دفترة بالذكاء الاصطناعي: كيف تتم أتمتة إدخال الفواتير وسندات الصرف

لم تعد اليوم عملية إدخال الفواتير وسندات الصرف مجرد عملية محاسبية روتينية تستهلك الكثير من الوقت والجهد، بل أصبحت عنصرًا حاسمًا يساهم في سرعة اتخاذ القرار ودقة التقارير المالية. ومع التزايد الكبير في حجم المعاملات اليومية وتعقيدها، ظهرت الحاجة إلى إيجاد حلول أكثر ذكاءً وكفاءة.

وهنا يتقدم الذكاء الاصطناعي داخل الأنظمة المحاسبية مثل دفترة، ليحوّل هذه العمليات من إدخال يدوي متكرر إلى أتمتة دقيقة تهدف إلى تقليل الأخطاء.

إذ لم يعد الأمر متعلقًا فقط بتسجيل البيانات، بل أيضًا فهمها وتصنيفها ومعالجتها بشكل شبه فوري، بما يمنح الشركات رؤية مالية أوضح و تشغيلًا أكثر سلاسة.

في هذا المقال، نستعرض كيف يمكن أن تساهم أدوات الذكاء الاصطناعي في أتمتة إدخال الفواتير وسندات الصرف داخل دفترة، وكيف ينعكس ذلك على كفاءة الإدارة المالية في الشركات بمختلف أحجامها.

لماذا لم يصبح إدخال الفواتير يدويًا خيار عملي بعد الآن؟

لم يعد اليوم الإدخال اليدوي ذا منفعة تُذكر في بيئة عمل تتسم بالسرعة والحداثة، ويعود ذلك إلى مقدار الوقت والجهد المبذول، مما يجعله أكثر عرضة للأخطاء والتأخير. فمع تزايد حجم العمليات المالية، لم يعد بالإمكان الاعتماد على الإدخال اليدوي وحده.

فمع الإعتماد على الإدخال اليدوي، تزداد احتمالية وقوع الأخطاء المحاسبية، مثل تكرار الإدخالات أو فقدان بعض البيانات، أو إدخال معلومات غير دقيقة، وهو ما ينعكس بشكل مباشر على جودة التقارير المالية، وبالتالي على القرارات التي يجب اتخاذها داخل الشركة. 

ولهذا السبب، أصبحت الشركات تتجه نحو الأتمتة والحلول الذكية التي تعتمد بشكل كبير على الذكاء الاصطناعي، والتي لا تكتفي فقط بتسريع عملية الإدخال بل تساعد أيضًا على تقليل الأخطاء، وضمان دقة أعلى وتحقيق كفاءة تشغيلية أفضل.

كيف غير دفترة من طريقة إدخال الفواتير بالاستعانة بالذكاء الاصطناعي

يساهم الذكاء الاصطناعي في تغيير الطريقة التقليدية لإدارة الفواتير والمصروفات داخل دفترة، حيث أصبحت عمليات الإدخال والمعالجة أكثر سرعة وتنظيمًا وذلك من خلال مجموعة من المزايا الذكية التي تساعد الشركات على أتمتة أعمالها بكفاءة أكبر ومن أبرزها: 

قراءة تلقائية لبيانات الفواتير

حيث أصبح بإمكان المستخدم رفع صورة الفاتورة بدلًا من إدخالها بشكل يدوي، ليقوم النظام بقراءة البيانات بشكل تلقائي بواسطة تقنيات الذكاء الاصطناعي والتعرف على النصوص. ويشمل ذلك اسم المورد، ورقم الفاتورة، والتاريخ، ومبلغ الضرائب مما يساهم في تقليل الوقت المطلوب لإدخال البيانات.

تقليل الأخطاء الناتجة من الإدخال اليدوي

يُعد الإدخال اليدوي من أكثر أسباب الأخطاء المحاسبية شيوعًا، لذلك تأتي الأتمتة داخل دفترة لتستخرج البيانات وتتحقق منها بشكل أسرع مما يساعد على تقليل التكرار والأخطاء البشرية، وبالتالي تحسين جودة السجلات المالية.

تسريع معالجة الفواتير وسندات الصرف

قد تستغرق معالجة البيانات الكثير من الوقت، خاصةً عند كثرة المعاملات، ولكن عند استخدام الذكاء الاصطناعي يمكن معالجة عدد ضخم من الفواتير وسندات الصرف خلال وقت أقل، مما يرفع من كفاءة العمل ويسرّع الدورة المالية داخل الشركات. 

تصنيف وربط المصروفات بالحسابات المناسبة

لم يعد دور الذكاء الاصطناعي يقتصر فقط على قراءة البيانات، بل أصبح يساعد أيضًا في تصنيف المصروفات وربطها بالحسابات المحاسبية المناسبة بشكل تلقائي، بهدف تسهيل تنظيم البيانات المالية، وبالتالي الحصول على تقارير مالية أكثر دقة.

تنظيم وأرشفة المستندات بسهولة

عندما تزداد عدد الفواتير والمستندات المالية، تصبح عملية التنظيم والأرشفة أكثر تعقيدًا واستهلاكًا للوقت، لذلك تساعد الأتمتة داخل دفترة في حفظ الفواتير والمرفقات وربطها بالمعاملات الخاصة بها، لتسهيل الرجوع إليها في أي وقت.

التحسين من كفاءة فرق المحاسبة والإدارة المالية

عند تقليل الوقت المستهلك في الأعمال الروتينية المتكررة، مثل الإدخال اليدوي يصبح لدى الفرق المحاسبية متسع أكبر من الوقت للتركيز على مهام أكثر أهمية، مثل التحليل واتخاذ قرارات أكثر استنارة.

كيفية إدخال سندات الصرف باستخدام الذكاء الاصطناعي في دفترة

يتيح دفترة خاصية إدخال سندات الصرف باستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي، مما يساعد على تحويل عملية إدخال سندات الصرف من عملية يدوية تقليدية إلى معالجة تلقائية سريعة، حيث يكفي أن يقوم المستخدم برفع صورة للإيصال أو ملف PDF ليقوم النظام باستخراج البيانات الأساسية ومعالجتها مباشرًة.

المتطلبات الأولية لإدخال سندات الصرف في دفترة:

• تفعيل تطبيق المالية داخل إعدادات الحساب.
• توفر رصيد ذكاء اصطناعي.
• إعداد الحسابات الفرعية والتصنيفات والموردين والخزائن مسبقًا داخل الدليل المحاسبي.
• تسجيل الدخول إلى لوحة التحكم في دفترة.

خطوات إدخال سند الصرف بواسطة الذكاء الاصطناعي في دفترة

• الانتقال إلى المالية ثم اختيار المصروفات.
• الضغط على خيار الرفع بالذكاء الاصطناعي 
• اختيار إنشاء جلسة معالجة جديدة
• رفع ملف الإيصال 
• تفعيل خيار حفظ المرفق مع السند واختيار وضع المعالجة
•  يقوم النظام باستخراج تفاصيل مثل المبلغ والضريبة والتاريخ والوصف 
• مراجعة البيانات أو تعديلها عند الحاجة. 
• حفظ السند أو حفظه كمسودة قبل ترحيله بشكل نهائي.

كيفية إدخال فواتير الشراء باستخدام الذكاء الاصطناعي في دفترة

تقوم دفترة بدعم خاصية إدخال فواتير الشراء بطريقة ذكية عبر رفع صور الفواتير أو ملفات PDF، حيث يقوم النظام باستخراج البيانات بشكل تلقائي.

المتطلبات الأولية لإدخال فواتير الشراء في دفترة:

• يجب التأكد من النقاط الآتية قبل بدء استخدام الميزة:
• إعداد الموردين والحسابات الفرعية والتصنيفات داخل الدليل المحاسبي.
• تفعيل تطبيق المشتريات من إعدادات الحساب.
• توفر رصيد ذكاء اصطناعي داخل النظام.
• تسجيل الدخول إلى لوحة التحكم في دفترة.

خطوات إدخال فواتير الشراء باستخدام الذكاء الاصطناعي في دفترة:

• الانتقال الى المشتريات ثم اختيار فواتير الشراء
• الضغط على خيار الرفع بالذكاء الاصطناعي
• إنشاء جلسة معالجة جديدة
• رفع ملف الفاتورة 
• تفعيل خيار حفظ المرفق واختيار المعالجة العادية.
•  يقوم النظام باستخراج تفاصيل الفاتورة مثل المورد، العناصر، الكميات، والأسعار.
• مراجعة البيانات أو تعديلها عند الحاجة.
• إضافة أي تفاصيل إضافية مثل مراكز التكلفة أو الدفع الجزئي.
• الضغط على حفظ لإصدار الفاتورة وترحيل القيد المحاسبي داخل النظام

ما هو الفرق بين الإدخال اليدوي والإدخال الذكي عبر دفترة؟

 الإدخال اليدوي

يقوم المستخدم في الإدخال اليدوي بإدخال البيانات الخاصة بالفواتير أو سندات الصرف بشكل كامل يدويًا، مثل كتابة المبالغ، والتواريخ، والحسابات، والضرائب، وتُعد هذه طريقة تقليدية تستغرق الكثير من الوقت، وغالبًا ما تكون أكثر عرضة للأخطاء البشرية، خاصةً مع كثرة المعاملات اليومية.

الإدخال الذكي

بينما يعتمد الإدخال الذكي عبر دفترة على تقنيات الذكاء الاصطناعي و التعرف التلقائي على النصوص، حيث يمكن رفع صورة الفاتورة أو الإيصال ليقوم النظام تلقائيًا باستخراج البيانات المهمة، مثل المبلغ، واسم المورد، والضرائب، والتصنيفات المحاسبية، مما يجعل العملية أكثر سهولة وسرعة ودقة. 

ويكمن الفرق الأساسي بين الطريقتين في السرعة والدقة والمجهود المبذول حيث يساعد الإدخال الذكي على تقليل الوقت والأخطاء، وتحسين كفاءة العمل المحاسبي بشكل كبير وملحوظ. 

فيما يلي جدول لتوضيح الفروقات الجوهرية بين الطريقتين: 

كيف يضمن دفترة دقة البيانات بالرغم من استخدامه للذكاء الاصطناعي؟

تٌعد الدقة المحاسبية حجر الأساس لأي نظام مالي، لذا يعتمد دفترة على مجموعة من الآليات الذكية للموازنة بين سرعة الذكاء الاصطناعي وموثوقية البيانات، وذلك من خلال: 

• يعتمد دفترة على تطبيقات ذكية لقراءة الفواتير والمستندات بشكل تلقائي.
• يساعد الذكاء الاصطناعي في دفترة على تحليل الحقول الأساسية مثل الضرائب والتواريخ.
• تساهم أدوات الذكاء الاصطناعي في اكتشاف البيانات المفقودة أو غير المنطقية قبل اعتمادها.
• تتيح الأدوات الذكية مراجعة البيانات المستخرجة وتعديلها قبل حفظها بشكل نهائي.
• تقلل من الأخطاء البشرية بشكل كبير.
• تعمل على تحسين أداء النظام مع تكرار الاستخدام بفضل آلية التعليم المستمر المتوفرة في الذكاء الاصطناعي.
• تساهم في توحيد طريقة إدخال البيانات وتنظيمها داخل النظام.
• تجمع بين السرعة والدقة للحصول على تقارير مالية أكثر موثوقية ودقة.

كيف يساهم الذكاء الاصطناعي في تسريع الدورة المحاسبية في المنشآت والشركات

للذكاء الاصطناعي دور مهم جدًا في تسريع الدورة المحاسبية داخل الشركات، من خلال تقليل الوقت المستغرق في العمليات الروتينية وتبسيط خطوات معالجة البيانات المالية، مما يجعل الإدارة المالية أكثر كفاءة وسلاسة، ويتم ذلك من خلال:

• أتمتة عملية إدخال الفواتير وسندات الصرف بدلًا من الإدخال اليدوي.
• رفع كفاءة الدورة المحاسبية بالكامل بدايًة من التسجيل وصولًا إلى إعداد التقارير النهائية.
• تمكين فريق المحاسبة من التركيز على التحليل بدلًا من الإدخال اليدوي.
• تحسين سرعة إعداد التقارير المالية.
• تقليل الأخطاء التي قد تؤدي إلى إعادة العمل.
• تقليل الإدخال اليدوي في المهام المتكررة.
• تسريع عمليات المطابقة بين الحسابات البنكية والفواتير.
• تقليل الوقت المطلوب في تسجيل القيود المحاسبية.
• استخراج البيانات بشكل تلقائي من المستندات.

لماذا يٌعد دفترة نقلة نوعية في الأنظمة المحاسبية السحابية؟

لم يكتف دفترة بتقديم نظام محاسبي تقليدي، بل قدم نقلة نوعية في الأنظمة السحابية المحاسبية، حيث عمل على دمج تقنيات الذكاء الاصطناعي والأتمتة داخل العمليات اليومية، مما غيّر طريقة إدارة الشركات بشكل كبير.

حيث أن دفترة استطاع تحقيق:

•  الجمع بين المحاسبة السحابية والأتمتة الذكية  في منصة واحدة متكاملة.
•  تسهيل عملية إدارة الفواتير وسندات الصرف دون الحاجة إلى إدخال يدوي متكرر.
• دمج الذكاء الاصطناعي داخل النظام لاستخراج البيانات من المستندات بسرعة ودقة أكبر.
• تقليل الاعتماد على العمليات التقليدية مما يحد من الأخطاء البشرية.
• توفير تحديث لحظى للبيانات المالية يمكن الوصول إليه من أي مكان.
• ربط جميع الأقسام داخل الشركة في نظام واحد متكامل.
• تسريع الدورة المحاسبية بشكل ملحوظ.
• منح الشركة رؤية مالية أوضح تساعد على اتخاذ قرارات أكثر استنارة.
• دعم نمو الأعمال من خلال تقليل الوقت والجهد المبذول في المهام التشغيلية.

كيف تستفيد الشركات الصغيرة والمتوسطة من أتمتة إدخال الفواتير وسندات الصرف؟

تساعد الأتمتة الذكية باستخدام الذكاء الاصطناعي في إدخال الفواتير وسندات الصرف على خلق فرصة مهمة للشركات الصغيرة والمتوسطة لتحسين كفاءتها المالية وتقليل الأعباء التشغيلية، وذلك من خلال:

• تقليل الوقت اللازم في إدخال البيانات المحاسبية يدويًا.
• خفض التكاليف التشغيلية المرتبطة بإدارة الفواتير والمستندات.
• تقليل الأخطاء البشرية التي قد تؤثر على دقة التقارير المالية.
• تسريع عملية تسجيل الفواتير وسندات الصرف.
• تنظيم المستندات المالية بشكل تلقائي لتسهيل الوصول إليها في أي وقت.
• تحسين إدارة التدفقات النقدية من خلال بيانات مالية محدثة بشكل لحظي.
• تمكين أصحاب الأعمال من متابعة الوضع المالي دون الحاجة إلى فرق محاسبية كبيرة.
• استبدال الانشغال بالمهام الروتينية بالتركيز على نمو الأعمال.
• تسهيل إعداد التقارير المالية، وبالتالي اتخاذ قرارات أسرع وأكثر دقة.
• دعم التوسع المستقبلي بشكل أكثر مرونة وكفاءة.

خاتمة

في الختام، فإن التحول إلى الأتمتة في إدخال الفواتير وسندات الصرف لم يعد مجرد خيار تقني، بل أصبح خطوة أساسية لا بد منها لأي شركة تسعى إلى رفع كفاءتها المالية وتقليل الهدر في الوقت والجهد. ومع دخول الذكاء الاصطناعي إلى الأنظمة المحاسبية مثل دفترة أصبحت العمليات اليومية أسرع وأكثر دقة، مما يمنح الشركات رؤية أوضح وأشمل وقدرة أفضل على اتخاذ قرارات أكثر استنارة.

لذلك، ومع استمرار توسع الأعمال وزيادة تعقيدها يبقى الاعتماد على الحلول الذكية هو الطريق الأكثر ذكاءً لبناء نظام مالي أكثر مرونة وفعالية، ومواكبة لمتطلبات السوق المتسارعة.