قصة نجاح - RETRO BREW مع دفترة

بعد الاعتماد على شيتات إكسل وفواتير يدوية، انتقل فريق الحسابات في ريترو برو إلى دفترة، وأصبح يعتمد عليه بشكل أساسي في إقفال الحسابات ومتابعة المخزون والموردين من مكان واحد.

عن ريترو برو

ريترو برو علامة قهوة مصرية تعمل في تحميص القهوة والكافيهات. تتعامل مع أصناف كثيرة وكميات كبيرة، ومنتجات لها تواريخ صلاحية، وأسعار شراء تتغيّر باستمرار.

يروي القصة شادي محمد وعبد الله خالد، المحاسبان العامّان في الشركة، اللذان يتوليان القيود والمخزون والموردين وإقفال الحسابات الشهري.

التحدي: جهد مضاعف لإخراج أرقام صحيحة

قبل دفترة، كان العمل المحاسبي كله على إكسل. وكانت دقة الأرقام تتطلب مجهودًا مضاعفًا في ثلاثة مواضع:

«فاتورة المانيوال لو هعملها ورقة وقلم… هتاخد مني ساعة.» — محاسب في ريترو برو

الحل: دفترة نظامًا محاسبيًا متكاملًا

انتقلت ريترو برو إلى دفترة لتجمع الحسابات والمخزون والمشتريات والمبيعات والموردين في نظام واحد. يشبّه عبد الله الفرق بالفرق بين القسمة المطوّلة بالقلم واستخدام الآلة: أصبح يعرف كيف تتم كل خطوة، دون أن يقوم بها يدويًا.

قيود تلقائية وإقفال شهري أسرع

كل عملية تُدخَل تترحّل تلقائيًا إلى حساباتها. وفي آخر الشهر لا يحتاج الفريق إلى تجميع الأرصدة وتنقيتها، فقائمة الدخل جاهزة ولا يبقى إلا ضبط قيود الإقفال.

«لو إديته معطيات صح، هتاخد نتائج صح… آخر الشهر أنا مش محتاج إني أقفل الـ P&L.»

تقارير تغني عن المراجعة بندًا بندًا

من التقارير يعرف الفريق حركة الحسابات ورصيد المخزون والمشتريات والمبيعات، دون فتح كل عملية على حدة.

مصروفات يسجّلها غير المحاسبين

الموظف الذي ليست لديه خلفية محاسبية يسجّل مصروف ضيافة أو انتقالات مباشرة، دون أن يكتب قيدًا أو يحدد الحسابات.

مخزون تحت السيطرة

تكلفة دقيقة رغم تذبذب الأسعار

مع تغيّر الأسعار المستمر، يحسب دفترة التكلفة بمتوسط السعر، ويُنبّه فورًا إذا جاء صنف مثبَّت السعر بسعر مختلف.

موردون ومرتجعات وتعديلات

• متابعة كل مورد: ما دُفع نقدًا وما زال مستحقًا.
• فواتير مرتجع بسهولة، مع الضريبة.
• تعديل أي خطأ بشري بعد المراجعة، وهي الميزة التي اختارها شادي من بين كل المزايا.

النتائج: من شيتات متفرقة إلى نظام يُعتمد عليه

اليوم يعتمد فريق ريترو برو على دفترة في الإقفال الشهري: «اعتمادنا الأساسي في تقفيل الحسابات على السيستم».

سهولة تبدأ من اليوم الثاني

لم يحتج الفريق إلى فترة تعلّم طويلة:

«بالعكس، أنا حسيت إنه سهل جدًا… تاني يوم أنا لقيت نفسي تمامًا بتعامل.»

الخلاصة

من القيود اليومية إلى المخزون والموردين والإقفال الشهري، يدير فريق ريترو برو حساباته اليوم من نظام واحد. وحين يسأله زملاؤه عن النظام الذي يعمل عليه، يكون الرد واحدًا: