نموذج استدعاء رسمي

ما هو نموذج استدعاء رسمي؟

نموذج استدعاء رسمي هو وثيقة رسمية مكتوبة تُبلغ أعضاء الشركة ومساهميها بموعد ومكان عقد الاجتماع، وتُعدّ بمثابة دعوة تُوضّح تاريخ الانعقاد ومكانه، إضافةً إلى تحديد الموضوعات التي سيتم بحثها خلاله.

ما أهمية نموذج استدعاء رسمي؟

يتم إرسال نموذج الاستدعاء لضمان إبلاغ الموظفين بموعد الاجتماع وضرورته، حتى يتمكنوا من ترتيب شؤونهم وحضور النقاشات المتعلقة بالقضايا المهمة للشركة. كما يُعد إرسال هذا الإشعار في الوقت المناسب أمرًا أساسيًا لمنح المشاركين فرصة كافية للاستعداد.

ما عناصر نموذج استدعاء رسمي؟

يجب أن يحتوي نموذج الاستدعاء على العناصر الأساسية التالية:

1. بيانات رئيس الاجتماع: الاسم ومعلومات الاتصال الخاصة به.
2. معلومات المرسل: اسم الشخص أو الجهة المرسلة ودوره.
3. المدعوون: أسماء جميع المشاركين وأدوارهم في الشركة أو الهيئة.
4. نوع الاجتماع: تحديد ما إذا كان الاجتماع عاديًا، سنويًا، أو خاصًا.
5. تاريخ ووقت ومكان الاجتماع: مع ضرورة توثيق تاريخ إصدار الإشعار.
6. الغرض من الاجتماع: مثل اعتماد الميزانية، أو مناقشة العمليات، أو اتخاذ قرارات أخرى مهمة.
7. جدول الأعمال: الأهداف والبنود التي ستُناقش أو تُطرح للتصويت.
8. تعليمات الحضور: تحديد ما إذا كان الحضور شخصيًا أو عن بُعد عبر مكالمة جماعية.
9. ملاحظات إضافية: أي تفاصيل أخرى ذات صلة.

كيفية عمل نموذج استدعاء رسمي؟

خطوات كتابة نموذج استدعاء رسمي:

1- إعداد رأس الصفحة

ابدأ بإضافة عنوان للرسالة في أعلى الصفحة يتضمن معلومات أساسية مثل اسم الشركة وعنوانها وتاريخ الرسالة. أضف سطر موضوع يُوضح محتوى الرسالة مثل: "إشعار اجتماع". يساعد هذا العنوان القارئ على فهم الهدف العام للاجتماع بسرعة.

2- كتابة معلومات الاجتماع

أسفل العنوان، أدرج فقرة موجزة تحتوي على التفاصيل الأساسية للاجتماع: تاريخ ووقت ومكان الاجتماع، نوع الاجتماع، والمشاركين فيه. يمكن أيضًا إضافة لمحة مختصرة عن الموضوع الرئيسي للاجتماع ليتمكن الحضور من التحضير مسبقًا. حاول أن تكون المعلومات واضحة ومباشرة.

3- إدراج جدول الأعمال

قم بإعداد قائمة مرقمة أو نقطية لجدول أعمال الاجتماع، مع التركيز على المواضيع الرئيسية للنقاش. يُفضل ترتيب البنود وفقًا لتسلسل الاجتماع الزمني. الهدف من هذا القسم هو إعطاء الحضور فكرة واضحة عن محاور الاجتماع الأساسية.

4- إنهاء الرسالة

اختم الرسالة بفقرة شكر بسيطة، مع إمكانية إضافة تذكير بحضور الاجتماع في الوقت والمكان المحددين. بعد ذلك، أضف عبارة ختامية مثل: "مع خالص التحيات" أو "مع أطيب التحيات"، ووقع باسمك مع ذكر وظيفتك وبيانات الاتصال الخاصة بك، مثل البريد الإلكتروني ورقم الهاتف.

كيف يُستخدم نموذج استدعاء رسمي؟

يُستخدم النموذج لإبلاغ أعضاء الشركة أو المساهمين بموعد ومكان الاجتماع وموضوعاته، وتمكينهم من التحضير والمشاركة بفعالية في مناقشة القضايا المهمة واتخاذ القرارات.

من المستفيدين من نموذج استدعاء رسمي؟

المستفيدون هم جميع المشاركين في الاجتماع، مثل الموظفين، أعضاء مجلس الإدارة، المساهمين، وأي جهة أو شخص معني بموضوعات الاجتماع.