نموذج إنذار موظف بسبب مشاجرة

ما هو نموذج إنذار موظف بسبب مشاجرة؟

خطاب تحذير موظف بسبب مشاجرة هو وثيقة رسمية يصدرها صاحب العمل أو قسم الموارد البشرية لتوثيق سلوك غير مهني يتمثل في تورط الموظف في شجار أو مشادة داخل بيئة العمل. يُستخدم هذا الخطاب كإجراء تأديبي أولي يهدف إلى تنبيه الموظف بخطورة ما بدر منه، كونه يخالف سياسات الشركة المتعلقة بالانضباط، والاحترام المتبادل، والسلوك المهني.

يُعد الخطاب وسيلة رسمية لمعالجة الحادثة بشفافية، ويمنح الموظف فرصة لتصحيح سلوكه وتفادي تكرار السلوك في المستقبل. كما يُساهم في توثيق تصرفات الموظف واستجابة جهة العمل، وهو ما يُعد خطوة مهمة في حال تطلب الأمر اتخاذ إجراءات تصعيدية لاحقة مثل الإنذار النهائي أو الفصل.

ما أهمية نموذج إنذار موظف بسبب مشاجرة؟

تكمن أهمية نموذج إنذار موظف بسبب مشاجرة في عدة جوانب تنظيمية وتأديبية مهمة، أبرزها:

• توثيق السلوك غير المهني: يعمل كوثيقة رسمية تُسجل الحادثة بشكل شفاف وموضوعي ضمن ملف الموظف.
• تنبيه الموظف بخطورة تصرفه: يُعد أداة تحذيرية تساعد الموظف على إدراك أن ما بدر منه مخالف لسياسات العمل.
• تعزيز الانضباط والسلوك المهني: يُسهم في ترسيخ ثقافة احترام القوانين الداخلية وضبط السلوك بين الموظفين.
• الوقاية من تكرار الحوادث: يمنح الموظف فرصة لتعديل سلوكه وتفادي التصعيد في المستقبل.

ما عناصر نموذج إنذار موظف بسبب مشاجرة؟

العناصر الأساسية التي ينبغي تضمينها في خطاب إنذار موظف بسبب مشاجرة:

1. التاريخ ومعلومات الموظف: يجب أن يبدأ الخطاب بتاريخ الإصدار، ويشمل البيانات الأساسية للموظف مثل: الاسم الكامل، المسمى الوظيفي، القسم أو الإدارة التابع لها، وذلك لضمان توجيه الخطاب بشكل دقيق وواضح.
2. سطر الموضوع: يُدرج في مقدمة الرسالة ويُعبّر بوضوح عن الغرض منها، وهو الإنذار بسبب التورط في مشاجرة.
3. وصف مفصل ودقيق لحادثة المشاجرة: تقديم سرد واقعي وموضوعي للحادثة أو الحوادث التي وقعت، ويُفضل أن يتضمن، تاريخ ووقت ومكان الواقعة، ما حدث تحديدًا وبصورة موثقة، أسماء الشهود أو من حضر الواقعة (إن وجدوا)، أي تحذيرات سابقة (شفهية أو مكتوبة).
4. الإشارة إلى السياسات الداخلية المخالفة: يجب ربط السلوك المُخالف بسياسات أو لوائح الشركة الرسمية لتوفير أساس تنظيمي واضح للإنذار.
5. توضيح التوقعات والإجراءات التصحيحية المطلوبة: ينبغي توضيح ما هو متوقع من الموظف لتصحيح سلوكه، وقد يتضمن ذلك: مهلة زمنية للتحسين، المشاركة في تدريب أو توجيه، الالتزام بسلوك أفضل في المستقبل.
6. تحديد العواقب في حال تكرار السلوك: يجب إبلاغ الموظف بشكل صريح بالعقوبات المحتملة في حال تكرار السلوك، مثل: إنذارات إضافية، الإيقاف المؤقت، الفصل النهائي من العمل.
7. توقيع الموظف والإقرار: يجب أن يُختتم الخطاب ببيانات صاحب العمل أو ممثل الموارد البشرية (الاسم، المسمى، التوقيع)، إلى جانب قسم خاص لتوقيع الموظف كتأكيد على استلامه الرسالة.

كيفية عمل نموذج إنذار موظف بسبب مشاجرة؟

عند إصدار خطاب إنذار لموظف نتيجة التورط في مشاجرة، يجب الالتزام بعناصر محددة لضمان اتساق الرسالة ووضوحها، مع مراعاة القواعد والسياسات المعتمدة داخل المؤسسة. إليك الخطوات لعمل نموذج إنذار موظف بسبب مشاجرة:

1. توضيح سبب التحذير

ابدأ الخطاب بذكر السبب الرئيسي للإنذار، وهو التورط في مشاجرة داخل بيئة العمل، مع الإشارة إلى القواعد أو السياسات التي تم انتهاكها.

مثال: "يُصدر هذا الإنذار الكتابي نتيجة لتورطك في مشاجرة داخل مقر العمل بتاريخ (…). هذا التصرف يُعد مخالفًا صريحًا لسياسات المؤسسة التي تنص على ضرورة احترام زملاء العمل والحفاظ على بيئة عمل آمنة وخالية من أي سلوك عدائي أو عنيف."

2. عرض تفاصيل الحادث

وضح ما حدث من سلوك غير مقبول، مع ذكر التاريخ، المكان، وأسماء أي أطراف أخرى معنية أو شهود على الواقعة، بالإضافة إلى الأثر الذي سببه هذا السلوك على بيئة العمل أو سير العمليات.

مثال: "في تاريخ (…)، وأثناء تواجدك في (الموقع أو القسم)، وقعت مشادة كلامية حادة تطورت إلى مشاجرة بينك وبين الزميل/ـة (الاسم)، بحضور عدد من الموظفين. أدى هذا التصرف إلى تعطيل سير العمل وإثارة حالة من التوتر داخل الفريق."

3. الإشارة إلى الإجراءات السابقة (إن وجدت)

إذا كان قد تم تنبيه الموظف من قبل بشأن سلوكيات مشابهة، فيجب ذكر ذلك، سواء من خلال تحذيرات شفهية أو جلسات توجيه.

مثال: "سبق وأن تم تنبيهك شفهياً في (التاريخ) بشأن أهمية ضبط النفس والالتزام بأسلوب التواصل المهني مع الزملاء."

4. تحديد العواقب

بيّن العواقب التي قد تترتب على تكرار مثل هذا السلوك في المستقبل، والتي قد تشمل التصعيد إلى إجراءات تأديبية أشد أو الفصل من العمل.

مثال: "نؤكد أن تكرار مثل هذا السلوك غير المقبول مستقبلاً سيُعرضك لإجراءات تأديبية أكثر صرامة، قد تصل إلى إنهاء الخدمة وفقًا للوائح الداخلية للمؤسسة."

5. توقيع الاستلام

اختم الخطاب بخانة توقيع الموظف تأكيدًا على استلامه للإنذار. يجب التنويه إلى أن التوقيع لا يعني بالضرورة الموافقة على مضمون الخطاب، بل فقط الإقرار بالاستلام، مع منحه الحق في الرد أو تقديم توضيح رسمي.

ويمكنك بإستخدام برنامج دفترة لإدارة الموارد البشرية إضافة إنذار لموظف بسبب مشاجرة بسهولة عن طريق إستخدام خاصية إضافة ملاحظة/ مرفق إلى ملف الموظف، وذلك باتباع الخطوات التالية:

• الدخول على الملف الشخصي للموظف: من القائمة الرئيسية اختر “إدارة الموظفين” ثم افتح الملف التعريفي للموظف المطلوب إضافة ملاحظة أو مرفق له.
• إضافة ملاحظة / مرفق: اضغط على زر "إضافة ملاحظة / مرفق".
• إدخال البيانات: أدخل البيانات المطلوبة وهي: التاريخ، الوقت، الإجراء المنفذ من القائمة المنسدلة، وحالة الملاحظة أو المرفق.
• إضافة إجراءات أو حالات جديدة (إذا لزم): يجب إضافة الإجراءات والحالات لتظهر في القوائم المنسدلة، ويمكن تعديل أو إضافة إجراءات وحالات جديدة من خلال “تعديل قائمة الإجراءات” أو “تعديل قائمة الحالات” ثم الضغط على “حفظ”.

كيف يُستخدم نموذج إنذار موظف بسبب مشاجرة؟

يُستخدم نموذج إنذار موظف بسبب مشاجرة كوسيلة رسمية لمعالجة السلوك غير المهني المرتبط بالتورط في شجار أو مشادة داخل بيئة العمل. يتم إصداره من قِبل قسم الموارد البشرية، غالبًا بعد اجتماع مع الموظف المعني ومديره المباشر، بهدف توثيق الواقعة واتخاذ إجراء تأديبي أولي.

ويحقق النموذج الأهداف التالية:

• إخطار الموظف رسميًا بوقوع مخالفة تتعلق بسلوكه داخل العمل.
• التأكيد على أن المشاجرات غير مقبولة وتشكل انتهاكًا لسياسات المؤسسة المتعلقة بالانضباط والاحترام المهني.
• منح الموظف فرصة لتصحيح سلوكه وتفادي تكرار مثل هذه الحوادث مستقبلاً.
• توضيح العواقب المحتملة في حال تكرار السلوك، والتي قد تشمل إجراءات تأديبية أشد أو إنهاء الخدمة.

من المستفيدين من نموذج إنذار موظف بسبب مشاجرة؟

يُفيد هذا النموذج عدة أطراف داخل المؤسسة، منهم:

• الإدارة / صاحب العمل: حيث يُساعد على فرض النظام والانضباط في بيئة العمل، وحماية سمعة المؤسسة.
• قسم الموارد البشرية: يُمكنهم من أداء دورهم الرقابي والتنظيمي، وتوثيق الإجراءات التأديبية رسميًا.
• الزملاء والموظفون الآخرون: يشعرون بالأمان والعدالة عند رؤية تطبيق القوانين على الجميع.
• الموظف المعني: رغم أنه الطرف المتلقي للإنذار، إلا أن النموذج يمنحه فرصة لتعديل سلوكه لتفادي العقوبات مستقبلًا.