شرح انواع المصروفات في الشركات التجارية والصناعية

يعتبر بند المصروفات في المحاسبة من أهم بنودها، لأنه يوضح بالتفصيل التدفقات النقدية الخارجة من الشركة، وإذا لم يتم إحكام السيطرة على هذا البند ستفشل العملية المحاسبية إجمالًا، ولن يتمكن المحاسبون من إعداد قوائم مالية دقيقة، فضلًا عما قد يتسبب في خسارة مالية للشركة.

في هذا المقال سنتعرف معًا على أنواع المصروفات في الشركات، وسنتمكن من فهم كل نوع على حدة بالأمثلة الموضحة له.

المصروفات في المحاسبة 

إذا أردنا وضع تعريف للمصروفات في مجال المحاسبة لنتمكن من تحديد أنواعها في الشركات بعد ذلك، يمكننا أن نقول إنها تدفقات نقدية خارجة من الشركة بهدف التشغيل والاستثمار والنفقات للحصول على منتج أو خدمة أو إتمام عملية الحصول على منتج أو خدمة. ومن هنا ندرك أهمية هذا الموضوع في إدارة الشئون المالية للشركة.

ولأننا نحاول تحديد المقصود من المصروفات في المحاسبة، فينبغي أن نشير إلى الفرق بين “المصروف” و”التكلفة”، وهما في ظاهرهما مصطلحان مترادفان إلا أنهما من وجهة نظر المحاسبة مختلفان، حيث يشير مصطلح “التكلفة” إلى الموارد المالية التي تتكلفها الشركة لشراء أصل يدر ربحًا على سنوات عدة لاحقة، في حين يراد بمصطلح “المصروف” النفقات الدورية المتكررة والتي تندرج تحت غالبا في سنة مالية واحدة، مثل الرواتب والمصروفات العمومية ومصروف صيانة الأصل وغير ذلك.

أنواع المصروفات في المحاسبة

تتعدد أنواع المصروفات في الشركات ومستحقات الدفع للمؤسسات بما في ذلك مختلف قنوات الدفع، سواء عن طريق الفوترة الإلكترونية والورقية أو بالشيكات أو بالتحويلات البنكية. وتنقسم المصروفات إلى إيرادية ورأسمالية، وينقسم كل نوع بدوره إلى أنواع فرعية عدة لا يشترط أن تتوافر في النظام المحاسبي لكل المؤسسات، وإنما تختلف باختلاف نوع الشركة وطبيعة نشاطها.

أولًا: المصروفات الرأسمالية (Capital Expenditure (CapEx

المصروفات الرأسمالية (CapEx) هي الأموال التي يتم إنفاقها للحصول على منفعة طويلة المدى تتجاوز السنة المالية الواحدة، مثل تطوير الأصول وتوسيعها وزيادة طاقاتها الإنتاجية. وهي مختلفة عن المصروفات الإيرادية التي يشترط معها تحقيق منفعة فورية مرتبطة بدورةٍ محاسبية واحدةٍ.

ومن بين أنواع المصروفات الرأسمالية ما يأتي:

مصروفات التحسين:

وهي المصروفات التي تؤدي إلى زيادة العمل الإنتاجي لأصول الشركة والمعدّات المستخدمة للإنتاج، وكذلك ارتفاع نسبة الإنتاج وتخفيض تكاليف الإنتاج، ومثال على ذلك استبدال جزء من الماكينة أو المعدّة بغيرها.

مصروفات الإضافة:

وتعني استثمار جديد في رأس المال، من خلال زيادة الطاقة المستغلة والتوسع في شراء الأصول الثابتة للشركة.

مصروفات الإحلال:

وهي المصروفات التي تنفق من أجل استبدال أصل بجزء آخر كتغيير الإطارات مما يساعد على زيادة الطاقة الإنتاجية.

ثانيًا: المصروفات الإيرادية Revenue expenses

هي مصروفات ذات خصائص مختلفة، والغرض منها الحصول على خدمات فورية مرتبطة بدورةٍ محاسبية واحدةٍ، مع وجود علاقة بين المصروف ووظائف الشركة مثل الإنتاج والبيع والتوزيع والإدارة. كما أنها متنوعة لكثرة الأنشطة التي تسهم بشكل مباشر أو غير مباشر في استمرار نشاط الشركة.

وفيما يلي من سطور نستعرض أهم هذه المصروفات الإيرادية، مع ضرورة ملاحظة أن هذه المصروفات لا تقتضي الضرورة أن توجد جميعًا في كل منشأة أو تكون بالتصنيف نفسه؛ حيث يعتمد ذلك على طبيعة نشاط الشركة أولًا، والعمليات الأساسية التي تسهم بشكل مباشر في الإنتاج ثانيًا.

مصروفات الشراء Purchase Expenses

تتعلق بعملية الشراء مصروفات ثانوية قد يتم تحميلها على تكاليف المشتريات أو لا بناءً على ما يتم من اتفاق بين البائع والمشتري، فمثلًا إذا تم الاتفاق على تسليم البضاعة محل المشتري فلن تتحمل تكاليف النقل وغيرها، في حين أنه إذا كان الاتفاق هو تسليم البضاعة محل البائع فسيتعين عليك حينئذٍ تحمل تكاليف أخرى لنقل البضاعة. ومن بين مثروفات الشراء ما يأتي: 

• مصروفات شحن ونقل المشتريات.
• مصروفات التأمين على البضاعة المشتراة.
• الرسوم الجمركية على البضاعة المشتراة.
• عمولة وكلاء الشراء.
• مصروفات أخرى.

مصروفات البيع Selling Expenses

كما هو الحال لدى مصروفات المشتريات، قد تتحمل مصروفات إضافية على عمليات البيع التي تجريها مع عملائك، وتخضع بعض هذه المصروفات كذلك للاتفاق بين البائع والمشتري. ومن بين مصروفات ادارة المبيعات:

• مصروفات شحن ونقل وتوزيع البضاعة.
• مصروفات الدعاية والإعلان.
• عمولات وكلاء ورجال المبيعات.
• مصروفات التعبئة والتغليف.
• مصروفات التأمين على البضاعة المباعة.

مصروفات تشغيلية Operating Expenses

هى المصروفات التي يتم إنفاقها على عمليات التشغيل والتصنيع لضمان استمرارها. وتتضمن أجور العاملين داخل خطوط الإنتاج وليس رواتب الموظفين الإداريين. وكذلك كافة التكاليف غير المباشرة داخل مكان التصنيع. ومن بين مصروفات التشغيل كذلك ما يأتي:

• مصاريف صيانة sالمعدات والأدوات والمستلزمات.
• مصاريف قطع الغيار.
• مصاريف مهمات التشغيل والمواد.
• أجور العمالة المؤقتة.

مصروفات إدارية وعمومية General and Administrative Expense

المصروفات العمومية سميت بذلك لأنه لا يتم إنفاقها خصيصًا لعملية معينة أو قسم معين أو فترة محددة ضمن السنة المالية، ومن بين هذه المصروفات:

• رواتب الموظفين.
• السفر والتنقلات.
• مصاريف المراجعة والاستشارات.
• تراخيص العمل.
• مصاريف استئجار الأصول الثابتة.
• فواتير المرافق والخدمات.
• مصاريف وقود وسائل النقل والآلات.
• مصاريف التأمين على الأصول.
• مصاريف المستلزمات المكتبية.

مصروفات مالية وتمويلية Financial Expenses

هي المصروفات ذات الصلة بالمعاملات البنكية والاستثمارات المصرفية عندما لا يكون التمويل هو استثمارات الأموال هو النشاط الرئيسي للشركة ففي هذه الحالة تكون هناك اعتبارات مختلفة. ومن بين أبرز المصروفات التي تندرج تحت بند مصروفات التمويل ما يأتي:

• مصاريف القروض.
• الفوائد المدينة.
• عمولة أعلى رصيد مدين.
• عوائد التأخير في سداد القروض.
• مصاريف التسهيلات الائتمانية بشكل عام.

ثالثًا: المصروفات الإيرادية المؤجلة Deferred Revenue Expenses

مع أن المصروفات الإيرادية تتسم بأنها دورية فإن هناك نوعًا آخر وهو المصروفات الإيرادية المؤجلة، وهي المبالغ التي يتم دفعها من أجل الحصول على خدمات يتم الاستفادة منها في أكثر من دورة مالية. على هيئة إيرادات وبالتالي نجد علاقة مباشرة بين المصروفات الإيرادية وحجم الإيرادات. وتتسم المصروفات الإيرادية ببعض الخصائص، منها:

• الغرض الأساسي لها هو الحصول على خدمات قصيرة الأجل لتستفيد منها الشركة في أكثر من فترة مالية.
• تعتبر حجمها أكبر من المصروفات الايرادية الطبيعية.
• تتعلق هذه المصروفات مع حجم الإيرادات في أكثر من فترة مالية.

مصروفات التأسيس:

هي المبالغ التي ينفقها صاحب الشركة في أثناء إجراءات التأسيس. تعامل مصروفات التأسيس معاملة خاصة، وذلك بعد ظهور معيار 38 الدولي، ومعيار 23 المصري، حيث اعتبرت من ذلك الحين مصروفات تخص الفترة. وقبل ذلك كانت تُدرج مصروفات التأسيس إما تحت المصروفات الإيرادية المؤجلة أو تحت المصروفات الرأسمالية.

ويندرج تحت مصروفات التأسيس كلٌ من وسائل نشر العلامة التجارية وكذلك البحث والتطوير.

وبيان ذلك فيما يأتي:

• نشر العلامة التجارية: وهي الأموال التي تنفقها الشركة لتعزيز انتشار العلامة التجارية والترويج لها، وتكون حجم هذه الإعلانات كبيرًا بحيث تستفيد منها الشركة في أكثر من دورة مالية.
• البحث والتطوير: ويقصد بها التطوير وترجمة ما يتم التوصل إليه من خلال الأبحاث إلى خطة إنتاج جديدة وتساعد على تحسين أداء الشركة، وتكون هناك بعض الخصائص التي يمكن تأجيلها إلى فترات مستقبلية إذا توافرت الشروط الآتية:
  • السلعة أو العملية محددة بشكل واضح ويمكن فصل مصروفاتها عن المصروفات الأخرى بسهولة.
  • وجود إثبات عملي حول الجدوى الفنية للسلعة أو العملية التي تم تطويرها.
  • توافرها لدى إدارة الشركة في إنتاج وتسويق أو استخدام السلعة المطورة.
  • أن يكون هناك مؤشرات واضحة حول الأسواق بالنسبة للسلعة.
  • أن توجد موارد كافية في الشركة ومتوقع أن توفرها من أجل تسويق السلعة.

ما هي المصروفات المقدمة والمصروفات المستحقة؟

من الأسئلة التي تدور في أذهان كثير من المحاسبين المبتدئين الفرق بين المصروف المستحق والمصروف المقدّم. وقبل تعريف كلٍ منهما ينبغي التنويه بأن المحاسبة قائمة على تسجيل كافة المعاملات لحساب الاستحقاقات خلال فترة محاسبية محددة. ومن هنا ينبع الفرق بين النوعين.

المصروف المقدّم:

هو الذي تم دفعه في الفترة المحاسبية الحالية في مقابل الانتفاع بمقابل هذا المصروف في فترات مستقبلية. وبالتالي يبدو وكأن هذه الفترة في حالة خسارة بسبب تحملها مصروفات لا مقابل مساويًا لها. ومن الأمثلة الشائعة على المصروفات المقدمة الإيجار المقدّم.

المصروف المستحق:

على العكس من المصروف المقدم يكون المصروف المستحق. وهو ببساطة المصروف المؤجل دفعه إلى فترة مالية أخرى، مع تمتع المنشأة بمقابل هذا المصروف. وبالتالي يبدو وكأن الفترة في حالة مكسب بسبب الانتفاع دون مقابل.

وكما سبق توضيحه تقوم المحاسبة على التسجيل، فقد يتأجل دفع مصروفات لفترة معينة والعكس ومع ذلك تظل المحصلة واحدة والنتائج في القوائم المالية وميزان المراجعة مضبوطة وصحيحة إذا ما تمت العملية المحاسبية بالشكل السليم.

كيف يفيدك دفترة في إدارة المصروفات؟

برنامج إدارة المصروفات في نظام دفترة فضلًا عن مزايا التكامل التي يوفرها مع بقية برامج النظام كالمبيعات والمشتريات والحسابات العامة والرواتب والأجور، فإنه يضم مزايا عديدة تساعدك على إدارة الشئون المالية لديك باحترافية ودقة، مثل تصنيف المصروفات إلى فئات وسهولة تسجيلها وتتبعها، وإدارة المصروفات المتكررة، وإصدار تقارير مفصلة بالمصروفات حسب التصنيف والموظف والعميل، والمدة الزمنية يوميًا وأسبوعيًا وشهريًا وسنويًا.

الأسئلة الشائعة

ما الفرق بين المصاريف العمومية والإدارية؟

المصروفات العمومية والإدارية قريبان جدًا وفي أحيان كثيرة يندرجان تحت بند واحد المصاريف العمومية والإدارية.

ومع ذلك، هناك فرق واضح بينهما، فالمصاريف العمومية غير مرتبطة بالإنتاج أو الإدارة اليومية للمنشأة، مثل رسوم الحصول على الخدمات الحكومية والضرائب والتأمينات. في حين ترتبط المصاريف الإدارية بشكل مباشر بإدارة المنشأة وتحمل تكاليف تشغيلها مثل تكاليف الإيجار وفواتير الخدمات وتكاليف المستلزمات المكتبية وتكاليف الاتصالات والنقل والسفر. 

ما الفرق بين المصاريف التشغيلية والإدارية؟

هناك فرق واضح بين المصاريف التشغيلية والإدارية، حيث يمكن تمييز المصاريف التشغيلية بأنها ذات صلةٍ مباشرةٍ بHka’m ,عمليات التشغيل وممارسة نشاط الشركة الأساسي، مثل تكاليف التصنيع وأجور العمالة اليومية المشاركة في عملية الإنتاج، أما المصاريف الإدارية فإنها تسهم كذلك في العملية الإنتاجية ولكن بشكل غير مباشر، حيث تختص بالأنشطة والاحتياجات الإدارية مثل تكاليف الإيجار والمستلزمات المكتبية في المقرات الإدارية وهكذا.

ما هي المصاريف غير النقدية؟

هي المصروفات التي يتم تضمينها في القوائم المالية للفترة المالية دون تأثيرها على التدفق النقدي الخارج، مع وجود تأثير لها على صافي الربح. وتعتبر مصاريف إهلاك الأصول هي أبرز وأوضح مثال على المصاريف غير النقدية، حيث تقلل من صافي الربح ولكن ليس نتيجةً لتدفقٍ نقديٍ.

ما هي المصروفات العرضية؟

يطلق عليها كذلك المصروفات النثرية والمصروفات الطارئة، وهي التكاليف الثانوية المرتبطة بإتمام المهام والأنشطة التجارية، مثل مصاريف سيارات الأجرة التي يستقلّها الموظفون في أثناء المأموريات الخارجية، وكذلك الإكراميات التي يمكن إنفاقها في عشاء عمل أو مهمة رسمية. 

هل المصروفات دائن أم مدين؟

المصروفات حسابات مدينة دائمًا، ولا تكون دائنة إلا في حال اتضح خطأ في إنفاق المصروف، وبالتالي يتم تصحيح الخطأ بقيد عكسي.

ما هي الخاصية الأساسية للمصاريف غير المباشرة؟

الخاصية الأساسية للمصاريف غير المباشرة هي عدم ارتباطها بشكل مباشر بعمليات الإنتاج أو تقديم الخدمة/ المنتج، وبالتالي لا تعتبر ذات تأثير واضح على تكلفة المنتج/ الخدمة. ومن أمثلتها البحث والتطوير الذي تجريه الشركة لتحسينه خدماتها/ منتجاتها.

ما معنى مصاريف غير منظورة؟

المصاريف غير المنظورة، وتُعرف كذلك بالمصاريف غير المدرجة في الميزانية، هي النفقات غير المخطط لها مع احتمالية تأثيرها على البيانات المالية بشكل واضح. ويندرج تحتها كذلك النفقات التي يتم صرفها في الظروف والأوضاع غير الاعتيادية مثل تضررات الزلازل والحروب.

ما الفرق بين مصاريف التأسيس والأصول الثابتة؟

كانت تعتبر مصاريف التأسيس سابقًا ضمن الأصول الثابتة ويتم معالجة إهلاكها على مدار 5 سنوات بحدٍ أقصى. إلا أنه في الوقت الحالي، ووفقًا لتعديلات معايير المحاسبة الأخيرة في هذا الشأن، يتم معالجة مصاريف التأسيس كمصاريف عمومية بقائمة دخل العام الأول.