نموذج مخالفة موظف

ما هو نموذج مخالفة موظف؟

نموذج مخالفة الموظف هو تقرير رسمي مكتوب يُعلم الموظف بأنه ارتكب مخالفة تتعلق بسلوك أو أداء العمل، أو بأنه لم يلتزم بسياسات وإجراءات الشركة المتبعة.

ما أهمية نموذج مخالفة موظف؟

1. توثيق المخالفة بشكل رسمي وضمان تطبيق معايير متساوية على جميع الموظفين.
2. توضيح توقعات صاحب العمل بشأن السلوك أو الأداء المطلوب مستقبلًا، وبيان العواقب في حال عدم الالتزام بهذه التوقعات.
3. حماية الشركة قانونيًا والالتزام بلوائح وأنظمة العمل المعمول بها.

ما عناصر نموذج مخالفة موظف؟

فيما يلي العناصر الأساسية التي يجب أن يحتويها نموذج مخالفة الموظف، بصياغة مرتبة وواضحة:

• بيانات الشركة: اسم الشركة، وعنوانها.
• بيانات الموظف والإشراف: يشمل اسم الموظف، القسم التابع له، اسم المدير المباشر، وملخص مسؤولياته.
• تاريخ النموذج: تاريخ إعداد النموذج.
• الموضوع: توضيح أن النموذج هو لإثبات مخالفة الموظف.
• تفاصيل الحادث: تاريخ، وقت، ومكان وقوع المشكلة،  أي ملاحظات إضافية مهمة.
• وصف المشكلة: تقديم الحقائق فقط دون إبداء آراء أو تقييمات شخصية، مع تحديد القاعدة أو السياسة التي خالفها الموظف.
• الغرض من النموذج: توضيح أن النموذج يهدف إلى التوثيق فقط وليس تحذيرًا أو إجراءً تأديبيًا
• التوقيعات: توقيع الموظف، المدير، وإقرار قسم الموارد البشرية لضمان توثيق رسمي.

كيفية عمل نموذج مخالفة موظف؟

يمكن صياغة خطوات إعداد نموذج إثبات مخالفة الموظف كالتالي:

1. جمع بيانات الشركة والموظف: جهّز اسم الشركة، عنوانها، وبيانات الموظف (الاسم الكامل، المسمى الوظيفي، القسم إذا لزم).
2. تحديد المشرف أو المدير المسؤول: سجّل اسم المشرف أو المدير المباشر الذي سيوقع على النموذج.
3. تحديد تاريخ إعداد النموذج: سجل التاريخ الذي يتم فيه إعداد النموذج لتوثيق الواقعة بدقة.
4. كتابة الموضوع والغرض من النموذج: وضّح أن هذا النموذج هو لإثبات مخالفة الموظف وتوثيقها فقط، دون أي إجراء تأديبي في هذه المرحلة.
5. تفاصيل المخالفة: دوّن السلوك أو التصرف المخالف بدقة وحقائق فقط، مع ذكر تاريخ حدوث المخالفة، مكانها، وأي ملاحظات إضافية مهمة.
6. تأكيد الغرض من النموذج: أعد التأكيد أن النموذج يهدف فقط للتوثيق وأنه لا يُعد تحذيرًا أو إجراءً تأديبيًا.
7. توقيع النموذج: احرص على توقيع المدير/المشرف وتوقيع الموظف، مع كتابة تاريخ التوقيع لضمان الاعتراف بالاستلام والتوثيق الرسمي.

كيف يُستخدم نموذج مخالفة موظف؟

عادةً ما يُستخدم نموذج مخالفة الموظف بعد توجيه إنذار شفهي للموظف عن نفس السلوك أو سلوك مشابه. ويُطبق النموذج في الحالات التالية:

• مخالفة سياسات أو إجراءات الشركة
• مشاكل في الحضور والانضباط
• قصور في جودة العمل أو الأداء
• انتهاكات قواعد السلامة
• السلوك غير اللائق

يساعد إدراج سياسة واضحة لمخالفات الموظفين على تحديد الخطوات الواجب اتباعها، والإجراءات المحتملة التي قد يتعرض لها الموظف. كما يُرسخ توقعات واضحة لدى الموظفين، ويقلل من الاعتراض على أي مخالفة يتم توثيقها.

من المستفيدين من نموذج مخالفة موظف؟

المستفيدون من نموذج مخالفة الموظف هم:

1. قسم الموارد البشرية: يساعدهم على توثيق المخالفات بشكل رسمي ومنظم، وضمان متابعة سجل الموظف بدقة.
2. المديرون والمشرفون: يمكّنهم من متابعة السلوكيات والأداء غير المرضي واتخاذ القرارات المستقبلية بناءً على سجل موثق.
3. الموظف نفسه: يتيح له فهم المخالفة المسجلة ضده والتعرف على توقعات الشركة وتحسين سلوكه أو أدائه.
4. الشركة بشكل عام: يحميها قانونيًا ويضمن الامتثال للسياسات الداخلية وقوانين العمل، ويحد من النزاعات المستقبلية.