هذه التكاليف دون الحاجة لتمويل إضافي مكلف.
4. النماذج القائمة على الاشتراك أو الإيرادات المتكررة: في أنظمة الاشتراكات، تُعتبر الفواتير المسبقة شائعة، حيث تمنح العميل وضوحًا وسهولة في الدفع، وتوفر للبائع تدفقًا نقديًا منتظمًا.
5. العمليات التجارية طويلة الأجل: في الصناعات التي يستغرق إنتاجها وقتًا طويلًا (أشهر أو سنوات)، تُسهم الفواتير المسبقة في تمويل مراحل الإنتاج المستمرة وتخفيف الضغط على رأس المال العامل للشركة.

من المستفيدين من نموذج الدفعات المقدمة؟

• البائع/المورّد: يحسّن التدفق النقدي، يغطّي التكاليف الأولية، ويقلّل مخاطر عدم السداد.
• العميل/المشتري: يثبت حقّه في الحجز أو التنفيذ، ويحصل على وثيقة رسمية بالمبلغ المدفوع مقدمًا.
• الفِرَق المالية والمحاسبة: تسهيل المطابقة المحاسبية وربط الدفعة بالفاتورة النهائية والرقابة على الضريبة.