نموذج حضور وانصراف الموظفين Excel - XLSX - PDF - WORD

ما هو نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري؟

كشف حضور وانصراف الموظفين يتابع نشاط الموظفين ومدى مواظبتهم في الحضور والانصراف في العمل، حسب المواعيد الرسمية. يسهل النموذج تقدير إجمالي عدد الأيام التي حضرها الموظف وكذلك يرشد موظفي إدارة الموارد البشرية إلى عدد ساعات العمل التي حققها كل موظف خلال الشهر.

ما أهمية جدول حضور وانصراف الموظفين الشهري؟

يعد نموذج الحضور والانصراف الخاص بالموظفين أحد أهم النماذج المستخدمة من قبل أفراد إدارة الموارد البشرية. يرجع ذلك إلى:

1- مؤشر لمدى إنتاجية الموظف:

عدم الالتزام بمواعيد الحضور والانصراف يشير إلى انخفاض إنتاجية الموظف، نظرًا لأن العلاقة طردية بين الأمرين. فكيف يمكن لموظف لا يحضر بالشكل الكافي أن يؤدي عمله بكفاءة؟

2- ضمان لدقة عملية صرف الرواتب:

دائمًا ما يرتبط نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري بنموذج كشف الرواتب. حيث تتحول نسبة من الحضور إلى مستحقات مالية تُصرف إلى الموظف ويحق له استلامها.

3- إثبات لامتثال الموظف لقوانين العمل المحلية:

هل يحق للموظف الحصول على إجازة أم أن رصيده قد انتهى؟ ماذا عن الإجازات المرضية؟ والأذونات؟ يوضح نموذج حضور وانصراف الموظفين كل الإجازات والمسموحات وغيرها من العناصر التي تقلل من نسبة الحضور مع الالتزام بالقانون المطبق.

ما هي عناصر نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري؟

يتكون نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري من صفحتين رئيسيتين، صفحة تتناول مواعيد الحضور والانصراف في كل يوم عمل، وصفحة أخرى تتناول قيمة اليوم في الشهر. فتجد أن العناصر المتضمنة في النموذج كما يلي:

1. بيانات الموظف: الاسم الكامل، الرقم الوظيفي أو الكود، القسم أو الإدارة، المسمّى الوظيفي.

2. التاريخ واليوم: تحديد كل يوم من أيام الشهر مع اليوم (مثلاً: السبت، الأحد …) لتسجيل الحضور/الانصراف اليومي.

3. وقت الحضور: وقت الدخول إلى مقر العمل أو دخول الدوام الرسمي.

4. وقت الانصراف: وقت الخروج أو نهاية الدوام الرسمي.

5. ساعات العمل الفعلية: احتساب الفارق بين وقت الحضور ووقت الانصراف، وخصم ساعات التأخير أو الإجازة إن وجدت.

6. حالة الحضور/الغياب/التأخير/الانصراف المبكر: مثل “حاضر”، “تأخر”، “غياب”، “إجازة”، “انصراف مبكر”.

7. ملاحظات: لتسجيل أسباب التأخير أو الغياب أو أي ملاحظات إضافية من المشرف أو الموظف نفسه.

8. توقيع الموظف أو المشرف (في النماذج الورقية أو موافقة إلكترونية في الأنظمة الرقمية): لضمان التوثيق والمصداقية.

9. ملخّص شهري أو إجمالي: في نهاية الشهر عدد أيام الحضور، عدد أيام الغياب، عدد التأخيرات، ساعات العمل الفعلية، وربما نسبة الالتزام.
   باستخدام هذه العناصر، يصبح النموذج أداة قوية للإدارة والمتابعة، ويساعد على ضبط الأداء والرواتب دون أخطاء.

كيف تستخدم نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري؟

لتستطيع استخدام سجل حضور وانصراف الموظفين الشهري بفاعلية ينبغي اتباع الخطوات التالية:

1- ابدأ بتصدير الحضور والانصراف من جهاز البصمة:

باستخراج البيانات التي سجلها جهاز البصمة خلال الشهر، يمكنك معرفة مواعيد حضور وانصراف كل موظف بناءً على الرقم المرجعي الخاص به المسجل على الجهاز.

2- قارن بين ساعات الحضور الفعلية والمتوقعة:

بعد إدخالك البيانات إلى صفحة أوقات الحضور والانصراف، سيظهر تلقائيًا إجمالي عدد الساعات التي حضرها الموظف. بذلك يمكن مقارنة ساعات الحضور الفعلية بالحضور المتوقعة للشهر.

3- حدد قيمة يوم العمل:

في حالة حضور الموظف يوم العمل كاملًا كما هو مقرر، إذًا فيقدر اليوم بالقيمة "1"، في حالة حدوث نقص يخالف المتبع، يتم حساب اليوم بأقل من 1.

4- اعرف إجمالي أيام الحضور والغياب:

بمراجعة البيانات الخاصة بالحضور والغياب، يمكن بسهولة معرفة إجمالي الأيام التي حضرها الموظف وتلك التي لم يحضرها، وبهذا يمكن صرف راتبه بدقة.

أفضل طريقة لإنشاء نموذج حضور وانصراف شهري احترافي

إذا كنت بصدد إعداد نموذج شهري باستخدام Excel أو Google Sheets، فإليك مجموعة من النصائح والممارسات التي تجعل النموذج أكثر احترافية وسهولة استخدام:

• ابدأ بتخطيط واضح للهيكل: اجعل الصف الأول يحتوي على رأس يُحدد اسم الشركة، الشهر، السنة، القسم أو الإدارة إذا لزم الأمر. ثم اجعل العمود الأول في الجدول يحتوي على أسماء الموظفين، والصفوف التالية تمثل كل موظف. حسب أحد المصادر: “ابدأ بإنشاء أعمدة لكل تاريخ من الشهر، ثم أدخل الأسماء في العمود الأول”.

• استخدم الأعمدة والتنسيق الذكي للبيانات: على سبيل المثال، اجعل الأعمدة من B إلى ما-بعدها تمثّل أيام الشهر (1،2،3…31)، وأدخل رموزًا أو أوقاتًا لكل يوم. يمكنك تلوين أيام العطلات أو عطلة نهاية الأسبوع لتسهيل القراءة.

• اعتمد الصيغ والحسابات التلقائية: في Excel أو Google Sheets، استخدم الصيغ لحساب ساعات العمل الفعلية، المجموع الشهري، عدد أيام الحضور، عدد التأخيرات أو الغيابات. هذا يقلل الأخطاء ويحسّن الدقة.

• استخدم التحقق من البيانات والتنضيد الشرطي (conditional formatting): مثلًا تلوين الخلايا التي تتأخر أو تغيب، أو التي لم يُدخل فيها وقت الحضور/الانصراف. هذا يجعل الإدارة تستطيع رؤية المشكلات بسرعة.

• اجعل النموذج قابلًا للمشاركة والمراجعة: إذا كنت تستخدم Google Sheets، يمكنك مشاركة النموذج مع مدير القسم أو المشرف، وضبط صلاحيات العرض أو التحرير، مما يسهل التحديث والمراجعة في الوقت الفعلي

• أضف ملخّصًا بصريًا إذا أمكن: مثل استخدام مخططات أو خلايا تلخّص “عدد أيام الحضور لكل موظف” أو “نسبة الالتزام الشهري” مما يسهل العرض على الإدارة العليا.

• احتفظ بنسخة أرشيفية شهريًا: سواء حفظها كـ PDF أو نسخة في مجلد الأرشيف، لتكون مرجعًا عند التدقيق أو مراجعة الأداء.

• اجعل النموذج مرناً لتعديلات الاستخدام: فمثلاً قد تحتاج في بعض الأشهر إلى حساب العمل الإضافي، أو تسجيل العمل عن بُعد، أو وقت الراحة، فحاول ترك خلايا جاهزة لهذه الحالات.
  باستخدام هذه الممارسات، يتحول نموذج الحضور والانصراف من مجرد جدول بسيط إلى أداة إدارية مرنة ومحترفة.

فوائد استخدام نموذج حضور وانصراف

إليك أهم الفوائد التي تتحقّق عند اعتماد نموذج حضور وانصراف الموظفين داخل المؤسسة:

• ضمان دقة صرف الرواتب والمستحقات: لأن النموذج يسجّل عدد ساعات العمل الفعلية لكل موظف، مما يقلّل من الأخطاء في الحضور أو الغياب أو العمل الإضافي.

• تعزيز الانضباط والإنتاجية: متابعة الحضور والانصراف بانتظام تساعد الإدارة على فهم نمط الموظفين، والتعامل مع التأخيرات أو الغيابات المتكررة، وبالتالي تحسين مستوى الأداء العام.

• توثيق قانوني وإداري: وجود سجل مرتب للحضور والانصراف يسهل الامتثال لأنظمة العمل ويساعد كمستند مرجعي في حال وجود مناوشات أو تدقيق خارجي.

• تحسين الشفافية والمساواة داخل المؤسسة: عندما يكون لدى الجميع سجل واضح موحَّد، يقل الشعور بالتمييز أو عدم المساواة، ويعزز شعور الموظفين بالعدالة.

• تخطيط أفضل للموارد البشرية: من خلال تتبّع نمط الحضور، يمكن للإدارة تحديد فترات الذروة أو النقص في التواجد، وتوزيع المهام أو تعديل الجداول بذكاء أكثر.

• تحليل الأداء وكشف الاتجاهات: بمرور الوقت، يمكنك تحليل بيانات الحضور والانصراف لاكتشاف الموظفين الذين لديهم تأخيرات متكرّرة أو الغيابات، مما يمكن من تنفيذ إجراءات تحسين أو تدريب أو إعادة جدولة.

• دعم العمل عن بُعد أو الجداول المرنة: حتى في بيئات العمل الحديثة، حيث يوجد عمل عن بُعد أو توقيت مرن، يوفر النموذج وسيلة لتوثيق التواجد والغياب مهما كان شكل العمل.
  باختصار، نموذج حضور وانصراف الموظفين ليس فقط أداة إدارية بسيطة، بل هو أحد الأعمدة التنظيمية التي تُسهم في تعزيز النظام، وضبط الأداء، وتحقيق العدالة داخل بيئة العمل.

من المستفيدين من نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري؟

توجد أطراف عدة تستفيد من نموذج حضور وانصراف الموظفين الشهري، أولهم الإدارة والتي تحتاج إلى معرفة مدى التزام موظفيها بمواعيد الحضور والانصراف بانتظام. كما أن النموذج أحد أهم أدوات قسم إدارة الموارد البشرية المسؤول عن متابعة أداء الموظفين وصرف رواتبهم. كما أن النموذج يعد من العناصر التي تحافظ على حقوق الموظف المادية.