دليل شامل عن سند القبض مع نماذج جاهزة للاستخدام

تعريف سند القبض: 

سند القبض هو عبارة عن وثيقة إثبات مدفوعات للمنشأة أو للأطراف المعنية به لضمان حقوق الطرفين، ويصف استلام مبلغ مرتبط بمعاملة مالية تمت، إما أن تكون نقدية أو شيكات، ولكل سند قبض تفاصيله التي توضح البيانات والتي بدونها لا يمكن الاعتراف به، ويحكم سند القبض معاملات سداد المبالغ المالية من الطرف الأول (العميل) مقابل شراء سلعة أو الحصول على خدمة للطرف الثاني (الشركة).

بعض الملاحظات على سند القبض: 

• هو أحد الأوراق الهامة للدورة المستندية في المحاسبة المالية.

• هو اعتراف صريح لقبض مبلغ مالي معين.

• يتم تحرير سند القبض عندما يدفع عميل دفعة معينة من النقود نظير خدمة أو عربون لشراء البضاعة.

• لا يتم تسجيل المبلغ المدفوع مقدمًا نظير خدمة في دفتر اليومية على أنه إيراد تم تحقيقه، ولكن يتم تحرير سند قبض لإثبات الحقوق.

مميزات سند القبض: 

هناك عدة مزايا يمكن الحصول عليها من خلال سند القبض وهي:

• يُمثل سند القبض مرجعًا أساسيًا للمحاسب المالي عند تجميع الأوراق الخاصة بالدورة المستندية، ويُسهل عليه تنظيم العمليات المالية. 

• يعتبر سند القبض بمثابة إثبات قانوني لحق صاحب السند، وورقة مهمة للرجوع لها عند حدوث أي أخطاء أو تلاعب، وذلك من خلال التحقق من دفتر اليومية أو دفتر الأستاذ.

• يسهل سند القبض عملية التسويات البنكية للسندات المحررة كل شهر وخلال السنة المالية، ويدعم دقة السجلات المالية. 

• تحرير سندات قبض جديدة يترتب عليه تحديث الدفاتر بشكل دوري، مما يساعد على توازن الحسابات في الدفاتر المحاسبية.

• يحد من عمليات السرقة والاختلاسات التي قد يتورط فيه أحد أفراد قسم المحاسبة، وذلك من خلال توثيق كل عملية استلام. 

• يسهل مراجعة مدى توافر النقد في الشركة، إذ يُعد سند القبض إحدى مؤشرات التدفق النقدي الفعال، مما يُساعد الإدارة في اتخاذ قرارات مالية صائبة. 

عيوب ومشاكل سند القبض

هناك بعض السلبيات والمشكلات المتعلقة بسند القبض وخاصة الورقي، وتضع هذه  العيوب المنشأة أو أطراف السند في عدة مشاكل ومن هذه السلبيات هي:

1- غياب واحد من التوقيعات الرئيسية

التوقيعات سمة أساسية في كل قيد صرف، فهي تثبت استلام شركتك المبلغ مُمَثلة في الفرد المسؤول وقد يتواجد توقيع الفرد المراجع أو المشرف وكذلك توقيع العميل الذي سدد المبلغ، وغياب توقيع واحد يقلل من موثوقية مستند القبض وغالبًا لا يعترف به.

2- عدم تأريخ السند أو وجود خطأ في التاريخ المسجل

التاريخ من العوامل الرئيسية التي يمكن أن تتسبب في التشكيك في صحة السند. لهذا قد تحدث مشكلة بين شركتك والعميل ومدى صحة استلام المبلغ المالي، وكذلك قد لا تحتوي سندات القبض أحيانًا على معلومات كافية لتوثيق معاملة الاستلام بالكامل، مما قد يُؤدي إلى صعوبات في مراجعة السجلات المالية.

3- ضياع نسخة الشركة من سندات القبض

عدم استخدام نظام إلكتروني أو الحصول على نسخة إلكترونية يعرض سند القبض إلى الخطر، لهذا ينبغي دائمًا أن توجد نسخة احتياطية سواء كانت رقمية أو محفوظة في ملف ورقي.

4- حدوث تناقض بين إيصال القبض والسجلات الداخلية للشركة

توجد للشركة دفتر يومية وقيود محاسبية تتفاعل مع كل معاملة، و قد يحدث تناقض بين المبالغ المسجلة في القيود المحاسبية وتلك المسجلة في سند القبض. 

محتويات سند القبض:

يحتوي سند القبض على عدة عناصر مختلفة حتى يتم قبوله محاسبيًا وهي:

1- عنوان يوضح نوع سند القبض

يتم تحديد العنوان بكتابة سند قبض أعلى الورقة، وتحديد نوعه إذا كان سند قبض نقدي أم سند قبض شيكات. 

2- رقم السند

كل إيصال قبض تصدره شركتك إلى العميل له رقم إصدار جديد خاص به، وبالتالي التسلسل الرقمي الذي ستتبعه سندات القبض يسهل عمليات التسوية ويجعل عمليات التسجيل والمراجعة أسهل.

3- تاريخ تحرير السند

يتم تحديد التاريخ الذي حُرر فيه سند القبض، وهذا التاريخ يحتاجه المحاسب المالي حتى يتم التسجيل بشكل صحيح في دفتر اليومية في حالة استحقاقه، أما في حالة أنه مبلغ مقدم يعد ضمن الأصول.

4- اسم الشركة وعنوانها وشعارها

ينبغي أن تضيف شركتك اسمها وعنوانها وأرقام التواصل المدونين في السجل التجاري، لأن إضافة هذه البيانات يوفر المزيد من الثقة والشفافية بالنسبة للعميل. بهذا يمكن اعتبار إيصال القبض ورقة رسمية صادرة من شركتك.

5- مبلغ السند

ينبغي تحديد المبلغ المستلم لأن إيصالات القبض في الأساس عبارة عن سند استلام نقدية يعد تحريره ليكون بمثابة إثبات واضح بمبلغ من النقود ينبغي ذكره بالأرقام وبشكل واضح، وكذلك إثبات مبلغ السند بصيغة الحروف أيضًا لمنع أي تشكيك في القيمة بالأرقام.

6- صاحب السند

صاحب السند هو العميل أو الطرف الذي دفع المبلغ المالي نظير تحرير السند، ويمكن أن يكون أحد الأطراف التي تتعامل معها المنشأة مثل: شركات تم التعامل معها نظير بضاعة أو خدمة ما سيتم تقديمها لهم.

7- توقيع المستفيد

المستفيد هنا هو الفرد الذي يمثل جهة الاستلام رسميًا. بتوقيعه يثبت اشرافه على استلام المال من صاحب السند وينبغي التوقيع أسفل الورقة لإثبات استلام المبلغ المدفوع. غالبًا ما يكون المشرف على الاستلام هو مدير الإدارة أو المشرف على القسم. 

8- طرق الدفع

يجب توضيح طريقة الدفع هل هي نقدًا أم بشيك.

9- بيانات الشيك

إذا كانت طريقة الدفع عن طريق الشيكات يجب توضيح بيانات هذا الشيك مثل: رقم الشيك واسم البنك المسحوب عليه الشيك.

10- سبب الصرف

وهو يوضح لماذا تم تحرير هذا السند حيث يمكن أن يكون نظير البيع، أو دفعة من المال نظير خدمة معينة أو تحويل أموال للمساهمين أو الشركاء.

11- بيانات الحساب

قد تتضمن سندات القبض بيانات حساب العميل، والتي توضح المبالغ المالية التي سددها سابقًا والمديونيات الواجب سدادها ولم يسلمها بعد.

12- توقيع المستلم

يجب في النهاية وجود توقيع المحاسب المالي على هذا السند، حتى إذا كان هناك توقيع المدير نفسه فهذا لا يعفي المحاسب المالي من التوقيع على سندات القبض. 

صيغة نموذج سند قبض مالي 

لا توجد صيغة ثابتة لسندات قبض، فتتغير من شركة إلى أخرى أو من مجال عمل لآخر، ولكن أهم ما ينبغي تواجده هو البيانات الأساسية من مبلغ وأسماء أطراف وتاريخ، يمكنك استخدام إحدى صيغ نموذج سند القبض التالية:

نموذج #1

في تاريخ ______________ الموافق _________

تم قبض مبلغ ______________ 

من شركة ______________
الي شركة ______________ 

بغرض: ______________ 

وقد تبين استحقاقهم للمبلغ المنصوص عليه، على أن يتم تسليمه بشكل فوري، بموجب تحويل بنكي من حساب شركتنا إلى حسابهم، وتعد هذه الوثيقة رسمية، ثابتة الحجية القانونية.

اسم الشركة:                                                                         

توقيع المدير:

توقيع الطرف الثاني:

توقيع المحاسب:

نموذج 2

عنوان السند:  ______________

تسلمت أنا/ ______________  من السادة: ______________ (نقدُا/شيك) مبلغ وقدره ______________ فقط. وذلك مقابل القيام بخدمة: ______________ خلال الفترة من

ـــــــــــــــــــــ  /  ــــــــــــــــــــ  / ــــــــــــــــــــ   إلى  ــــــــــــــــــــ  / ــــــــــــــــــــ  /  ــــــــــــــــــــ   .

نموذج 3

أنه في يوم ______________  الموافق  ـــــــــــــــــــــ  /  ــــــــــــــــــــ  /  ــــــــــــــــــــ ، وبناء على الاتفاق المبرم بين الطرف الأول ______________ والطرف الثاني ______________ . تم استلام مبلغ مالي وقدره ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ وبالحروف ______________. وذلك مقابل تقديم خدمة ______________ .

وعلى ذلك جرى تحرير هذا السند

وقد تظهر صورة سند قبض كما يلي:

وهنا يمكن ملء كل البيانات بسهولة وقبل كتابة البيانات يجب التأكد من:

• أن بيانات أطراف السند صحيحة وكاملة.

• في طريقة الدفع يجب توضيح إذا كانت نقدًا أم بشيك، وإذا كانت بشيك يجب عدم نسيان بيانات الشيك وهي رقم الشيك واسم البنك المسحوب عليه.

• عدم نسيان توقيع المستلم والمحاسب المالي.

• إذا تم كتابة المبلغ المدفوع بالأرقام يجب التأكد من كتابته بالحروف أيضًا.

يمكنك أيضا تحميل نموذج سند قبض جاهز مجانا PDF Word Excel

ما هو سند القبض الالكتروني:

يعتبر سند القبض الالكتروني هو ورقة بين طرفين لإثبات عملية ما مثل البيع أو شراء خدمة معينة، ولكن يتم إعداد هذا السند الكترونيًا عن طريق أحد البرامج المحاسبية الإلكترونية أو السحابية، ويمكن أيضًا عمل سند القبض الالكتروني عن طريق برنامج الأكسيل، ولا تختلف مكونات سند القبض الإلكتروني عن السند الورقي فهو يتكون أيضًا من  رقم السند، وتاريخ الإصدار، واسم كل من الدافع والمستلم، ووصف المعاملة، وطريقة الدفع، وقيمة المبلغ المدفوع، وتوقيع الأطراف المعنية. 

خطوات كيفية عمل سند القبض الإلكتروني على برنامج الأكسيل

1- يمكنك فتح برنامج الأكسيل على جهازك.

2- كتابة عنوان السند ومن ثم التاريخ والمبلغ المدفوع كما هو موضح:

​

3- ثم توضيح الطرف الذي يدفع مبلغ السند وتوضيح المبلغ بالحروف كما هو موضح:

4- بعد ذلك يتم توضيح ما المقابل لهذا المبلغ، وهل تم دفعه نقدًا أم بشيك وتوضيح رقم الشيك وحساب البنك كما هو مبين:

5- وفي النهاية يتم توضيح توقيع المحاسب والمستلم كالتالي:

كيفية عمل نموذج سند قبض مالي word 

1. فتح برنامج الـ Word

2. كتابة العنوان وهو سند قبض

3. كتابة قيمة المبلغ المدفوع بالأرقام.

4. توضيح تاريخ تحرير السند بهذه الصيغة:  التاريخ:   /    /     ١٤ه‍    الموافق:    /     /   ٢٠م

5. ثم كتابة استلمنا من/ واسم المنشأة أو الشخص  الذي سيدفع المبلغ المالي.

6. كتابة مبلغ وقدره/ كتابته بالحروف.

7. توضيح هذا المبلغ نقدًا أو بشيك بكتابة نقدًا/ شيك رقم:              على بنك/ كتابة اسم البنك

8. ثم، وذلك مقابل/ توضيح سبب تحرير إيصال القبض

9. واخيرًا توقيع المحاسب/ وتوقيع المستلم 

نموذج سند قبض إلكتروني: 

في هذه الورقة توضيح لنموذج سند قبض تم إنشاءه على برنامج الأكسيل، ونموذج آخر بعد الطباعة:

نماذج سندات قبض إلكترونية جاهزة للتحميل

يمكنك الآن تحميل جميع نماذج سند القبض المذكورة في المقال من خلال الضغط على الروابط التالية:

تحميل نموذج سند القبض جاهز

تحميل نموذج سند القبض

تحميل نموذج سند القبض

قيد سند القبض

كأي معاملة مالية، فهي تحتاج إلى تسجيلها في دفتر اليومية. بما أن سند القبض يعبر عن معاملة واردة إلى خزينة الشركة أو حسابها البنكي. تجد أن الطرف المدين في هذه الحالة هو الصندوق على سبيل المثال، بينما يكون حساب العميل هو الطرف الدائن.

كيف يسهل عليك دفترة إنشاء سندات القبض؟

يُمكن من خلال برنامج المحاسبة في دفترة وتحديدًا في قسم الخاص بالمالية على لوحة التحكم تتبع سندات القبض وفقًا لتصنيفات إذا أردت تقسيمها بحسب صاحب السند ومصدره، وأيضًا يُمكنك تمييز معاملاتك المالية الواردة إليك عن بعضها البعض من خلال شاشة سند القبص والتي توفر كافة البيانات التي تحتاج إليها:

• مبلغ سند القبض الوارد إليك.

• نبذة مختصرة عن سبب دفع الشخص هذا المبلغ لك.

• كود سند القبض ويتم الترقيم تلقائيًا من البرنامج للتعداد.

• تاريخ سند القبض.

• من الذي استلمه؟

• تصنيفه، هل سندات قبض تخص عملاء أم تخص شركة آخرى أم أرباح غير مباشرة إلى آخره من التصنيفات.

• الخزينة التي تود استلام المبلغ عليها.

• الضرائب المتعلقة بالسند إن وجدت.

• تعيين مركز التكلفة.

• حساب السند في شجرة الحسابات.

• صورة من السند الورقي.

وبعد الحفظ يمكنك الرجوع لقائمة السندات في أي وقت والإطلاع عليها.

شاهد فيديو تفصيلي عن كيفية عمل سند قبض في برنامج دفترة

او اقرأ كيفية انشاء سند قبض في برنامج دفترة

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين سند القبض والفاتورة؟

الفرق الرئيسي بين سند القبض والفاتورة، هو أن سند القبض هو إعلان عن استلام شركتك لمبلغ تم سداده من العميل نتيجة استحقاقه أو مقدمًا. أما الفاتورة فهي عبارة عن إخطار يعرِّف العميل بالمستحقات الواجبة عليه نتيجة الخدمات أو المنتجات المباعة.

من هو المستلم في سند القبض؟

المستلم المذكور في سند القبض هو أمين الخزينة أو المحاسب المسؤول عن التعامل مع النقد وإضافته إلى حساب الخزنة.

ما أنواع سندات القبض الشائعة؟ 

هناك 4 أنواع لسندات القبض وهي سندات القبض النقدية التي توثق الاستلام النقدي، وسندات القبض البنكية التي توثق معاملات الاستلام البنكية والمصرفية، وسندات القبض التي توثق المصروفات اليومية البسيطة، وسندات القبض الخيرية التي توثق تبرعات الشركة لجهة ما.

ما الفرق بين سند القبض وسند الصرف؟

سند القبض هو وثيقة تصدرها شركتك وتسلمها إلى العميل لتثبت قبْض مبلغ من المال نقدًا أو شيكات من الجهة التي تمثل العميل نظير البضاعة أو الخدمة المُقدمة إليه، أما سند الصرف فهو وثيقة تصدرها شركتك لتثبت صرْف مبلغ من المال مقابل شراء مواد خام أو بضاعة من أحد الموردين. 
 

اقرأ أيضًا: إذن صرف المخازن ومراحل عمله

هل سند القبض ملزم؟

سند القبض إلزامي ويمكن العمل في حالة توافقه مع الشروط التي ينبغي توافرها في الوثائق المالية، ومنها توضيح المبلغ المستلم، والأطراف المعنية، وتاريخ السداد، وغيرها من العناصر المذكورة بالسطور السابقة في قسم محتويات سند القبض، في حالة توافر هذه الشروط، يمكن التعامل مع السند،كمستند قبض رسمي يعتد به في المختلف المواقف، وبهذا يمكن للعميل إثبات سداده المبلغ الخاص بالخدمة أو المنتج.

كيف يمكن أن يساعد استخدام سندات القبض في الحفاظ على تدفق نقدي ثابت؟

يُمكن استخدام سندات القبض للحفاظ على تدفق نقدي ثابت من خلال أن هذه السندات تُثبت أحقية الشركة في استلام المدفوعات من العملاء في مواعيد الاستحقاق المُحددة، وهو ما يساعد في التخطيط المالي وتوقع تدفق النقد الآتي في المستقبل، ومتابعة التحصيلات والتعرف على المدفوعات المتأخرة والتواصل مع العملاء بشأنها لتجنب العجز النقدي، ويُمكن استخدام سندات القبض لتحليل التدفق النقدي بناءً على البيانات الدقيقة التي توفرها حول المبالغ المستلمة، مما يُساعد الإدارة في اتخاذ قرارات مالية مستنيرة.

ما أبرز الأخطاء المحاسبية التي يُمكن الوقوع فيها عند إعداد سند القبض؟ 

• إدخال بيانات مستند القبض بشكل خاطيء سواء المبلغ المستلم بزيادة أو نقصان، أو تسجيل المبلغ في حساب العميل الخطأ. 

• عدم تسجيل سند القبض في الدفاتر المحاسبية. 

• تكرار إصدار سند قبض لنفس المعاملة، مما يؤدي إلى تضخيم الإيرادات وإظهارها بشكل غير صحيح.

• عدم مطابقة سندات القبض مع الدفعات التي تم استلامها بشكل فعلي، مما يؤثر على دقة السجلات المالية. 

هل يمكن استخدام سند الصرف وسند القبض في نفس العملية؟

نعم يُمكن استخدام سند القبض، وسند الصرف في نفس العملية، على سبيل المثال استخدام سند قبض لتوثيق استلام المبلغ من العميل، ثم سند صرف لتوثيق دفع المبلغ للمورد.

هل يستطيع المؤجر إصدار سند قبض؟

نعم، يستطيع المؤجر إصدار سند قبض، وذلك بهدف توثيق استلام الإيجار من المستأجر، وتكون مكونات سند القبض في هذه الحالة (اسم المستأجر، وقيمة المبلغ المدفوع، وتاريخ الاستلام، وفترة الإيجار المدفوع عنها) ويكون الهدف من سند القبض في هذه الحالة هو حماية حقوق المؤجر في حال حدوث أي نزاع حول المدفوعات، وتوثيق التزامات المستأجر، مما يعزز الشفافية والمصداقية بين الطرفين. 

كيف ألغي سند القبض؟ 

يُمكن إلغاء سند القبض في برنامج دفترة المحاسبي من خلال النقر على الزر الخاص بإعدادات سند القبض، ومن ثم اختيار حذف من القائمة المُنسدلة كما هو موضح.

خاتمة 

ختامًا بعد أن أوضحنا ما هو سند القبض ومكوناته وأهميته بالنسبة لأطرافه المختلفة، يُمكن القول إن سند القبض جزءًا أساسيًا من أي نظام محاسبي ناجح، لذلك لا تتردد الآن في استخدام سند القبض بشكل صحيح كما أوضحنا في السطور السابقة، لضمان تحقيق الدقة والشفافية في توثيق المعاملات المالية، وبناء علاقات موثوقة مع العملاء.