الكاتب : فريق عمل دفترة
ما هو دفتر اليومية وما الفرق بينه وبين دفتر الأستاذ
هل يمكن معرفة كل ما يتم بالمؤسسة من معاملات مالية؟ الإجابة نعم، ويكون ذلك من خلال دفتر اليومية الذي يُعد بمثابة سجل كبير يوفر نظرة تفصيلية عن كل المعلومات والبيانات الحسابية الناتجة عن المعاملات المالية اليومية للمنشأة خلال فترة زمنية مُحددة.
ويعتبر التسجيل في دفتر اليومية من أهم مراحل الدورة المحاسبية ودونها لا تتم باقي المراحل الأخرى، وأي خطأ يحدث في دفتر اليومية يكون بمثابة كارثة مُحاسبية لها تأثير كبير باقي الدفاتر والقوائم المالية.
تتمكن الإدارة المالية بواسطة دفتر اليومية مراقبة كل ما زاد ونقص في الحسابات المختلفة لديها، ومتابعة الأموال التي تخرج وتدخل بسهولة، لذلك لا يمكن التغافل أو إهمال التسجيل في دفتر اليومية، فالمحاسب الكفء هو من يهتم بكل تفاصيل دفتر اليومية.
مُلخص النقاط الرئيسية
- دفتر اليومية هو أحد أهم المراحل التي تبدأ بها الدورة المحاسبية، ويكون عبارة عن صفحات يتم فيها تسجيل المعاملات المالية بشكل يومي مثل معاملات البيع والشراء والمدفوعات النقدية، ومن ثم يتم إعداد القيود المحاسبية الخاصة بهذه المعاملات وأهمها القيد البسيط والقيد المركب.
- يتكون دفتر اليومية من عناصر أساسية ممثلة في (رقم القيد، تاريخ المعاملة وطبيعتها، المبالغ المالية المتأثرة حسب بيان المعاملة، ورقم الصفحة التي سيتم الترحيل إليها في دفتر الأستاذ).
- تتمثل أهمية دفتر اليومية في كونه مرجع أساسي للمحاسبين عن كافة الأنشطة المالية التي تمت في المؤسسة خلال فترة مالية محددة، وكذلك يُمكن من خلال تحديد طبيعة الحسابات الدائنة والمدينة، ويضمن توازن الحسابات المختلفة بإستخدام نظام القيد المزدوج، وأخيرًا يعتبر دفتر اليومية هو الأساس للإنتقال للمراحل الأكثر تعقيدًا في الدورة المحاسبية.
ما هو دفتر اليومية؟
يعتبر دفتر اليومية أحد أهم السجلات المحاسبية التي تبدأ بها مراحل الدورة المحاسبية وهو عبارة عن صفحات يتم فيها تسجيل المعاملات المالية في حسابات تفصيلية، ثم إعداد القيود المحاسبية لهذه المعاملات وأهمها القيد البسيط والمركب، ويمكن استخدام سجلات دفتر اليومية لتسوية الحسابات الأخرى مثل دفتر الأستاذ ومن ثم ميزان المراجعة والقوائم المالية.
وتتمثل المعاملات المالية بـ "دفتر اليومية" في معاملات البيع والشراء، والمدفوعات النقدية، والدفع بالآجل وكل المعاملات التجارية الأخرى يتم تسجيلها.
مكونات دفتر اليومية
- رقم القيد لكل معاملة مالية بناء على تسلسلها الزمني.
- تاريخ اليوم الذي حدثت فيه المعاملة.
- طبيعة المعاملة و تحديد ما إذا كانت دائنة أم مدينة.
- البيان الذي يوضح تفاصيل المعاملة.
- المبالغ المالية التي نقصت في الحساب وزادت في حساب آخر.
- رقم مستند المعاملة الذي يحدد نوعها وما إذا كانت مستند (صرف/ قبض/ أو قيد).
- رقم صفحة الأستاذ التي تم ترحيل المعاملة فيه.
أهمية دفتر اليومية
1/ يعتبر مرجع يومي للمحاسب نظرًا لاستخدامه كوسيلة لتسجيل كافة الأنشطة المالية بمختلف أنواعها وأحجامها التي تحدث يوميًا في تاريخها ووقتها المُحدد.
2/ يستخدم دفتر اليومية لتحديد طبيعة الحسابات المختلفة سواء كانت مدينة أو دائنة.
3/ تُستخدم البيانات المالية لدفتر اليومية في إعداد دفتر الأستاذ العام بحساباته الرئيسية.
4/ مساعدة الإدارة في مراقبة المعاملات المالية ومعرفة الوضع المالي للمنظمة، حيث يوفر دفتر اليومية وصفًا تفصيلي عن العمليات المالية من خلال المعالجة المُحاسبية بواسطة القيود.
5/ تُسهل البيانات الواردة في قيود دفتر اليومية عملية إعداد الضرائب، حيث يحتاج المحاسبين إلى تتبع كافة الأرباح التي حققتها المنشأة، وكذلك المصروفات الصادرة عنها خلال فترة مالية محددة من أجل إعداد التقارير الضريبية، ويُمكن تتبع هذه المعاملات بسهولة من سجلات دفتر اليومية
6/ يُعد دفتر اليومية من أحد أهم الدفاتر المحاسبية التي تساعد المحاسب على تسوية الحسابات وعمل القوائم المالية وأهمها الميزانية العمومية، وبيان الدخل، والتدفقات النقدية، و الحسابات الختامية.
7/ إثبات المعاملات المالية في دفتر اليومية يمنع أي خطأ أو سهو من قبل الأفراد والجهات التي تتعامل مع المنشأة.
8/ يعمل دفتر اليومية على توازن الحسابات المختلفة بإستخدام نظام القيد المزدوج، حيث يوجد جانب مدين وجانب دائن ويجب التوازن بينهما، وإذ لم يكن هناك توازن بمعنى أن مجموع المدين لا يساوي مجموع الدائن، فهذا يدل على وجود مشكلة ما أو خطأ في التسجيل يجب على المحاسب الرجوع إلى تفاصيل المعاملة في دفتر اليومية واتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة.
9/ يساعد دفتر اليومية على اتخاذ القرارات المالية الصائبة من قبل المسؤولين والجهات الإدارية المعنية، فعلى سبيل المثال إذا ظهرت في سجلات دفتر اليومية أن المؤسسة لديها فائض من التدفقات النقدية، فإن هذا يوجه أصحاب الأعمال والمستثمرين إلى التوسع لزيادة الربح والإنتاج، والعكس إذا ظهر أن المنشأة تعاني من عجز نقدي فإن هذا يُرشد مسؤولي الشؤون المالية إلى اتخاذ الإجراءات اللازمة لخفض التكاليف.
كيفية عمل دفتر اليومية؟
كما ذكرنا من قبل في دفتر اليومية لا يمكن التغافل عن المعاملات التي تمت في المنظمة لذلك يجب أن يكون هناك نظام لتسجيل هذه المعاملات، وهنا سوف يتم توضيح طريقة عمل دفتر اليومية من خلال برنامج الأكسيل:
1- في دفتر اليومية هناك عناصر أساسية يجب أن تكون موجودة مثل: رقم القيد والتاريخ والبيان ونوعية الحسابات مدينة أم دائنة والمبالغ المالية.
لذلك يتم عمل عمود لكل عنصر من العناصر السابقة.
| القيد المبالغ | |||||||
| دائن | مدين | دائن | مدين | البيان | تاريخ العملية | رقم القيد | |
|
|
|||||||
2- عند تسجيل كل قيد يمكن كتابة رقم القيد أو العملية ومن ثم تاريخ كل معاملة مالية.
3- كتابة وصف العملية في خانة البيان.
4- تسجيل القيود اليومية بتحديد الحسابات التي تأثرت بالعملية وما كان مدين ودائن يكتب في خانة القيد.
| القيد المبالغ | ||||||
| دائن | مدين | دائن | مدين | البيان | تاريخ العملية | رقم القيد |
| ٥٠٠٠٠ | ٥٠٠٠٠ | النقدية | المعدات | شراء معدات نقدًا | ١/٢/٢٠٢٢ | ١ |
| ١٢٠٠٠ | ١٢٠٠٠ | النقدية | إيجار مقدم | دفع إيجار مقدم | ٤/٢/٢٠٢٢ | ٢ |
| ٣٠٠٠٠ | ٣٠٠٠٠ | النقدية | استلام أموال مقابل خدمات | ٨/٢/٢٠٢٢ | ٣ | |
5- يمكنك كتابة جميع القيود اليومية بهذه الطريقة وتسجيلها بسهولة، ولكن هناك شرط لا يجب التغافل عنه وهو أن إجمالي المبالغ المدينة تساوي إجمالي المبالغ الدائنة ولذلك يمكنك عن طريق دالة SUM معرفة مجموع كل عمود من المبالغ السابقة.
و دالة SUM عبارة عن: =SUM) E2:E4) أي سيتم جمع المبالغ من الخلية الثانية إلى الرابعة، وبذلك يمكن معرفة إذا كان هناك خطأ في التسجيل أما لا.
طريقة تسجيل المعاملات المالية في دفتر اليومية
تسجيل المعاملات المالية هي من أهم الخطوات التي يقوم بها المحاسب لذلك من المهم تسجيل هذه المعاملات بدقة، ويتم تسجيل المعاملات في دفاتر اليومية باستخدام طريقة القيد المزدوج والذي يعتمد على تسجيل المعاملة مرتين في الجانب الدائن والجانب المدين بحيث يزيد إحداهما والآخر ينقص.
مثال عملي على تسجيل المعاملات المالية في دفتر اليومية
في ١/٢/٢٠٢٢ تم شراء بعض المعدات التي تحتاجها المؤسسة في العمليات التجارية للنشاط بمبلغ ٥٠ ألف ﷼ وتم
الدفع نقدًا.
في ٤/٢/٢٠٢٢ تم دفع قيمة إيجار نقدًا بمبلغ ١٢٠٠٠ ﷼ لمدة ٤ شهور.
في ٨/٢/٢٠٢٢ تم استقبال ٣٠ ألف ﷼ من أحد العملاء مقابل تقديم بعض الخدمات.
في ١٥/٢/٢٠٢٢ تم شراء أدوات مكتب مقابل ٥٠٠٠ ﷼ على الحساب.
في ٢٠/٢/٢٠٢٢ تم بيع بضاعة قيمتها ٢٠ ألف ﷼ على الحساب.
في ٢٨/٢/٢٠٢٢ تم دفع فاتورة الكهرباء بمبلغ ٤٠٠٠ ﷼
في ٢٨/٢/٢٠٢٢ تم دفع مرتبات الموظفين قيمتها ١٥ ألف ﷼.
تعتبر هذه بعض العمليات التي تمت خلال شهر فبراير في المنظمة وهنا يمكن تسجيلها في دفتر اليومية كالتالي:
| دائن | مدين | بيان | تاريخ العملية |
| ٥٠٠٠٠ | ٥٠٠٠٠ |
من ح/ المعدات إلى ح/ النقدية |
١/٢/٢٠٢٢ |
| ١٢٠٠٠ | ١٢٠٠٠ |
من ح/ الايجار مقدم إلى ح/ النقدية |
٤/٢/٢٠٢٢ |
| ٣٠٠٠٠ | ٣٠٠٠٠ |
من ح/ النقدية إلى ح/ الايرادات |
٨/٢/٢٠٢٢ |
| ٥٠٠٠ | ٥٠٠٠ |
من ح/ أدوات المكتب إلى ح /حسابات قابلة الدفع |
١٥/٢/٢٠٢٢ |
| ٢٠٠٠٠ | ٢٠٠٠٠ | من ح /حسابات قابلة الدفع إلى ح/ المبيعات | ٢٠/٢/٢٠٢٢ |
| ٤٠٠٠ | ٤٠٠٠ |
من ح/ المصروفات إلى ح/ النقدية |
٢٨/٢/٢٠٢٢ |
| ١٥٠٠٠ | ١٥٠٠٠ |
من ح/ الأجور إلى ح/ النقدية |
٢٨/٢/٢٠٢٢ |
الفرق بين دفتر اليومية ودفتر الأستاذ
يعتبر دفتر اليومية ودفتر الأستاذ من الدفاتر المسئولة عن المعاملات المحاسبية فى أى منشأة ولكن يتخلف دفتر الأستاذ عن دفتر اليومية فى عدة خصائص كما هو موضح في الجدول التالي:
| دفتر الأستاذ | دفتر اليومية | وجه المقارنة |
| دفتر الأستاذ هو دفتر يقوم المحاسب بتسجيل صفحة لكل حساب على حدة ومعرفة رصيد هذا الحساب في نهاية كل مدة | يعتبر دفتر اليومية سجل يومي يقوم المحاسب بتسجيل جميع المعاملات التجارية التي تمت بالمنشأة | التعريف |
| معرفة رصيد كل حساب تم فتحه بدفتر الأستاذ وترحيله إلى ميزان المراجعة. | يعتبر الغرض من دفتر اليومية هو معرفة المعاملات التجارية التي تتم بالمنشأة يومًا بعد يوم، وترحيل رصيد الحساب إلى دفتر الأستاذ. | الغرض |
|
أما دفتر الأستاذ: معرفة الأرصدة المختلفة لكل حساب بعد انتهاء كل فترة زمنية. المساعدة في عمل ميزان المراجعة |
ترجع أهمية دفتر اليومية إلى: عدم إهمال أي عملية تمت بالمنشأة المساعدة في عمل دفتر الأستاذ تسوية الحسابات المختلفة |
الأهمية |
| يتم التسجيل بناءًا على نوع الحساب الذي تم فتحه بالدفتر. | يتم التسجيل بترتيب زمني وتاريخ محدد، طبقًا لقاعدة القيد المزدوج. | كيفية التسجيل والتنظيم |
| يجب توازن دفاتر الأستاذ لإعداد التقارير المالية | ليس بالضرورة موازنة دفتر اليومية | التوزان |
لماذا يتم تسجيل المعاملات المالية في دفتر اليومية بطريقة القيد المزدوج ؟
لضمان دقة السجلات المالية والحفاظ على توازن المعادلة المحاسبية ، بحيث يكون هناك تأثير متساوي على جانبي المعادلة المحاسبية (الأصول = الخصوم + حقوق الملكية)، مما يساعد على دقة ونزاهة السجلات المحاسبية، وتسهيل إجراء تتبع المسؤولية المالية في عملية المراجعة والتحليل المالي، وضمان الامتثال للمعايير المحاسبية المعترف بها دوليًا، وأخيرًا تحسين اتخاذ القرارات المثالية لإدارة الشؤون المالية.
أهم الأخطاء التي تحدث في دفتر اليومية ودفتر الأستاذ
تختلف الأخطاء المحاسبية من دفتر إلى آخر، لذا يجب الانتباه إليها عند التسجيل والمراجعة وفيما يلي أبرز الأخطاء التي قد تحدث في دفتر اليومية ودفتر الأستاذ:-
أخطاء دفتر اليومية
- أخطاء التسجيل التي قد تشمل تسجيل مبلغ خاطئ، أو تسجيل استخدام حساب خاطئ، أو تسجيل المعاملة نفسها في تاريخ خاطئ.
- أخطاء الإغفال وتنتج عن عدم تسجيل معاملة معينة.
- أخطاء عدم اتباع مبدأ القيد المزدوج بشكل صحيح، مما يؤدي إلى عدم توازن في المعادلة المحاسبية.
- أخطاء وصف المعاملة بشكل غير دقيق.
أخطاء دفتر الأستاذ
- أخطاء ترحيل مبلغ خاطئ أو ترحيل المعاملة إلى الحساب الخاطئ.
- أخطاء في جمع الرصيد النهائي للحساب.
- أخطاء الإغفال وعدم ترحيل معاملة من دفتر اليومية إلى دفتر الأستاذ.
الفروق الرئيسية بين أخطاء دفتر اليومية ودفتر الأستاذ
نلاحظ أن الفروق بين أخطاء دفتر اليومية ودفتر الأستاذ تتمثل في:-
- مرحلة حدوث الخطأ:- وتُعبر عن الإجراء المحاسبي الذي يمكن أن يحدث فيه الخطأ، فمثلا غالبًا تحدث الأخطاء في دفتر اليومية بمرحلة التسجيل الأولية للمعاملات، أما في دفتر الأستاذ فقد تحدث بمرحلة تجميع المعاملات وتتبع الأرصدة.
- حدود التأثير:- نجد أن أخطاء دفتر اليومية تؤثر على دقة المعاملات المسجلة والتي تؤثر في جميع السجلات المحاسبية السابقة، أما أخطاء دفتر الأستاذ على دقة الرصيد النهائي للحاسبات والبيانات المالية الناتجة عنها.
- إمكانية الكشف والتصحيح:- إمكانية كشف وتصحيح الأخطاء في دفتر اليومية يكون صعب لأنه يتطلب مراجعة كل المعاملات المسجلة بشكل تفصيلي، ولكن يكون الكشف والتصحيح أسهل في دفتر الأستاذ من خلال مطابقة الرصيد النهائي للحسابات مع البيانات المالية المُدخلة إليه.
دفتر اليومية في دفترة
برنامج المحاسبة من دفترة يقوم بتسجيل قيودك المحاسبية تلقائيًا مع إمكانية إضافة قيود يدوية لأي معاملات أخرى، ويتم تنظيم هذه القيود في شجرة الحسابات تبعًا لتصنيف المصروف أو الإيراد الناشىء عنه القيد، وهذه القيود اليومية يتم إصدار تقرير به يسمى تقرير قيود اليومية ثم يتم ترحيلها إلى دفتر الإصدار.
ويُمكنك من خلال النقر على إدخال تقارير الحسابات العامة في لوحة "دفترة" أن تصدر تقرير قيود اليومية بسرعة وسهولة والاحتفاظ بها، وهو ما يوفر عليك معاناة الحاجة إلى دفاتر الورقية أو الحسابات المحفوظة على برامج الأوفيس والتي من الممكن أن يتم فقدها في أي وقت.
ختامًا، أصبح من السهل عمل القيود اليومية عن طريق البرامج المحاسبية المختلفة، ويمكن للمحاسب المالى بواسطة الدفاتر اليومية اكتشاف الأخطاء المُحاسبية مبكرًا قبل حدوث أي مشكلات أو خلل محاسبي أكبر في القوائم المالية والحسابات الختامية للمنشأة، لذلك من الضروري الاهتمام بدفتر اليومية وعدم الإغفال عن أي معاملة تجارية تمت في إطار الفترة المالية المُحددة.
