فهم وإدارة أعمار الديون لأصحاب الأعمال

كل يوم يمر على فاتورة غير مسددة، هو يوم يزداد فيه الضغط على شركتك ويقل فيه هامش الأمان المالي لديك. لكن ماذا لو كان بإمكانك رؤية الصورة كاملة، وتحديد العملاء الذين يتأخرون في السداد قبل أن تتحول المبالغ المستحقة إلى ديون معدومة؟ هنا يأتي دور "أعمار الديون" كأداة محاسبية واستراتيجية. في هذه المقالة، سنستعرض الفهم الشامل لأعمار الديون، كيفية إنشاء تقاريرها، وكيف يمكن لدفترة أن يساعدك في هذه العملية.

ما هي أعمار الديون؟

أعمار الديون هي طريقة لتصنيف الفواتير المستحقة بناءً على المدة التي ظلت فيها دون سداد، حيث يتم تقسيم الديون إلى فئات حسب فترة التأخر 0-30 يومًا، 31-60 يومًا، 61-90 يومًا، أكثر من 90 يوم.

معرفة أعمار الديون تمكنك من تحديد العملاء الذين يتأخرون في السداد، وتساعدك على تحصيل الفواتير المتأخرة، مما يسهم في اتخاذ قرارات مالية صحيحة. على سبيل المثال، إذا لاحظت أن أحد العملاء لديه فواتير متأخرة لأكثر من 90 يومًا، يمكنك التواصل معه لترتيب خطة سداد أو حتى إيقاف التعامل معه مؤقتًا لتقليل المخاطر.

ما هو تقرير أو جدول أعمار الديون؟

يعد تقرير أعمار الديون أداة مالية تستخدم لتصنيف الذمم المدينة حسب الفترة الزمنية التي مرت منذ استحقاقها. يوضح التقرير المبالغ المستحقة على العملاء أو للموردين، مصنفة حسب مدة التأخير عن تاريخ الاستحقاق، مثل: 0–30 يومًا، 31–60 يومًا، 61–90 يومًا، وأكثر من 90 يومًا. الهدف منه هو مراقبة الديون وتحديد مدى تأخر السداد.

مكونات تقرير أعمار الديون:

1. العميل أو المورد: اسم الطرف الذي يرتبط به الدين (مدين أو دائن).
    
2. إجمالي المبلغ المستحق الحالي: المبلغ الكلي المستحق لكل عميل أو مورد.
    
3. :تصنيف الأعمار: يتم تقسيم المبالغ المستحقة إلى فترات زمنية، مثل:
   1. 0–30 يومًا: الديون الحديثة أو المستحقة حاليًا.
   2. 31–60 يومًا: الديون المتأخرة قليلاً.
   3. 61–90 يومًا: الديون التي تأخرت لفترة أطول.
   4. أكثر من 90 يومًا: الديون القديمة التي قد تشكل مخاطر عدم السداد.
       
4. الإجمالي لكل فترة: يُظهر المبلغ الإجمالي المستحق في كل فئة زمنية.

يمكنك إعداد التقرير يدويًا عبر Excel أو Google Sheets بإدخال بيانات الفواتير وتواريخ استحقاقها وتصنيفها في الفئات الزمنية، مع تحديثه دوريًا، أو الاعتماد على أنظمة ERP مثل نظام دفترة المحاسبي التي تقوم بهذه العملية تلقائيًا بدقة وسرعة، سنستعرض فيما بعد الخطوات بالتفصيل.

كيفية معرفة أعمار ديون العملاء؟

الآن بعد أن فهمت ما هي أعمار الديون وأهمية تقريرها، دعنا ننتقل إلى الخطوات العملية لمعرفة كيفية أعمار الديون.

• جمع الفواتير المستحقة: قم بتجميع كل الفواتير غير المسددة من عملائك. تأكد من تضمين تفاصيل مثل اسم العميل، قيمة الفاتورة، وتاريخ الاستحقاق.
   
• تصنيف الفواتير حسب المدة: قسم الفواتير إلى فئات زمنية (0-30، 31-60، إلخ). يمكنك استخدام برامج مثل Excel أو Google Sheets لهذا الغرض، أو من خلال برامج ERP مثل دفترة.
   
• التحقق من البيانات: تأكد من أن جميع المعلومات دقيقة، خاصة تواريخ الاستحقاق وقيم الفواتير.
   
• إنشاء تقرير مبدئي: رتب البيانات في جدول يوضح أعمار الديون لكل عميل.

مثال توضيحي:

فاتورة بتاريخ 1 يونيو، واليوم هو 6 أغسطس، عمر الدين = 66 يوم، تصنف ضمن فئة "61-90 يوم".

ما هي خطوات تحليل أعمار الديون؟

لنفترض أنك أعددت تقرير أعمار الديون. الآن، كيف تحول هذه الأرقام إلى قرارات عملية تحسن من أداء شركتك؟  تحليل أعمار الديون هو الخطوة التالية، وهو يتطلب نهجًا منظمًا، لأنه لا يقتصر فقط على معرفة الفواتير المتأخرة، بل يساعدك أيضًا على اتخاذ قرارات استراتيجية مثل تقييد الائتمان على العملاء المتأخرين بشكل متكرر، أو تقديم حوافز وخصومات للعملاء الملتزمين بالسداد المبكر.

خطوات تحليل أعمار الديون:

• تأكد من أن لديك تقريرًا دقيقًا يحتوي على جميع الفواتير المستحقة، مقسمة حسب فترات زمنية.
   
• انتبه بشكل خاص للفواتير التي تجاوزت 90 يومًا، لأنها الأكثر عرضة لتصبح ديونًا معدومة. استخدم نسبة الديون المعدومة (Bad Debt Ratio) لتقييم النسبة المئوية للديون التي قد لا يتم تحصيلها، والتي تُحسب بقسمة الديون المعدومة على إجمالي المبيعات أو الديون المستحقة.
   
• ابحث عن أنماط التأخير، مثل هل هناك عملاء يتأخرون دائمًا؟ أو هل هناك مواسم معينة تزداد فيها التأخيرات؟ استخدم متوسط أيام التحصيل (DSO - Days Sales Outstanding) لقياس الوقت المتوسط لتحصيل الديون (إجمالي الديون المستحقة ÷ متوسط المبيعات اليومية). إذا كان DSO مرتفعًا، فقد يشير ذلك إلى حاجة لتحسين عمليات تحصيل الديون من العملاء.
   
• راقب معدل التحصيل الشهري (Monthly Collection Rate)، وهو النسبة المئوية للديون التي تم تحصيلها خلال شهر معين (المبلغ المحصل ÷ إجمالي الديون في بداية الشهر). هذا المؤشر يكشف عن فعالية جهود المتابعة ويساعد في تحديد التحسينات المطلوبة.
   
• استخدم البريد الإلكتروني أو الهاتف للتواصل مع العملاء الذين تأخروا في السداد.
   
• سهّل عملية السداد من خلال تقديم خطط دفع مرنة تتناسب مع قدرات العملاء.
   
• بناءً على التحليل، فكر في تشديد شروط الائتمان للعملاء الجدد أو مراجعة السياسات الحالية لتقليل المخاطر.

كيفية عمل جدول أعمار الديون

إذا كنت تبدأ من الصفر وتريد إنشاء جدول أعمار الديون بنفسك، فلا داعي للقلق. يمكنك القيام بذلك يدويًا أو باستخدام برامج آلية متقدمة. إليك الطريقتين:

1- الطريقة اليدوية (باستخدام Excel أو Google Sheets):

يمكنك الإستعانة ببرامج مثل Excel و Google Sheets لإنشاء جدول لأعمار الديون، إليك الخطوات:

1. إنشاء جدول بسيط، بالأعمدة التالية:
   1. العمود الأول: اسم العميل.
   2. العمود الثاني: رقم الفاتورة.
   3. العمود الثالث: قيمة الفاتورة.
   4. العمود الرابع: تاريخ الاستحقاق.
   5. الأعمدة التالية: فئات الأعمار (0-30، 31-60، 61-90، أكثر من 90 يومًا، إلخ).
       
2. أدخل البيانات وأضف تفاصيل كل فاتورة يدويًا.
    
3. صنف الديون، واحسب عدد الأيام منذ تاريخ الاستحقاق.
    
4. حدث الجدول وراجع البيانات أسبوعيًا لضمان الدقة.

2- الطريقة الآلية:

استخدام برامج المحاسبة مثل دفترة يمكن أن تجعل هذه العملية أسهل بكثير. بدلاً من قضاء ساعات في تنظيم البيانات يدويًا، يمكنك استخدام برنامج يقوم بكل ذلك تلقائيًا. سنتحدث عن هذا بالتفصيل في الفقرة القادمة.

كيف يساعدك دفترة في متابعة أعمار ديون العملاء والموردين؟

يتيح لك برنامج المحاسبة من دفترة تقارير أعمار ديون العملاء والموردين بطريقة احترافية، مما يسهل عليك متابعة التزاماتك المالية وترتيب أولويات السداد. اعتمادك على أداة محاسبية دقيقة مثل دفترة يضمن لك تحديث البيانات باستمرار والحصول على صورة واقعية لوضعك المالي في أي وقت.

يمكنك إصدار التقرير بسهولة عبر التوجه إلى "تقارير المشتريات" في القائمة الرئيسية، ثم اختيار "أعمار المدين" ضمن "تقارير الموردين".

بعد ذلك، قم بضبط إعدادات التقرير لتحديد الفترة الزمنية والسنة المالية المطلوبة، مع إمكانية تخصيصه لفرع معين أو لموردين محددين. 

بمجرد الضغط على "عرض التقرير"، سيظهر لك التصنيف التفصيلي للديون حسب مدة التأخر في السداد، مع عرض المبلغ المستحق لكل مورد على حدة وإجمالي المبالغ المطلوب سدادها.

أما عن متابعة أعمار العملاء، يوفر لك دفترة تقارير تفصيلية لمتابعة أعمار ديون العملاء بدقة، سواء كانت مرتبطة بالفواتير فقط أو بكافة أرصدة العميل في حساب الأستاذ. يمكنك بسهولة معرفة المدة التي مضت على استحقاق كل مبلغ وتصنيفه ضمن فترات زمنية محددة. لإصدار التقرير.

ما عليك سوى الدخول إلى “تقارير العملاء” من "التقارير" في القائمة الرئيسية، ثم اختيار “أعمار الديون (الفواتير)” أو “أعمار الديون (حساب الأستاذ)” بحسب نوع تقرير أعمار ديون العملاء المراد إصداره، ثم سيظهر لك التقرير المطلوب.

للمزيد من التفاصيل عن كيفية إعداد تقارير أعمار ديون العملاء، يمكنك الاطلاع على هذا الدليل.