تطور أنظمة تسجيل الحضور والانصراف من الإكسيل إلى البرامج المتكاملة

هل ما زالت شركتك تعتمد على تسجيل حضور الموظفين بنفس الطريقة التي كانت تستخدمها منذ سنوات؟ مع تطور ونمو الشركات وزيادة أعداد الموظفين وتعدد الورديات والفروع، لم يعد تسجيل وقت الدخول والخروج وحده كافيًا. بدأت الشركات تنتقل من الجداول اليدوية في Excel، إلى أجهزة البصمة، ثم إلى برامج متكاملة تستطيع تسجيل الحضور ومعالجة البيانات ومتابعة التأخير والغياب،

في هذه المقالة سنتعرف على تسجيل الحضور والانصراف باستخدام الاكسيل، مشكلات الاعتماد على الاكسيل في متابعة حضور الموظفين، كيف ساهمت أجهزة البصمة في تحسين تسجيل الحضور والانصراف. 

تسجيل الحضور والانصراف باستخدام الاكسيل 

طريقة متابعة دخول وخروج الموظفين يدوياً باستخدام جداول الاكسيل:

• انشاء جدول للموظفين: يتضمن اسم الموظف، القسم، موعد بداية ونهاية العمل، التاريخ.
• تسجيل وقت الدخول والخروج: يضيف مسؤول الموارد البشرية وقت حضور كل موظف وأيضاً  وقت انصرافه.
• حساب ساعات العمل: استخدام معادلات اكسيل لحساب الفرق بين وقت الدخول و وقت الخروج و حالة الموظف.
• تسجيل الانصراف والتأخير: مقارنة وقت الحضور والانصراف بالمواعيد التي تم تحديدها للموظف ثم بعد ذلك حساب مدة التأخير أو الانصراف.
• إضافة الغياب والإجازات وايضاً الأذونات: المسؤول يسجل حالات الغياب والإجازات في الجدول ثم يُراجعها مع سجلات الحضور.
• حساب الساعات الإضافية: إضافة معادلات لحساب الوقت الذي عمله الموظف بعد انتهاء عدد ساعات يومه.

مشكلات الاعتماد على الاكسيل في متابعة حضور الموظفين

• أخطاء الإدخال اليدوي: كتابة الأرقام بشكل خاطىء أو نسيان تسجيل أيام كثيرة والذي يؤثر على دقة الرواتب مباشرة.
• ضياع البيانات أو تلفها: حذف الملفات بالخطأ أو الكتابة بطريقة غير دقيقة.
• قابلية التعديل أو التلاعب: سهولة تعديل الجداول بعد انتهاء الشهر أو اليوم، دون معرفة من قام بالتعديل أو ما الذي تم تغييره..
• إهدار الوقت الإداري: قضاء فريق الموارد البشرية ساعات طويلة لتجميع الجداول من مختلف الأقسام وايضاً مراجعتها يدوياً.
• تشتت البيانات: الاعتماد على أكثر من ملف للحضور و للرواتب والذي يُصعب الحصول على صورة متكاملة للموظف.

كيف ساهمت أجهزة البصمة في تحسين تسجيل الحضور والانصراف؟

توجد الكثير من المميزات التي توفرها أجهزة البصمة الإلكترونية منها أنها تُساعد بشكل كبير في تحسين الأداء الإداري داخل الشركات والمصانع الكبيرة ومن ضمن هذه المميزات الآتي: 

• تحسين الانضباط: تُساعد اجهزة البصمة على متابعة تسجيل مواعيد الحضور والانصراف بدقة كبيرة، مما يسهل متابعة التزام الموظفين بساعات العمل المحددة ويساهم في تنظيم بيئة العمل. 
• زيادة الشفافية: تتيح للشركات الحصول على سجلات قابلة للتدقيق بسهولة، والذي يُزيد من الشفافية في عملية الحضور والانصراف. 
• تحقيق الكفاءة: هذا النظام يوفر أدوات إدارية دقيقة لتتبع أوقات دخول وخروج الموظفين، الذي يُسهل الإدارة التلقائية للأجازات وحالات الغياب وايضاً حسابات الرواتب.
• سهولة إدارة البيانات: من خلال التقرير المفصل والدقيقة، تُمكن إدارة الموارد البشرية متابعة الحضور والانصراف بكفاءة كبيرة.
• تحقيق الأمان والخصوصية: البصمة توفر أساليب مستويات عالية من الأمان حيث يصعب عليك التلاعب في السجلات أو دخول أفراد غير مُصرح لهم إلي الداخل.

أبرز تحديات ومشكلات أجهزة البصمة 

• قد لا يقوم جهاز البصمة بتسجيل الدخول والخروج بشكل صحيح: ذلك يؤدي إلي حدوث أخطاء في تقارير الحضور.
• لا تتمكن أحياناً اجهزة البصمة في التعرف على بصمات الأصابع المتضررة والذي يؤدي إلي تأخير الدخول والخروج يدوياً.
• تتعرض الأجهزة التقليدية لمشاكل وعيوب بيئية مثل الرطوبة والحرارة والذي يؤدي إلي تقليل عمرها الافتراضي.

لماذا لم تعد أجهزة البصمة وحدها كافية لإدارة الحضور؟

لأن جهاز البصمة يعتمد فقط على تسجيل الحضور والانصراف لكنه لا يدير دورة الحضور والانصراف بالكامل، لم تعد الأجهزة وحدها كافية لإدارة الحضور والانصراف خصوصاً مع ظهور أنظمة متكاملة لإدارة الموظفين فبدل من تسجيل الحضور من خلال جهاز واحد فقط، أصبحت أنظمة مثل دفترة تُتيح للموظفين تسجيل حضورهم من خلال أجهزة البصمة أو تطبيق الخدمة الذاتية مع إمكانية استخدام ايضاً الموقع الجغرافي أو عنوان IP.

كيف تعمل برامج الحضور والانصراف مثل دفترة؟

برامج الحضور والانصراف مثل دفترة تعمل كحل متكامل حيث يبدأ من تسجيل الحضور ثم معالجة البيانات الخاصة بالحضور ثم تحويلها إلى معلومات يُمكن الاعتماد عليها في إدارة الموظفين والرواتب، يُمكن توضيح طريقة عمل هذه البرامج كالأتي:

• تسجيل حضور الموظف: يُمكن للموظف تسجيل الحضور والانصراف بأكثر من طريقة مثل جهاز البصمة أو الخدمة الذاتية للموظفين.
• تجميع بيانات الحضور: البرامج تجمع بيانات الحضور في قاعدة بيانات واحدة فقط، بالتالي يُمكنك متابعة من حضر ومن انصرف أو تأخر.
• احتساب ساعات العمل والمخالفات: النظام يحلل البيانات ليؤكد ساعات العمل الفعلية، والتأخير والانصراف.
• ربط الحضور بالإجازات والأذونات: عند أخذ إجازة أو إذن معتمد، البرنامج يأخذ هذه البيانات في الاعتبار وذلك عند تحديد حالة حضور الموظف بدلاً من اعتبار ان الموظف أخذ غياباً أو تأخيراً.

الفرق بين الإكسيل و جهاز البصمة وبرنامج الحضور والانصراف

دور الأتمتة في تقليل أخطاء الحضور والانصراف

الأتمتة تلعب دورا مهما في تقليل أخطاء الحضور والانصراف ومن أهم أدوارها:

• تقليل أخطاء الخاصة بتسجيل الوقت: تسجيل الحضور والانصراف إلكترونياً يقلل كثيراً الاعتماد على إدخال الأوقات يدوياً وبالتالي يتم تقليل أخطاء الكتابة.
• حساب ساعات العمل تلقائياً: بدلاً من حساب ساعات العمل يدوياً، يُعالج النظام أوقات الدخول والخروج كما يحسب مدة العمل ويكون وفق القواعد المحددة.
• اكتشاف التأخير والانصراف المبكر: النظام يقارن ما بين وقت تسجيل الموظف والوردية التي تكون محددة له والذي يُساعد على تحديد حالات التأخر والانصراف المبكر.
• تقليل أخطاء حساب الساعات الإضافية: يُمكن للبرنامج تطبيق قواعد العمل على ساعات الموظف وتحديد الوقت الإضافي وذلك يكون بدلاً من الاعتماد على الحساب اليدوي.
• الحصول على تقارير أكثر دقة: تُجمع بيانات الحضور تلقائياً.

متى تحتاج شركتك للانتقال من جهاز البصمة إلى برنامج متكامل؟

تحتاج الشركة للانتقال من جهاز البصمة إلى برنامج متكامل في الحالات الآتية:

• عند زيادة عدد الموظفين: مع تطور ونمو الشركة، يصبح تسجيل الموظفين يدوياً أكثر صعوبة ويستهلك ايضاً وقتاً كبيراً.
• تعدد الفروع أو مواقع العمل: إذا أصبح الموظفون موزعون على أكثر من فرع، قد تحتاج إلي نظام مركزي يجمع جميع بيانات الحضور بدلاً من متابعة كل جهاز منفصل.
• كثرة الأخطاء عند حساب الساعات: عند حساب الساعات الإضافية أو التأخير والغياب لكل موظف ذلك يستغرق وقتاً طويلاً عند التسجيل يدوياً.
• الحاجة إلى تقارير فورية: إذا كانت الإدارة تحتاج أن تعرف معدلات التأخير والغياب دون الحاجة إلي الاستخدام اليدوي، في البرنامج المتكامل يوفر هذه البيانات بشكل أسرع.
   

الاسئلة الشائعة

1- ما الفرق بين جهاز البصمة وبرنامج الحضور والانصراف

جهاز البصمة هو أداة لتسجيل الحضور والانصراف، أما برنامج الحضور والانصراف هو نظام متكامل لإدارة وتحليل البيانات الخاصة بالحضور والانصراف.

2-هل جهاز البصمة وحده يكفي لادارة  حضور وانصراف الموظفين؟

لا، جهاز البصمة وحده يكفي فقط لتسجيل الدخول والخروج، لكن لا يكفي لادارة حضور وانصراف الموظفين لأنه لا يحسب الساعات الإضافية أو التأخير تلقائياً، ولا يربط الحضور بالرواتب أو يُصدر تقارير جاهزة. 

3-هل يمكن ربط برنامج الحضور والانصراف بجهاز البصمة؟

نعم، يُمكن ربط برنامج الحضور والانصراف بجهاز البصمة.

4- هل يمكن تسجيل الحضور والانصراف من الموبايل؟

نعم، يُمكن تسجيل الحضور والانصراف من خلال الموبايل باستخدام تطبيقات الهاتف الذكي المخصصة لإدارة الموارد البشرية. 

5- هل الإكسيل مناسب لتسجيل حضور وانصراف الموظفين 

نعم، الإكسيل مناسب لتسجيل الحضور وايضاً والانصراف للموظفين.