برنامج حسابات العملاء Excel

ما هو برنامج حسابات العملاء؟

برنامج حسابات العملاء هو ملف اكسيل يستعين به أصحاب المؤسسات وذلك لإدارة الشؤون المالية التي تخُص العملاء بشكل دوري دون الحاجة إلى تسجيل البيانات بشكل يدوي.

ما هي أهمية برنامج حسابات العملاء؟

تتمثل أهمية برنامج حسابات العملاء في التالي:

• تنظيم السجلات: من خلال تجميع بيانات المعاملات و الفواتير والدفعات كل ذلك في مكان واحد.
• متابعة الديون: حساب المديونيات وأرصدة العملاء بشكل مستمر.
• حساب مديونية الشركة بدقة كبيرة.
• متابعة أوراق القبض التي تخُص كل عميل.
• مراجعة الحسابات السابقة وذلك بسهولة تامة.
• تحديد العملاء الأكثر مديونية. 
• اتخاذ قرارات تُبنى على قيم حقيقية.  

ما هي عناصر برنامج حسابات العملاء؟ 

من أبرز عناصر برنامج حسابات العملاء التالي:

• فواتير التجزئة المباشرة: رقم الفاتورة، معرف العميل، اسم العميل، تاريخ الفاتورة، تاريخ الاستحقاق، المنتج، الكمية، سعر الوحدة، قبل الضريبة، ضريبة 15 %، إجمالي الفاتورة، المدفوع، الرصيد المستحق، حالة السداد، أيام التأخير، فئة التأخير.
• فواتير عملاء الجملة: رقم الفاتورة، معرف العميل، اسم العميل، المنطقة، تاريخ الفاتورة، تاريخ الاستحقاق، المنتج، الكمية، سعر الوحدة قبل الضريبة، ضريبة 15%، إجمالي الفاتورة، المدفوع، الرصيد المستحق، حالة السداد، أيام التأخير، فئة التأخير.
• المدفوعات: رقم الدفعة، رقم الفاتورة، معرف العميل، اسم العميل، تاريخ الدفع، المبلغ المدفوع، طريقة الدفع.
• قائمة العملاء: معرف العميل، اسم العميل، فئة العميل، عدد الفواتير،إجمالي المشتريات، إجمالي المدفوعات، الرصيد المستحق، حد الائتمان، نسبة استخدام الحد، حالة الاستخدام. 
• أعمار الديون: معرف العميل، اسم العميل، فئة العميل، المبالغ التي لم يحن سدادها، المتأخر 1-30 يوم، المتأخر 31- 60 يوم، 61-90 يوم، المتأخر أكثر من 90 يوم،إجمالي الرصيد المستحق. 
• قمع التحصيل: إجمالي الفواتير، الفواتير المسددة بالكامل، المسددة جزئياً، غير المُسددة، نسبة كل حالة، قيمة الفواتير.
• أهداف التحصيل: الربع السنوي، هدف التحصيل، التحصيل الفعلي، نسبة الإنجاز، الفرق بين الهدف والفعلي.
• التحصيل حسب المنطقة: المنطقة، عدد الفواتير،إجمالي الفواتير، إجمالي المحصل، الرصيد المستحق، نسبة التحصيل.
• أعلى العملاء مديونية: ترتيب العملاء، اسم العميل، معرف العميل، فئة العميل، الرصيد المستحق، نسبة التحصيل.
• تعليمات الاستخدام: شرح محتويات الشيتات وطريقة عمل نظام حسابات العملاء.
   

ما هي طريقة استخدام برنامج حسابات العملاء ؟

إليك طريقة استخدام برنامج حسابات العملاء:

أول خطوة هي تجهيز بيانات العملاء في شيت قائمة العملاء.

يتم تسجيل بيانات العميل من أهم البيانات المتوفرة: 

• معرف العميل.
• اسم العميل.
• فئة العميل.
• عدد الفواتير. 
• إجمالي المشتريات.
• إجمالي المدفوع.
• الرصيد المستحق.
• حد الائتمان.
• نسبة استخدام الحد الائتماني.
• حالة الحساب.
   

2- تسجيل فواتير العملاء 

بعد تجهيز العملاء، يتم تسجيل الفواتير في شيت الفواتير المناسب. 

الملف يحتوي على شيتين للفواتير:
 

أ- فواتير التجزئة المباشرة

 يُستخدم عندما تكون الفاتورة خاصة بعميل التجزئة.

يتم إدخال:

• رقم الفاتورة.
• معرف العميل.
• اسم العميل.
• تاريخ الفاتورة.
• المنتج.
• الكمية.
• سعر الوحدة.
• بيانات الاستحقاق.

ب- فواتير عملة الجملة 

يُستخدم هذا الشيت لفواتير عملة الجملة كما يحتوي على بيانات الفاتورة على المنطقة.

 

3- تسجيل تفاصيل الفاتورة 

عند إصدار فاتورة جديدة، يتم إدخال بياناتها في الجزء الخاص بها، مثلا:

• رقم الفاتورة.
• العميل.
• المنتج.
• الكمية.
• سعر الوحدة.
• قيمة الفاتورة قبل الضريبة.
• الضريبة.
• إجمالي الفاتورة. 
   

4- تحديد موعد استحقاق الفاتورة 

البرنامج لا يكتفي فقط بمعرفة قيمة الفاتورة، إنما يتابع متى يجب على العميل السداد. 

• فواتير التجزئة يكون لديها مدة استحقاق مُحددة في الملف.
• فواتير الجملة لها مدة استحقاق مختلفة.

5- تسجيل المبالغ التي يدفعها العميل 

عندما يُسدد العميل قيمة الفاتورة، لا يتم الاكتفاء فقط بتعديل الفاتورة يدوياً بل يتم سدادها في شيت المدفوعات.

يتم تسجيل: 

• رقم الدفعة.
• رقم الفاتورة.
• اسم العميل.
• معرف العميل.
• تاريخ الدفع.
• المبلغ المدفوع.
• طريقة الدفع.

6- تسجيل الدفعات الجزئية 

إمكانية تعامل البرنامج مع العميل الذي لا يُسدد بالكامل.

7- متابعة رصيد كل عميل 

بعد تسجيل الفواتير والمدفوعات، بعد ذلك يأتي دور متابعة أرصدة العملاء عبر شيت قائمة العملاء.

8- معرفة حالة كل حساب 

البرنامج يُساعد على معرفة حالة حساب العميل بناءاً على البيانات الخاصة به.

9- متابعة أعمار الديون

من أهم أجزاء في البرنامج هو شيت أعمار الديون، كما يتم تقسيم المبالغ إلي فئات كالتالي: 

• لم يحن موعده.
• 30-1 يوم. 
• 60-30 يوم.
• 90-61 يوم.
• أكثر من 90 يوم.
• إجمالي الرصيد.

10- متابعة العملاء الأكثر مديونية

يساعد الإدارة على معرفة العملاء الذين لديهم أكبر أرصدة مُستحقة. 

11- متابعة التحصيل

ذلك لمتابعة حالة الفواتير من حيث التحصيل:

مُسددة بالكامل إلي مسددة جزئياً. 

من هُم المستفيدين من برنامج حسابات العملاء؟

من أبرز المستفيدين من البرنامج: 

• أصحاب المشروعات الصغيرة: يُمكنهم استخدام البرنامج لمتابعة حسابات العملاء، الفواتير، المدفوعات، الأرصدة المستحقة. 
• المحاسبون: يُساعد المحاسبون على تنظيم بيانات العملاء، تسجيل الفواتير، ومُراجعة الأرصدة.
• مسؤولو المبيعات: يُساعدهم على معرفة الوضع المالي للعملاء.