قصة نجاح: مجد التميز لخدمات السيارات مع دفترة

بعد تجارب متعددة مع أنظمة بطيئة ودعم فني ضعيف، انتقلت شركة مجد التميز لخدمات السيارات إلى دفترة، ومنذ نحو سنتين تدير حساباتها ومخزونها ومبيعاتها وعملاءها من منصة واحدة، عبر كل فروعها.

عن مجد التميز لخدمات السيارات

مجد التميز شركة خدمات سيارات في السعودية تعمل بأكثر من فرع، وتتعامل يوميًا مع عملاء أفراد وشركات. تتطلب طبيعة عملها متابعة كل سيارة وصاحبها، وقطع الغيار المستخدمة، والفواتير الصادرة من الورشة مباشرة.

يروي القصة أحمد محمد صغير الجمال، محاسب الشركة، وهو المسؤول عن إدارة الحسابات بما تشمله من مخزون ومبيعات ومشتريات وعملاء وموردين.

التحدي: أنظمة تعطّل العمل بدل أن تُسرّعه

قبل دفترة، جرّبت الشركة أكثر من برنامج، وكانت النتيجة واحدة: وقت ضائع في كل خطوة. كانت المشكلات تتركز في ثلاثة مواضع:

«البرامج اللي اشتغلنا عليها سابقًا كانت تعطّلنا… أكيد كان وقت ضايع.» — أحمد الجمال، محاسب مجد التميز

الحل: دفترة في قلب العمل اليومي

اعتمدت مجد التميز دفترة نظامًا واحدًا للحسابات والمخزون والمبيعات والعملاء، يستخدمه الجميع من الإدارة العليا حتى عامل الورشة.

فواتير يصدرها عامل الورشة بنفسه

لم يعد إصدار الفاتورة مهمة المحاسب وحده. عامل الورشة يُدخل الفاتورة ويضيف المنتج ويسجّل العميل، فردًا كان أو شركة، دون أي صعوبة. ثم تُرسَل الفاتورة للعميل مباشرة عبر واتساب أو البريد الإلكتروني أو ماسنجر.

«حتى على مستوى العامل اللي في الورشة، ما يحتاج لمحاسب.»

ملف كامل لكل عميل وسيارته

إدارة العملاء هي «المركز الأساسي» في عمل الشركة. عندما يتواصل عميل بعد صيانة سيارته، يصل الفريق إلى ملفه فورًا بأي من هذه الطرق:

حسابات ومخزون متصلان

الفواتير وإدارة المنتجات ودليل الحسابات تعمل معًا في نظام واحد. يصف أحمد الجانب المحاسبي كله بأنه «مرة سلس».

صلاحيات محددة لكل مستخدم

يعمل على دفترة أربعة مستويات من المستخدمين، ولكل منهم صلاحيات تختلف عن غيره:

النتائج: من وقت ضائع إلى عمل يواكب الوقت

بعد نحو سنتين مع دفترة، لخّص أحمد التغيير بقوله: «صرنا نلحق الوقت ومستمرين».

يضيف أحمد أن دفترة «من سنة إلى أخرى يتطور أكثر»، فالشركة تحصل على تحديثات مستمرة دون تغيير نظامها.

الدعم الفني: شريك حاضر في كل وقت

المشكلات قليلة، ومعظمها فني بسبب ضعف الشبكة، لكن عند حدوثها يجد الفريق طريقين للحل:

«الدعم الفني متعاون معنا كثير جدًا: سرعة في التجاوب معنا وسرعة في إنجاز أو حل المشكلة. عندما تكون لدي مشكلة أو شيء، ألاقي ما شاء الله على اليوتيوب منزّلين كل المقاطع. الشيء الثاني: في حالة مثلًا معي مشكلة، تواصلت مع إدارة البرنامج أو مع فريق الدعم مباشرة، هم يحلّوها لي في نفس الوقت ويدعموني، كمان ببعض الفيديوهات وبعض روابط اليوتيوب اللي توضح كل شيء على البرنامج.» — أحمد الجمال

الخلاصة

من الورشة إلى الإدارة العليا، يعمل فريق مجد التميز اليوم على نظام واحد سهل الاستخدام، يتطور باستمرار، ويسانده فريق دعم سريع. وحين سُئل أحمد عما يقوله لمن يفكر في دفترة، اختصر التجربة في كلمتين: