المعالجة المحاسبية وقيود الدفعات المقدمة

ما الذي يضمن للعميل توافر الموارد اللازمة حين يزداد عليها الطلب أو تخفيض المخاطر المالية المتوقعة؟ وما هي السبل التي تتبناها الشركات والمقاولين في تحسين التدفق النقدي وتحسين التخطيط المالي وتغطية التكاليف الأولية وغيرها؟ وما هي الطرق التي تقوم بها الحكومات في تحسين تحصيل الضرائب وتعزيز الالتزام الضريبي؟ جميع تلك الأسئلة تتلخص في نظام واحد، وهو أحد الأنظمة التي تساعد جميع الأطراف السابقة: نظام الدفعات المقدمة. وهو نظام يعمل على تحقيق منفعة لكل من الموردين والشركات والعملاء والحكومات. بالنسبة إلى المقاولين، فهم بالطبع يحتاجون إلى توفير التكاليف الأولية الخاصة لضمان استمرارية تمويل المشروع وتحسين التدفق النقدي وغيرها من الأهمية المتمثلة. بينما العملاء يضمن لهم الدفعة المقدمة الحصول على السلعة والخدمة. على سبيل المثال، عند السفر إلى الخارج، فإنك بالطبع تقوم بحجز تذكرة السفر والفندق وربما سيارة للتنقل داخل البلد. فبدون الحجز المسبق ووجود فاتورة تؤكد العملية المالية، لا تستطيع ضمان حصولك على السلعة أو الخدمة. والكثير من الأمثلة التي تشكل أهمية لكل من الأطراف السابقة لاستخدامهم نظام الدفعات المقدمة. تعرف على كل ما يخص الدفعات المقدمة وكيف يتم تسجيل القيود واستخدام نظام دفترة لتطبيقها تلقائياً وبسهولة:

المعالجة المحاسبية للدفعات المقدمة 

الدفعات المقدمة هي مبلغ مالي جزئي أو كلي يقوم العميل بدفعه إلى البائع مقابل خدمة أو منتج قبل استلامها. وتعد عملية اتفاق بين طرفين لضمان حقوق البائع أو مقدم الخدمة بمستحقاته المالية، وضمان تأمين المنتج أو الخدمة للعميل في حالة الطلب المرتفع أو غيرها. نظام الدفعة المقدمة عبارة عن دفع قيمة أولية من القيمة الكلية للمنتج أو الخدمة من قِبل العميل، ومن ثم يقوم البائع بتسليم البضاعة أو تقديم الخدمة، وأخيراً تقديم فاتورة نهائية تحتوي على الدفعات المقدمة وإجمالي التكلفة. المعالجة المحاسبية للدفعات المقدمة من قِبل العميل تتمثل في تسجيلها في الحسابات التالية:

1. تسجيل الدفعة المدفوعة أو المقدمة في حساب المصروفات (مصروف مدفوع مسبقاً) في الميزانية العمومية حتى يتم استلام السلعة أو الخدمة.
2. عند استلام السلعة أو الخدمة، يتم نقلها إلى حساب المصروفات في قائمة الدخل.

أما المعالجة المحاسبية للدفعات المقدمة بالنسبة للبائع أو مقدم الخدمة، فتتمثل في تسجيلها في الحسابات التالية:

1. تُسجل الدفعة المقدمة في حساب الإيرادات (إيراد غير مكتسب) في الميزانية العمومية حتى يتم تسليم السلعة أو تقديم الخدمة.
2. بعد تسليم المنتج أو تقديم الخدمة، يتم الاعتراف بها كإيراد مكتسب.

من أشهر الأمثلة على الدفعات المقدمة التي تجدها في حياتنا اليومية هي الدفعات المقدمة في حجز الفنادق، وإيجار السيارات، وتذاكر الطيران، وشراء عقارات.

هل يتم احتساب ضريبة القيمة المضافة على الدفعات المقدمة؟

نعم، يتم احتساب ضريبة القيمة المضافة على الدفعات المقدمة في الدول التي تفرض عليها ضريبة القيمة المضافة، ولكن هناك بعض الشروط، وهي:

• تُفرض ضريبة القيمة المضافة على الدفعات المقدمة في حالة كانت السلعة أو الخدمة خاضعة للضريبة، بينما الدفعات الخاصة بالتأمين والضرائب قد تحمل استثناءات أو إعفاءات ضريبية.
• يتم احتساب ضريبة على الدفعات المقدمة عند استلام الدفعة المقدمة، حتى وإن لم يستلم العميل المنتج أو تُقدم الخدمة له.

على سبيل المثال: إذا قمت بحجز تذاكر طيران بسداد دفعة مقدمة بنسبة 10% من إجمالي التكلفة، هنا يتم إصدار فاتورة ضريبية على الدفعة المقدمة وإضافة نسبة الضريبة.

نظام الدفعات المقدمة تحت حساب الضريبة

نظام الدفعات المقدمة تحت حساب الضريبة هو نظام يستخدمه أصحاب الأعمال الحرة أو الشركات بمختلف الصناعات أو المستثمرون، وذلك بدفع مسبق على حساب الضريبة المستحقة عليهم خلال السنة المالية، عن طريق تقدير الدخل المتوقع خلال السنة باستخدام بيانات السنوات السابقة وتقريبها. 

آلية عمل الدفعات المقدمة تحت حساب الضريبة تكون كالآتي: تقوم المؤسسة أو الشركة بتقدير قيمة الضريبة في نهاية السنة المالية، ومن ثم تقسيم القيمة الضريبية المتوقعة خلال السنة إلى دفعات شهرية أو ربع سنوية أو نصف سنوية، أو حسب القوانين التابعة للدولة. 

ماذا إن كانت القيمة الضريبية المستحقة في نهاية السنة أقل من الدفعات المقدمة؟ هنا تقوم الشركة بدفع الفرق، بينما إذا كان ما تم دفعه أكثر من القيمة الضريبية على الدخل النهائي، يتم استرداده أو ترحيله للعام القادم. تقوم الشركات باستخدام هذه الطريقة بهدف توزيع العبء الضريبي على دفعات، والحد من مواجهة مخاطر السيولة الناتجة عن دفع القيمة الإجمالية في دفعة واحدة. بينما تعد تلك الطريقة ميزة للحكومة في الحفاظ على استمرارية تدفق الإيرادات.

قيود الدفعات المقدمة 

قيود الدفعات المقدمة من العميل للشركة تُعتبر التزامات، وتُسجل في دفتر اليومية عند استلام المبلغ من العميل. يتم تسجيل حساب البنك أو الصندوق في الجانب المدين، وحساب الدفعات المقدمة للعملاء يتم تسجيله في الجانب الدائن. بينما قيود الدفعات المقدمة من الشركة للمورد تُعتبر أصولاً، وهي قيود يتم تسجيلها في دفتر اليومية عند دفع المبلغ للمورد. يتم تسجيل حساب الدفعات المقدمة للموردين في الطرف المدين، وحساب البنك أو الصندوق في الطرف الدائن. تعرف فيما يلي على قيود الدفعات المقدمة للمورد وقيود الدفعات المقدمة من العميل وغيرها من القيود الأساسية في النظام المحاسبي الخاص بالدفعات المسبقة:

 1- قيود الدفعة المقدمة للمورد، كالتالي:

2- قيد عند استلام البضاعة أو الخدمة من المورد، تسجل كالآتي:

3- قيود استلام الدفعة المقدمة من العميل، تسجل كالآتي:

4- قيود عند تسليم البضاعة أو تقديم الخدمة، تسجل كالآتي:

5- قيود الدفعات المقدمة للضرائب، تسجل كالآتي:

خطوات تسجيل قيود الدفعات المقدمة وتسجيل قيود الفاتورة النهائية

خطوات تسجيل قيود الدفعات المقدمة:

1. إنشاء قيد القبض عند استلام الدفعة المقدمة من العميل.
2. تسجيل الدفعة المسبقة في قيد اليومية: (تسجيل حساب الدفعات المقدمة للعملاء في الجانب الدائن.، وتسجيل البنك أو الصندوق في الجانب المدين).
3. ربط العميل بالقيمة المدفوعة وتحديد نوع الدفعة.
4. تسجيل قيد الفاتورة النهائية.

خطوات تسجيل قيد الفاتورة النهائية:

1. استخدام قيد الفاتورة للقيمة المدفوعة مقدما (عدم ربط الدفعة المقدمة بالفاتورة يؤثر على التخطيط المالي وإدارة السيولة بكفاءة، وذلك لإنه يعد مبلغ لم يتم تسويته).
2. تسجيل قيمة الفاتورة النهائية (إجمالي المبلغ).
3. تطبيق رصيد الدفعة المقدمة خصمها من المبلغ المستحق.
4. تسوية الدفعة المقدمة.

كيف يساعدك دفترة في معالجة الدفعات المقدمة محاسبيا

يساعدك دفترة في معالجة الدفعات المقدمة محاسبيا عن طريق تسجيل الدفعات في حساب المبيعات المقدمة ومن ثم ترحيلها تلقائيا إلى حسابات الأستاذ ليمكنك تسويتها مقابل فاتورة المبيعات النهائية عند اكتمال القيمة الإجمالية. يساعدك دفترة في معالجة الدفعات المقدمة محاسبيا عن طريق الخطوات التالية:

1. قم بتفعيل تطبيق الحسابات العامة في دفترة.
2. إنشاء فاتورة دفعة مقدمة في حساب المبيعات.
3. إنشاء فاتورة جديدة وتصنيفها داخل (الدفعة المقدمة).
4. حدد نوع الدفعة إما بالنسبة المئوية أو قيمة المبلغ.
5. ترحيل الدفعة إلى حسابات دفتر الأستاذ.
6. تسوية الدفعة المقدمة من المبلغ الإجمالي (يقوم نظام دفترة بحسابها تلقائيا).
7. يمكنك تسويتها يدويا باستخدام خيار "تسوية الحركات" في النظام.
8. يقوم نظام دفترة بإلغاء الدفعة المقدمة من الحساب المؤقت تلقائيا.
9. يتم إلغاء الضريبة المفروضة على الدفعة المقدمة وإدراجها في الفاتورة النهائية.

يمكنك التعرف بالخطوات على معالجة الدفعات المقدمة في دفترة من خلال: دليل الدفعات المقدمة.