نموذج تسوية عهدة

ما هو نموذج تسوية عهدة؟

نموذج تسوية عهدة هو مستند تعتمد عليه المؤسسات لتوثيق جميع ممتلكات الشركة المُسلّمة للموظف، والتي يجب عليه إعادتها عند انتهاء عمله. يحتوي هذا النموذج عادةً على معلومات مفصلة عن عهدة الموظف، مثل الرقم التسلسلي، والحالة، وتاريخ الإرجاع.

ما أهمية نموذج تسوية عهدة؟

نموذج تسوية عهدة الموظف يُعد أداة ضرورية لعدة أسباب مهمة، منها:

• تعزيز الأمان: من خلال حماية المعلومات الحساسة المتعلقة بالشركة والعملاء من الوصول غير المصرح به.
• تحقيق المساءلة المالية: يضمن استرداد الأجهزة والمعدات ذات القيمة العالية، مثل الحواسيب والسماعات، مما يقلل من نفقات الاستبدال.
• دعم إدارة المخزون: يساهم في تتبع الأصول والموارد بدقة وتحسين كفاءة إدارة المخزون داخل المؤسسة.

ما عناصر نموذج تسوية عهدة Excel؟

يتضمن نموذج تسوية عهدة الموظف عدة عناصر، هي:

• البيانات الأساسية للموظف: وتشمل اسم الموظف، رقمه الوظيفي، المسمى الوظيفي، القسم الذي يعمل به، المشرف عليه، تاريخ التعيين، وتاريخ آخر يوم عمل.
• جدول تفاصيل العهدة: وتشمل وصف العهدة، رقمها، تاريخ الاستلام، تاريخ التسليم، حالة العهدة (جيدة – مقبولة – سيئة)، توقيع الموظف.
• إقرار الموظف: نص إقرار بتسليم جميع العُهد التي استلمها أثناء فترة العمل، مع التنويه بأن عدم إرجاعها قد يعرضه للمساءلة القانونية، بالإضافة إلى توقيع الموظف وتاريخ اليوم.
• إقرار المُستلم (من جهة العمل): نص إقرار باستلام العهدة من الموظف وفحص حالتها.

كيفية عمل نموذج تسوية عهدة؟

لإعداد نموذج تسوية عهدة، يتم اتباع الخطوات التالية:

• تجهيز البيانات الأساسية للموظف: مثل الاسم، الرقم الوظيفي، المسمى الوظيفي، القسم، اسم المشرف، تاريخ التعيين، وآخر يوم عمل.
• إعداد جدول تفاصيل العهدة: الذي يتضمن وصف كل عهدة، رقمها، تاريخ استلامها، تاريخ تسليمها، حالتها، وتوقيع الموظف.
• إضافة إقرار الموظف: الذي يثبت فيه أنه أعاد جميع العهدة المسلّمة له، مع ذكر التاريخ والتوقيع.
• إضافة إقرار المُستلم من جهة العمل: الذي يؤكد استلام العهدة وفحص حالتها، مع توقيعه وتاريخ الاستلام.
• المراجعة: مراجعة النموذج وحفظ نسخة في ملف الموظف كمرجع رسمي.

كيف يُستخدم نموذج تسوية عهدة؟

يُستخدم نموذج تسوية عهدة عند إنهاء خدمة الموظف أو نقله أو تغيير مهامه، للتأكد من أنه أعاد جميع ممتلكات الشركة المسلّمة له، سواء كانت أجهزة أو أدوات أو مستندات. ويعمل النموذج كوثيقة رسمية تثبت حالة العهدة عند الإرجاع، وتضمن إخلاء طرف الموظف من أي التزامات متعلقة بها.

من المستفيدين من نموذج تسوية عهدة؟

• الشركة أو المؤسسة: لضمان حماية ممتلكاتها، والحفاظ على أصولها، وتجنب فقدان المعدات أو البيانات.
• الإدارة المالية والمخازن: لتحديث سجلات الأصول والمخزون بعد استلام العهدة.
• إدارة الموارد البشرية: لاستكمال إجراءات إخلاء طرف الموظف وإنهاء خدماته.
• الموظف: لإثبات إرجاع جميع العهدة، وإخلاء مسؤوليته المالية أو القانونية تجاه الشركة.

و من أهم مميزات تخصيص عهدة الموظف باستخدام برنامج دفترة:

• إمكانية عرض تقرير حركات المستودع: من التقارير اختر تقارير المخزون ثم الحركة التفصيلية للمخزون، وحدد مستودع الموظف مع إمكانية التصفية بالتاريخ ونوع الحركة.
• إجراء جرد على مستودع الموظف: من إدارة الجرد، اختر جديد، وحدد مستودع الموظف، وأدخل البيانات المطلوبة، ثم اختر المنتجات المطلوب جردها، ثم قم بعملية التسوية لمعالجة أي عجز أو زيادة.
• سهولة تسوية العهدة: يمكن إجراء جرد شامل للمستودع لتحديد أي نقص أو زيادة، مع إصدار تقارير دقيقة توثق جميع الحركات التي تمت على العهدة. كما يتيح النظام تسوية المخزون تلقائيًا لمعالجة الفروقات، وضمان استرجاع جميع المنتجات أو تسجيل العجز وفقًا للإجراءات الرسمية.