نموذج جدول حسابات يومية Excel - XLSX

ما هو نموذج جدول حسابات يومية؟

نموذج جدول حسابات يومية هو نموذج يضم الحسابات المدينة الخاصة بكل مصروف خلال الشهر. فكل مبلغ يظهر في الجدول هو عبارة عن معاملة يكون فيها الطرف المذكور في الجدول هو الطرف المدين.

بإدخال المبلغ في الصف، يضاف تلقائيًا إلى الإجمالي ليظهر لك سواء كنت صاحب عمل أو مدير مالي المبالغ الكلية التي أنفقت خلال الشهر. فتتأكد إذا كانت في حدود الميزانية الموضوعة أم تخطتها. 

ما هي عناصر نموذج جدول حسابات يومية؟

يضم نموذج جدول الحسابات اليومية عدة عناصر أهمها:

1- رقم المعاملة:

كل معاملة في الجدول لها رقم فريد، يظهر ترتيبها خلال الشهر، ويمكن أن يتم تكويدها على حسب نوع الحساب. فمثلًا إذا كانت الرواتب تصرف على دفعات يمكن التعبير عنها بصيغة ر-1، ر-2، … إلخ. كل معاملة تستلم من خلالها شحنة جديدة من المورد، يمكن تمثيلها بالرمز ش-1، ش-2، … إلخ.

2- تاريخ المعاملة:

كل معاملة لها تاريخ محدد موثق من خلال ورقة تجارية غالبًا ما يكون فاتورة باسم شركتك أو سند صرف موجه إلى أحد الموردين أو إحدى أوجه الإنفاق.

3- المبلغ:

خانة المبلغ تضم القيمة الفعلية التي أنفقتها منشأتك في ذلك اليوم، بغض النظر إذا تواجدت دفعات متبقية تنفق لنفس الغرض.

4- الوصف:

هو تعريف بجهة الإنفاق والحساب الذي صرفت إليه المبالغ المالية. فيضم اسم الحساب وفقًا لشجرة الحسابات التي تتبناها شركتك.

5- الملاحظات:

يُفضل إضافة الرقم المرجعي لأية مستندات أو وثائق تجارية تثبت صلاحية المعاملة المسجلة وصحتها.

كيفية استخدام نموذج جدول حسابات يومية

يُستخدم نموذج جدول الحسابات اليومية بطريقة سهلة ومنظمة لتسجيل ومتابعة مختلف المعاملات المالية التي تتم داخل الشركة، فمع كل معاملة موثقة سواء كانت (مرتبطة بفاتورة ضريبية، أو تعامل مع إحدى جهات التوريد، أو إعداد سند صرف) يتم تسجيل المعاملة في صف مخصص لها داخل الجدول، ويجب متابعة إجمالي المصروفات ومقارنته بالميزانية المحددة لكل بند خلال الفترة المحاسبية التي يغطيها النموذج، وذلك للحد من الفروقات غير المخطط لها وتحسين عملية التخطيط المالي للفترات المقبلة. 

وللاستفادة من النموذج بصورة صحيحة وفعالة، توجد مجموعة من الخطوات التي ينبغي اتباعها وهي:-

• حدد السنة أو الشهر الذي سيتم تسجيل العمليات المالية الخاصة به.
•  أنشئ جدولًا يحتوي على أعمدة مناسبة، مثل: رقم القيد، التاريخ، البيان، الحساب المدين، الحساب الدائن، المبلغ المدين، والمبلغ الدائن.
• اكتب تاريخ حدوث العملية المالية في خانة التاريخ.
• أعطِ كل عملية مالية رقم قيد متسلسل لتسهيل الرجوع إليها ومراجعتها.
•  اكتب بيانًا مختصرًا وواضحًا يوضح طبيعة العملية المالية.
•  حدد الحساب الذي سيُسجل في الجانب المدين والحساب الذي سيُسجل في الجانب الدائن.
•  أدخل قيمة العملية في خانتي المدين والدائن، مع التأكد من تساويهما.
•  أضف كل عملية مالية إلى الجدول حسب تاريخ حدوثها دون إغفال أي عملية.
•  تحقق من صحة الحسابات والمبالغ والتأكد من عدم وجود أخطاء في التسجيل.
•  اجمع مبالغ المدين والدائن في نهاية الفترة للتأكد من أن إجمالي المدين يساوي إجمالي الدائن.
• احفظ نسخة من الجدول بشكل منتظم، ويفضل الاحتفاظ بنسخة احتياطية لتجنب فقدان البيانات.

لماذا نموذج جدول حسابات يومية مهم؟

ترجع أهمية نموذج جدول حسابات يومية إلى عدة أسباب:

1- متابعة لحظية للمصروفات

كل مصروف هو عملية خصم من الصندوق أو الرصيد البنكي. مع تغير الرصيد، تصبح لديك مؤشرات تنبهك إلى مدى التوازن بين المصروفات والإيرادات. فيمكن معرفة إذا كان التدفق النقدي مؤهل لتغطية مصروفات بقية الشهر، أم قد يحدث عجز بالسيولة.

2- اكتشاف محاولات التلاعب بسهولة

كل معاملة مربوطة بوثيقة مالية يمكن الاعتماد عليها والتاكد من سلامة المعاملة بالرجوع إليها. لهذا كل محاولات الاختلاس أو الاحتيال هدفها الحصول على أموال نتيجة معاملات وهمية ستنتهي بالفشل وسيتم اكتشافها بسهولة.

3- تحسين التخطيط المالي

تضع المنشأة مصروف تقديري لكل البند. المنشأة غير مطالبة بأن يكون المبلغ المقدر مطابق للفعلي. بنفس الوقت، أحد أهم عناصر التخطيط المالي أن تتقارب القيم الفعلية والمتوقعة، حتى يسهل وضع الميزانيات بالمستقبل وتوزيع الموارد بشكل مناسب على أوجه الإنفاق.

ما هي أنواع قيود اليومية؟

ترتبط قيود اليومية المختلفة بجدول الحسابات اليومية ارتباطًا مباشرًا، لأن جدول الحسابات اليومية هو الأداة التي يتم من خلالها تسجيل هذه القيود وتنظيمها ومتابعتها، فعند حدوث أي عملية مالية يتم تحديد نوع القيد المناسب لها، ثم تسجيل تفاصيله في جدول اليومية، وفي هذا الإطار تُحدد أنواع قيود اليومية طريقة تسجيل العمليات المالية، بينما يعمل جدول الحسابات اليومية على تنظيم هذه القيود وحفظها بطريقة تسهّل مراجعتها وترحيلها إلى دفتر الأستاذ وإعداد التقارير المالية، فيما يلي أهم أنواع قيود اليومية:- 

• قيد اليومية البسيط:- يتضمن حسابًا مدينًا وحسابًا دائنًا واحدًا، مثل تسجيل شراء بضاعة نقدًا.
   
• قيد اليومية المركب:-  يتضمن أكثر من حساب في الطرف المدين أو الدائن، مثل تسجيل عملية تحتوي على عدة عناصر مالية.
   
• قيد اليومية العكسي:- هو قيد محاسبي يتم تسجيله في بداية الفترة المحاسبية الجديدة بهدف عكس قيد تسوية تم تسجيله في نهاية الفترة السابقة.
   
• قيد التسوية: يُستخدم في نهاية الفترة المحاسبية لتعديل أرصدة بعض الحسابات، مثل المصروفات المستحقة أو الإيرادات المقدمة.
   
• قيد الإقفال: يُستخدم في نهاية الفترة المالية لإقفال الحسابات المؤقتة، مثل حسابات الإيرادات والمصروفات.
   
• قيد التصحيح: يُستخدم لتصحيح الأخطاء التي حدثت عند تسجيل العمليات المحاسبية.
   
• قيد الافتتاح: يُستخدم لإثبات أرصدة الحسابات في بداية السنة المالية الجديدة.
   

تُستخدم قيود اليومية لإثبات المعاملات المالية التي تحدث في المنشأة دوريًا لحظة بلحظة، فيما يلي بعض الأمثلة الشائعة:
 

1- مثال على قيد شراء بضاعة نقدًا 

2- مثال على قيد بيع بضاعة نقدًا

3- مثال على قيد شراء أصل ثابت نقدًا

4- مثال على قيد دفع مصروف إيجار

5- مثال على قيد تحصيل مبلغ من عميل

6- مثال على سداد مبلغ لمورد

تسجيل قيود اليومية في جدول الحسابات 

من المستفيدين من نموذج جدول حسابات يومية؟

توجد عدة جهات يمكن لها الاستفادة من نموذج الحسابات اليومية. على مستوى الأعمال، تجد المتاجر والمحلات الصغيرة والمتوسطة تستخدم هذا النموذج لتتعرف على مصروفاتها اليومية خلال الشهر. كذلك الشركات الصغيرة والمتوسطة، تتحقق من مدى التزامها بالميزانية الموضوعة لكل بند من خلال هذا النموذج.