نموذج طلب استقدام

ما هو نموذج طلب استقدام؟

يُعدّ طلب الاستقدام وثيقة رسمية داخلية يُصدرها مسؤول التوظيف عند الحاجة إلى تعيين موظفين جدد. وتمثّل هذه الوثيقة الخطوة الأولى في إجراءات التوظيف، كما تُشكّل الأساس الذي تُبنى عليه العملية كاملة.

وتتضمّن عادةً معلومات أساسية مثل المسمّى الوظيفي، ونطاق الراتب، ووصف الوظيفة، ونوع العمل، والميزانية، وتاريخ المباشرة، وغيرها من التفاصيل التي تساعد مسؤولي التوظيف على فهم احتياجات القسم بدقة والبحث عن المرشحين المناسبين.

بعد إعداد طلب الاستقدام، يقوم مدير التوظيف بإرساله إلى قسم الموارد البشرية وإلى المديرين المعنيين لاعتماده. ولا تبدأ عملية التوظيف فعليًا إلا بعد الموافقة على هذا الطلب.

ما أهمية نموذج طلب استقدام؟

يُعد نموذج طلب الاستقدام وثيقة داخلية أساسية تُسهم في تنظيم عملية استقطاب الموظفين الجدد وتوضيح الحاجة الفعلية للتوظيف. وتبرز أهميته في الجوانب التالية:

1- توضيح الحاجة إلى التوظيف:

يساعد النموذج في تحديد سبب الحاجة إلى موظف جديد، سواء كان بديلاً لموظف سابق أو إضافة جديدة لدعم التوسع. كما يسهّل على فريق الموارد البشرية فهم مبررات التوظيف واتخاذ قرار مبني على بيانات واضحة، مما يضمن توافق العملية مع سياسات المؤسسة.

2- مواءمة التوظيف مع أهداف المنظمة:

يسهم الطلب في ربط قرار التعيين بالأهداف الاستراتيجية للمؤسسة. فالمبرر المكتوب يُظهر كيف سيساعد الدور المطلوب في تحقيق أهداف قصيرة أو طويلة المدى، مثل تحسين الخدمة أو زيادة الإنتاجية أو دعم مبادرات جديدة.

3- تقييم الميزانية بشكل دقيق:

نظرًا لأن تعيين موظف جديد يمثل تكلفة مالية، يساعد النموذج في مراجعة الميزانية المتاحة والتأكد من قدرة المؤسسة على تغطية الراتب والحوافز. كما يوفّر نطاقًا واضحًا للراتب، مما يدعم عملية التفاوض مع المرشحين لاحقًا.

4- دعم عملية اتخاذ القرار:

من خلال تقديم معلومات شاملة ومبررات قوية، يصبح الطلب وثيقة أساسية تُعتمد عليها الأقسام المعنية للموافقة على التعيين. ويساعد ذلك في جعل قرارات التوظيف أكثر دقة وموضوعية.

5- تعزيز الشفافية والتنظيم الداخلي:

يضمن النموذج توثيق جميع تفاصيل الوظيفة المطلوبة عبر القنوات الرسمية، مما يعزز الشفافية بين الأقسام، ويُسهل متابعة الطلبات، ويُحدد المسؤوليات بوضوح.

ما عناصر نموذج طلب استقدام؟

1. المسمّى الوظيفي: تحديد العنوان الوظيفي المطلوب شغلُه بشكل دقيق وواضح.
2. القسم: ذكر القسم أو الفريق أو المشروع الذي يحتاج إلى التوظيف.
3. مدير التوظيف: تدوين اسم مدير التوظيف المسؤول عن الطلب وصاحب القرار النهائي بشأنه.
4. نوع الطلب: تحديد ما إذا كان المنصب جديدًا ضمن خطة التوسع، أم بديلًا لشاغر قائم.
5. عدد الشواغر: تحديد عدد الوظائف المطلوب شغلها لهذا الدور.
6. نوع التوظيف: توضيح طبيعة العمل: دوام كامل، دوام جزئي، عقد عمل، تدريب، عمل موسمي، مؤقت.
7. مبرر التوظيف: شرح سبب طلب شغل هذا المنصب، مع توضيح الأهداف المتوقعة، ومؤشرات الأداء الرئيسية، وأثر المنصب على تحقيق أهداف القسم والمنظمة.
8. المؤهلات المطلوبة: ذكر المؤهلات الأكاديمية والخبرات العملية والمهارات التقنية والسلوكية اللازمة للوظيفة.
9. نطاق الراتب: تحديد الشريحة المتوقعة للراتب، بما في ذلك مكافآت الانضمام أو الحوافز المحتملة.
10. تاريخ الانضمام المتوقع: توضيح موعد بدء العمل المقترح لتسهيل تخطيط عملية التوظيف.
11. الوصف الوظيفي: إرفاق أو إدراج وصف وظيفي محدّث يتضمن المهام والمسؤوليات المطلوبة للدور.

كيفية عمل نموذج طلب استقدام؟

لعمل نموذج طلب استقدام بطريقة صحيحة، اتبع الخطوات التالية:

1- تحديد المسمّى الوظيفي:

ابدأ بكتابة اسم الوظيفة الشاغرة بوضوح، مع الإشارة إلى مستوى الأقدمية والفريق التابع له الدور.

2- تحديد القسم المعني:

اذكر القسم الذي يتبع له المنصب، لمساعدة قسم الموارد البشرية على فهم نطاق الوظيفة ومسؤولياتها.

3- تحديد نوع التوظيف:

وضّح طبيعة العمل: دوام كامل، دوام جزئي، عقد مؤقت، أو أي نوع آخر، بما يساعد في تقدير التكاليف ومتطلبات العمل.

4- تحديد ما إذا كانت وظيفة جديدة أو بديلة:

بيّن ما إذا كان الطلب لإضافة موظف جديد بهدف التوسع، أم لاستبدال موظف غادر الشركة، مع بيان سبب الحاجة للاستبدال إن وجد.

5- إدراج الوصف الوظيفي:

أضف وصفًا مفصلًا للوظيفة يشتمل على المهام والمسؤوليات والمؤهلات والمهارات المطلوبة، لدعم مبررات التوظيف.

6- تحديد تاريخ البدء المطلوب:

اذكر الموعد المتوقع لبدء الموظف العمل، مما يساعد الموارد البشرية في تحديد مدى إلحاح الطلب وتنظيم جدول التوظيف.

7- تحديد نطاق الراتب:

وضّح الشريحة المتوقعة للراتب، سواء كان أجرًا شهريًا أو بالساعة، لتسهيل عملية التفاوض وتقريب توقعات المتقدمين.

8- توضيح المزايا الوظيفية المتوقعة:

اذكر المزايا المرتبطة بالدور، مع الأخذ في الاعتبار اختلاف المزايا بين المتعاقدين وموظفي الدوام الكامل والجزئي.

9- تحديد الميزانية المطلوبة للمنصب:

قدّم نظرة عامة على التكلفة الإجمالية، بما في ذلك أي نفقات إضافية مثل مكافآت التوظيف أو المعدات اللازمة للموظف الجديد.

10- إرفاق مبرر التوظيف:

أدرج شرحًا مفصلًا يوضح سبب أهمية هذا المنصب ودوره في دعم أداء القسم وأهداف المؤسسة، وهو العنصر الأهم في الطلب.

كيف يُستخدم نموذج طلب استقدام؟

يُستخدم نموذج طلب الاستقدام كوثيقة رسمية تساعد على بدء عملية التوظيف داخل المؤسسة. يقوم مدير التوظيف أو الجهة الطالبة بملء النموذج وتضمين جميع التفاصيل المتعلقة بالوظيفة المطلوب شغلها، مثل المسمّى الوظيفي، مبررات التعيين، نوع التوظيف، نطاق الراتب، وتاريخ البدء. بعد ذلك يُرسل النموذج إلى قسم الموارد البشرية والمديرين المعنيين للمراجعة والموافقة.

لا تبدأ عملية التوظيف فعليًا إلا بعد اعتماد النموذج، إذ تعتمد عليه الموارد البشرية في الإعلان عن الوظيفة، فرز المرشحين، وتحديد المعايير المناسبة للبحث عن كفاءات تلبي احتياجات القسم.

من المستفيدين من نموذج طلب استقدام؟

1. مديرو التوظيف: يساعدهم النموذج على توثيق احتياجهم للموظفين وطلب الموافقة الرسمية، كما يوفر لهم إطارًا لاختيار المرشحين المناسبين.
2. قسم الموارد البشرية: يستفيد من النموذج لفهم الاحتياج الحقيقي للتوظيف، ولتخطيط عملية الاستقطاب والميزانية وفقًا للبيانات الواضحة المدرجة في النموذج.