برنامج شؤون الموظفين Excel

ما هو برنامج شؤون الموظفين Excel؟ 

هو ملف تم تصميمه لإدارة جميع البيانات والعمليات التي تتعلق بالموظفين داخل المؤسسة بدءاً من تعيين الموظف وحتى انتهاء الخدمة كما يهدف إلى تنظيم معلومات الموظفين وتحسين الكفاءة الخاصة بالموارد البشرية.
 

ما هي أهمية برنامج شؤون الموظفين Excel ؟

تبرز أهمية برنامج شؤون الموظفين كالتالي: 

• تنظيم بيانات الموظفين: حفظ جميع البيانات الشخصية في قاعدة بيانات الموظفين.
• تسهيل إدارة الإجازات: تسجيل طلبات الإجازات.
• دعم إدارة الرواتب: توفير البيانات اللازمة وذلك لحساب الرواتب، البدلات. 
   

ما هي العناصر التي تتوفر في برنامج شؤون الموظفين Excel؟

يتكون البرنامج من عدة أقسام رئيسية منها: 

• بيانات الموظفين: الاسم، رقم الموظف،الوظيفة، المؤهل الدراسي، رقم الموبايل، العنوان، الرقم القومي،الراتب الأساسي، مواعيد العمل الرسمية.
• الحضور والانصراف: تسجيل أوقات الحضور والانصراف، التأخير والعمل الإضافي.
• سلف الموظفين: اسم الموظف، كود الموظف، القيمة، رقم  المستند.
• مكافآت الموظفين.
• جزاءات الموظفين.
• تصريح إذن.  
• بيان المرتبات.
• شيك الموظف.

ما هي طريقة استخدام برنامج شؤون الموظفين  Excel ؟ 

خطوات الاستخدام بالترتيب
 

الخطوة 1:  ابدأ من شيت «فريق العمل» (حجر الأساس)

أدخل كل موظف مرة واحدة: الكود، الاسم، الوظيفة، الإيميل، الموبايل، العنوان، الرقم القومي، تاريخ التعيين، الراتب، ومواعيد العمل الرسمية (من/إلى). هذا هو المصدر الذي تعتمد عليه كل الشيتات الأخرى.

الخطوة 2:  اضبط «لائحة العمل» و«الحاسبة» مرة واحدة

في «لائحة العمل» تحدد المخالفات وجزاء كل تكرار (أول/ثاني/ثالث مرة)، في «الحاسبة» تضبط إعدادات الخصم وقيمة اليوم/الساعة. تعملها مرة في البداية وغالبًا لا تلمسها بعدها.

الخطوة 3:  «الوثائق»: تابع ملف كل موظف

ضع علامة (✔) أمام كل مستند متوفر (سيرة ذاتية، بطاقة، شهادات، عقد...). الشيت يحسب لك نسبة اكتمال ملف كل موظف وحالته.

الخطوة 4:  «حضور وانصراف»: يوميًا

سجّل لكل يوم: كود الموظف، وقت الحضور، ووقت الانصراف. الشيت يحسب تلقائيًا: عدد الساعات، التأخير، الخروج المبكر، ومدة السماح.
 

الخطوة 5: «الإجازات»: عند الحاجة

اكتب كود الموظف وتاريخ بداية ونهاية الاجازة، الشيت يحسب أيام الأجازة والمتبقي من رصيده السنوي، ويلوّن الأيام على تقويم السنة.


الخطوة 6: «مكافأة وسلف»: عند الحاجة

سجّل أي مكافأة أو سلفة أو إذن (التاريخ، الكود، القيمة). تدخل تلقائيًا في حساب الراتب آخر الشهر.

الخطوة 7:  «تسجيل المخالفات»: عند حدوثها

اكتب كود الموظف ونوع المخالفة (تختارها من قائمة اللائحة)، الشيت يحسب رقم تكرارها ويطبّق الجزاء المناسب.

الخطوة 8: «بيان المرتبات»: آخر الشهر (يشتغل لوحده)
هذا الشيت يجمع كل ما سبق تلقائيًا:

الراتب الأساسي + المكافآت + الإضافي − (الغياب + التأخير + السلف + المخالفات) = صافي المرتب. أنت غالبًا تراجع فقط ولا تكتب.

الخطوة 9: «نماذج»: للطباعة

اكتب كود الموظف، فيظهر مستند جاهز للطباعة معبأ ببياناته وتاريخ اليوم: عقد عمل، إذن خروج، طلب أجازة، إشعار مكافأة، إشعار مخالفة.


الخطوة 10: «إختيار الكوادر»: للإدارة

لوحة توظيف تعرض: عدد المعيّنين والمغادرين، تكلفة ووقت التوظيف، مصادر التوظيف، والمطلوب لكل قسم، للمتابعة والتحليل.

و«الرئيسية» = صفحة البداية/الفهرس للتنقل بين الشيتات.
 

نصائح مهمة عند ملء الشيت : 

• املأ فقط الخانات الفارغة (البيضاء)، ولا تمسح الأعمدة التي تظهر فيها نتائج مثل الاسم أو الصافي،  بها معادلات تنكسر لو حُذفت.
• استخدم كودًا واحدًا لكل موظف دون تكرار، ونفس الكود في كل الشيتات.
• لو ظهر خطأ أو خانة فارغة بعد كتابة الكود، تأكد أن هذا الكود مُسجّل أصلًا في «فريق العمل».
• النماذج مكتوب بها اسم شركة نموذجية، عدّلها لاسم شركتك من شيت النماذج نفسه.
   

من هُم المُستفيدين من برنامج شؤون الموظفين؟

من أبرز المستفيدين من برنامج شؤون الموظفين: 

• إدارة الموارد البشرية: لإدارة ملفات الموظفين ومتابعة الحضور والانصراف، الإجازات والعقود.
• أصحاب الشركات ورواد الأعمال: وذلك لمراقبة بيانات الموظفين وتنظيم البيانات. 
• مدير الإدارات والأقسام: لمتابعة أداء فريق العمل واعتماد طلبات الإجازات.
• الإدارة المالية: وذلك للاستفادة من بيانات الرواتب، البدلات و الخصومات.
• الموظفون: للإطلاع على بياناتهم الوظيفية، أرصدة الإجازات و سجل الحضور والانصراف.
• الشركات الصغيرة والمتوسطة: لتظيم شؤون الموظفين في ملف واحد أو عبر نظام واحد.