ما هو OCR وكيف يمكن أن يغير طريقة التعامل مع النفقات في شركتك؟

لم يعد إدخال البيانات المالية يدويًا هو الخيار الأمثل، خاصة مع كثرة الفواتير والإيصالات والمصروفات اليومية. وهنا يظهر مفهوم OCR وهو تقنية تقوم بتحويل الصور أو المستندات الورقية إلى بيانات رقمية يمكن قراءتها ومعالجتها تلقائيًا.

تٌعد تقنية OCR مهمة جداً للشركات إذ تساعد في التعامل مع عدد كبير من الفواتير والإيصالات، وتقلل من الوقت المستهلك بالإضافة إلى الحد من الأخطاء البشرية.

في هذا المقال، سنتعرف على ماهية تقنية الـOCR وكيفية عملها داخل الأنظمة المحاسبية، بالإضافة إلى تأثيرها المباشر في تحسين الكفاءة المالية داخل المنشآت.

ما هو OCR؟

الـOCR هو اختصار Optical Character Recognition وهي تقنية تهدف إلى قراءة النصوص الموجودة داخل الصور أو المستندات الممسوحة ضوئيًا, ثم تحويلها إلى بيانات رقمية يمكن للأنظمة فهمها ومعالجتها مباشرة.

كيف يختلف OCR عن الإدخال اليدوي؟

يكمن الفرق الأساسي بين تقنية الـOCR و الإدخال اليدوي في طريقة إدخال البيانات إلى النظام، ويوضح الجدول الآتي الفرق بين الطريقتين:

كيف يعمل OCR في إدارة النفقات؟

يتم إستخدام تقنية الـOCR في إدارة النفقات، حيث تعتمد على تحويل الفواتير والإيصالات الورقية أو الرقمية إلى بيانات محاسبية بشكل تلقائي مما يجعل عملية تسجيل المصروفات ومتابعتها داخل النظام المحاسبي أكثر سهولة. وتتم عملية الـ OCR عن طريق عدة خطوات وهي:

التقاط الإيصال أو الفاتورة

حيث يقوم الموظف برفع صورة الفاتورة أو مسحها ضوئيًا داخل النظام بغرض إدخال المستند.

استخراج البيانات تلقائيًا

تقوم تقنية الـOCR بعملية استخراج البيانات المهمة مثل التاريخ واسم المورد والمبلغ بالإضافة إلى رقم الفاتورة وكل هذا في خلال ثوان.

 مراجعة البيانات والتحقق منها

بعد عملية إستخراج البيانات عبر تقنية الـOCR يجب مراجعة جميع البيانات المستخرجة للتأكد من صحتها.

تحويل البيانات إلى سجل مصروف منظم

بعد المراجعة والتأكد من صحة المعلومات، يتم تحويلها إلى سجل محاسبي متكامل داخل النظام حيث يمكن:

• تصنيف المصروفات ضمن الفئة المناسبة.
• ربطها بالحساب المحاسبي الصحيح.
• أرشفتها للرجوع إليها وقت الحاجة.
• استخدامها في التقارير المالية لتحليل النفقات.

كيف يغير OCR طريقة التعامل مع النفقات في شركتك؟

تقليل الوقت المستغرق في إدخال البيانات

تهدف تقنية الـ OCR إلى تقليل الوقت الذي كانت تستغرقه عملية إدخال البيانات يدويًا، وبالتالي توفير وقت أكبر للتركيز على المهام الأخرى.

تقليل الأخطاء البشرية

تقلل تقنية الـOCR من الأخطاء البشرية التي قد تحدث أثناء الإدخال اليدوي.

تسريع اعتماد المصروفات

تُحسن سير العمل حيث أصبحت عملية إدخال البيانات أسرع وأكثر دقة مما يساهم في تسريع عمليات المراجعة  واعتماد المصروفات.

 تحسين تنظيم المستندات والإيصالات

تقوم تقنية الـOCR بتحويل المستندات إلى بيانات رقمية منظمة، مما يسهل عملية الأرشفة والتصنيف.

 تسهيل الوصول إلى البيانات عند المراجعة أو إعداد التقارير

تجعل تقنية الـOCR الوصول إلى أي فاتورة أو مستند داخل النظام يتم في ثواني معدودة.

ما أبرز استخدامات OCR في النفقات والمحاسبة؟

هناك العديد من الاستخدامات لتقنية الـOCR ومن أبرز هذه الاستخدامات:

 قراءة إيصالات المصروفات

تسهم تقنية الـOCR في استخراج بيانات الإيصالات والفواتير بشكل سريع ودقيق.

 معالجة فواتير الموردين

تساعد في قراءة بيانات الفواتير، ثم  تحويلها إلى قيود محاسبية جاهزة مباشرة للتسجيل مما يسرّع من دورة الحسابات الدائنة.

أرشفة المستندات المالية

تتيح إمكانية الرجوع إلى المستندات بسهولة وفي أي وقت، حيث تُسهم في حفظ الفواتير بشكل رقمي منظم.

تجهيز البيانات للتقارير والتحليل

تساعد في إعداد تقارير مالية اعتمادًا على البيانات الرقمية المستخرجة عبر تقنية الـOCR،  مما يساهم في تحليل أفضل واتخاذ قرارات أكثر استنارة.

ما الفرق بين استخدام OCR للإيصالات واستخدامه لفواتير الموردين؟

يكمن الفرق بين استخدام تقنية الـOCR للإيصالات واستخدامها لفواتير الموردين في طبيعة المستند والهدف من معالجته داخل النظام المحاسبي:

إيصالات المصروفات:

تٌستخدم لتسجيل المصروفات اليومية البسيطة مثل التنقل أو الوجبات والمشتريات السريعة.

حيث:

• بياناتها أبسط وأقل تفصيلًا.
• تهدف إلى إثبات المصروف وتسجيله بسرعة.
• يتم ربطها غالبًا بمصروفات الموظفين أو المصاريف التشغيلية.

وتركز تقنية الـOCR هنا على استخراج البيانات الأساسية مثل المبلغ والتاريخ ونوع المصروف.
 

فواتير الموردين:

هي فواتير أكثر تعقيدًا وتفصيلًا، حيث ترتبط بعمليات الشراء الرسمية من الموردين.

حيث:

• تحتوي على بيانات أكثر مثل رقم الفاتورة وتفاصيل البنود والضرائب.
• تهدف إلى تسجيل الالتزامات المالية ضمن الحسابات الدائنة.
• تحتاج إلى ربط بالمورد والحسابات المحاسبية بدقة.

ويتم استخدام  تقنية الـOCR هنا لتجهيز قيود محاسبية كاملة.

ما الفوائد العملية لاستخدام OCR في إدارة النفقات؟

هناك العديد من الفوائد التي توفرها  تقنية الـOCR في إدارة النفقات، والتي تنعكس بشكل مباشر على كفاءة العمل، ومن أبرز هذه الفوائد:

سرعة أكبر في معالجة المصروفات

تقليل الوقت اللازم لإدخال ومعالجة البيانات الخاصة بالإيصالات والفواتير، حيث يتم استخراج البيانات تلقائيًا خلال ثوانٍ.

 دقة أعلى في البيانات

انخفاض كبير في احتمالية حدوث الأخطاء البشرية، حيث تساهم تقنية الـOCR في تقليل الاعتماد على الإدخال اليدوي للبيانات.

 تقليل الأوراق والملفات المبعثرة

التقليل من المستندات الورقية واستبدالها بملفات إلكترونية منظمة وسهلة الإدارة.

 دعم أفضل للامتثال والاحتفاظ بالمستندات

حفظ وتنظيم المستندات بشكل رقمي داخل النظام، مما يجعل من السهل الرجوع إليها عند الحاجة.

 رؤية أوضح للمصروفات الفعلية داخل الشركة

تسهيل عملية تتبع وتحليل المصروفات، مما يمنح رؤية واضحة تساعد على اتخاذ قرارات أكثر دقة .

هل OCR كافٍ وحده؟

تُعد تقنية الـOCR خطوة مهمة جدًا، لكنها غير كافية لإدارة النفقات بشكل كامل، حيث يقتصر دورها على استخراج النصوص من الفواتير والإيصالات دون التطرق إلى باقي دورة العمل المحاسبية ومن أبرز الأسباب التي تجعل من الصعب الاعتماد على تقنية الـOCR بشكل منفرد ما يلي:

• الاكتفاء بعملية قراءة البيانات فقط حيث إنها لا تقوم بالتحليل المالي أو فهم طبيعة المصروف وتأثيره المالي.
• الحاجة إلى المراجعة والتدقيق، إذ قد تحدث بعض الأخطاء في قراءة البيانات المستخرجة.
• الحاجة إلى برنامج محاسبي لتصنيف المصروفات وربطها بالحسابات المناسبة.
• عدم القدرة على إدارة العمليات بشكل كامل مثل  الموافقات، والسياسات المالية، وإعداد التقارير.

ما التحديات التي قد تواجه الشركات عند استخدام OCR؟

إذا لم يتم استخدام تقنية الـOCR ضمن نظام متكامل، فقد تواجه الشركات بعض التحديات ومن أبرزها:

ضعف جودة الصور

قد يواجه الـOCR صعوبة في قراءة البيانات إذا كانت الصورة غير واضحة أو مهزوزة،  مما يؤثر على جودة النتائج المستخرجة 

 اختلاف تنسيقات الفواتير والإيصالات

نتيجة لاختلاف أشكال الفواتير من مورد لآخر، قد يواجه الـOCR صعوبة في التعرف على الحقول.

أخطاء في قراءة بعض الحقول

قد يخطئ الـOCR في قراءة بعض الأرقام أو الرموز، مثل الضرائب أو العملات.

الحاجة إلى مراجعة بشرية في بعض الحالات

لا يمكن الاستغناء عن المراجعة البشرية، إذ يجب دائمًا التأكد من صحة البيانات قبل اعتمادها

 متطلبات الأمان وحماية البيانات

ضرورة توفير أنظمة حماية قوية، نظرًا لأن الـOCR يتعامل مع مستندات مالية حساسة، وذلك لتفادي تسرب المعلومات أو سوء استخدامها.

متى يكون استخدام OCR مفيدًا أكثر لشركتك؟

يُعد استخدام تقنية الـOCR أكثر فائدة عند توفر احتياجات تشغيلية تجعل من الإدخال اليدوي عبئًا كبيرًا ومن أبرز هذه الحالات:

• وجود عدد كبير من الفواتير والإيصالات: إذا كانت منشأتك تتعامل مع عدد كبير من الفواتير والمستندات بشكل يومي أو شهري، فأن تقنية OCR تساعد على معالجتها بسرعة بدلًا من استهلاك وقت طويل في الإدخال اليدوي.
• تكرار عمليات إدخال البيانات: عند وجود بيانات يتم إدخالها بشكل يدوي ومتكرر، فإن تقنية الـOCR تقلل من هذا المجهود وتوفر الوقت.
• الحاجة إلى تقليل الأخطاء البشرية: تساعد تقنية الـOCR في تحسين دقة البيانات بشكل ملحوظ من خلال تقليل الاعتماد على الإدخال اليدوي.
• الحاجة إلى تقارير دقيقة وسريعة: تسهم تقنية الـOCR في تسريع إدخال البيانات بدقة، مما يساعد على إعداد تقارير مالية موثوقة وفي وقت أقل.

 كيف يساعدك دفترة على الاستفادة من OCR في إدارة النفقات؟

نظام دفترة يستطيع تقديم تقنية الـOCR بشكل احترافي وعملي داخل إدارة النفقات، من خلال قدرته على تحويل الفواتير والإيصالات إلى بيانات محاسبية جاهزة وذلك  من خلال ما يلي:

• سهولة في إدخال الفواتير والإيصالات: يمكن رفع صور أو ملفات PDF لأي فاتورة أو إيصال مباشرة داخل النظام، ليقوم الـOCR باستخراج البيانات تلقائيًا.
• تقليل وقت إدخال البيانات والمراجعة: يساعد دفترة على إنجاز هذه العملية خلال ثوانٍ، مع إمكانية مراجعتها قبل اعتمادها بشكل نهائي.
• تنظيم وتصنيف المصروفات: يساعد النظام على تصنيف النفقات تلقائيًا وربطها بالحساب المناسب، مما يجعلها أكثر وضوحًا وتنظيمًا.
• إعداد تقارير مالية: يمكّن دفترة المستخدمين من إعداد تقارير دقيقة عن النفقات وتحليلها بسهولة.

هل شركتك بحاجة فعلًا إلى OCR؟

تظهر أهمية تقنية الـOCR بوضوح حسب حجم العمل وطبيعته، أي أن ليست كل شركة بحاجة إلى استخدامه ويمكن معرفة ما إذا كانت شركتك بحاجة إليه أم لا من خلال مايلي:

• إذا كانت الشركة تتعامل مع عدد كبير من الفواتير والإيصالات بشكل يومي أو شهري، فإن الـOCR يصبح مفيدًا جدًا لتقليل الوقت والجهد في عملية الإدخال اليدوي.
• إذا كان الفريق المحاسبي في المنشأة يقضي وقتًا طويلًا في تسجيل المصروفات بدلًا من التركيز على التحليل المالي فإن الـOCR يصبح مهمًا لتحسين الإنتاجية.
• إذا كانت الأخطاء متكررة وكثيرة، فإن الـOCR يساعد في تقليل التدخل البشري وبالتالي تقليل هذه الأخطاء.
• إذا كنت تحتاج إلى تقارير مالية دقيقة ومنظمة، فإن  الـOCR يساهم في تسريع إدخال البيانات بشكل أكثر كفاءة.

الخاتمة

في الختام، فإن تقنية OCR لم تعد مجرد أداة مساعدة، بل أصبحت في بعض المنشآت جزءًا مهمًا من تطوير إدارة النفقات، لما تقدمه من مساهمة في تقليل الوقت المستغرق في إدخال البيانات وتقليل الأخطاء البشرية بالإضافة إلى تنظيم الفواتير والإيصالات بشكل أكثر كفاءة.

ولكن يظل استخدامها مرتبطًا باحتياج الشركة وحجم عملياتها المالية، حيث أثبتت تقنية OCR فعاليتها في الشركات التي تتعامل مع عدد كبير من المستندات وتسعى إلى التحول نحو الأتمتة بشكل كامل.

لذا فإن فهم إحتياج الشركة الحالي هو الخطوة الأولى قبل الاعتماد على OCR، لضمان أكبر استفادة منها وتحسين الأداء المالي بشكل عام.