نموذج إنذار موظف بسبب الإهمال

ما هو نموذج إنذار موظف بسبب الإهمال؟

يُعد نموذج الإنذار للموظف بسبب الإهمال إجراءً رسميًا تتخذه إدارة الموارد البشرية لتوثيق ومناقشة سوء السلوك، أو المسائل التأديبية، أو ضعف الأداء. ويساعد هذا الخطاب على توضيح توقعات السلوك المستقبلي، وقد يشكّل خطوة تمهيدية لإنهاء الخدمة عند الحاجة.

كما يُعتبر خطاب التحذير آلية اتصال رسمية تمكّن إدارة الموارد البشرية من السيطرة على الموقف واتخاذ الإجراءات اللازمة وفق سياسة الشركة. وعندما لا يحقق التواصل الشفهي بين الموظف ومشرفه (أو مدير الموارد البشرية) التغييرات المطلوبة، فإن الإنذار المكتوب يساهم في تسليط الضوء على المشكلة وتوثيق أوجه القصور.

ما أهمية نموذج إنذار موظف بسبب الإهمال؟

تعود أهمية نموذج إنذار موظف بسبب الإهمال إلى:

• توثيق حالة الإهمال بخطاب رسمي يوضح للموظف خطورة الموقف وضرورة تحسين الأداء خلال مدة زمنية محددة.
• حفظ الإنذار في ملف الموظف لتسهيل الرجوع إليه في حال تكرار الإهمال أو السلوك غير المهني.
• إمكانية استخدام الإنذار كدليل قانوني داعم في حال إنهاء الخدمة أو اتخاذ أي إجراء قانوني آخر.

ما عناصر نموذج إنذار موظف بسبب الإهمال؟

يتكون النموذج كم مجموعة من العناصر هي:

1- البيانات الأساسية للموظف: وتشمل اسم الموظف، الوظيفة، واسم الشركة.

2- مقدمة الإنذار: تتضمن توضيح أن الخطاب بمثابة إنذار رسمي، مع الإشارة إلى السبب وهو الإهمال في أداء المهام الوظيفية.

3- تفاصيل المخالفة: تشتمل على وصف الحوادث أو التصرفات التي تعكس الإهمال، مع ذكر أمثلة واضحة مثل التأخير في إنجاز الأعمال، عدم الالتزام بالمواعيد النهائية، أو الأخطاء في المستندات.

4- تأثير المخالفة: توضيح أثر الإهمال على صورة الموظف المهنية، وكذلك على سمعة واحترافية الشركة.

5- الغرض من الإنذار: بيان أن الهدف هو تنبيه الموظف بخطورة الموقف وضمان عدم تكرار المخالفة من خلال تحسين الأداء والالتزام بالمسؤوليات.

6- التحذير من العواقب: الإشارة إلى أن استمرار الإهمال قد يؤدي إلى إجراءات تأديبية قد تصل إلى إنهاء الخدمة.

7- إتاحة التواصل: دعوة الموظف للتواصل لطرح أي استفسارات أو مناقشة الموضوع بشكل أعمق مع مديره أو إدارة الموارد البشرية.

8- البيانات الختامية: وتشمل اسم مدير الموارد البشرية، المسمى الوظيفي، اسم الشركة، وتوقيع الموظف لتأكيد الاستلام.

كيفية عمل نموذج إنذار موظف بسبب الإهمال؟

على الرغم من أن كتابة خطاب تحذير قد تبدو عملية بسيطة، إلا أنها تتطلب دقة واتباع خطوات منظمة لضمان فعاليتها. فيما يلي أهم النقاط التي يجب مراعاتها:

1- الالتزام بهيكل واضح للخطاب: يجب أن يحتوي الخطاب على ترتيب منطقي وأقسام محددة، مما يسهل قراءته وفهمه.

2- عرض الحقائق بوضوح: أوضح تفاصيل الموقف الذي استدعى إصدار الإنذار، بما في ذلك نوع المخالفة وسياقها والأحداث التي وقعت.

3- تحديد الإجراءات التأديبية: بيّن الإجراءات التي ستتخذ بناءً على الموقف، مثل الإنذار الكتابي أو الإيقاف المؤقت عن العمل أو أي إجراء آخر وفق سياسة الشركة.

4- إتاحة الفرصة للموظف للتوضيح: منح الموظف فرصة لشرح وجهة نظره قد يكشف عن أسباب أو عوامل أساسية وراء السلوك.

5- توقيع الموظف على الخطاب: احرص على أن يوقع الموظف على الخطاب لإثبات استلامه وفهمه لمحتواه.

6- اختتام الخطاب برسالة إيجابية: أكّد أن الهدف الأساسي من الإنذار هو تحسين الأداء وتعزيز فرص النجاح المشترك بين الموظف والشركة.

ويمكنك بإستخدام برنامج دفترة لإدارة الموارد البشرية إضافة إنذار لموظف بسبب الإهمال بسهولة عن طريق إستخدام خاصية إضافة ملاحظة/ مرفق إلى ملف الموظف، وذلك باتباع الخطوات التالية:

• الدخول على الملف الشخصي للموظف: من القائمة الرئيسية اختر “إدارة الموظفين” ثم افتح الملف التعريفي للموظف المطلوب إضافة ملاحظة أو مرفق له.
• إضافة ملاحظة / مرفق: اضغط على زر "إضافة ملاحظة / مرفق".
• إدخال البيانات: أدخل البيانات المطلوبة وهي: التاريخ، الوقت، الإجراء المنفذ من القائمة المنسدلة، وحالة الملاحظة أو المرفق.
• إضافة إجراءات أو حالات جديدة (إذا لزم): يجب إضافة الإجراءات والحالات لتظهر في القوائم المنسدلة، ويمكن تعديل أو إضافة إجراءات وحالات جديدة من خلال “تعديل قائمة الإجراءات” أو “تعديل قائمة الحالات” ثم الضغط على “حفظ”.

كيف يُستخدم نموذج إنذار موظف بسبب الإهمال؟

يستخدم صاحب العمل نموذج الإنذار المكتوب كوثيقة رسمية لتنبيه الموظف بشأن حالات الإهمال في أداء مهامه وسلوكه المهني، مع توضيح العواقب المحتملة في حال عدم تصحيح هذا السلوك (فيما يتعلق باستمرارية التوظيف). إن التحذير المكتوب يكون في هذه الحالة موجهًا خصيصًا لمعالجة مظاهر الإهمال التي لا تتماشى مع متطلبات الدور الوظيفي.

من المستفيدين من نموذج إنذار موظف بسبب الإهمال؟

• صاحب العمل أو إدارة الموارد البشرية: للاستفادة من توثيق حالات الإهمال رسميًا واتخاذ الإجراءات التصحيحية أو التأديبية عند الحاجة.
• المدير المباشر: كأداة لمتابعة أداء الموظف وتحديد ما إذا تم تحسين السلوك أو تكررت المخالفة.
• الموظف نفسه: لفهم خطورة الموقف والاطلاع على التوقعات المطلوبة منه والمدة المحددة للتحسين.