نموذج إنذار موظف

ما هو نموذج إنذار موظف؟

نموذج الإنذار هو وثيقة رسمية يصدرها أحد المسؤولين في المؤسسة لتوجيه تنبيه إلى موظف نتيجة ارتكابه سلوكًا مخالفًا لسياسات الشركة. توضح الوثيقة طبيعة المخالفة والإجراء التأديبي المتخذ، ويُطلب من الموظف التوقيع عليها لتأكيد استلامه وفهمه لمحتواها. يتم بعد ذلك حفظ نسخة من الإشعار ضمن السجل الوظيفي للموظف داخل الشركة.

ما أهمية نموذج إنذار موظف؟

تَكمُن أهمية نموذج الإنذار في كونه وسيلة رسمية لتوثيق المخالفات السلوكية أو ضعف الأداء، وتنبيه الموظف بوضوح إلى المشكلة، مع منحه فرصة لتحسين سلوكه أو أدائه. كما يسهم في حماية الشركة قانونيًا وتوفير سجل موثّق يمكن الرجوع إليه لاحقًا عند تكرار المخالفة أو اتخاذ قرارات إدارية أشد.

ما عناصر نموذج إنذار موظف؟

عند إعداد خطاب التحذير، يجب تضمين مجموعة من المعلومات الأساسية، أبرزها:

• البيانات الشخصية للموظف: مثل الاسم الكامل، رقم الموظف، والمسمى الوظيفي.
• بيانات جهة العمل: بما في ذلك اسم الشركة، واسم المدير المباشر أو مسؤول الموارد البشرية عند الحاجة.
• تفاصيل المخالفة: تحديد السلوك أو القاعدة التي تم انتهاكها بوضوح.
• التوقعات المطلوبة: ما يجب على الموظف تحسينه أو الالتزام به لتصحيح الوضع.
• مساحة لتعليقات الموظف: تُتيح له الرد أو توضيح موقفه.
• توقيعات الأطراف: توقيع الموظف والمدير المسؤول لتأكيد استلام الخطاب.

ومن المهم أن يشير الخطاب إلى حوادث واقعية ومحددة حدثت مؤخرًا، خلال فترة زمنية قصيرة (مثل أيام أو أسابيع)، لضمان دقة التوثيق وتمكين الموظف من استيعاب طبيعة الأخطاء المرتكبة بوضوح.

يمكنك تحميل نموذج لفت نظر اذا كان الأمر لا يحتاج إلي إنذار بشكل رسمي

كيفية عمل نموذج إنذار موظف؟

لضمان كتابة الإنذار بشكل صحيح، يُفضّل اتباع الخطوات التالية:

1. تحديد المخالفة بشكل مباشر: ابدأ الرسالة بشكل مباشر وواضح، واذكر السلوكيات أو التصرفات غير المقبولة التي قام بها الموظف والتي تتعارض مع سياسات الشركة، خاصةً إذا تكررت رغم التحذيرات الشفهية السابقة.
2. توضيح سبب الإنذار: أكّد للموظف أن الإنذار يُعد تحذيرًا رسميًا نتيجة لهذه التصرفات.
3. توضيح العواقب: وضّح العواقب المحتملة في حال استمرت المخالفات، والتي قد تصل إلى إيقافه عن العمل أو إنهاء خدماته.
4. ختام الرسالة: اختم الرسالة بدعوة صريحة لتصحيح السلوك، مع التأكيد على أهمية الالتزام وتحسين الأداء بدءًا من الآن.

ينبغي أن يكون الخطاب مختصرًا وواضحًا، مع التركيز على جوهر المشكلة لتجنب أي التباس. ورغم الطابع الجاد للرسالة، من الأفضل الحفاظ على لهجة مهذبة ومحترفة، مع التذكير بأن الهدف منها هو مساعدة الموظف على تحسين أدائه والحفاظ على بيئة عمل منتجة ومستقرة.

ويمكنك بإستخدام برنامج دفترة لإدارة الأعمال إضافة إنذار لموظف بسهولة عن طريق إستخدام خاصية إضافة ملاحظة/ مرفق إلى ملف الموظف، وذلك باتباع الخطوات التالية:

• الدخول على الملف الشخصي للموظف: من القائمة الرئيسية اختر “إدارة الموظفين” ثم افتح الملف التعريفي للموظف المطلوب إضافة ملاحظة أو مرفق له.
• إضافة ملاحظة / مرفق: اضغط على زر "إضافة ملاحظة / مرفق".
• إدخال البيانات: أدخل البيانات المطلوبة وهي: التاريخ، الوقت، الإجراء المنفذ من القائمة المنسدلة، وحالة الملاحظة أو المرفق.
• إضافة إجراءات أو حالات جديدة (إذا لزم): يجب إضافة الإجراءات والحالات لتظهر في القوائم المنسدلة، ويمكن تعديل أو إضافة إجراءات وحالات جديدة من خلال “تعديل قائمة الإجراءات” أو “تعديل قائمة الحالات” ثم الضغط على “حفظ”.

كيف يُستخدم نموذج إنذار موظف؟

يستخدم أصحاب العمل هذا النموذج لتأكيد ومعالجة مشكلة في الأداء أو السلوك مع أحد الموظفين. وعادةً ما يتم إصدار خطاب الإنذار بعد عقد اجتماع مع الموظف لمناقشة المشكلة.

من المستفيدين من نموذج إنذار موظف؟

• جهة العمل: تستفيد من النموذج في توثيق المخالفات وحماية نفسها قانونيًا.
• الموظف: يمنح نموذج الإنذار فرصة واضحة للموظف لتحسين أدائه قبل اتخاذ إجراءات أقسى.
• إدارة الموارد البشرية: تعتمد الإدارة على نموذج الإنذار كمرجع رسمي لتقييم الحالات وتطبيق سياسات الانضباط.
• فريق العمل: يساهم النموذج في ترسيخ العدالة وتقليل تأثير المشكلة على زملاء الموظف.