الفاتورة الإلكترونية

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟ وكيفية تطبيقها في شركتك

كانت المعاملات المالية فيما سبق على رأس قائمة أعباء العمل، لكن مع تطوير تكنولوجيا المعلومات في هذا المجال، أصبحت المعاملات المالية الإلكترونية أحد الجوانب الأكثر سهولة في أي عمل باختلاف المجال. وقد كانت الفواتير، التي تندرج تحت مظلة المعاملات المالية، واحدة من الأمور التي تزيد الحمل على صاحب العمل، وذلك لانعدام المرونة في تسييرها وتحصيلها وحصرها وتحليلها، أما الآن فقد أوجد التطور فكرة الفاتورة الالكترونية في مصر الأمر الذي سيغير كثيرًا من نظرة العملاء والشركات إليها كونها حملًا كبيرًا.

 

ما هي الفاتورة الإلكترونية في مصر؟

هي تحويل الفواتير الورقية إلى صورة رقمية، يتم تلقيها، ومراجعتها، واعتمادها من قِبل مصلحة الضرائب المصرية لحظة تسجيلها.

وتكون المراجعة للنواحي الشكلية؛ من حيث توافر كافة البيانات المطلوبة، ومصداقية ملكيتها للشركة الصادرة عنها بمطابقتها بالختم الالكتروني.

والاعتماد عن طريق إعطاء كود فريد لكل مستند UUID يثبت حجية الفاتورة الإلكترونية قانونيًا لإجراء القواعد الضريبية عليها.

 

ما هي منظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر؟

تعد منظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر إجراءً يهدف إلى تحويل العملية التقليدية لإصدار الفواتير وإشعاراتها ورقيًا (مثل المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي) إلى عملية إلكترونية تسمح بتبادل بيانات الفواتير وإشعاراتها المدينة والدائنة وإجراء عمليات المعالجة ذات الصلة من تعديل وإرسال إلى العميل والجهة الضريبية إلكترونيًا على نحو منظم بين الأطراف ذات الصلة بتنسيق إلكتروني شامل.

اشترك في برنامج الفاتورة الالكترونية

ما البيانات الواجب توافرها في الفاتورة الإلكترونية المصرية؟

  • رقم مسلسل الفاتورة.
  •  تاريخ الإصدار.
  •  اسم الممول (صاحب الشركة أو المفوض عنه من موظفيه).
  • رقم التسجيل الضريبي للشركة.
  • عنوان المفوض/ أو عنوان الشركة.
  • اسم المشترى.
  • رقم تسجيل المشتري الضريبي.
  •  عنوان المشتري.
  • المنتج/ الخدمة المقدمة.
  • قيمة المنتج (سعره).
  • الفئة الضريبية للمنتج.
  • قيمة الضريبة.
  • إجمالي الفاتورة.

شكل الفاتورة الالكترونية

يختلف شكل الفاتورة الالكترونية من برنامج محاسبي لأخر لكنها لا تختلف كثيرا عن الفاتورة الضريبية العادية

شكل الفاتورة الالكترونية

من الشركات المنفذة لمنظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر؟

بالتعاون مع مصلحة الضرائب المصرية تقوم شركتان رائدتان في الصناعة التكنولوجية بتنفيذ المنظومة، وهما:

  • شركة مايكروسوفت المنفذة للحل.
  • شركة IBM المسئولة عن الإجراءات المميكنة.

وتعد التجربة المصرية مستلهمة من تجربة دولة المكسيك، لنجاحها، ولتشابه المجتمع الضريبي لكلا البلدين.

اشترك في برنامج الفاتورة الالكترونية

ما هي مكونات الفاتورة الإلكترونية المصرية وشكلها؟

لشرح نظام الفاتورة الإلكترونية فلابد أولًا ذكر أهم مكوناتها الرئيسية، وهي:

  • الرقم الفريد للفاتورة UUID
  • التوقيع الإلكتروني/ الختم الإلكتروني
  • بيانات الفاتورة الإلكترونية
  • الأكواد الموحدة للسلع والخدمات

إذ يتم وضع المكونات السابق ذكرها، بالإضافة إلى وضع معايير فيما يخص طريقة تحويل الفاتورة الإلكترونية وإرسالها ومعالجتها وتحليلها والتحقق من صحتها ووضعيتها القانونية؛ من خلال الإدارات المعنية في الدولة مثل الجهة المسؤولة عن الضرائب، وذلك لزيادة الكفاءة والفعالية بين الأطراف المنخرطة في هذه العملية والتدخل في حل النزاعات الناشئة إذا لزم الأمر.

 

ما هي المستندات التي تصنف فاتورة إلكترونية مصرية؟

تعد المستندات التي يتم إصدارها عبر برنامج محاسبي فقط فاتورة إلكترونية وتستبعد التي يتم إصدارها إما بصيغة XML أو PDF/A-3، حيث إن الفواتير التي يتم إصدارها عبر برامج التحرير المختلفة مثل Word أو Excel بصيغة Doc أو PDF لا تعد فاتورة إلكترونية، وكذلك الفواتير المكتوبة بخط اليد والتي يتم تصويرها بماسح ضوئي أو الفاتورة غير منظمة على صفحة ويب أو في بريد إلكتروني.

 

ما هي الشركات الملزمة بتطبيق الفاتورة الإلكترونية مصر؟

يعد مشروع الفاتورة الإلكترونية المصرية مرحلة من عدة مراحل تسعى لرقمنة جميع المعاملات الضريبية، وهناك مشروعان أساسيان معنيان بتحويل كافة الفواتير الصادرة عن جهات تجارية إلى صورة رقمية وهما:

 

  • مشروع الفاتورة الإلكترونية

وهو المشروع الذي تم إطلاقه منذ أواخر 2020، وتم تطبيق 6 مراحل منه حتى الآن، و يضم فئة شركات الـ  B2B، أي الشركات التي يندرج مستهلكيها تحت فئة الشركات كذلك. المراحل الأولى تم اختيار الشركات الكبيرة التي لديها وسائل تكنولوجية تسمح لها بالتكامل مع المنظومة واستيعاب حيثياتها بسهولة، وتنوعت فئات الشركات المنضمة لها بحيث تشمل كافة الصناعات، للتأكد من مرونة النظام واستيعابه الكامل للفئات التجارية المختلفة مما يدعم عملية التوسع في المراحل التالية.

 

  • مشروع الإيصال الإلكتروني

يعني مشروع الإيصال الإلكتروني بتوثيق الفواتير رقميًا للشركات من فئة B2C، أي الشركات المتعاملة مع المستهلكين الأفراد بشكل مباشر، ويهدف المشروع لضم الاقتصاد غير الرسمي أي أصحاب الأعمال التجارية غير المسجلين ضريبيًا، بكافة مستوياتهم الاقتصادية.

اشترك في برنامج الفاتورة الالكترونية

علي من تنطبق الفاتورة الإلكترونية في مصر؟

-شملت الثلاث مراحل الأولى شركات مركز كبار الممولين، ويضم المركز الشركات التي يتجاوز حجم أعمالها الـ 100 مليون جنيه، وينتج عنهم ما يقارب الـ 80% من التعاملات الضريبية.

-ثم جاءت المراحل التالية لتضم شركات مركز متوسطي الممولين ومركز كبار مهن.

-تم إلزام الجهات الحكومية التي لديها تعاملات بيعية لسلع وخدمات ربحية بالانضمام للمنظومة، وكذلك الموردين المتعاملين مع هذه الجهات الحكومية.

-شركات الحاصلات الزراعية.

-بعض المناطق كمنطقة القاهرة رابع تم تطبيق المنظومة عليهم بشكل كامل.

-بعض شركات المساهمة والاستثمار.

وتخطط مصلحة الضرائب لضم جميع الشركات المنتمية لفئة B2B تباعًا، ويمكنك التأكد من خلال الرابط التالي إذا ما كانت شركتك ملزمة بتطبيق المنظومة حاليًا من خلال رقم التسجيل الضريبي:

https://www.incometax.gov.eg/kregist5th.php

 

ما هي خطوات التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية في مصر؟

التسجيل في منظومة الفاتورة الإلكترونية يسير بالتتابع التالي:

  • الحصول على الختم الإلكتروني/التوقيع وتفعيله.
  • التسجيل الذاتي على موقع المنظومة
  • توحيد أكواد المنتجات.
  • إصدار الفواتير من نظام الـ ERP موقعة إلكترونيًا شاملة الكود الموحد للمنتجات.

استخراج التوقيع الإلكتروني والحصول على التوكين

يتم استخراج التوقيع الإلكتروني عن طريق شركة من اثنتين، هما:

  • شركة Egypt trust:

 https://www.egypttrust.com/en/home

  • شركة مصر للمقاصة:

https://www.mcsd.com.eg/mcdrnew/ar/mainsh.aspx?pageid=195

المستندات الواجب توافرها عند التوجه إلى الشركة لاستخراج التوقيع:

  • أصول كافة المستندات والوثائق الخاصة بالشركة.
  • صورة للسجل التجاري للشركة.
  • صورة للبطاقة الضريبية.
  • صورة عقد الشركة.
  • صورة إثبات شخصية للمسئول.

يقوم الممول/ المفوض، بملىء بيانات الشركة في ورقة تُسلَم له، ثم يوقع نسختي عقد يخص شهادة التوقيع الإلكتروني، يحتفظ بإحداهما. بعد تقديم الطلب في الشركة، يذهب المسئول مرة أخرى لاستلام شهادة التوقيع وجهاز التوقيع، أو يمكن أن يتم شحنهم إليه.

 

التسجيل الذاتي في منظومة الفاتورة الإلكترونية

من يستطيع تسجيل الشركة  في منظومة الفاتورة الإلكترونية إما الممول (صاحب الشركة) أو المفوض، وهو شخص يوكله صاحب الشركة للقيام بالإجراءات نيابة عنه، قد يكون محاسب الشركة، أو مسئول الIT تبعًا لمسئوليات الموظفين بالمؤسسة. الإجراءات المطلوبة للتسجيل على المنظومة  (في حالة التسجيل ذاتيًا) خطوات التسجيل على منظومة الفاتورة الإلكترونية  (في حالة التسجيل بمصلحة الضرائب) لإتباع طريقة التسجيل الذاتي يتوجب أولًا الحصول على شهادة التوقيع الإلكتروني.

 وخطوات التسجيل كالتالي:

  • توجه إلى الرابط التالي:

https://profile.eta.gov.eg/signUp

  • اضغط على زر Start Registration

ولا يتاح التسجيل سوى من نظام تشغيل ويندوز. ستظهر شاشة يتوجب عليك إدخال رقم تسجيل الشركة بها.

  • استكمل البيانات المطلوبة، حتى تنتقل إلى حسابك على موقع المنظومة.

إن واجهتك أي مشكلة في التسجيل، أرسلها على بريد مصلحة الضرائب التالي: einvoice@eta.gov.eg  وسيساعدك الدعم الفني.

 

تعيين المفوضين في الحساب.

المقصود بالمفوضين من ينوب عنك من موظفي الشركة، وتكون لديه صلاحية الإطلاع على الفواتير وإصدار إشعارات الخصم والإضافة. توجه إلى الملف الشخصي الخاص بالشركة وفي القسم الخاص بالمفوضين، اضغط على دعوة مستخدم: بعد إدخال الرقم القومي الخاص بالمفوض، وبالضغط على البحث والتعبئة سيظهر لك رقمه القومي مكتوبًا ما لم يكن خاطئًا لتتمكن بعدها من إدخال بياناته، نشط من وإلى يحدد فيها الفترة التي تعطى الموظف فيها صلاحية إدارة النظام. ونوع المستخدم إما أن يكون مديرًا؛ له صلاحية إضافة وحذف مفوضين آخرين، أو مندوب له كل الصلاحيات عدا إضافة أو حذف غيره.

اشترك في برنامج الفاتورة الالكترونية

تكويد الأصناف بالكود الموحد للشركات

من شروط الفاتورة الإلكترونية توحيد أكواد المنتجات والخدمات، مما يعني أن الأكواد الداخلية وحدها ليست كافية، وهنا لديك طريقتين لتوحيد أكوادك أكواد GS1: وهي أكواد عالمية تستطيع التواصل مع شركة GS1 لشرائهم، وحينها تستخدمهم مباشرة دون أي حاجة لمراجعة المصلحة لأكوادك. أكواد EGS: وهي أكواد يدوية تقوم أنت بتركيب أجزائها عن طريق إضافة المقطع EG + رقم التسجيل الضريبي الخاص بشركتك + الكود الداخلي للمنتج. وهو كود مجاني ولكن له شرطان ليعتبر صحيحًا:

  • ربطه بكود GPC وهو كود تصنيفي موحد يدل على نوع المنتج الخاص بك.
  • يحتاج مدة 15 يومًا لمراجعته من قبل مصلحة الضرائب وقبوله.

 

 

كيف يسهل عليك دفترة أعمالك من خلال التكامل مع منظومة الفاتورة الإلكترونية المصرية ؟

دفترة نظام محاسبي سحابي، له سنوات عديدة من الخبرة ومئات التجارب الناجحة مع شركات مختلفة من قطاعات متنوعة، دفترة يدعم التكامل مع مصلحة الضرائب، ويعينك من خلال الدعم الفني أكثر من الممتاز لكي تتخطى مراحلك الأولى مع الفوترة الإلكترونية بسهولة، تستطيع من خلال دفترة متابعة أعمالك من إصدار الفواتير وإضافة إشعارات الخصم والإضافة ومتابعة التقارير ويمكنك التوسع للتعرف على كافة المميزات المتاحة لك، لكي تعيش التكامل ما بين أنظمة المحاسبة والمخازن وإدارة العملاء والموظفين من خلال شاشة واحدة.