التحليل الوظيفي: مفهومه وأهدافه وعناصره وكيفية تنفيذه

إن فهم ما يقوم به كل موظف أمر ضروري في اتخاذ القرارات في مختلف الشركات سواء من أجل توظيف أشخاص مثاليين لأداء المهام أو تقييم أداء الموظفين الحاليين أو تطوير بيئة العمل لتكون صالحة لجميع الموظفين بحسب مهامهم وغيرها من الأهداف التي تساعد على استمرار عمل الشركة على الوجه الأكمل، لذلك تتجه الشركات إلى التحليل الوظيفي لفهم كل ما يتعلق بالمناصب المختلفة، وفيما يلي نتعرف بالتفصيل عن كل ما يتعلق بعملية التحليل الوظيفي بالمؤسسات.

ما هو التحليل الوظيفي؟

يُعرف مفهوم التحليل الوظيفي على أنه عملية تحديد المهام والمهارات والمسؤوليات التي تقع على عاتق الموظف، وكذلك تحديد الأهداف التي يجب عليه تحقيقها، وكل ما يتعلق ببيئة العمل من حوله. 

تستخدم إدارة الموارد البشرية في المؤسسات هذا التحليل لصياغة وصف وظيفي مثالي للباحثين عن عمل؛ وذلك بهدف جذب المواهب واختيار الأفضل من بينهم.

ينظر التحليل الوظيفي إلى تحليل الأهداف الشخصية التي سيسعى الموظف إلى تحقيقها، وكذلك الأهداف المتعلقة بالشركة، إلى جانب تحديد المهارات التي يجب توافرها؛ مما يساعد الشركة على تحديد المكافآت والمزايا التي سيحصل عليها الموظف خلال عمله، ويوضح للباحث عن الوظيفة صورة كاملة عما سيكون مطلوبًا منه خلال توليه المهمة.

ما هي خطوات وكيفية القيام بعملية التحليل الوظيفي؟

هناك مجموعة من الخطوات التي ينبغي على إدارة الموارد البشرية في المؤسسات القيام بها لإتمام عملية التحليل الوظيفي بشكل دقيق، وهذا ما نستعرضه من خلال الإجابة عن سؤال ما هي مراحل التحليل الوظيفي؟

1- تحديد الأهداف

تحديد الهدف من التحليل الوظيفي الذي تجريه، فيمكن أن يكون السبب إيجاد بديل مناسب لشخص ترك وظيفته سواء للاستقالة أو الجزاء أو الوصول إلى سن المعاش، وقد يكون الهدف هو تحديث الوصف الوظيفي ليس أكثر، أو اختيار موظف محتمل لوظيفة شاغرة في الوقت الحالي أو غيرها من الأهداف المختلفة.

2- تحديد الوظائف المستهدفة بالتحليل

من المهم أن تختار الوظيفة التي ستقوم بتحليلها، هل ستقوم بتحليل قسم بأكمله أم بعض الوظائف في الشركة أم وظيفة واحدة؟ هذه الخطوة تساعدك في اختيار الطريقة المناسبة التي ستعتمدها في التحليل،  ويساعدك برنامج إدارة الهيكل التنظيمي من نظام دفترة على تحديد أنواع الوظائف، وتحليل المستويات الوظيفية بدقة وسهولة.

3- اختيار الطريقة الصحيحة لتحليل الوظيفة

حدد الطريقة التي ستستخدمها في التحليل الوظيفي بناءً على معرفة ما هي أكثر طريقة ستمنحك نتائج مفيدة؟ فعلى سبيل المثال قد يكون استخدام طريقة المقابلة اختيارًا خاطئًا إذا كنت تحلل وظيفة جديدة بالنسبة لشركتك، لكن حينها تكون طريقة البحث الخارجي أكثر فعالية.

4- وضع جدول زمني

يجب أن تمر عمليات التحليل الوظيفي بجدول زمني محدد يوضح موعد إجراء التحليل ومراجعة البيانات وإجراء أي تغييرات، ويجب أن يكون فريقك على اطلاع بهذا الجدول ليشاركوك المسؤولية بفعالية أكثر.

5- تجهيز المواد الخاصة بالتحليل

قبل الشروع في التحليل الوظيفي ينبغي عليك تجهيز ما تحتاجه في مختلف مراحل التحليل سواء غرفة اجتماعات مجهزة أو استبيانات وغيرها من الأدوات.

6- استغلال كل الإمكانيات

من المهم أن تستغل كل الإمكانيات المتاحة لك خلال قيامك بتحليل أي وظيفة، سواء باستشارة المديرين الآخرين أو كبار الموظفين أو الخبراء في المجال وغيرهم؛ وذلك لتحصل على صورة أكثر شمولية وعمقًا تساعدك في الحصول على نتائج أكثر دقة.

7- تابع النتائج واستغل البيانات

والآن، ينبغي عليك أن تستخدم النتائج والبيانات التي جمعتها واستغلالها في إنتاج وصف وظيفي محدث وشامل أو وضع خطة تطوير شاملة للموظفين أو غيرها من الإجراءات بحسب أهدافك التي حددتها في البداية.

اقرأ أيضًا: تخطيط الموارد البشرية وكيفية القيام به

ما هي أهداف التحليل الوظيفي؟

لا تقوم المؤسسات بعملية التحليل الوظيفي هباءً، وإنما لتحقيق مجموعة من الأهداف تساعد في النهاية تحسين الأداء التنظيمي للمؤسسة وتحديد احتياجاتها الوظيفية بكفاءة وفاعلية، ومن أبرز أغراض التحليل الوظيفي:- 

1ـ إنشاء وصف وظيفي

تستخدم الإدارات المعلومات التي تحصل عليها من التحليل الوظيفي كبيانات مؤثرة تصمم من خلالها الوصف الوظيفي المناسب الذي يحدد الشخصية المثالية لتولي منصب ما.

2ـ تصنيف الوظائف

تهدف عملية تصنيف الوظائف بشكل أساسي إلى تجميع المناصب المتشابهة أو المرتبطة ببعضها البعض سواء في المهام أو الخبرات أو المهارات الأساسية في قسم واحد؛ بغرض تنظيم هيكلة الشركة وتحديد رواتب متقاربة؛ لذلك تتجه الإدارة إلى التحليل الوظيفي لتحقيق هذا الغرض بشكل دقيق.

اقرأ أيضًا: كيف يتم حساب رواتب الموظفين

3ـ تحديد مرتبة الوظيفة

يساعد التحليل الوظيفي الإدارة على تحديد مرتبة الوظيفة في المؤسسة، وفهم المسؤوليات الملقاة على الموظف في كل منصب وبيان واجباته؛ مما يترتب عليه وجود شفافية أكبر في المؤسسة وعدالة في توزيع رواتب الموظفين حسب مدى تعقيد دورهم في العمل.

اقرأ أيضًا: مسير الرواتب للموظفين مع شرح كيفية إعداده

4ـ تصميم الوظائف

وهو إنشاء وظيفة جديدة داخل المؤسسة لتساعد على الارتقاء بالعمل بداخلها وتعزز الانسيابية في تنفيذ الأعمال؛ لذلك يجب أن يعتمد تصميم أي وظيفة على تحليل شامل يوضح المهارات والقدرات التي يجب أن تتوفر في القائم بأعمال تلك الوظيفة المستحدثة لتؤدي نتائجها بشكل فعال.

5ـ المساعدة في تقييم الأداء

لتتمكن من تقييم أداء أي موظف ومعرفة هل هو مقصر في عمله أم لا؟ يجب عليك أولًا أن تفهم دوره داخل المؤسسة ليكون هو معيار الحكم لك، وهذا الأمر بالطبع لن تصل إليه إلا بالتحليل الوظيفي المتعمق.

6ـ تحديد احتياجات التدريب

بمجرد معرفة المهارات والقدرات التي يجب أن يتحلى بها القائم بالوظيفة بعد إجراء التحليل سيمكنك تحديد المجالات التي يحتاج فيها هذا الموظف إلى مزيد من التدريبات المتخصصة لسد الفجوات بين المطلوب والموجود ولتطوير قدراته ليصبح مؤهلًا للمناصب الأعلى.

7ـ تخطيط القوى العاملة

يساهم التحليل الوظيفي في معرفة المهارات والقدرات التي سيكون من الضروري توافرها في الموظفين في المستقبل؛ مما يساعد قسم إدارة الموارد البشرية على وضع استراتيجية طويلة الأمد ودقيقة للقوى العاملة بمختلف الأقسام في الشركة.

8ـ الامتثال للضوابط القانونية والصحة والسلامة المهنية

يمكنك إجراء التحليل الوظيفي من أجل التأكد من أن الشركة تلتزم بقوانين العمل والحد الأدنى للأجور والترقية وغيرها، بالإضافة إلى معرفة الاشتراطات الخاصة بالصحة والسلامة المهنية والتي يجب توافرها في كل وظيفة بحسب مهامها ومدى خطورتها.

اقرأ أيضًا: ما هو نظام الحضور والانصراف وكيفية إدارته بسهولة

ما هي عناصر التحليل الوظيفي؟

ما هي مكونات التحليل الوظيفي؟ سؤال مهم يجب الإلمام بإجابته قبل البدء في هذه العملية لتعزيز التوافق بين الأهداف الفردية والأهداف التنظيمية للمؤسسة، وتتمثل محاور التحليل الوظيفي في:-

1ـ الوصف الوظيفي

هو عبارة عن وثيقة مكتوبة توضح مهارات الموظفين وأدوارهم ومسؤولياتهم عند توليهم وظيفة محددة؛ مما يساعدهم على فهم المطلوب منهم بشكل صحيح، ويكون بمثابة معيار يرجعون إليه وقت الحاجة لتقييم عملهم بين الحين والآخر، وللتأكد من أدائهم لمهامهم بطريقة تتوافق مع أهداف المؤسسة.

2ـ مواصفات الوظيفة

تحدد مواصفات الوظيفة مجموعة المهارات والخبرات والمؤهلات والسمات الشخصية التي يجب أن يتحلى بها المرشح المثالي للتمكن من أداء وظيفته على النحو الأكمل.

3ـ بيئة العمل

وتتعلق بالظروف المادية والاجتماعية المحيطة بالموظف أثناء أدائه لعمله، ويساعد فهم بيئة العمل في تحديد المخاطر المحتملة خلال أداء العمل والتفكير في كيفية اتخاذ التدابير المناسبة لإدارتها بحكمة.

4ـ الأدوات والمعدات اللازمة

توضح هذه النقطة الموارد المادية التي تتطلبها الوظيفة مثل الآلات والبرامج ومختلف الأدوات؛ مما يساعد الموظفين على القيام بمهامهم بفعالية وكفاءة أكبر.

5ـ تحديد معايير الأداء

وهي مجموعة من المعايير التي يمكن من خلالها قياس أداء الموظفين في الأدوار التي يقومون بها؛ مما يساعد في تحديد التوقعات من أداء الموظفين وتقييمهم بشكل دقيق.

ما أهمية التحليل الوظيفي؟

قد يتساءل البعض عن ما هي فوائد التحليل الوظيفي؟ تكمن الإجابة عن هذا السؤال في الأسباب التي تجعل عملية التحليل الوظيفي ضرورية لتحسين الأداء العام للمؤسسة، وتطوير مواردها البشرية بشكل مُستدام، وتتمثل مميزات التحليل الوظيفي في:-

1- العثور على مرشح مثالي

تهدف كل شركة إلى تعيين الموظف الأفضل في كل منصب ليؤدي عمله على أكمل وجه، وهنا يأتي دور التحليل الوظيفي على وجود رؤية واضحة ومتعمقة لدى الشركة حول المهارات التي يجب توافرها في المرشح للقيام بمهام محددة بكل دقة؛ لتختار في النهاية الموظف المثالي للقيام بتلك المهام.

2- تعزيز رضا الموظفين

يساهم التحليل الوظيفي في تقييم الوظائف المتاحة وإعادة تصميمها من جديد لتحسينها وتعديل المسؤوليات أو تقليصها وإضافتها لوظائف أخرى إذا كان يمكنك القيام بذلك؛ مما يترتب عليه تحديد مهام الموظفين بدقة وبما يناسبهم وبالتالي القيام بأعمالهم بفعالية أكبر وزيادة شعورهم بالرضا الوظيفي.

3- اكتشاف الفجوات وإيجاد حلول لها

تتميز الشركات التي تهتم بالتحليل الوظيفي بأنها تكتشف بسهولة نقاط ضعفها وقوتها، وخاصة فيما يتعلق بالمهارات التي يمتلكها موظفوها؛ مما يساعد الشركات على اتخاذ قرارات تصحيحية فورية سواء من خلال تعيين موظفين قادرين على سد تلك الفجوات أو من خلال تنظيم برامج تدريبية لتطوير الموظفين الحاليين.

4- المساعدة في مراقبة الأداء

يمكن للتحليل الوظيفي أن يساهم في متابعة أداء الموظفين ومقارنتها بما كانت تتوقعه الإدارة عند التعيين؛ لتكتشف هل الموظفون قادرون على الوفاء بمتطلبات وظيفتهم أم أنها تحتاج إلى تعديل تصميم الوظيفة أو البحث عن موظفين بإمكانيات أفضل.

5- اتخاذ قرارات الترقية

يساهم التحليل الوظيفي في وضع مسار وظيفي واضح ومنظم، ويساعد على تحديد نقاط قوة الموظفين للحفاظ عليها وتطويرها، كما يؤدي دورًا هامًا في اتخاذ القرارات المرتبطة بالترقية، فيمكن للمؤسسة مقارنة مهارات الموظف مع ما يحتاجه المنصب الجديد لمعرفة مدى ملاءمته للمنصب الجديد من عدمه.

اقرأ أيضًا:

مفهوم دوران العمالة وكيفية حسابه

ما هو السلم الوظيفي وأهميته وأبرز تحدياته

ما هي استراتيجيات التحليل الوظيفي؟

يجب على إدارة الموارد البشرية الإلمام بطرق التحليل الوظيفي التي تتناسب مع أهداف المؤسسة، وطبيعة العمل، ونوع الوظائف وغيرها من العوامل الأخرى، فيما يلي أهم وسائل التحليل الوظيفي:- 

1ـ الملاحظة المباشرة

تتطلب تلك الاستراتيجية مراقبة الموظف بعناية خلال أدائه لمهامه الوظيفية اليومية، ومراقبة الأدوات التي يستخدمها والمهارات التي يحتاج إليها للقيام بعمله على أكمل وجه ممكن.

ويجب أن يكون القائم بعملية الملاحظة المباشرة هو أحد الموظفين القدامى في القسم أو مدير القسم نفسه، لأن هذه الاستراتيجية تتطلب أن يكون القائم بها على دراية كاملة بالمجال ليتعرف على ما يجب متابعته حتى يصل للنتائج التي يحتاجها.

2ـ تحليل طريقة العمل

تعتمد هذه الطريقة للتحليل الوظيفي على متابعة الإجراءات اللازمة لإتمام العمل.

فعلى سبيل المثال تقوم الإدارة بمتابعة دورة إنتاج منتج ما بشكل متكرر، وتلاحظ الوقت الذي تستغرقه دورة الإنتاج وعدد المنتجات التي تحصل عليها المؤسسة خلال هذا الوقت وعدد الموظفين الذين يمكنهم متابعة العمل حينها؛ لتتعرف هل تحتاج إلى عدد أكبر من العمال أم لا؟

3ـ استراتيجية الحوادث الطارئة

تستخدم الإدارات تلك الاستراتيجية لتتعرف على ما يميز الأداء الجيد عن الأداء الضعيف، فبإمكانها أن تجري مقابلات شخصية مع الموظفين لتتحدث معهم حول بعض المواقف الطارئة التي تعرضوا لها في عملهم وكيف تعاملوا معها؟ لتتعرف على المهارات اللازمة لإتمام العمل على أكمل وجه.

4ـ إجراء مقابلات شخصية

تعقد المؤسسات مقابلات شخصية مع الموظفين أو مديري الأقسام وتوجه إليهم بعض الأسئلة حول المهارات الواجب توافرها لأداء مهام وظيفة معينة، والأدوات والمعدات اللازمة لإجرائها على الوجه الأكمل، والوقت الذي تستغرقه المهام الأساسية للوظيفة وغيرها من الأمور التي تمنح قسم الموارد البشرية نظرة شاملة على الوظيفة وبشكل دقيق.

5ـ الاستبيانات

تستخدم بعض المؤسسات طريقة الاستبيان في عملية التحليل الوظيفي، فتوزع استبيانات شاملة وتركز على نقاط تفصيلية في الأسئلة لتجمع أكبر كم ممكن من المعلومات التي تساعد على تحليل الوظيفة بعمق.

6ـ البحث الخارجي

يمكنك الاطلاع على الوصف الوظيفي الذي تصنعه الشركات الأخرى حول نفس النوع من الوظائف التي ترغب في تحليلها، وتستكشف المهام المطلوبة والإمكانيات التي يجب توافرها وغيرها من الأمور، لتحلل ما يصنعه المنافسون لجذب المواهب إليهم وتتمكن من منافستهم بطريقة مدروسة.

ما هو الفرق بين تحليل الوظيفة والوصف الوظيفي؟

يكمن الفرق بين التحليل الوظيفي والوصف الوظيفي في أن التحليل الوظيفي يعتبر أساسًا لإنشاء الوصف الوظيفي، وتنشر الشركات الوصف الوظيفي للعامة على مواقع البحث عن موظفين مثل لينكدإن وغيرها بهدف جذب المرشحين المتميزين إليها، لكن التحليل الوظيفي غالبًا تظل تفاصيله داخل الشركة ولا تخرج للجمهور؛ لأنها عملية إدارية داخلية.

كيف يساعدك دفترة في عمليات التحليل الوظيفي؟

يوفر لك برنامج إدارة الموارد البشرية من نظام دفترة فرصة لإدارة الموظفين في مؤسستك بكفاءة وفعالية عالية، والذي يتضمن العديد من التقارير التحليلية والمفصلة التي تجعلك تتخذ القرارات المتعلقة بالتحليل الوظيفي بطريقة مستنيرة.

الأسئلة الشائعة

1ـ من هو المسؤول الرئيسي عن تحليل الوظائف؟

يمكن أن يقوم بعملية التحليل الوظيفي بعض الموظفين أو المديرين أو المستشارين أو إدارة قسم الموارد البشرية في المؤسسة، المهم أن الشخص الذي يؤدي تلك المهمة ينبغي أن يكون من ذوي الخبرة في هذا المجال بشكل كبير.

2ـ متى نحتاج القيام بعملية تحليل الوظائف؟

ينبغي عليك إجراء عملية التحليل الوظيفي عند الرغبة في تصميم وظيفة جديدة أو قبل الإعلان عن وجود شاغر وظيفي أو عند الرغبة في تصنيف الوظائف ومعرفة الاحتياجات التدريبية وغيرها من الأمور التي أوضحناها في عنوان أهداف التحليل الوظيفي.

3ـ ما الفرق بين تحليل وتصميم الوظائف؟

الفرق أن عملية التحليل الوظيفي توفر للإدارة البنية المعلوماتية اللازمة لتصميم الوظائف الجديدة بأدوار ومسؤوليات مُحددة أو تعديل بعض الوظائف سواء بإضافة بعض المهام أو تقليصها بحسب رؤية الإدارة والأهداف الاستراتيجية للمؤسسة في الوقت الحالي.

4- ما هو تحليل الوظيفة المبني على المهام؟

تعتمد هذه الطريقة على ملاحظة الشخص أثناء القيام بعمله للتعرف على المهارات التي يحتاجها والأدوات التي يستعين بها والوقت الذي يستغرقه في المهمة وكيفية إتمامها على الوجه الأكمل خطوة بخطوة.

5- كيف تكتب استبيان تحليل الوظيفة؟

يتكون استبيان تحليل الوظيفة من مجموعة كبيرة من الأسئلة بغرض فهم معلومات أكثر عن الوظيفة، وينبغي أن يغطي الاستبيان بعض الجوانب الأساسية، مثل:

• المعلومات المتعلقة بمهام الوظيفة. 
• المهارات التي يحتاج إليها الموظف في إتمامها.
• النتائج المتوقعة من الموظف خلال فترة مُحددة. 
• يجب أن يوضح استبيان التحليل الوظيفي كيفية تنظيم علاقات الموظف مع الآخرين. 
•  يجب أن يغطي استبيان التحليل الوظيفي مدى تأثير بعض الوظائف في دورة العمل داخل المؤسسة.

6- كيف تقوم بجمع المعلومات لتحليل الوظيفة؟

هناك العديد من الطرق والاستراتيجيات المستخدمة في تجميع المعلومات خلال عملية التحليل الوظيفي، ومنها: استراتيجية الملاحظة المباشرة واستراتيجية المقابلة الشخصية واستراتيجية تحليل طريقة العمل والاستبيانات وغيرها. يمكنك العودة إلى شرح كل استراتيجية بالتفصيل أعلاه.

7- ما هي العوامل التي تؤثر على التحليل الوظيفي؟

• مراعاة الأهداف التنظيمية للمؤسسة لضمان توافق نتائج التحليل الوظيفي مع رؤية الشركة.

• النظر في الهيكل التنظيمي للمؤسسة والتأكد من وضوح الأدوار والمسؤوليات للوظائف المختلفة. 

• مراعاة العوامل البيئية التي يمكن أن تؤثر على أداء الموظفين. 

• الإلمام بالتقنيات والأدوات المستخدمة في التحليل الوظيفي وفهم مدى وتأثيرها على هيكلة الوظائف داخل المؤسسة. 

• الاعتبار إلى تأثيرات سوق العمل مثل معدل البطالة، أو التوجه للعمل عن بعد، أو متوسط الرواتب، وغيرها من العوامل المؤثرة على الصناعات والوظائف المختلفة.

8- ما هي الأخطاء الشائعة في التحليل الوظيفي؟ 

• عدم تحديد الأهداف الواضحة من عملية التحليل الوظيفي مما يؤدي إلى عدم فعالية النتائج.

• إغفال بعض المهارات والمؤهلات والخبرات اللازمة مما يؤثر على جودة التوظيف. 

• التحليل السطحي للوظائف، وعدم النظر في التفاعلات بين المستويات الوظيفية المختلفة. 

• عدم مشاركة الموظفين في عملية التحليل الوظيفي، وتجاهل أراءهم التي قد توفر المزيد من الدقة حول المهام والمسؤوليات المطلوبة. 

• عدم توثيق نتائج التحليل الوظيفي بشكل جيد، مما يؤثر على صحة فهمها، وكذلك إمكانية استخدامها في المستقبل عند مراجعة أسباب التوظيف الجديدة، أو خطط التعاقب الوظيفي. 

ختامًا، تناولنا في هذا المقال أبرز المعلومات المتعلقة بعملية التحليل الوظيفي داخل الشركات. إذا نال الموضوع إعجابك لا تنسَ مشاركته مع زملائك القائمين على تلك المهمة في مؤسستك.