من 6 ساعات إلى نصف ساعة: كيف نقلت شركة أسد العاصمة حساباتها من إكسل إلى دفترة

قصة نجاح: شركة أسد العاصمة للمنسوجات ودعاسات السيارات – المملكة العربية السعودية

نبذة عن الشركة

المشكلة: يوم عمل كامل يضيع في إدخال القيود

شركة صناعية بستين موظفًا ومصنع ومقر إداري، تدير حساباتها ومخزونها وفواتيرها على ملفات إكسل. الصورة مألوفة لكثير من الشركات التي بدأت صغيرة ونمت أسرع من أدواتها.

إكسل لا يخطئ، لكنه لا يعمل وحده. كل قيد يُدخل يدويًا، وكل تقرير يُبنى من الصفر، وكل خطأ في خلية واحدة يظهر في آخر الشهر ولا أحد يعرف مصدره.

“كنا نعمل على ملفات إكسل، وكان ذلك يستهلك وقتًا كثيرًا جدًا. إدخال القيود اليومية وحده كان يأخذ من خمس إلى ست ساعات في اليوم.” — محمد الطنطاوي، المدير المالي، شركة أسد العاصمة

خمس إلى ست ساعات يوميًا في الإدخال فقط، قبل أي تحليل أو مراجعة أو تقرير. هذا يعني أن المدير المالي كان يقضي معظم يومه كمُدخل بيانات.

والأثر لم يتوقف عند الوقت. فعندما يطلب المدير العام تقريرًا، كان الجواب: “جاهز خلال اليوم”. وقرارات البيع والتسعير كانت تُتخذ دون رؤية واضحة للأرقام.

“عندما كنت أعمل على إكسل لم أكن أستطيع اتخاذ قرار صحيح، لأنني لم أكن أعرف بدقة إن كنت أبيع بربح أم بخسارة.”

البحث عن نظام ERP: مقارنة قبل القرار

عندما قررت الشركة الانتقال إلى نظام ERP متكامل، لم تختر أول اسم صادفته. أجرى فريقها مقارنة بين أكثر من نظام في السوق السعودي قبل أن يستقر على دفترة.

“قارنّا بين أكثر من شركة، ووجدنا أن دفترة هو أفضل برنامج ERP في السوق حاليًا لنعمل عليه.”

المعايير التي حسمت الاختيار، كما وصفها المدير المالي، كانت ثلاثة: توفير الوقت، وتوفير الجهد، وتكلفة معقولة لا تثقل شركة في مرحلة نمو.

“عندما عملنا على دفترة وفّر وقتًا وجهدًا كبيرين، ووفّر مالًا أيضًا لأنه ليس مرتفع التكلفة، وتمكنّا من إحكام العمل.”

مرحلة الانتقال: استيراد القيود دفعة واحدة

المخاوف المعتادة عند الانتقال من إكسل إلى نظام ERP هي مدة التحويل وترحيل البيانات. في حالة أسد العاصمة، لم يشكّل ذلك عائقًا.

“لم يأخذ وقتًا كثيرًا. في دفترة ميزة جيدة جدًا تتيح استيراد القيود كلها مرة واحدة، فأدخلنا القيود ولم يستغرق ذلك وقتًا طويلًا.”

واليوم تستخدم دفترة ثلاثة أقسام في الشركة: الإدارة للمتابعة والتقارير، والمحاسبة للقيود والإقفال، والموارد البشرية لشؤون الموظفين، على فرعَي الشركة والمصنع.

النتائج بالأرقام

“الآن أدخل قيودي في أقل من نصف ساعة، وأستخرج منها ميزان مراجعة جيدًا وتقارير أعرف منها إن كنت أعمل بشكل صحيح أم لا.”

أثر أبعد من الوقت: قرارات مبنية على أرقام

الفارق الأهم بالنسبة للمدير المالي لم يكن الساعات الموفَّرة، بل القدرة على اتخاذ قرار.

“على دفترة أستطيع الآن طباعة تقرير أرى فيه إن كنت أبيع بخسارة أم بربح. كل هذه الأشياء أستطيع عملها في وقت قصير.”

عندما يصبح تقرير الربحية متاحًا في دقائق بدل يوم كامل، تتغير طريقة إدارة الشركة: التسعير يُراجع في وقته، والمنتج الخاسر يُكتشف قبل أن يتراكم، والمدير العام يحصل على الأرقام حين يحتاجها لا في اليوم التالي.

تجربة الفريق

الاختبار الحقيقي لأي نظام ليس رأي من اختاره، بل رأي من يستخدمه يوميًا.

“الناس هنا تُثني عليه كثيرًا. سهل، بسيط، غير معقد، ونستخرج التقارير المالية بشكل مبسط وأسهل من السابق.”

وقد تجاوز الأمر حدود الشركة:

“اقترحت دفترة على أكثر من صديق لي، لأنه برنامج مميز وسهل ويستطيع أن يعمل به ويحقق مكاسب مالية.”

لمن يناسب دفترة؟ رأي المدير المالي

“أنصح الشركات المتوسطة والكبيرة بالعمل على دفترة.”

وهي نصيحة من مدير مالي في شركة صناعية بستين موظفًا وفرعَين، انتقلت من إكسل إلى نظام ERP سحابي كامل دون أن تتوقف عن العمل.

هل ما زلت تدير حساباتك على إكسل؟

إذا كان إدخال القيود يأخذ ساعات من يومك، أو كانت تقارير الربحية تصلك متأخرة، أو كنت تتخذ قرارات التسعير دون أرقام واضحة، فأنت في الموقف نفسه الذي كانت فيه أسد العاصمة قبل الانتقال.

[جرّب دفترة مجانًا] — استورد قيودك دفعة واحدة، وابدأ من حيث توقفت.

أسئلة شائعة

كم يستغرق الانتقال من إكسل إلى دفترة؟

يوفر دفترة استيراد القيود والبيانات دفعة واحدة من ملفات إكسل، ما يختصر مدة الانتقال بشكل كبير مقارنةً بالإدخال اليدوي.

هل يناسب دفترة الشركات الصناعية والمصانع؟

نعم، إذ يغطي المحاسبة والمخزون والفواتير والموارد البشرية على أكثر من فرع، كما في حالة أسد العاصمة التي تديره على مقر الشركة والمصنع.

ما الفرق بين إدارة الحسابات على إكسل ونظام ERP سحابي؟

في إكسل كل قيد وكل تقرير عمل يدوي منفصل. في نظام ERP تُسجَّل العملية مرة واحدة وتنعكس تلقائيًا على الحسابات والمخزون والتقارير.