نموذج إنذار موظف بسبب التقصير في العمل

ما هو نموذج إنذار موظف بسبب التقصير في العمل؟

نموذج إنذار بسبب التقصير في العمل هو إجراء رسمي تتخذه إدارة الموارد البشرية لتوثيق ومناقشة حالات عدم إنجاز المهام أو عدم الالتزام بمعايير الأداء المطلوبة. ويساعد هذا الخطاب على تحديد توقعات الأداء المستقبلي، وقد يشكّل تمهيدًا لإنهاء الخدمة عند الضرورة.

يُعد خطاب التحذير أداة اتصال رسمية تمكّن إدارة الموارد البشرية من التعامل مع حالات التقصير والسيطرة عليها وفقًا لسياسة الشركة.

عندما لا يؤدي التواصل الشفهي بين الموظف ومشرفه (أو مدير الموارد البشرية) إلى تحقيق التحسين المطلوب، يساهم خطاب التحذير المكتوب في توضيح الوضع وتوثيق أوجه التقصير. وتساعد هذه العملية على ضمان ما يلي:

• أن توثيق التحذير عبر خطاب رسمي يوضح للموظف خطورة الأمر والحاجة إلى تحسين محدد المدة
• أن حفظ الاتصالات المكتوبة في ملف الموظف يتيح الرجوع إليها بسهولة في حال تكرار التقصير
• إمكانية استخدام خطابات التحذير الرسمية كدليل قانوني عند الحاجة إلى إنهاء الخدمة أو اتخاذ أي إجراء قانوني آخر

ما أهمية نموذج إنذار موظف بسبب التقصير في العمل؟

تتمثل أهمية نموذج إنذار موظف بسبب التقصير في العمل في كونه وسيلة رسمية لتوثيق حالات ضعف الأداء، مع توضيح عواقب هذه الأفعال على بيئة العمل.

كما يتيح النموذج تقديم ملاحظات واضحة للموظف حول طبيعة المشكلة وخطورتها، مع تحديد توقعات واقعية للتحسين وإطار زمني محدد لتحقيقه. كما يمنح الموظف فرصة لمعالجة أوجه القصور قبل اتخاذ إجراءات تأديبية أشد، ويُسهم في حماية صاحب العمل قانونيًا في حال إنهاء الخدمة أو اتخاذ أي إجراء قانوني لاحق.

ما عناصر نموذج إنذار موظف بسبب التقصير في العمل؟

مكونات نموذج إنذار موظف بسبب التقصير في العمل، هي:

1. التاريخ: يحدد تاريخ إصدار الإشعار، مما يساعد على توثيق وقت بدء الإجراءات الرسمية ومتابعة أي خطوات لاحقة.
2. الاسم الكامل لصاحب العمل: يوضح الجهة المصدرة للإنذار، ويُظهر الصفة الرسمية للمستند، ويحدد المسؤول عن متابعة الموضوع.
3. عنوان المكتب: يوضح موقع الشركة أو الإدارة التي أصدرت الإشعار، ويضيف وضوحًا للبيانات الرسمية.
4. الموضوع: يوضح الغرض المباشر من الخطاب، بحيث يعرف الموظف فورًا أن الوثيقة تتعلق بتحذير رسمي مرتبط بالأداء.
5. مقدمة الخطاب: تبدأ بذكر اسم الموظف المستلم للخطاب وتوجيه التحية، مما يضمن وضوح المخاطب بالإنذار.
6. وصف المشكلة: يوضح ملاحظات الشركة حول أوجه التقصير، مثل التأخر في إنجاز المهام أو انخفاض الجودة أو عدم تحقيق الأهداف، مع الإشارة إلى أن هذه المخالفات تمثل خروجًا عن المعايير المعتمدة.
7. الغرض من الإشعار: يوضح أن الخطاب يُعد أول تحذير رسمي ويهدف إلى منح الموظف فرصة لتحسين أدائه خلال فترة زمنية محددة.
8. تحديد المهام المطلوب تحسينها: يذكر بدقة المهام أو السلوكيات التي يجب على الموظف العمل على تصحيحها، مما يجعل التوقعات واضحة وقابلة للقياس.
9. العواقب المحتملة: يوضح الإجراءات الإدارية التي قد تتخذ في حال عدم التحسن، مثل الإيقاف المؤقت أو إنهاء الخدمة، مما يبرز جدية التحذير.
10. التأكيد على الهدف الإيجابي للخطاب: يذكر أن الغرض من الإشعار هو دعم الموظف في معالجة نقاط الضعف وتحقيق النجاح الوظيفي، وليس الإضرار به.
11. دعوة للتواصل: يتيح للموظف إمكانية الاعتراض أو مناقشة التفاصيل، مما يعزز الشفافية ويتيح فرصة للحوار.
12. التوقيعات: تتضمن توقيع صاحب العمل لإثبات صدور الإشعار رسميًا، وتوقيع الموظف بالاستلام لتوثيق أنه اطّلع على المحتوى.

كيفية عمل نموذج إنذار موظف بسبب التقصير في العمل؟

تشمل خطوات عمل نموذج إنذار موظف بسبب التقصير في العمل:

1. تحديد البيانات الأساسية: تاريخ الإنذار، اسم الموظف، المسمى الوظيفي، رقم الموظف، اسم الشركة، عنوان المكتب.
2. كتابة عنوان الموضوع: وهي إنذار بسبب التقصير في العمل.
3. صياغة مقدمة الخطاب: توجيه التحية وذكر أن الخطاب إنذار رسمي موجه للموظف بسبب ملاحظات على الأداء.
4. وصف أوجه التقصير: تحديد طبيعة التقصير مثل التأخير، ضعف الأداء، عدم الالتزام.
5. تحديد الغرض من الإشعار: توضيح أن الخطاب يهدف إلى تنبيه الموظف ومنحه فرصة للتحسين.
6. ذكر المهام أو السلوكيات المطلوب تحسينها: تحديد المطلوب من الموظف وكذلك تحديد وقت لهذا التحسين.
7. بيان العواقب المحتملة: توضيح العواقب اذا استمر التقصير مثل اتخاذ إجراءات تأديبية، خصم، إيقاف، أو إنهاء خدمة.
8. التأكيد على الهدف الإيجابي للخطاب: الحرص على دعم الموظف وتحسين الأداء الوظيفي وليس معاقبته فقط.
9. دعوة للتواصل أو الرد: السماح للموظف بمناقشة الإنذار أو تقديم توضيح.
10. التوقيعات: توقيع المدير أو مسؤول الموارد البشرية، وتوقيع الموظف بالاستلام.

ويمكنك بإستخدام برنامج دفترة لإدارة الموارد البشرية إضافة إنذار لموظف بسبب التقصير في العمل بسهولة عن طريق إستخدام خاصية إضافة ملاحظة/ مرفق إلى ملف الموظف، وذلك باتباع الخطوات التالية:

• الدخول على الملف الشخصي للموظف: من القائمة الرئيسية اختر “إدارة الموظفين” ثم افتح الملف التعريفي للموظف المطلوب إضافة ملاحظة أو مرفق له.
• إضافة ملاحظة / مرفق: اضغط على زر "إضافة ملاحظة / مرفق".
• إدخال البيانات: أدخل البيانات المطلوبة وهي: التاريخ، الوقت، الإجراء المنفذ من القائمة المنسدلة، وحالة الملاحظة أو المرفق.
• إضافة إجراءات أو حالات جديدة (إذا لزم): يجب إضافة الإجراءات والحالات لتظهر في القوائم المنسدلة، ويمكن تعديل أو إضافة إجراءات وحالات جديدة من خلال “تعديل قائمة الإجراءات” أو “تعديل قائمة الحالات” ثم الضغط على “حفظ”.

كيف يُستخدم نموذج إنذار موظف بسبب التقصير في العمل؟

يُستخدم نموذج الإنذار كإجراءً رسميًا تتخذه إدارة الموارد البشرية لتوثيق حالات التقصير الوظيفي لدى الموظف، بهدف مناقشتها بشكل مباشر وواضح. كما يُستخدم هذا الخطاب لتحديد التوقعات بشأن السلوك والأداء المستقبلي.

ويُصدر هذا الخطاب التحذيري للموظف في حال استمرار تدني مستوى أدائه عن المعايير المتوقعة. ويهدف إلى توضيح جوانب القصور المطلوب معالجتها، مع تحديد التحسينات المطلوبة والتنبيه إلى العواقب المحتملة في حال عدم حدوث تحسن خلال الفترة المحددة.

من المستفيدين من نموذج إنذار موظف بسبب التقصير في العمل؟

• جهة العمل: يعتبر النموذج توثيق رسمي للتقصير، ودعم قانوني، ووسيلة لتحسين بيئة العمل.
• الموظف: يعطي النموذج فرصة للموظف لتحسين الأداء، وفهم أسباب التحذير، والرد عليه.
• إدارة الموارد البشرية: تستفيد الإدارة من النموذج لمتابعة الأداء، اتخاذ قرارات عادلة، وتطبيق السياسات.
• زملاء العمل: يوفر النموذج لبقية الموظفين ضمان العدالة وتقليل تأثير تقصير الآخرين على الفريق.