نموذج هيكل تنظيمي Excel - XLSX

ما هو نموذج هيكل تنظيمي؟

نموذج الهيكل التنظيمي هو مستند يقوم بتنظيم أدوار جميع أفراد الشركة ويوضح الهيكل الإداري والعلاقات بين الوظائف والأقسام وخطوط السلطة والتبعية، كما يقوم بتسجيل بيانات كل فرد في الشركة، مثل اسمه، صورته، ودوره الوظيفي.

ما هي عناصر نموذج هيكل تنظيمي؟

• يتضمن نموذج الهيكل التنظيمي العناصر التالية: 
• المناصب الوظيفية، حيث توضح الوظائف والمناصب الموجودة في الشركة. 
• الأقسام والإدارات، تحدد الوحدات التنظيمية المختلفة، من مبيعات ومحاسبة وموارد بشرية وتسويق. 
• خطوط السلطة والتبعية، توضيح الجهة أو المدير المسؤول عن كل منصب ومن يتبع له إداريًا. 
• المسؤوليات الوظيفية، تحديد نطاق مسؤوليات كل منصب للمساعدة في توزيع المهام بوضوح. 
• العلاقات بين الأقسام، توضيح الروابط وتعزيز التنسيق بين الإدارات المختلفة عند الحاجة. 

ما أهمية نموذج هيكل تنظيمي؟

يساهم النموذج في عدة جوانب مهمة: 

1- إدارة الموظفين

يساعد في توضيح أدوار الموظفين والأقسام والمسؤوليات، مما يعزز من سير العمل والإشراف الإداري. 

2- تحفيز الموظفين

يساهم في تحفيز الموظفين من خلال توفير بيئة عمل منظمة، وتقديم صورة واضحة لهم لفرص التقدم الوظيفي ومسارات الترقية المتاحة، مما يحفزهم على تحسيين أدائهم.

3- تحسين الأداء العام

يقوم بتحسين الأداء العام للشركة من خلال تشجيع التعاون بين الأقسام المختلفة. 

4- تحقيق الأهداف

يساهم في تنظيم أدوار كل فرد في الشركة من خلال التسلسل الهرمي للنظام الإداري، مما يسهل توزيع المهام وتنفيذها، وبالتالي يساهم في تحقيق الأهداف. 

5- تجنب النزاعات

يقوم بتوضيح العلاقات بين الموظفين والأقسام، كما يساعد كل فريق على فهم دوره، مما يحقق الشفافية ويقلل من النزاعات بين الموظفين.

ما أنواع الهياكل التنظيمية؟

يختلف الهيكل التنظيمي بحسب طبيعة الشركة وحجمها وطريقة توزيع الأعمال، من أنواعه: 

الهيكل الوظيفي

تقسيم الشركة إلى إدارات وفق الوظائف الرئيسية مثل المبيعات والتسويق والمحاسبة والموارد البشرية. 

الهيكل التقسيمي 

تقسيم الشركة إلى وحدات مستقلة وفق المنتجات أو الخدمات أو المناطق الجغرافية أو فئات العملاء. 

الهيكل المصفوفي 

يضم أكثر من بعد تنظيمي، حيث يعمل الموظف ضمن قسم وظيفي محدد وأيضًا ضمن مشروع أو فريق معين. 

الهيكل المسطح 

يقلل المستويات الإدارية ويمنح الموظفين قدرًا أكبر من الاستقلالية، ويظهر أكثر في الشركات محدودة المستويات الإدارية. 

لا يوجد نوع محدد يناسب جميع الشركات، يتم اختيار الهيكل الأنسب وفق حجم الشركة وطبيعة النشاط وطريقة توزيع المسؤوليات واتخاذ القرارات. 

كيف يتم استخدام نموذج هيكل تنظيمي؟

يمكنك استخدام نموذج الهيكل التنظيمي من دفترة لتنظيم المناصب والإدارات داخل الشركة وتوضيح التسلسل الإداري، إليك الخطوات: 

1. تحميل نموذج الهيكل التنظيمي، وحدد النسخة المناسبة لطبيعة الشركة. 
2. تحديد الإدارات والأقسام، من الشركة وإضافتها إلى النموذج. 
3. إضافة المناصب الوظيفية، لكل إدارة أو قسم. 
4. تحديد المسؤول المباشر، لكل منصب لتوضيح خطوط السلطة والتبعية. 
5. تنظيم المناصب في الهيكل، وفق التسلسل الإداري المعتمد من قبل الشركة. 
6. مراجعة النموذج وتحديثه، في حالة استحداث أقسام أو وظائف جديدة أو حدوث تغييرات في الهيكل الإداري. 
7. حفظ النموذج ومشاركته، مع إدارات شركتك والموظفين والمعنيين ليكون مرجع واضح لتوزيع المسؤولية والعلاقات الإدارية.

أهم النصائح لإنشاء هيكل تنظيمي واضح وفعّال

إذا كان هدفك إنشاء هيكل تنظيمي واضح ويساعد على تنظيم العمل وتوضيح المسؤوليات، اتبع الممارسات التالية: 

• حدد الأدوار والمسؤوليات بوضوح، ضع لكل منصب نطاق واضح من المهام والمسؤوليات لتمنع اختلاط الأدوار. 
• وضح خطوط التبعية، حدد المسؤول المباشر لكل منصب والجهات التي يرجع إليها الموظف بالتقارير. 
• نظم الإدارات وفق طبيعة العمل، بما يتناسب مع أنشطة الشركة وحجمها. 
• حافظ على بساطة الهيكل، تجنب إضافة مستويات إدارية غير ضرورية. 
• راجع الهيكل وحدثه، يجب تحديث الهيكل عند إنشاء أقسام أو وظائف جديدة أو حدوث تغيرات إدارية. 

ما أبرز الأخطاء الشائعة عند تصميم الهيكل التنظيمي؟

تصميم الهيكل التنظيمي دون مراعاة طبيعة الشركة يؤدي إلى مشكلات في توزيع المسؤوليات والتواصل الداخلي، ومن أبرز الأخطاء: 

• عدم تحديد المسؤوليات والصلاحيات لكل منصب بوضوح. 
• وجود خلط بين مهام الموظفين أو الإدارات. 
• إنشاء مستويات إدارية أكثر من اللازم. 
• تصميم الهيكل دون مراعاة حجم الشركة وطبيعة نشاطها. 
• عدم تحديث الهيكل في حالة وجود تغييرات في الإدارات أو المناصب. 
• التركيز على المسميات الوظيفية دون توضيح العلاقات الإدارية وخطوط التبعية. 

مَن المستفيدين من نموذج هيكل تنظيمي؟

يستفيد الكثير من النموذج، ومن بينهم: 

1- موظفي الموارد البشرية

يساعدهم النموذج في تنظيم وتوثيق بيانات الموظفين ومتابعة التغييرات في المناصب والأقسام. 

2- الموظفين

يحفز الموظفين على تحسين أدائهم من خلال تقديم صورة واضحة لهم لفرص التقدم الوظيفي ومسارات الترقية المتاحة. 

3- المديرين 

يساعد المديرين على إدارة الموظفين وتنظيم فرقهم، مما يمكنهم من متابعة أداء الموظفين وتقييمهم. 

4- أصحاب الشركات

يوفر لهم رؤية واضحة للهيكل الإداري، مما يسهل عليهم اتخاذ القرارات وتوزيع المسؤوليات. 

5- المستثمرين

يحتاج المستثمرون إلى معرفة الهيكل الإداري للشركة، ليسهل عليهم فهم العمليات الداخلية والهيكل القيادي لها.

كيف يساعدك دفترة على تطبيق وإدارة الهيكل التنظيمي؟

بعد إعداد الهيكل التنظيمي وتحديد الإدارات والمناصب، تحتاج الشركة إلى نظام سحابي يساعدها على تطبيق هذا التنظيم وإدارة بيانات الموظفين والعلاقات الإدارية بصورة عملية. 

يساعدك برنامج إدارة الهيكل التنظيمي من دفترة على تنظيم الهيكل الإداري للشركة وربط الموظفين بمناصبهم والإدارات التابعين لها، بما يسهل متابعة التغييرات التنظيمية والحفاظ على بيانات محدثة. كما يساعدك دفترة على تنظيم هيكل الشركة بشكل يدعم توضيح التسلسل الإداري وخطوط التبعية، بدلًا من الاعتماد على ملفات منفصلة أو جداول غير محدثة، خاصة مع الشركات النامية من حيث الموظفين والإدارات. 

الأسئلة الشائعة

هل يختلف الهيكل التنظيمي حسب حجم الشركة؟

نعم، يختلف تصميم الهيكل التنظيمي على أساس حجم الشركة وعدد الموظفين وطبيعة النشاط ومستوى تعقيد العمليات. وعلى الأغلب تكون الهياكل في الشركات الصغيرة أكثر بساطة وبعدد مستويات إدارية أقل، بينما الشركات الكبيرة تضم إدارات عديدة وأقسام وتحتاج لتحديد خطوط تبعية وصلاحيات. 

من المسؤول عن إعداد الهيكل التنظيمي في الشركة؟

تشارك الإدارة العليا والموارد البشرية في إعداد الهيكل التنظيمي، بالإضافة إلى مديري الإدارات في تحديد الوظائف والمسؤوليات والعلاقات الإدارية داخل كل قسم، ويختلف توزيع هذه المسؤولية حسب حجم الشركة وطريقة إدارتها.

كيف أعرف أن الهيكل التنظيمي للشركة يحتاج إلى إعادة تصميم؟

غالبًا ما تحتاج الشركة لإعادة تصميم هيكلها التنظيمي عند حدوث تغيرات جوهرية في حجمها أو نشاطها أو طبيعة عملها، ومنها تداخل المسؤوليات بين الموظفين، وعدم وضوح خطوط التبعية، وتعدد المستويات الإدارية أو استحداث أقسام ووظائف جديدة.