نموذج لفت نظر موظف

ما هو نموذج لفت نظر موظف؟

يُعتبر نموذج لفت النظر تذكيرًا رسميًا يوضح السلوك المتوقع داخل بيئة العمل، ويحدد بوضوح حالات سوء السلوك والعواقب المترتبة عليها. يمثل إشعار لفت النظر مؤشرًا على جدية مخاوف صاحب العمل، وينبه الموظف إلى ضرورة الالتزام بمعايير السلوك المنصوص عليها في دليل الموظف أو تجاوزها.

إن إصدار لفت نظر يساعد فرق الموارد البشرية في معالجة مشكلات شائعة مثل التأخير المتكرر، الغياب المستمر، ضعف التفاعل الوظيفي، أو انتهاك سياسات الشركة. وإلى جانب هذا الإجراء، يمكن للموارد البشرية التعاون مع الموظف لتحديد الأسباب الجذرية للمشكلة والعمل على إيجاد حلول فعّالة لها.

ما أهمية نموذج لفت نظر موظف؟

لا يهدف نموذج لفت نظر الموظف إلى تثبيط المعنويات أو خلق بيئة سلبية، بل يُعد وسيلة لتعزيز بيئة عمل إيجابية قائمة على الانضباط والتواصل الواضح والتوعية المستمرة. فهو أداة تساعد الإدارة على:

• توثيق حالات سوء السلوك أو ضعف الأداء الوظيفي وعرض العواقب المترتبة عليها.
• تقديم ملاحظات دقيقة ومباشرة للموظف توضح طبيعة المشكلة ومدى خطورتها.
• تحديد توقعات واضحة وواقعية للتحسين مع وضع إطار زمني لتحقيقها.
• منح الموظف فرصة لتصحيح سلوكه أو تحسين أدائه قبل اللجوء إلى إجراءات أكثر صرامة.
• حماية جهة العمل من أي تبعات قانونية محتملة في حال إنهاء الخدمة أو اتخاذ إجراءات قانونية أخرى.

ما عناصر نموذج لفت نظر موظف؟

يجب أن يتضمن لفت النظر المكتوب للموظف جميع المخالفات المرتكبة بشكل واضح وموجز، مع تحديد أرقامها، بالإضافة إلى العناصر التالية:

• تاريخ مستند لفت النظر.
• اسم المشرف المباشر.
• اسم ممثل الموارد البشرية المختص.
• اسم الموظف المعني.
• المسمى الوظيفي للموظف.
• وصف للسلوك المطلوب تعديله.
• بيان بالعواقب في حال استمرار السلوك دون تغيير.
• سياسة الشركة المتعلقة بالمخالفات التي ارتكبها الموظف

كيفية عمل نموذج لفت نظر موظف؟

يُعد نموذج لفت نظر أداة رسمية تساعد إدارة الموارد البشرية على معالجة المخالفات السلوكية أو ضعف الأداء بطريقة منظمة وموثقة. ولضمان فعاليته، يجب اتباع مجموعة من الخطوات الأساسية عند صياغته واعتماده، وهي كالتالي:

1. مراجعة سياسة الشركة
   قبل إعداد الخطاب، راجع لوائح الشركة التأديبية للتأكد من أن الحالة تستوجب لفت نظر رسمي. قارن الموقف بحوادث سابقة لضمان العدالة والاتساق والالتزام بإرشادات الشركة.
2. صياغة الخطاب
   ابدأ بمقدمة توضح الغرض من لفت النظر مع الإشارة لأي تنبيهات سابقة. صف المخالفة وتأثيرها، ثم حدد السلوك المطلوب تغييره والعواقب في حال استمرار المشكلة.
3. تحديد المشكلة
   عرّف المشكلة بوضوح، سواء كانت سلوكية أو متعلقة بالأداء، وادعمها بأمثلة أو أدلة موثقة يمكن التحقق منها.
4. توثيق العملية
   اطلب من الموظف توقيع نموذج لفت نظر أو نموذج إقرار بالاستلام.

ويمكنك بإستخدام برنامج دفترة لإدارة الموارد البشرية إضافة لفت نظر لموظف بسهولة عن طريق إستخدام خاصية إضافة ملاحظة/ مرفق إلى ملف الموظف، وذلك باتباع الخطوات التالية:

• الدخول على الملف الشخصي للموظف: من القائمة الرئيسية اختر “إدارة الموظفين” ثم افتح الملف التعريفي للموظف المطلوب إضافة ملاحظة أو مرفق له.
• إضافة ملاحظة / مرفق: اضغط على زر "إضافة ملاحظة / مرفق".
• إدخال البيانات: أدخل البيانات المطلوبة وهي: التاريخ، الوقت، الإجراء المنفذ من القائمة المنسدلة، وحالة الملاحظة أو المرفق.
• إضافة إجراءات أو حالات جديدة (إذا لزم): يجب إضافة الإجراءات والحالات لتظهر في القوائم المنسدلة، ويمكن تعديل أو إضافة إجراءات وحالات جديدة من خلال “تعديل قائمة الإجراءات” أو “تعديل قائمة الحالات” ثم الضغط على “حفظ”.

كيف يُستخدم نموذج لفت نظر موظف؟

يُستخدم نموذج لفت نظر كأداة رسمية لمعالجة المخالفات السلوكية أو ضعف الأداء داخل بيئة العمل. فهو يحدد المشكلة بوضوح، ويُوثّق تفاصيلها مثل تاريخ وقوعها وأسماء الأطراف المعنية، ويبين السلوك المطلوب تعديله والعواقب المترتبة على عدم التحسين.

كما يُعتمد كمرجع رسمي في ملف الموظف، ويُساعد على متابعة الأداء بشكل منظم، مما يعزز الشفافية والعدالة في العمل.

من المستفيدين من نموذج لفت نظر موظف؟

• الموظف نفسه: لأنه يتلقى ملاحظات واضحة حول سلوكه أو أدائه، ويُمنح فرصة لتحسين وضعه قبل اتخاذ إجراءات أشد.
• الإدارة وأصحاب العمل: لأن النموذج يحميهم من أي تبعات قانونية محتملة ويوفر وسيلة موثوقة لتوثيق المخالفات والإجراءات المتخذة.
• قسم الموارد البشرية: حيث يساعدهم على إدارة المخالفات بطريقة مهنية ومنظمة، ويضمن تطبيق السياسات الداخلية بعدالة بين الموظفين.