نموذج إنذار موظف بسبب سوء السلوك

ما هو نموذج إنذار موظف بسبب سوء السلوك؟

نموذج إنذار موظف بسبب سوء السلوك هو وثيقة رسمية تُوجه للموظف نتيجة سلوك غير لائق، أو مخالف للسياسات. يوضح الإنذار طبيعة المشكلة، والتحسينات المطلوبة، والتبعات المحتملة في حال عدم الامتثال. كما يُسهم في توضيح التوقعات وتعزيز حس المسؤولية، ويُعد أداة مهمة لحماية المؤسسة قانونيًا ودعم بيئة عمل محترفة ومنتجة.

ما أهمية نموذج إنذار موظف بسبب سوء السلوك؟

ترجع أهمية نموذج إنذار موظف بسبب سوء السلوك إلى أنها أداة أساسية في إدارة الموارد البشرية، حيث تساهم في توثيق سوء السلوك لدى الموظف بشكل رسمي. كما توفر وسيلة واضحة لإبلاغ الموظف بطبيعة المشكلة ومدى خطورتها، مع تحديد توقعات دقيقة للتحسين والفترة الزمنية اللازمة لتحقيقه.

من خلال هذا الإنذار، يُمنح الموظف فرصة عادلة لتعديل سلوكه أو تحسين أدائه قبل اللجوء إلى إجراءات تأديبية أشد. إضافةً إلى ذلك، تُسهم نماذج الإنذارات في حماية صاحب العمل قانونياً، في حال تطور الموقف إلى إنهاء خدمة أو اتخاذ إجراءات قانونية لاحقة.

ما عناصر نموذج إنذار موظف بسبب سوء السلوك؟

فيما يلي أبرز العناصر التي يجب أن يتضمنها نموذج إنذار موظف بسبب سوء السلوك لضمان فعاليته وامتثاله للإجراءات الرسمية:

1. التاريخ ومعلومات الموظف

يجب أن يتضمن الخطاب تاريخ إصدار الإنذار، والاسم الكامل للموظف، ومسمّاه الوظيفي، والإدارة أو القسم الذي يعمل به، لتحديد الطرف المعني بشكل واضح، وتوثيق الواقعة رسميًا.

2. سطر الموضوع

إدراج موضوع واضح ومباشر يعكس غرض الخطاب، مثل: "الموضوع: تحذير رسمي بسبب سوء السلوك".

3. وصف تفصيلي لسوء السلوك

توضيح ما حدث بدقة، مع ذكر تاريخ ووقت ومكان الحادثة، وتفاصيل السلوك غير المقبول، الشهود على سوء السلوك إن وجد، والإشارة إلى أي تحذيرات سابقة شفوية أو كتابية.

4. الإشارة إلى السياسات التي تم انتهاكها

يجب ربط المخالفة بسياسات أو لوائح الشركة لتدعيم الإجراء إداريًا وقانونيًا.

5. تحديد التوقعات والإجراءات التصحيحية

وضّح السلوك المتوقع من الموظف في المستقبل، وحدد الإجراءات اللازمة لتحسين الأداء أو تعديل السلوك، مثل: الالتزام بالتواصل المهني، أو الخضوع لجلسات تدريب أو إرشاد، واحترام تعليمات الإدارة.

6. بيان العواقب في حال التكرار

يجب توضيح الإجراءات التي قد تُتخذ في حال استمرار السلوك غير المهني، والتي قد تشمل: إنذارات إضافية، أو إيقاف مؤقت عن العمل، أو فصل نهائي من العمل.

7. توقيع الموظف وإقرار بالاستلام

يُختتم الخطاب بتوقيع ممثل الإدارة أو الموارد البشرية، مع إتاحة قسم للموظف لتوقيع الاستلام، كإثبات رسمي على علم الموظف بمضمون التحذير.

كيفية عمل نموذج إنذار موظف بسبب سوء السلوك؟

عندما يُظهر الموظف سلوكًا غير مناسب أو أداءً دون المستوى المطلوب، يصبح من الضروري توثيق الوضع رسميًا. فيما يلي خطوات كتابة خطاب تحذير فعال وعادل ومتوافق مع السياسات المعتمدة:

1. إدراج المعلومات الأساسية

ابدأ الخطاب بذكر اسم الموظف الكامل، المسمى الوظيفي، القسم، وتاريخ تحرير الخطاب. هذا يعزز وضوح الوثيقة، ويوثق بشكل دقيق الشخص المعني والتوقيت.

2. تحديد الغرض من الخطاب

وضّح منذ البداية أن الخطاب يُعد تحذيرًا رسميًا يتعلق بمشكلة معينة. يجب أن تكون اللغة واضحة ومهنية، مع التأكيد على أن الموضوع تم التطرق إليه سابقًا شفهيًا.

3. وصف المشكلة أو السلوك

قدم شرحًا دقيقًا ومحددًا للمخالفة أو ضعف الأداء، متضمنًا التواريخ والأوقات والأمثلة الواقعية. ابتعد عن التعميم أو النبرة العاطفية، وركز فقط على الحقائق الموثقة.

4. الرجوع إلى السياسات الداخلية

اربط السلوك محل الخطاب بسياسات الشركة أو دليل الموظف أو التوصيف الوظيفي، لتوضيح المعايير التي تم انتهاكها بشكل دقيق وداعم.

5. شرح تأثير السلوك

بيّن كيف أثّرت تصرفات الموظف سلبًا على الفريق، أو القسم، أو بيئة العمل ككل، سواء من حيث الإنتاجية، أو الأجواء المهنية، أو السمعة المؤسسية.

6. تحديد التوقعات والجدول الزمني

وضح التعديلات المطلوبة من الموظف، وحدد أهدافًا واضحة قابلة للقياس، ومهلة زمنية محددة يجب فيها الالتزام بالتحسين.

7. ذكر العواقب وإدراج التوقيع

اشرح ما قد يترتب على تكرار السلوك أو عدم الالتزام بالتحسين، مثل اتخاذ خطوات تأديبية إضافية أو الفصل من العمل. كما يجب ترك مساحة لتوقيع الموظف والمشرف، لإثبات استلام الخطاب وقراءته.

ويمكنك بإستخدام برنامج دفترة لإدارة الموارد البشرية إضافة إنذار لموظف بسبب سوء السلوك بسهولة عن طريق إستخدام خاصية إضافة ملاحظة/ مرفق إلى ملف الموظف، وذلك باتباع الخطوات التالية:

• الدخول على الملف الشخصي للموظف: من القائمة الرئيسية اختر “إدارة الموظفين” ثم افتح الملف التعريفي للموظف المطلوب إضافة ملاحظة أو مرفق له.
• إضافة ملاحظة / مرفق: اضغط على زر "إضافة ملاحظة / مرفق".
• إدخال البيانات: أدخل البيانات المطلوبة وهي: التاريخ، الوقت، الإجراء المنفذ من القائمة المنسدلة، وحالة الملاحظة أو المرفق.
• إضافة إجراءات أو حالات جديدة (إذا لزم): يجب إضافة الإجراءات والحالات لتظهر في القوائم المنسدلة، ويمكن تعديل أو إضافة إجراءات وحالات جديدة من خلال “تعديل قائمة الإجراءات” أو “تعديل قائمة الحالات” ثم الضغط على “حفظ”.

كيف يُستخدم نموذج إنذار موظف بسبب سوء السلوك؟

يُستخدم نموذج إنذار الموظف بسبب سوء السلوك عند ارتكابه سلوكًا يتعارض مع سياسات الشركة، أو يُخلّ بانضباط بيئة العمل، أو يؤثر سلبًا على الأداء العام والإنتاجية. وهذه هي أنواع سوء السلوك في مكان العمل التي يستخدم فيها نموذج الإنذار:

• العصيان: مثل رفض تنفيذ التعليمات أو إظهار عدم الاحترام للمديرين والمشرفين.
• المضايقة: ويشمل التنمر، التمييز، أو أي سلوك غير لائق تجاه الزملاء.
• مخالفة السياسات: كخرق قواعد أمن المعلومات، أو انتهاك السرية، أو التصرف بما يخالف المعايير الأخلاقية المعتمدة.
• الغياب أو التأخير المتكرر: تكرار الغياب بدون إذن أو التأخير المستمر بما يؤثر على سير العمل.
• السلوك غير المهني: مثل التصرفات العدوانية، استخدام ألفاظ مسيئة، أو إثارة التوتر داخل بيئة العمل.

من المستفيدين من نموذج إنذار موظف بسبب سوء السلوك؟

1. الإدارة وأصحاب العمل

تستفيد الإدارة من نموذج الإنذار كأداة فعالة لتوثيق حالات سوء السلوك بشكل رسمي وقانوني، مما يساعد على فرض الانضباط داخل بيئة العمل. كما يُمكّن الإدارة من التعامل مع السلوكيات غير المقبولة بطريقة منظمة وعادلة، والتقليل من المخاطر القانونية في حال تصعيد الإجراءات.

2. قسم الموارد البشرية

يُعد النموذج أداة رئيسية للموارد البشرية في تطبيق سياسات المؤسسة بشكل عادل وشفاف. كما يمكن من خلاله توثيق المخالفات، ومتابعة سلوك الموظفين، ووضع خطط تحسين أو تأهيل مناسبة. كما يساعد في التعامل مع المشكلات السلوكية بطريقة احترافية، ويضمن وجود سجل رسمي يُرجع إليه عند الحاجة، خاصة في حال تصاعد الموقف.

3. الموظف نفسه

رغم أن النموذج يُستخدم كتحذير، إلا أنه يصب في مصلحة الموظف أيضًا، حيث يمنحه فرصة واضحة لتعديل سلوكه قبل اتخاذ إجراءات أكثر صرامة. كما يوفر له توجيهًا صريحًا حول ما هو متوقع منه، ويساعده على إدراك تأثير أفعاله على بيئة العمل، مما يتيح له تصحيح المسار وتحسين أدائه المهني.