معالجة الدفعات المقدمة بموجب الفاتورة الإلكترونية

الفاتورة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية يجب أن تكون متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA)، وهي الهيئة الحكومية المسؤولة عن تنظيم وتطبيق الأنظمة الضريبية والجمركية في المملكة، مما يسهل الالتزام بالمتطلبات الضريبية. تساهم ZATCA في دعم الشركات في تطبيق أنظمة الفوترة الإلكترونية الحديثة من خلال مشروع "فاتورة" وتحسين كفاءة العمليات الضريبية.

بالنسبة للدفعات المقدمة، يجب أن يتم إصدار فواتير إلكترونية متوافقة مع متطلبات ZATCA، حيث تتمثل معالجة الدفعات المقدمة بموجب الفوترة الإلكترونية في تعزيز الشفافية ومكافحة التهرب الضريبي وتحسين دقة العمليات المالية، وتوفير الوقت والجهد المبذول في العمليات المحاسبية للشركات.

يساعد استخدام المعالجة الآلية في الدفعات المقدمة على تجنب الأخطاء البشرية، وتتبع المدفوعات، والإبلاغ الفوري مع منصة ZATCA خلال 24 ساعة كحد أقصى، وخفض المصاريف الإدارية، وأخيراً التوقيع الرقمي المتقدم (UUID) وتشفير جميع البيانات الهامة.

تعد الفواتير الإلكترونية خطوة استراتيجية نحو تحسين التدفق النقدي وتقليل التكاليف، مما يجعلها ضرورة ملحة لكل الشركات. لذلك، ندعو الشركات إلى اتخاذ الخطوات اللازمة لتبني هذه الأنظمة الحديثة.

الفواتير الإلكترونية للمدفوعات المسبقة في السعودية

الفواتير الإلكترونية للمدفوعات المسبقة في السعودية هي مستند إلكتروني يحتوي على تفاصيل المنتج أو الخدمة، ومعلومات عن البائع والمشتري، والضرائب، وإجمالي القيمة، ورقم الفاتورة. يتم إصدار الفاتورة قبل استلام إجمالي القيمة المطلوبة بهدف إثبات وجود معاملة بيعية بين طرفين. كما تُصدر بهدف تسليمها إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك لدعم النظام الضريبي للفواتير الموحدة وضمان فعاليتها.

تشكل الفواتير الإلكترونية للمدفوعات المسبقة أهمية كبيرة لضمان شفافية المعاملات المالية، والحد من الأخطاء المحتملة، وتسهيل عمليات إصدار المدفوعات وتتبعها بكفاءة، بالإضافة إلى الامتثال لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.

حالات الفواتير الإلكترونية للمدفوعات المسبقة في المملكة العربية السعودية

يجب معرفة أن فاتورة المدفوعات المقدمة في المملكة العربية السعودية تخضع لضريبة القيمة المضافة، مما يعني أن معاملة المدفوعات المسبقة أو المقدمة يجب أن يتم إصدار فاتورتها خلال 15 يوماً بعد استلام المبلغ، وتعد إجبارية على جميع الحالات.

الحالة الأولى: إذا قام العميل بدفع 100% من ثمن المنتج أو الخدمة، يجب إصدار فاتورة ضريبية فورية تحتوي على قيمة الدفع المسبق وضريبة القيمة المضافة، وإصدار الفاتورة خلال 15 يوماً. وعندما يستلم العميل السلعة أو الخدمة، يتم تسوية الدفع المسبق مع إجمالي الفاتورة.

الحالة الثانية: إذا قام العميل بدفع جزء من المبلغ الإجمالي يجب إصدار الفاتورة الضريبية. وعند تسليم السلعة أو تقديم الخدمة للعميل، يتم تسوية الجزء المدفوع مع إجمالي القيمة المتبقية، وإصدار الفاتورة الضريبية النهائية وفقاً للرصيد المتبقي. المعالجة الحسابية هنا عبارة عن خصم المبلغ المدفوع مسبقاً من إجمالي الفاتورة النهائية.

ملاحظة:

• يتم حساب ضريبة القيمة المضافة على المبلغ المدفوع مسبقاً بنسبة 15% فقط.
• التسوية النهائية وهي ربط الدفع المسبق بالفاتورة النهائية وقت تسليم المنتج أو تقديم الخدمة للعميل.

ما هي فاتورة الدفعة المقدمة؟

فاتورة الدفعة المقدمة، ويُطلق عليها أيضاً فاتورة الدفعة المسبقة، هي وثيقة رسمية تُستخدم لتوثيق معاملة بيع لمنتج أو تقديم خدمة، بدفع إما جزء من المبلغ أو القيمة كاملة. تحتوي على معلومات الطرفين وتفاصيل المنتج أو الخدمة، والضريبة المضافة. تضمن هذه الفاتورة تحسين التدفق النقدي للبائع، والتزام العميل بالمعاملة، ويترتب عليها العديد من المزايا الأخرى.

ضمان الالتزام وتحسين التدفق النقدي هما من مزايا فاتورة الدفعة المقدمة. تأتي أيضاً ضمن مزاياها العديدة بالنسبة للبائع تغطية النفقات للتكاليف الأولية لصناعة الطلب أو تقديم الخدمة. بينما بالنسبة إلى العميل، فهي تمنحه فرصة سداد المبلغ أو حجز الخدمة إذا كان الطلب عليها متزايداً.

اقرأ أيضًا: قيود الدفعات المقدمة وكيفية معالجتها محاسبيًا

كيفية عمل فاتورة إلكترونية في السعودية للدفعات المقدمة 

يتطلب عمل فاتورة إلكترونية في السعودية للدفعات المقدمة نظامًا إلكترونيًا كاملًا ومتوافقًا مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (ZATCA). يتم إرسال الفاتورة إلى العميل كمرحلة أولى، وبعدها يتم إبلاغ هيئة الزكاة والضريبة والجمارك بالفاتورة إلكترونيًا.

يتطلب إنشاء فاتورة إلكترونية في السعودية للدفعات المقدمة إدخال البيانات الأساسية، مثل المبلغ أو النسبة المدفوعة، وبيانات العميل والخدمة أو السلعة المقدمة، وبالطبع إضافة ضريبة القيمة المضافة، ومن ثم التحقق من رمز الاستجابة السريع (QR) والختم الإلكتروني.

الخطوة الأخيرة في فاتورة الدفعات المقدمة الإلكترونية هي إرسالها إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ليتم تسجيل الفاتورة.

هناك بعض الخطوات التي يجب وضعها في عين الاعتبار عند إصدار فاتورة إلكترونية خاصة بالدفعات المسبقة، مثل التسجيل في نظام الفوترة الإلكترونية التابع لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، والاشتراك في نظام محاسبي معتمد من قِبل الهيئة، ثم اتباع خطوات إنشاء الفاتورة وإدراجها تحت خيار الدفعة المقدمة لتصنيفها، مما يسهل تتبعها.

خطوات عمل فاتورة إلكترونية للدفعات المقدمة في نظام دفترة

إليكم الآن آلية عمل فاتورة إلكترونية في السعودية للدفعات المقدمة  أو المسبقة في برنامج المحاسبة من دفترة:

1- القائمة الرئيسية ثم الضغط على المبيعات، واختار "إدارة الفواتير".

2- اختيار نوع الفاتورة من زر (إضافة): "فاتورة دفعة مقدمة جديدة".

3- إدخال بيانات الفاتورة الأساسية: اسم العميل، المنتج أو الخدمة، السعر.

4- إدخال الملاحظات.

5- أيقونة "مدفوع بالفعل" لا يمكن تعديلها لإنها تمثل اكتمال دفعة الخدمة أو المنتج.

6- حفظ الفاتورة بالضغط على "حفظ".

قم بالتعرف أكثر على خطوات إصدار الفاتورة من خلال: دليل إنشاء فاتورة إلكتورنية في نظام دفترة للدفعات المقدمة.