ما هي الدفعات المقدمة وكيفية حسابها

تمثل الدفعات المقدمة جزءًا أساسيًا من إدارة العقود والمشاريع التجارية، فهي ليست مجرد مبالغ تُسدَّد قبل بدء المشروع، بل هي آلية مالية تستخدمها الشركات لضمان سير العمل وتوفير السيولة في الوقت المناسب؛ كما تعد أداة قوية لتحسين التدفق النقدي. لكن القليل من الناس يدرك كيفية إدارتها بشكل صحيح لضمان الحقوق وتحقيق التوازن المالي. في هذا الدليل الشامل، نستعرض معك كل ما يتعلق بالدفعات المقدمة، بدءًا من تعريفها وأهميتها، مرورًا بحسابها ومعالجتها في المقاولات، وصولًا إلى كيفية استخدام أدوات محاسبية مثل برنامج دفترة لإدارتها بكل سهولة.

ما هي الدفعات المقدمة؟

الدفعات المقدمة هي مبالغ مالية يدفعها العميل مسبقًا قبل استلام المنتج أو إتمام الخدمة وقبل إصدار أي فواتير نهائية. ويُنظر إليها كدليل واضح على جدية العميل والتزامه بالعقد، بينما تُسجَّل في ميزانية الشركة كالتزامات متداولة لأنها تمثل التزامًا بتقديم قيمة مستقبلية مقابلها. عمليًا، تُعد هذه الدفعات أداة مهمة لتأمين السيولة اللازمة لبدء المشروع وتغطية التكاليف الأولية، كما يمكن استخدامها لتسوية فاتورة واحدة أو توزيعها على عدة فواتير لاحقة وفقًا لطبيعة الاتفاق بين الطرفين. على سبيل المثال، إذا تعاقدت مع شركة مقاولات لبناء منزل، فمن الشائع أن تُطلب منك دفعة مقدمة لتأمين المواد وتغطية المصاريف الأولية.

ما هي شهادة الدفعات المقدمة؟

شهادة الدفعات المقدمة هي وثيقة رسمية تصدرها الجهة الضريبية المختصة تُستخدم لإثبات قيمة المبلغ الذي قام العميل بدفعه مقدمًا قبل تنفيذ الأعمال، كما تثبت خضوع الممول للنظام، ويجب تقديمها للعملاء أو الجهات المتعاملة.  تشمل محتويات الشهادة معلومات دقيقة بحيث يتضمن:المبلغ المدفوع، وتاريخ الدفعات المقدمة  والمبلغ المستحق في كل دفعة. يُنصح بحفظ النموذج بصيغة PDF بعد توقيعه وختمه من الشخص أو الجهة المسؤولة داخل الشركة، والاحتفاظ بنسخة أصلية منه ضمن سجلات الشركة الرسمية. ويُعتبر هذا الإجراء وسيلة لإثبات التزام الشركة بالمتطلبات الضريبية واحترام القوانين المعمول بها، إضافةً إلى كونه مرجعًا محاسبيًا يُستخدم لاحقًا عند تسوية الدفعات أو خصمها من المستخلصات الشهرية.

ما هي طبيعة حساب الدفعات المقدمة؟

تُعتبر الدفعات المقدمة من العملاء معاملة ذات طبيعة مزدوجة تختلف باختلاف منظور الأطراف. فمن جانب العميل تُسجَّل كأصل لأنها تمثل حقًا مستقبليًا في الحصول على بضاعة أو خدمة، بينما من جانب المورد تُسجَّل كالتزام متداول في الميزانية، لأنها تعكس التزامًا عليه بتقديم المنتج أو الخدمة المقابلة محاسبيًا، تُقيد الدفعة المقدمة عند استلامها في حسابات مؤقتة (مدين: بنك/صندوق، دائن: دفعات مقدمة من عملاء)، ثم عند تنفيذ الخدمة أو تسليم البضاعة تُحوَّل إلى إيراد مكتسب (مدين: دفعات مقدمة، دائن: إيرادات).  أما من حيث التدفقات النقدية، فيُعد أثرها إيجابيًا للمورد من خلال توفير سيولة مبكرة، لكنه قد يكون حياديًا أو سلبيًا للعميل بسبب تقليل النقد المتاح على المدى القصير. 

القيود اليومية للدفعات المقدمة

• ابدأ بتسجيل الاستلام:
  • مدين: بنك/صندوق (المبلغ).
  • دائن: دفعات مقدمة من عملاء (المبلغ).
• عند الإغلاق:
  • مدين: دفعات مقدمة (المبلغ).
  • دائن: إيرادات (المبلغ).

كيف يتم حساب قيمة الدفعات المقدمة؟

حساب قيمة الدفعات المقدمة يتم وفق خطوات واضحة واتفاق مسبق بين الطرفين، حيث تُحدد غالبًا كنسبة من إجمالي قيمة العقد. هذه النسبة تختلف بحسب طبيعة المشروع وحجم التكاليف المتوقعة في مراحله الأولى، لتضمن للمورد أو المقاول توفير السيولة اللازمة للبدء في التنفيذ، وفي الوقت نفسه تمنح العميل ضمانًا لجدية تنفيذ العمل. حساب الدفعات المقدمة ليس معقدًا إذا اتبعت الخطوات الصحيحة:

خطوات عملية لحساب الدفعة المقدمة:

1. تحديد التكلفة الإجمالية للعقد.
2. الاتفاق على نسبة مئوية (عادةً بين 10% – 30%).
3. إصدار فاتورة أو شهادة تثبت المبلغ.

مثال عملي على دفعة مقدمة مع ضريبة القيمة المضافة بالسعودية

معطيات العقد:

• قيمة عقد المقاولات = 500,000 ريال
• الدفعة المقدمة المتفق عليها = 20%

الخطوة 1: حساب قيمة الدفعة المقدمة قيمة الدفعة = 500,000 ×20%= 100,000 ريال الخطوة 2: احتساب ضريبة القيمة المضافة (15%) على الدفعة الضريبة = 100,000×15%=15,000رريال الخطوة 3: تحديد إجمالي المبلغ المطلوب من العميل الإجمالي=قيمة الدفعة+الضريبة=100,000+15,000= 115,000ريال الخطوة 4: المعالجة المحاسبية عند استلام الدفعة

• مدين: البنك / الصندوق = 115,000 ريال
• دائن: دفعات مقدمة من العملاء = 100,000 ريال
• دائن: ضريبة القيمة المضافة المستحقة = 15,000 ريال

الخطوة 5: عند إصدار المستخلص النهائي أو عند تنفيذ جزء من العقد يتم خصم الدفعة المقدمة من قيمة المستخلص مع إعادة احتساب الضريبة على إجمالي قيمة الأعمال المنجزة.

• مدين: دفعات مقدمة من العملاء = 100,000 ريال
• دائن: الإيرادات = 100,000 ريال

كيف تعمل الدفعات المقدمة في المقاولات؟

المشاريع الكبيرة مثل المقاولات تحتاج سيولة لشراء مواد البناء، دفع رواتب العمال، وتغطية تكاليف التشغيل المبكرة. غالبًا تُذكر الدفعة المقدمة كبند أساسي في عقد المقاولة، مع تحديد نسبة الخصم لاحقًا من الدفعات الجزئية. 

مثال عملي: 

قامت شركة مقاولات بتوقيع عقد مع أحد العملاء لإنشاء مبنى إداري جديد بقيمة 5,000,000 ريال سعودي. نصّ العقد على أن يتسلم المقاول دفعة مقدمة بنسبة 10% من إجمالي العقد.

الخطوات العملية:

1- الاتفاق على النسبة في العقد
عند توقيع العقد، يتفق الطرفان (المالك والمقاول) على نسبة محددة من قيمة المشروع تُدفع كمقدم، وغالبًا ما تكون بين 10% – 20%.

مثال: إذا كانت قيمة المشروع 5,000,000 ريال سعودي، وتم الاتفاق على دفعة مقدمة بنسبة 10%، فهذا يعني أن المقاول سيستلم 500,000 ريال سعودي عند توقيع العقد.
 

2- صرف الدفعة المقدمة
يدفع المالك المبلغ المتفق عليه مباشرةً بعد توقيع العقد. المقاول بدوره يستخدمه في شراء المواد الأولية، تجهيز الموقع، وتوظيف العمالة.
 

3- تسجيل الدفعة في الحسابات
يتم تسجيل المبلغ كـ التزام على المقاول، أي أنه ليس دخلًا نهائيًا، بل سيتم استرداده تدريجيًا عبر الخصم من المستخلصات الشهرية.
 

4- الخصم من المستخلصات
عند تقديم المقاول مستخلصًا شهريًا بقيمة الأعمال المنفذة، يتم خصم جزء من هذا المستخلص مقابل الدفعة المقدمة.

مثال: إذا كان المستخلص الأول 1,000,000 ريال سعودي، يتم خصم 100,000 ريال (أي 10% من قيمة المستخلص) لتسوية الدفعة المقدمة، فيحصل المقاول فعليًا على 900,000 ريال.
 

5- تسوية الدفعة بالكامل
يستمر الخصم بنفس النسبة في المستخلصات التالية حتى يتم استرداد كامل مبلغ الدفعة المقدمة. في مثالنا، بعد خصم 500,000 ريال على عدة مستخلصات، تُعتبر الدفعة المقدمة مسددة بالكامل، ويبدأ المقاول في استلام قيمة الأعمال كاملة دون خصومات.

كيف يساعدك دفترة في إدارة الدفعات المقدمة؟

يوفر برنامج دفترة حلولًا متكاملة لإدارة الدفعات المقدمة بمرونة ودقة، حيث يسهّل إصدارها، متابعتها، وتوزيعها على فواتير المبيعات بدقة تامة، مع تسجيل محاسبي تلقائي يضمن سلامة بياناتك المالية. سنستعرض في النقاط التالية كيف يساعدك دفترة بالتفصيل: 

تنظيم مالي محكم: يسجّل دفترة الدفعة المقدمة فور استلامها بقيد يومية تلقائي، بحيث يظهر المبلغ في الخزينة مقابل حساب "دفعات مقدمة من العملاء" وضريبة القيمة المضافة. 

مرونة في الاستخدام: يتيح لك ربط دفعة مقدمة بفاتورة واحدة أو عدة فواتير، أو حتى توزيع أكثر من دفعة مقدمة على فاتورة واحدة. 

توافق ضريبي: النظام متكامل مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة في السعودية، حيث يرسل فواتير الدفعات المقدمة مباشرة ويتيح التعديلات عبر إشعار دائن بدلًا من التغيير اليدوي. 

عدم التأثير على المخزون: فاتورة الدفعة المقدمة لا تخصم كميات من المخزون ولا تولّد تكلفة مبيعات لأنها لا تمثل عملية بيع فعلية بعد. 

سهولة المتابعة: يوفر دفترة تقارير وجداول تعرض الرصيد غير المستخدم من الدفعة المقدمة، وتوضح المبالغ الموزعة والمتبقية لكل عميل. 

خيارات متعددة للإدارة: يمكنك عبر شريط أدوات الفاتورة (PDF طباعة، إرسال، إضافة ملاحظات/مرفقات، خطة تقسيط، إشعار دائن، نسخ…) التعامل مع الفواتير بسهولة ومرونة. 

تسوية تلقائية للفواتير: عند ربط دفعة مقدمة بفاتورة مبيعات، يتم تحديث حالة الفاتورة مباشرة إلى "مدفوعة"، مما يقلل من أخطاء المتابعة اليدوية. إذا كنت تبحث عن طريقة آمنة وسهلة لإدارة تدفقاتك النقدية والدفعات المقدمة دون قلق، هنا يأتي دور دفترة كأداة عملية وذكية تساعدك على التحكم الكامل في الدفعات المقدمة وتنظيم عملياتك المحاسبية، للمزيد من المعلومات، استعن بدليل الدفعات المقدمة من دفترة.