كيفية إنشاء حساب أرباح وخسائر مجمع لفروع شركتك

هل أنت من أصحاب الأعمال الذين يقفون حائرين أمام تقارير مالية منفصلة لكل فرع من فروع أنشطتهم؛ يقلبون بين عشرات الجداول المُكتظة بالبيانات والأرقام المُجمعة يدويًا، ويبذلون المزيد من المحاولات المُرهقة لربط الأرقام بالفرع الصحيح الخاص به؟ إذا كانت الإجابة نعم  فأنت لست وحدك؛ فهذا التحدي يواجه كل صاحب عمل يدير أكثر من فرع أو منفذ بيع أو شركة تابعة، لذا نستعرض في هذا الدليل الحل الأمثل لهذه المشكلة وهو " تعلم كيفية إنشاء حساب أرباح وخسائر مجمع لكل فروع شركتك" والذي يمنحك صورة موحدة وواضحة عن الأداء المالي لمنشأتك بالكامل، بدلًا من النظر إلى كل فرع بمعزل عن الآخر. 

ما الفرق بين حساب الأرباح والخسائر الفرعي والحساب المجمع

الفرق الرئيسي بين حساب الأرباح والخسائر الفرعي والحساب المجمع هو أن الأول يعرض الأداء المالي لكل جزء داخل المنشأة على حدى، بينما الثاني يعرض الأداء الإجمالي للمنشأة، وبالرغم من تشابه تقرير حساب الأرباح والخسائر الفرعي و تقرير الحساب المجمع في الوهلة الأولى، إلا أنه هناك بعض الفروق الجوهرية التي تعكس الأغراض المختلفة لكلاً منهم، فيما يلي مقارنة توضيحية بأبرز الفروقات. 

الأخطاء المُترتبة على عدم التفرقة بين حساب الأرباح والخسائر الفرعي والحساب المجمع

عدم التفرقة بين حساب الأرباح والخسائر الفرعي والحساب المجمع قد يترتب عليه المزيد من القرارات الإدارية والمالية الخاطئة مثل 

• اتخاذ قرارات زيادة أو خفض الاستثمارات في فرع خاطئ نتيجة الاعتماد على بيانات ربحية غير صحيحة.
• إغلاق أو تقليص نشاط فرع يحقق أرباحًا فعلية.
• وضع موازنات وتقديرات مالية غير دقيقة للفروع، و توزيع الموارد والسيولة بين الفروع بشكل غير مُتكافئ. 
• اتخاذ قرارات خاطئة بشأن التسعير، والخصومات، وإدارة التكاليف والمصروفات. 
• تقييم العائد على الاستثمار لكل فرع بصورة غير دقيقة.
• تقديم مؤشرات مالية مُضللة عن الأرباح للإدارة العليا أو المستثمرين. 
• احتساب الربحية وهوامش الربح بطريقة غير صحيحة.

و بشكل عام لا يُمكن الاستغناء عن أحد أنواع الحسابين لصالح الآخر؛ فتقرير حساب الأرباح والخسائر الفرعي ضروري لإدارة العمليات اليومية، وعلى الجانب الأخر يُعد تقرير حساب الأرباح والخسائر المجمع ضروري لفهم الصورة الكاملة. 

وفي هذا الإطار يعتقد بعض أصحاب الأعمال إعتقاد خاطئ بأنه يُمكن جمع أرقام الفروع يدويًا بجمع بسيط يعطي نفس نتيجة الحساب المجمع الصحيح، وهذا غير دقيق تمامًا إذا كانت هناك معاملات بين الفروع

المتطلبات والبيانات الرئيسية التي قد تحتاجها لإنشاء حساب أرباح وخسائر مجمع

يبدأ إعداد حساب أرباح وخسائر مجمع دقيق من تجميع البيانات الصحيحة والكاملة من كل فرع، مع العلم أن أي نقص أو خطأ في هذه البيانات سينعكس مباشرة على دقة التقرير النهائي.

1- جمع البيانات المالية لكل فرع 

تجميع بنود وعناصر قوائم الدخل لكل فرع في نفس الفترة الزمنية، ويجب أن تشكل قوائم الدخل (إجمالي الإيرادات، تكلفة البضاعة المباعة، المصروفات التشغيلية، والمصروفات والإيرادات الأخرى غير التشغيلية). 

 2- إعداد سجل المعاملات بين الفروع 

تكوين سجل واضح  وتفصيلي بالمعاملات بين الفروع مثل فرع يبيع بضاعة لفرع آخر، لأن هذه المعاملات ستُستبعد عند التجميع.

3- استخدام سياسات محاسبية موحدة

التأكد من أن كل الفروع تستخدم نفس طريقة تسجيل الإيرادات سواء (تسجيل الإيرادات بأساس الإستحقاق مُطبق على الكل، أو الأساس النقدي مُطبق على الكل)، وكذلك التأكد من استخدام نفس طريقة تقييم المخزون (مثل FIFO أو المتوسط المرجح)، حيث يؤدي اختلاف السياسات المحاسبية إلى تضليل نتائج التجميع. 

4- الفترة الزمنية الموحدة

شمولية بيانات جميع الفروع تحت نفس الفترة الزمنية، فلا تصح المقارنة بين فرع بتقرير شهر يوليو بفرع آخر بتقرير شهر يونيو، وهذا يؤثر على القيمة النهائية للتقرير المُجمع. 

5- دليل حسابات موحد

انشاء دليل حسابات يُصنف كل حسابات الفروع تحت نفس المسميات أو البنود مثل (المصروفات، والإيرادات، والربح الإجمالي، والربح التشغيلي، والربح الصافي)، وفي هذا الإطار إذا كان كنت تملك أكثر من فرعين لنشاطك التجاري؛ يُفضل إستخدام نظام محاسبي متكامل مثل نظام دفترة السحابي الذي يُنشيء دليل حسابات أليًا يجمع ويصنف البيانات تلقائيًا في الحسابات المناسبة والصحيحة.

كيفية إنشاء حساب أرباح وخسائر مجمّع

تأتي مرحلة الإعداد الفعلي لإنشاء حساب أرباح وخسائر مجمّع بعد تجهيز كل البيانات المطلوبة السابقة، وذلك بالاعتماد على مجموعة من الخطوات المنهجية وهي:- 

• أجمع قوائم الدخل الخاصة بكل فرع في مكان واحد. 
• رتّب بنود بيانات الفروع تحت نفس التصنيفات (الإيرادات، تكلفة المبيعات، المصروفات التشغيلية، المصروفات الأخرى)، بحيث يصبح كل بند من فرع مختلف موازيًا لنظيره في بقية الفروع.
• استبعد المعاملات المتبادلة بين الفروع، وإلا سيتم خصم القيم المالية للمعاملات المتبادلة بشكل وهمي دون أي أثر حقيقي على النتيجة النهائية.
• اجمع الأرقام بندًا ببند بمعنى جمع كل بند من بنود الفروع مع نظيره من كل الفروع في رقم واحد مثل (جمع بند الرواتب في كل الفروع، أو إيرادات المبيعات وهكذا)، مع التأكد من توحيد العملات. 
• حساب اجمالي الربح للفروع من خلال طرح الإيرادات المُجمعة من تكلفة المبيعات المُجمعة. 
• حساب الربح التشغيلي من خلال طرح الربح الإجمالي المُجمع من المصروفات التشغيلية المُجمعة.
• حساب صافي الربح أو الخسارة المُجمع من خلال إضافة الإيرادات الأخرى في حالة الربح، أو طرح المصروفات الأخرى في حالة الخسارة. 
• مراجعة التقرير النهائي لحساب الأرباح أو الخسائر، ومقارنته بمجموع الأرباح الفردية للفروع بعد التسويات، فإذا كان هناك فارقًا كبيرًا غير مُبرر، يجب الرجوع إلى كل المعاملات المُبادلة للتأكد من استبعادها.

مثال عملي شامل لإعداد حساب أرباح وخسائر مجمع لكل الفروع

فيما يلي بيانات شركة تدير ثلاثة فروع لبيع الأجهزة المنزلية، خلال شهر واحد، وبنفس العملة (الريال السعودي)

بافتراض أن فرع الرياض باع لفرع جدة بضاعة بقيمة 40,000 ريال خلال نفس الشهر (وهذا المبلغ مُدرج ضمن إيرادات الرياض وضمن تكلفة البضاعة المباعة في جدة).

حساب الأرباح والخسائر المجمّع النهائي

الأخطاء الشائعة وكيف تتجنّبها

يقع البعض في الكثير من الأخطاء عند إعداد تقرير حساب الأرباح والخسائر المُجمع، لذا إدارك هذه الأخطاء يوفر على صاحب النشاط التجاري المزيد من الوقت والجهد، وكذلك التكلفة التي قد تترتب على خسائر القرارات الخاطئة المُتخدة على أرقام غير دقيقة، فيما يلي أبرز الأخطاء والحلول:- 

كيف يساعدك دفترة علي ادارة جميع فروعك من مكان واحد

ماذا لو أن كل الخطوات التي ذكرناها لإعداد تقرير حساب أرباح وخسائر تتم تلقائيًا دون تدخل بشري مُعرض للخطأ؟ الأمر ليس مُستحيل، حيث يُقدم برنامج دفترة المحاسبي المُتكامل حلولاً مُصممة خصيصًا لأصحاب الأعمال الذين يديرون أكثر من فرع، وتتمثل هذه الحلول في:- 

• إدارة مركزية لكل الفروع من حساب واحد، وذلك من خلال تسجيل كل فرع مبيعاته ومشترياته ومصروفاته بشكل مستقل، بينما يحتفظ مالك للنشاط برؤية شاملة على كل الفروع في أي وقت ومن أي مكان بفضل التشغيل السحابي للنظام دون الحاجة لطلب تقارير منفصلة من كل مدير فرع، وتمكين صاحب العمل من إتخاذ قرارات سريعة بشأن أداء أحد الفروع.
• الحصول على تقارير أرباح وخسائر لكل فرع على حدة، بالإضافة إلى تقرير مجمّع لكل الفروع معًا يتم توليده تلقائيًا بناءً على بيانات الفواتير والمصروفات المسجّلة فعليًا في النظام.
• يضمن دفترة أن جميع الفروع تستخدم نفس تصنيفات الحسابات ونفس طريقة تسجيل الإيرادات والمصروفات، مما يلغي مشكلة اختلاف السياسات المحاسبية. 
• تتبع دقيق للمعاملات بين الفروع من خلال تسجيل المعاملات أولاً بأول تلقائيًا، و تصنيفها بوضوح، مما يسهل استبعاد المعاملات المتبادلة عند مراجعة التقرير المُجمع بدلًا من البحث عنها يدويًا وسط مئات المعاملات.

ختامًا يُمكن القول إن تقرير حساب الأرباح والخسائر المُجمع ليس مجرد رقم يُجمع من عدة فروع، بل مؤشر يمنح أصحاب الأعمال رؤية حقيقية عن أداء نشاطه التجاري بالكامل، لذا يجب الحرص على إتباع خطوات التجميع بين الحسابات الفرعية بعناية، وكذلك الحرص على استبعاد أي معاملات بين الفروع لتجنب تضخيم الأرقام، وأخيرًا إذا كنت تريد أن تتم خطوات التجميع  تلقائيًا وبدقة عالية دون إرهاق نفسك بالحسابات اليدوية، فإن الاستعانة بنظام محاسبي متكامل مثل دفترة يمنحك القدرة على إدارة كل فروعك من مكان واحد، ومتابعة أرباحك الفرعية والمُجمعة في أي وقت ومن أي مكان.